excel打印怎么预览打印并调整

在Excel中预览打印并进行调整的方法包括：使用打印预览功能、调整页面布局、设置打印区域、检查分页符、调整列宽和行高。其中，使用打印预览功能是非常重要的一步。通过打印预览功能，我们可以在打印之前查看实际打印效果，确保数据和格式都符合要求。

一、使用打印预览功能

在Excel中，打印预览是一个非常有用的工具，它可以帮助你在实际打印之前查看将要打印的页面。这可以确保你的表格在打印时不会出现意外的问题，比如超出页面的内容或不正确的分页。

1. 打开打印预览：在Excel中点击“文件”菜单，然后选择“打印”。在右侧的预览窗口中，你可以看到当前工作表的打印效果。
2. 检查页面布局：通过打印预览功能，你可以检查页面布局是否正确。如果发现任何问题，可以返回工作表进行调整，然后再次预览。

二、调整页面布局

页面布局的调整可以帮助你更好地控制打印输出的格式和内容。主要的调整包括页面方向、纸张大小、页边距和缩放比例。

1. 页面方向：在“页面布局”选项卡中，你可以选择“纵向”或“横向”页面方向。纵向适合打印较长的列表，而横向适合打印包含较多列的表格。
2. 纸张大小：在同一个选项卡中，你还可以选择纸张大小。常用的纸张大小是A4，但你也可以选择其他尺寸，根据需要进行调整。
3. 页边距：通过设置页边距，可以确保表格内容不会紧贴页面边缘。你可以选择默认的页边距设置，或者自定义边距。
4. 缩放比例：如果表格内容较多，你可以通过缩放比例调整来适应页面大小。在“页面布局”选项卡中，点击“缩放比例”，选择适合的百分比。

三、设置打印区域

在Excel中，你可以通过设置打印区域来控制哪些部分的内容会被打印。这样可以避免打印不必要的空白区域或多余的内容。

1. 选择打印区域：在工作表中，选中你想要打印的单元格区域。然后，在“页面布局”选项卡中，点击“打印区域”并选择“设置打印区域”。
2. 调整打印区域：如果需要更改打印区域，可以重复上述步骤，或者在“打印区域”菜单中选择“清除打印区域”。

四、检查分页符

分页符决定了Excel表格在打印时的分页位置。正确设置分页符可以确保打印输出的页面不会在不合适的位置断开。

1. 查看分页符：在“视图”选项卡中，选择“分页预览”。此时，你可以看到工作表中的分页符，以蓝色虚线表示。
2. 调整分页符：如果分页符的位置不合适，你可以手动拖动蓝色虚线调整分页位置。确保每一页的内容完整合理。

五、调整列宽和行高

为了确保打印输出的表格内容清晰可读，有时需要调整列宽和行高。

1. 调整列宽：选中需要调整的列，在列标头右侧边缘双击，Excel会自动调整列宽以适应内容。如果需要特定宽度，可以手动拖动边缘调整。
2. 调整行高：选中需要调整的行，在行标头下侧边缘双击，Excel会自动调整行高以适应内容。你也可以手动拖动边缘调整。

六、使用打印标题

在打印较长的表格时，可能需要在每一页上重复打印标题行或列，以便于阅读。

1. 设置打印标题：在“页面布局”选项卡中，点击“打印标题”。在弹出的对话框中，选择需要重复打印的行或列。这样每一页都会显示选定的标题行或列。

七、检查打印预览中的细节

在完成上述调整后，返回打印预览，仔细检查每一页的内容，确保所有数据都正确显示，并且没有意外的分页或内容缺失。

1. 检查边缘和页脚：确保内容没有超出页边距，页脚信息（如页码）是否正确显示。
2. 检查图表和图形：如果表格中包含图表或图形，确保它们在打印预览中显示正确，并没有被截断或移位。

八、处理打印预览中的特殊情况

有时，打印预览可能会显示一些特殊情况，比如表格内容超出页面范围或分页不合理。根据具体情况，可以采取以下措施：

1. 调整页面设置：如果表格内容超出页面范围，可以尝试调整页面设置，包括缩小缩放比例或更改纸张大小。
2. 拆分内容：如果表格内容过多，可以考虑将内容拆分到多个工作表或文件中，以便更好地控制打印输出。
3. 使用分页符：手动调整分页符，确保每一页的内容合理分配，不会在不合适的位置断开。

九、保存打印设置

在完成所有调整后，建议保存打印设置，以便将来打印时可以直接使用。

1. 保存文件：在“文件”菜单中，选择“保存”或“另存为”，确保保存当前工作表的所有设置，包括打印区域、页面布局和分页符等。
2. 创建模板：如果需要多次打印类似格式的表格，可以考虑将当前工作表保存为模板文件（.xltx），以便将来使用。

十、打印测试页

在正式打印之前，可以先打印一页测试页，确保所有设置都正确无误。

1. 打印测试页：在打印预览中，选择打印一页，检查实际打印效果。如果发现问题，可以返回Excel进行调整，然后再次测试。
2. 检查打印机设置：确保打印机设置正确，包括纸张类型、打印质量和颜色设置等。根据需要进行调整，确保打印输出符合预期。

通过以上步骤，你可以在Excel中预览打印并进行调整，确保最终打印输出的表格内容清晰、格式正确，避免出现不必要的问题。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中进行打印预览？

要在Excel中进行打印预览，您可以按照以下步骤操作：

• 打开您想要打印的Excel文档。
• 点击页面布局视图选项卡。
• 在页面布局视图选项卡中，找到并点击“打印预览”按钮。
• 这将打开一个预览窗口，您可以在其中查看您的Excel文档的打印布局。

2. 如何调整Excel打印的布局和设置？

如果您需要调整Excel打印的布局和设置，您可以按照以下步骤操作：

• 在打印预览窗口中，找到并点击“页面设置”按钮。
• 在页面设置对话框中，您可以更改纸张大小、方向、边距和缩放比例等打印设置。
• 您还可以在“页眉/页脚”选项卡中编辑页眉和页脚内容。
• 确定您所做的更改后，点击“确定”按钮以应用新的打印设置。

3. 如何在Excel中进行打印区域的选择？

如果您只想打印Excel文档中的特定区域，您可以按照以下步骤操作：

• 选择您要打印的区域。您可以使用鼠标拖动来选择连续的单元格区域，或者按住Ctrl键并单击以选择非连续的单元格区域。
• 点击页面布局视图选项卡。
• 在页面布局视图选项卡中，找到并点击“打印区域”按钮。
• 在下拉菜单中，选择“选定区域”选项，Excel将仅打印您所选择的区域。
• 进行其他必要的调整后，可以继续进行打印预览和打印操作。