excel怎么样输出成pdf文件

使用Excel输出成PDF文件的方法包括：使用“另存为”功能、通过“打印”功能、借助第三方插件。 其中，最常用的方式是使用Excel自带的“另存为”功能，这不仅简单易用，而且保留了Excel文件的格式和内容。接下来，我将详细描述如何使用此方法。

在Excel中，输出PDF文件的操作十分便捷。首先，打开你需要转换的Excel文件，点击左上角的“文件”菜单，选择“另存为”选项。接着，在弹出的保存对话框中，选择保存类型为PDF格式，并确认保存路径。最后，点击“保存”按钮，Excel文件即转换为PDF文件，整个过程只需几步即可完成。

一、使用“另存为”功能

Excel自带的“另存为”功能是将Excel文件转换为PDF文件的最直接的方法。以下是详细步骤：

1. 打开Excel文件

首先，打开你需要转换为PDF的Excel文件。确保文件内容和格式已经调整至你希望的最终状态。

2. 选择“文件”菜单

在Excel窗口的左上角，点击“文件”菜单。这将打开一个下拉菜单，显示各种文件管理选项。

3. 选择“另存为”选项

在“文件”菜单中，选择“另存为”选项。这将弹出一个新的对话框，允许你选择文件保存的路径和格式。

4. 选择PDF格式

在弹出的“另存为”对话框中，找到文件类型选择框。点击该选择框，并从下拉菜单中选择PDF格式。

5. 确认保存路径和文件名

选择好PDF格式后，确认文件的保存路径和文件名。确保选择了合适的文件夹，并为你的PDF文件命名。

6. 点击“保存”按钮

最后，点击“保存”按钮。Excel将自动将文件转换为PDF格式，并保存到你指定的路径中。

二、通过“打印”功能

除了“另存为”功能，Excel还提供了通过“打印”功能将文件输出为PDF格式的选项。这种方法适用于需要更灵活的打印设置和预览效果的用户。

1. 打开Excel文件

同样，首先打开你需要转换为PDF的Excel文件。

2. 选择“文件”菜单

在Excel窗口的左上角，点击“文件”菜单，打开下拉菜单。

3. 选择“打印”选项

在“文件”菜单中，选择“打印”选项。这将打开一个打印预览界面。

4. 选择PDF打印机

在打印预览界面中，找到打印机选择框。点击该选择框，并选择“Microsoft Print to PDF”或其他PDF打印机选项。

5. 设置打印范围和选项

根据你的需要，设置打印范围（如整个工作簿、选定的工作表或选定的单元格）和其他打印选项（如纸张大小、页边距等）。

6. 点击“打印”按钮

确认所有设置后，点击“打印”按钮。系统将弹出一个对话框，要求你选择PDF文件的保存路径和文件名。设置完成后，点击“保存”，Excel文件将被转换并输出为PDF文件。

三、借助第三方插件

除了Excel自带的功能，还可以借助一些第三方插件或软件来将Excel文件转换为PDF文件。这些插件通常提供更多的转换选项和功能，比如批量转换、加密PDF文件等。

1. 安装第三方插件

首先，选择并安装一个适合你的第三方插件或软件。例如，Adobe Acrobat、Nitro PDF等都是常见的选择。

2. 打开Excel文件

安装完成后，打开你需要转换为PDF的Excel文件。

3. 启动插件功能

根据你安装的插件，找到相应的功能按钮或菜单选项。例如，在Adobe Acrobat中，通常会在Excel工具栏中添加一个“创建PDF”按钮。

4. 设置转换选项

启动插件功能后，通常会弹出一个对话框，允许你设置转换选项。根据你的需要，选择适当的选项，如页面范围、输出质量等。

5. 点击“转换”按钮

设置完成后，点击“转换”按钮。插件将自动将Excel文件转换为PDF格式，并保存到你指定的路径中。

四、注意事项

在将Excel文件转换为PDF文件的过程中，有一些注意事项需要留意，以确保转换后的PDF文件符合你的预期。

1. 确认文件格式和内容

在转换之前，确保你的Excel文件格式和内容已经调整至你希望的最终状态。尤其是表格的边框、字体、颜色等细节。

2. 检查页面设置

在转换为PDF之前，检查Excel文件的页面设置，如纸张大小、页边距、方向等。这些设置将直接影响PDF文件的布局和效果。

3. 预览效果

在最终转换之前，使用Excel的打印预览功能或第三方插件的预览功能，查看PDF文件的预览效果。确保所有内容显示正确，没有裁剪或错位的问题。

4. 选择合适的保存路径

在保存PDF文件时，选择一个合适的保存路径和文件名。避免选择系统目录或受限访问的文件夹，以免保存失败。

五、总结

通过使用Excel自带的“另存为”功能、通过“打印”功能以及借助第三方插件，你可以轻松将Excel文件转换为PDF格式。每种方法都有其独特的优势和适用场景，选择适合你的方法，可以确保转换后的PDF文件符合你的预期。无论你是需要保持文件格式、进行灵活的打印设置，还是需要更多的转换选项，都可以找到合适的解决方案。

相关问答FAQs：

1. 如何将Excel文件输出为PDF文件？

您可以使用以下步骤将Excel文件输出为PDF文件：

• 步骤一： 打开Excel文件并确保您已完成所需的编辑和格式设置。
• 步骤二： 单击“文件”选项卡，然后选择“另存为”。
• 步骤三： 在“另存为”对话框中，选择保存位置并为文件命名。
• 步骤四： 在“保存类型”下拉菜单中，选择“PDF”格式。
• 步骤五： 单击“保存”按钮，即可将Excel文件保存为PDF文件。

请注意，这些步骤可能会因Excel版本而有所不同，但大致过程是相似的。

2. 如何将Excel工作表输出为单独的PDF文件？

如果您想将Excel工作表输出为单独的PDF文件，而不是将整个Excel文件保存为一个PDF文件，您可以按照以下步骤操作：

• 步骤一： 打开Excel文件，并选择要输出为PDF的工作表。
• 步骤二： 单击“文件”选项卡，然后选择“另存为”。
• 步骤三： 在“另存为”对话框中，选择保存位置并为文件命名。
• 步骤四： 在“保存类型”下拉菜单中，选择“PDF”格式。
• 步骤五： 单击“选项”按钮，在“选项”对话框中选择“选定的工作表”并单击“确定”。
• 步骤六： 单击“保存”按钮，即可将选定的工作表保存为单独的PDF文件。

这样，您可以将每个工作表保存为独立的PDF文件。

3. 如何在输出的PDF文件中包含Excel图表和公式？

要在输出的PDF文件中包含Excel图表和公式，您可以按照以下步骤操作：

• 步骤一： 打开Excel文件并确保图表和公式已正确创建和格式化。
• 步骤二： 单击“文件”选项卡，然后选择“另存为”。
• 步骤三： 在“另存为”对话框中，选择保存位置并为文件命名。
• 步骤四： 在“保存类型”下拉菜单中，选择“PDF”格式。
• 步骤五： 单击“选项”按钮，在“选项”对话框中选择“包括图表和公式”并单击“确定”。
• 步骤六： 单击“保存”按钮，即可将Excel文件保存为包含图表和公式的PDF文件。

这样，您的输出的PDF文件将保留原始的图表和公式，并且可以在其他设备上查看和打印。