excel怎么导出pdf打印

在Excel中导出PDF的步骤主要有：使用“另存为”功能、使用“打印”功能、安装PDF打印机。 其中，使用“另存为”功能是最简单且常用的方法。以下详细描述如何使用“另存为”功能导出PDF：打开Excel文件，选择“文件”菜单，然后点击“另存为”，选择保存位置并在“保存类型”中选择PDF格式，最后点击“保存”按钮即可完成导出。此外，还可以通过安装PDF打印机来虚拟打印为PDF文件。

一、使用“另存为”功能导出PDF

1. 打开Excel文件

要开始导出PDF，首先需要打开你需要转换的Excel文件。确保文件已经编辑完成，并且所有的内容都已经保存。

2. 选择“文件”菜单

在Excel的界面上方，找到并点击“文件”菜单。这是你进行各种文件操作的入口，包括保存、打印和导出等。

3. 选择“另存为”

在“文件”菜单中，选择“另存为”选项。这将允许你保存当前的Excel文件为不同的文件类型。

4. 选择保存位置

在弹出的对话框中，选择你希望保存导出文件的位置。你可以选择本地磁盘、网络位置或者云存储服务。

5. 选择PDF格式

在保存类型下拉菜单中，选择“PDF”格式。这一步非常关键，因为它决定了文件的输出格式。

6. 设置导出选项

在保存对话框中，你可以点击“选项”按钮，设置更多导出选项。例如，你可以选择导出整个工作簿、特定工作表或者选定的单元格区域。

7. 完成导出

最后，点击“保存”按钮，Excel将会将文件转换为PDF并保存到你指定的位置。

二、使用“打印”功能导出PDF

1. 打开Excel文件

和使用“另存为”功能一样，首先需要打开你需要转换的Excel文件。

2. 选择“文件”菜单

在Excel的界面上方，找到并点击“文件”菜单。

3. 选择“打印”

在“文件”菜单中，选择“打印”选项。这将打开打印设置窗口。

4. 选择“Microsoft Print to PDF”

在打印机选择菜单中，选择“Microsoft Print to PDF”或者你安装的其他PDF打印机。

5. 设置打印选项

在打印设置窗口中，你可以设置页面范围、份数和页面布局等选项。

6. 打印并保存

点击“打印”按钮，系统将会提示你选择保存PDF文件的位置和文件名。完成这些操作后，Excel文件将被转换为PDF格式。

三、使用PDF打印机导出PDF

1. 安装PDF打印机

如果你的系统中没有预装PDF打印机，你可以下载并安装第三方的PDF打印机软件，例如Adobe PDF、CutePDF或Foxit PDF Printer。

2. 打开Excel文件

安装完成后，打开需要转换的Excel文件。

3. 选择“文件”菜单

在Excel的界面上方，找到并点击“文件”菜单。

4. 选择“打印”

在“文件”菜单中，选择“打印”选项。

5. 选择安装的PDF打印机

在打印机选择菜单中，选择你安装的PDF打印机。

6. 设置打印选项

在打印设置窗口中，设置页面范围、份数和页面布局等选项。

7. 打印并保存

点击“打印”按钮，系统将会提示你选择保存PDF文件的位置和文件名。完成这些操作后，Excel文件将被转换为PDF格式。

四、设置页面布局和打印区域

1. 设置打印区域

在导出PDF之前，可以通过设置打印区域来确定需要导出的内容。选择需要导出的单元格区域，然后点击“页面布局”选项卡，选择“打印区域”并点击“设置打印区域”。

2. 设置页面布局

在“页面布局”选项卡中，可以设置页边距、纸张大小和方向等参数。通过这些设置，可以确保导出的PDF文件在打印时具有良好的可读性和版式。

3. 预览打印效果

在进行导出之前，建议通过“文件”菜单中的“打印预览”功能来查看最终的打印效果。这样可以避免因为设置错误导致的内容缺失或排版问题。

4. 确认无误后导出

在确认所有设置无误后，按照上述步骤导出PDF文件。这样可以确保最终的PDF文件符合预期要求。

五、注意事项和常见问题

1. 文件大小问题

导出的PDF文件大小可能会比较大，尤其是包含大量图表和图片的Excel文件。可以通过压缩图片、减少页面数量等方式来控制文件大小。

2. 排版问题

在导出PDF时，可能会遇到排版问题，例如表格跨页、内容超出边界等。可以通过调整页面布局和打印区域来解决这些问题。

3. 字体嵌入

为了确保在不同设备上查看时字体一致，可以在导出PDF时选择嵌入字体。这样可以避免因为字体缺失导致的显示问题。

4. 安全性问题

如果导出的PDF文件包含敏感信息，可以通过设置密码和权限来保护文件安全。这样可以防止未经授权的访问和修改。

六、总结

通过以上步骤，可以轻松将Excel文件导出为PDF格式。不管是使用“另存为”功能、使用“打印”功能，还是通过安装PDF打印机，都是实现这一目标的有效方法。关键在于根据具体需求，选择最适合的方法，并在导出前进行必要的页面布局和打印区域设置，以确保最终的PDF文件符合预期要求。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中将工作表导出为PDF文件并进行打印？

• 问题： 我该如何在Excel中将工作表导出为PDF文件并进行打印？
• 回答： 您可以按照以下步骤在Excel中将工作表导出为PDF文件并进行打印：
  1. 在Excel中打开您要导出的工作表。
  2. 点击“文件”选项卡，然后选择“另存为”。
  3. 在“另存为”对话框中，选择您要保存的位置和文件名，并将文件类型设置为PDF。
  4. 点击“保存”按钮，Excel将会将工作表导出为PDF文件。
  5. 在PDF文件中，您可以使用PDF阅读器进行预览和打印，或者直接通过打印机打印出来。

2. 我该如何在Excel中选择要导出为PDF的特定工作表？

• 问题： 我该如何在Excel中选择要导出为PDF的特定工作表？
• 回答： 如果您只想导出Excel中的特定工作表为PDF文件，可以按照以下步骤进行操作：
  1. 在Excel中打开您的工作簿。
  2. 在底部的工作表选项卡中，选择您要导出为PDF的特定工作表。
  3. 点击“文件”选项卡，然后选择“另存为”。
  4. 在“另存为”对话框中，选择您要保存的位置和文件名，并将文件类型设置为PDF。
  5. 点击“保存”按钮，Excel将会将选定的工作表导出为PDF文件。
  6. 在PDF文件中，您可以使用PDF阅读器进行预览和打印，或者直接通过打印机打印出来。

3. 如何在Excel中设置导出为PDF的打印选项？

• 问题： 我该如何在Excel中设置导出为PDF的打印选项？
• 回答： 如果您希望在将Excel工作表导出为PDF文件时设置打印选项，可以按照以下步骤进行操作：
  1. 在Excel中打开您的工作簿。
  2. 在需要导出为PDF的工作表中，点击“文件”选项卡，然后选择“打印”。
  3. 在打印预览界面中，您可以调整页面布局、纸张大小、边距等打印选项。
  4. 确认打印选项后，点击“文件”选项卡，然后选择“另存为”。
  5. 在“另存为”对话框中，选择您要保存的位置和文件名，并将文件类型设置为PDF。
  6. 点击“保存”按钮，Excel将会将工作表按照您设置的打印选项导出为PDF文件。
  7. 在PDF文件中，您可以使用PDF阅读器进行预览和打印，或者直接通过打印机打印出来。