excel打印预览中怎么调整格式

在Excel打印预览中，调整格式的方法主要包括：调整页面设置、调整页边距、调整打印区域、调整缩放比例、调整页眉和页脚。其中，调整页面设置是最常用的方法之一。它可以帮助用户设定纸张方向、纸张大小和页面布局等，从而确保打印输出效果符合预期。

一、调整页面设置

调整页面设置是优化Excel打印预览格式最基本也是最重要的一步。页面设置选项可以在Excel的“页面布局”选项卡中找到。通过调整这些设置，可以控制打印的纸张尺寸、方向和缩放比例。

1、纸张方向和大小

默认情况下，Excel工作表是以纵向（Portrait）打印的，但有时为了更好的显示数据，可以将纸张方向改为横向（Landscape）。在“页面布局”选项卡中，选择“方向”按钮，即可在纵向和横向之间切换。

此外，还可以调整纸张大小。常用的纸张尺寸包括A4、A3、Letter等。选择适合的纸张尺寸，可以确保打印结果符合要求。

2、页面边距

页面边距的调整也非常重要。适当的页边距可以保证打印内容的美观和整齐。在“页面布局”选项卡中，选择“边距”按钮，可以调整页面的上、下、左、右边距。用户可以选择预设的边距选项，或者自定义边距大小。

二、调整打印区域

调整打印区域可以确保只打印需要的部分数据，避免浪费纸张和墨水。在Excel中，可以通过选择需要打印的单元格区域，然后在“页面布局”选项卡中选择“打印区域”按钮，设置打印区域。

1、选择打印区域

首先，选中需要打印的单元格区域。然后，在“页面布局”选项卡中点击“打印区域”按钮，选择“设置打印区域”。这样Excel就会只打印选定的单元格区域。

2、清除打印区域

如果需要取消之前设置的打印区域，可以在“页面布局”选项卡中点击“打印区域”按钮，选择“清除打印区域”，这样Excel将恢复默认的打印设置。

三、调整缩放比例

调整缩放比例可以帮助将数据更好地适应打印页面。在“页面布局”选项卡中，可以通过“缩放比例”选项来调整打印输出的比例。

1、按比例缩放

可以通过手动输入缩放比例来调整打印输出。例如，可以将缩放比例设置为50%，这样打印输出的内容将缩小为原始大小的一半。

2、自动调整

Excel还提供了“适合一页宽”和“适合一页高”选项，可以自动调整打印输出的比例，使其适应一页的宽度或高度。这对于打印大数据表格非常有用，可以避免数据被分割到多页中。

四、调整页眉和页脚

调整页眉和页脚可以为打印输出添加额外的信息，如页码、日期和文件名。在“插入”选项卡中，可以选择“页眉和页脚”按钮，进入页眉和页脚编辑模式。

1、添加页眉和页脚

在页眉和页脚编辑模式中，可以选择预设的页眉和页脚样式，或者自定义页眉和页脚内容。例如，可以在页眉中添加文件名，在页脚中添加页码和日期。

2、格式化页眉和页脚

可以使用不同的字体、字号和颜色来格式化页眉和页脚内容，使其更美观和易读。还可以使用特殊的占位符，如“&[页码]”、“&[日期]”等，自动插入相应的信息。

五、打印预览和调整

在完成上述设置后，可以通过打印预览功能查看打印效果，并进行进一步的调整。在Excel中，点击“文件”菜单，选择“打印”选项，即可进入打印预览界面。

1、检查打印效果

在打印预览界面中，可以查看打印输出的实际效果，检查是否有需要调整的地方。如果发现问题，可以返回“页面布局”选项卡进行相应的调整。

2、最终确认

在确认所有设置无误后，可以点击“打印”按钮进行打印。如果发现仍有问题，可以再次调整设置，直至打印效果满意为止。

六、使用分页符和打印标题

分页符和打印标题可以帮助更好地控制打印输出的布局。在Excel中，可以在“页面布局”选项卡中找到相关选项。

1、插入分页符

分页符可以用于手动控制数据在不同页面之间的分割。在“页面布局”选项卡中，选择“分页符”按钮，可以插入、移动和删除分页符，确保数据在打印时能够合理分布在各页中。

2、打印标题

打印标题可以在每页打印时重复显示特定的行或列标题。在“页面布局”选项卡中，选择“打印标题”按钮，可以设置要重复打印的行或列标题，确保数据在每页打印时都有清晰的标题。

七、调整单元格格式和内容

调整单元格格式和内容也是优化打印预览格式的重要步骤。在Excel中，可以通过选择单元格，右键点击选择“设置单元格格式”选项，进行相应的调整。

1、调整字体和颜色

可以通过调整字体、字号、颜色等，使打印内容更美观和易读。例如，可以使用粗体、斜体等样式突出重要数据，使用不同的颜色区分不同类型的数据。

2、调整单元格边框和填充

可以通过调整单元格的边框和填充颜色，使数据表格更整齐和美观。在“设置单元格格式”选项中，可以选择不同的边框样式和填充颜色，进行相应的调整。

八、使用宏和VBA自动化调整

对于复杂的打印调整任务，可以使用Excel的宏和VBA（Visual Basic for Applications）功能，实现自动化调整。

1、录制宏

可以通过录制宏，记录一系列的操作步骤，并在需要时自动执行。在“开发工具”选项卡中，选择“录制宏”按钮，进行宏的录制和保存。

2、编写VBA代码

对于更复杂的调整任务，可以编写VBA代码，实现更灵活和高级的自动化调整。例如，可以编写VBA代码，自动调整页面设置、打印区域、缩放比例等，简化打印预览调整过程。

九、保存和共享打印设置

在完成所有调整后，可以保存打印设置，便于以后使用和共享。在Excel中，可以将打印设置保存为模板，或者将工作簿保存为PDF格式，方便分享和打印。

1、保存打印设置为模板

可以将调整好的打印设置保存为Excel模板，以便以后使用。在“文件”菜单中，选择“另存为”选项，将工作簿保存为模板格式（.xltx）。

2、保存为PDF格式

可以将工作簿保存为PDF格式，确保打印输出效果的一致性。在“文件”菜单中，选择“另存为”选项，将工作簿保存为PDF格式（.pdf），方便分享和打印。

十、总结

通过调整页面设置、打印区域、缩放比例、页眉和页脚、分页符和打印标题、单元格格式和内容，以及使用宏和VBA自动化调整，可以有效优化Excel打印预览格式，确保打印输出效果符合预期。在实际操作中，可以根据具体需求，灵活应用上述方法和技巧，不断提高Excel打印预览调整的效率和效果。