excel怎么发送文件

在Excel中，发送文件的方法包括通过电子邮件直接发送、使用云存储服务共享、通过网络共享文件夹共享、压缩文件后发送等。 其中，通过电子邮件直接发送是一种简单且常用的方法，适用于小型文件，操作方便快捷。下面将详细展开介绍如何通过电子邮件发送Excel文件。

通过电子邮件发送Excel文件的具体步骤如下：

打开你要发送的Excel文件。
点击“文件”菜单。
选择“共享”选项。
选择“电子邮件”，然后选择“作为附件发送”。
系统会自动打开你的默认电子邮件客户端，并将Excel文件作为附件添加到新邮件中。
输入收件人的电子邮件地址，撰写邮件内容，然后点击发送即可。

一、通过电子邮件直接发送

通过电子邮件直接发送是最常见和最简单的方式之一。以下是详细的步骤：

打开Excel文件： 首先，打开你要发送的Excel文件。确保文件已经保存最新的修改，以避免发送过时的信息。
进入文件菜单： 在Excel窗口的左上角，点击“文件”菜单。这将打开一个新的页面，其中包含各种文件操作选项。
选择共享选项： 在文件菜单页面中，找到并点击“共享”选项。共享选项允许你将文件通过多种途径与他人共享。
选择电子邮件： 在共享选项中，选择“电子邮件”。这将提供多个选项，例如“作为附件发送”、“以PDF格式发送”等。
发送文件： 选择“作为附件发送”后，系统会自动打开你的默认电子邮件客户端，并将Excel文件作为附件添加到新邮件中。你只需输入收件人的电子邮件地址，撰写邮件内容，然后点击发送按钮即可。

通过这种方式发送文件的优点是操作简单，适用于大多数用户。然而，它有一个局限性，即电子邮件附件的大小通常有限制，通常为25MB左右。如果你的Excel文件较大，你可能需要考虑其他发送方式。

二、使用云存储服务共享

如果Excel文件较大或需要与多个用户共享，使用云存储服务是一个不错的选择。以下是详细步骤：

选择云存储服务： 常见的云存储服务包括Google Drive、OneDrive、Dropbox等。选择你常用的或最熟悉的服务。
上传文件： 登录你的云存储账户，找到上传文件的选项。将Excel文件上传到云存储中。
获取共享链接： 文件上传完成后，找到文件并选择共享选项。云存储服务通常会提供一个共享链接。
发送链接： 将共享链接复制并通过电子邮件或即时通讯工具发送给需要访问文件的用户。接收者点击链接即可查看和下载文件。

使用云存储服务的优点是文件大小通常没有限制，且可以方便地与多个用户共享。此外，云存储服务还提供了文件版本控制和协作功能，适合团队工作。

三、通过网络共享文件夹共享

如果你在公司内部或局域网环境中工作，可以通过网络共享文件夹共享Excel文件。以下是详细步骤：

创建共享文件夹： 在你的电脑或服务器上创建一个共享文件夹。确保该文件夹对需要访问的用户开放访问权限。
复制文件到共享文件夹： 将Excel文件复制到共享文件夹中。
通知接收者： 告知接收者共享文件夹的路径，他们可以通过网络访问该文件夹并下载Excel文件。

通过网络共享文件夹共享的优点是操作简单，适合在局域网环境中使用。然而，这种方式需要确保网络连接稳定，并且接收者需要具备访问共享文件夹的权限。

四、压缩文件后发送

如果Excel文件较大，可以先将文件压缩，然后再发送。以下是详细步骤：

压缩文件： 右键点击Excel文件，选择“发送到”，然后选择“压缩(zipped)文件夹”。系统会生成一个压缩文件。
发送压缩文件： 通过电子邮件或其他文件传输方式发送压缩文件。接收者接收文件后，可以解压缩并查看Excel文件。

压缩文件后发送的优点是可以减少文件大小，适合发送较大的Excel文件。然而，接收者需要具备解压缩文件的能力。

五、使用文件传输工具

如果Excel文件非常大，或者需要高效、安全地传输文件，可以使用专门的文件传输工具。以下是详细步骤：

选择文件传输工具： 常见的文件传输工具包括WeTransfer、Send Anywhere等。这些工具提供大文件传输服务，通常支持免费和付费版本。
上传文件： 打开文件传输工具的网站或应用，选择上传文件选项。将Excel文件上传到工具中。
获取下载链接： 文件上传完成后，工具会生成一个下载链接。
发送链接： 将下载链接通过电子邮件或即时通讯工具发送给需要访问文件的用户。接收者点击链接即可下载文件。

使用文件传输工具的优点是支持大文件传输，且通常提供加密和安全传输选项。然而，这些工具的免费版本可能对文件大小和传输次数有限制，用户需要根据需求选择合适的版本。

六、通过即时通讯工具发送

现代即时通讯工具如微信、WhatsApp、Slack等也支持发送文件。以下是详细步骤：

选择即时通讯工具： 打开你常用的即时通讯工具。
选择联系人或群组： 找到你需要发送文件的联系人或群组。
发送文件： 在聊天窗口中找到文件发送选项，选择要发送的Excel文件。点击发送按钮，文件将通过即时通讯工具发送给接收者。

即时通讯工具发送文件的优点是方便快捷，适合日常工作和生活中的文件传输。然而，不同工具对文件大小和格式支持有所不同，用户需要根据具体情况选择合适的工具。

七、使用FTP服务

对于需要频繁传输大文件或需要高效文件管理的情况，可以使用FTP（文件传输协议）服务。以下是详细步骤：

设置FTP服务器： 首先，你需要一个FTP服务器。可以使用公司内部的服务器，或者租用第三方FTP服务。
上传文件： 使用FTP客户端工具（如FileZilla）登录FTP服务器，将Excel文件上传到服务器指定目录。
获取下载地址： 文件上传完成后，获取文件的下载地址。
发送地址： 将下载地址通过电子邮件或即时通讯工具发送给需要访问文件的用户。接收者可以使用FTP客户端工具下载文件。

使用FTP服务的优点是适合传输大文件和频繁文件传输，且支持断点续传功能。然而，FTP设置和使用相对复杂，适合有一定技术基础的用户。

八、通过专业文件共享平台

如果你需要经常共享大量文件或需要更专业的文件管理功能，可以使用专业文件共享平台。以下是详细步骤：

选择文件共享平台： 常见的平台包括Box、ShareFile、Egnyte等。选择一个适合你需求的平台。
上传文件： 登录平台账户，找到文件上传选项。将Excel文件上传到平台中。
设置共享权限： 文件上传完成后，设置文件的共享权限。你可以选择允许特定用户访问，或者生成公开链接。
发送共享链接： 将共享链接通过电子邮件或即时通讯工具发送给需要访问文件的用户。接收者点击链接即可查看和下载文件。

专业文件共享平台的优点是提供丰富的文件管理和协作功能，适合企业和团队使用。然而，这些平台通常需要付费订阅，用户需要根据需求选择合适的服务。

九、总结

综上所述，发送Excel文件的方法有很多，用户可以根据具体需求选择合适的方式。通过电子邮件直接发送适合小型文件和日常使用，使用云存储服务共享适合较大文件和团队协作，通过网络共享文件夹共享适合局域网环境，压缩文件后发送适合减少文件大小，使用文件传输工具适合大文件传输，通过即时通讯工具发送适合日常生活和工作，使用FTP服务适合频繁和大文件传输，通过专业文件共享平台适合企业和团队使用。希望本文能帮助你找到合适的发送Excel文件的方法。