怎么把excel表格压缩发送

要把Excel表格压缩发送，可以通过使用压缩软件、减少Excel文件大小、转换为PDF格式。这些方法能够有效地减小文件的体积，提高传输效率。下面将详细介绍如何实现这些方法。

一、使用压缩软件

使用压缩软件如WinRAR、7-Zip、WinZip等来压缩Excel文件是最常见的方法之一。

1. 下载并安装压缩软件

首先，你需要下载并安装一个压缩软件。WinRAR、7-Zip和WinZip都是常用的选择。你可以从它们的官方网站免费下载并安装这些软件。

2. 压缩Excel文件

安装完压缩软件后，右键点击你要压缩的Excel文件，选择压缩选项。以WinRAR为例，右键点击文件，选择“添加到压缩文件…”，然后选择压缩级别和压缩格式（如ZIP或RAR）。点击“确定”后，文件就会被压缩成一个新的压缩包。

3. 发送压缩包

压缩完成后，你可以通过电子邮件、云存储服务（如Google Drive、Dropbox）或其他文件传输工具发送这个压缩包。这样，接收方只需要解压缩文件即可查看Excel表格。

二、减少Excel文件大小

通过优化Excel文件本身，也可以有效地减小文件大小。

1. 删除不必要的数据和表格

检查你的Excel文件，删除任何不必要的数据、表格或工作表。尤其是那些临时数据或多余的格式设置，都会增加文件的大小。

2. 压缩图片和对象

如果Excel表格中包含大量图片或嵌入对象，可以通过压缩这些图片来减小文件大小。选择图片，点击“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”。选择合适的分辨率，并确保“删除未使用的图片数据”选项被选中。

3. 使用最新的Excel格式

最新的Excel格式（如.xlsx）比旧格式（如.xls）更具压缩性。如果你的文件还是旧格式，可以将其另存为.xlsx格式。

三、转换为PDF格式

将Excel表格转换为PDF格式也可以有效减小文件大小，并且在发送和查看时更为方便。

1. 使用Excel内置的PDF转换功能

打开你的Excel文件，选择“文件”>“另存为”，在保存类型中选择PDF格式，然后点击保存。这样Excel表格就会被转换成PDF文件。

2. 使用在线转换工具

有许多在线工具可以将Excel文件转换为PDF格式，如Smallpdf、ILovePDF等。只需上传Excel文件，选择转换为PDF，然后下载转换后的文件即可。

四、使用云存储服务

通过云存储服务发送文件不仅方便，而且可以避免邮件附件大小限制的问题。

1. 上传文件到云存储服务

将Excel文件上传到你常用的云存储服务，如Google Drive、Dropbox、OneDrive等。上传完成后，你可以生成一个共享链接。

2. 发送共享链接

将生成的共享链接通过电子邮件或即时通讯工具发送给接收方。接收方只需点击链接即可下载文件。

五、使用文件传输工具

使用专门的文件传输工具如WeTransfer、Send Anywhere等，可以发送大文件而不受邮件附件大小限制。

1. 上传文件到传输工具

打开文件传输工具的网站，上传你要发送的Excel文件。上传完成后，工具会生成一个下载链接或发送邮件到接收方。

2. 发送下载链接

将生成的下载链接通过电子邮件或即时通讯工具发送给接收方。接收方只需点击链接即可下载文件。

六、通过分割文件发送

如果文件过大，可以将其分割成多个较小的部分进行发送。

1. 使用分割软件

使用文件分割软件如HJSplit、GSplit等，将大的Excel文件分割成多个较小的部分。

2. 发送分割文件

将分割后的文件分别发送给接收方。接收方可以使用相同的软件将文件重新合并。

七、通过FTP服务器发送

如果你需要发送非常大的文件，使用FTP服务器也是一种有效的方法。

1. 上传文件到FTP服务器

将Excel文件上传到你的FTP服务器。如果你没有自己的FTP服务器，可以使用免费的FTP服务提供商。

2. 发送FTP链接

将FTP链接通过电子邮件或即时通讯工具发送给接收方。接收方只需使用FTP客户端软件（如FileZilla）下载文件。

八、使用加密压缩文件

如果Excel文件包含敏感信息，使用加密压缩文件可以提高安全性。

1. 设置压缩文件密码

在压缩文件时，设置一个强密码。以WinRAR为例，右键点击文件，选择“添加到压缩文件…”，然后在“高级”选项卡中选择“设置密码”，输入并确认密码。

2. 发送加密压缩文件

将加密的压缩文件发送给接收方，并通过安全的渠道（如电话）告知密码。

九、通过专业服务发送

有些专业服务提供大文件传输和管理功能，如Dropbox Business、Google Workspace等。

1. 上传文件到专业服务

将Excel文件上传到这些专业服务平台。通常这些平台提供更大的存储空间和更高的安全性。

2. 发送共享链接

生成共享链接并发送给接收方。接收方只需点击链接即可下载文件。

十、总结

通过压缩软件、减少Excel文件大小、转换为PDF格式、使用云存储服务、使用文件传输工具、分割文件、FTP服务器、加密压缩文件和专业服务等方法，你可以有效地将Excel表格压缩发送。选择合适的方法不仅可以提高传输效率，还可以确保文件的安全性。通过优化和选择合适的传输工具，确保你的文件能够快速、安全地到达接收方。

相关问答FAQs：

1. 为什么我需要压缩Excel表格才能发送？
发送大型Excel表格可能会导致电子邮件系统或文件传输服务的限制，因此压缩表格可以减小文件大小，方便发送和接收。

2. 如何压缩Excel表格以便发送？
您可以使用压缩软件（如WinRAR、7-Zip等）将Excel表格文件压缩为ZIP或RAR格式。右键单击Excel文件，选择"添加到压缩文件"选项，然后选择压缩格式和压缩级别，最后点击"确定"来压缩表格文件。

3. 压缩Excel表格是否会影响表格的数据和格式？
不会。压缩Excel表格只是减小了文件大小，不会对表格数据或格式进行任何更改。一旦接收者解压缩文件，表格的数据和格式将与原始文件完全相同。