表格软件excel怎么压缩

使用Excel压缩文件主要有：压缩文件大小、减少冗余数据、优化图像、使用压缩工具等方法。其中，优化图像是一个非常重要的技巧，因为图像往往占用了Excel文件的大部分空间。通过压缩或删除不必要的图像，可以显著减少文件的大小。

一、减少冗余数据

1. 删除空白行和列

在Excel表格中，经常会有一些不必要的空白行和列，这些多余的数据会占用文件的存储空间。通过删除这些空白行和列，可以有效地减小文件大小。首先，选择整个工作表，然后使用“查找和选择”功能来查找所有的空白单元格，最后删除这些不需要的空白行和列。

2. 清理不必要的数据

有时候Excel文件中会有一些不必要的数据，比如隐藏的行和列，或是一些临时使用的数据表。定期清理这些不必要的数据也可以帮助减少文件的大小。可以通过“审阅”选项卡下的“显示/隐藏”功能，找到隐藏的数据并删除它们。

二、优化图像和对象

1. 压缩图片

Excel允许用户插入图片、图表等对象，这些对象会占用大量的文件空间。通过压缩这些图片，可以有效地减少文件的大小。在Excel中，可以通过选择图片，然后在“图片工具”选项卡下选择“压缩图片”来进行压缩。选择合适的压缩选项，可以显著减少文件的大小。

2. 删除不必要的图像和对象

有时候，Excel文件中会包含一些不必要的图像或对象，这些对象可能是临时插入的，但没有被删除。通过检查和删除这些不必要的图像和对象，可以减少文件的大小。可以使用“选择对象”工具来找到并删除这些不需要的图像和对象。

三、使用Excel内置功能

1. 使用“保存并优化”功能

Excel 2016及以后的版本提供了一个“保存并优化”功能，这个功能可以自动分析文件，并优化文件中的数据和对象，从而减少文件的大小。可以通过“文件”选项卡下的“另存为”功能来找到这个选项。

2. 删除未使用的样式和格式

有时候，Excel文件中会有一些未使用的样式和格式，这些样式和格式会占用文件的存储空间。通过删除这些未使用的样式和格式，可以有效地减少文件的大小。在Excel中，可以通过“样式”选项卡下的“管理样式”功能来删除这些未使用的样式和格式。

四、使用外部压缩工具

1. 使用压缩软件

在将Excel文件分享给他人之前，可以使用压缩软件（如WinRAR或7-Zip）对文件进行压缩。这些压缩软件可以显著减少文件的大小，使其更便于分享和存储。

2. 将文件转换为其他格式

有时候，将Excel文件转换为其他格式（如CSV或PDF）也可以减少文件的大小。如果文件中主要是数据而不是图表或图片，可以考虑将其转换为CSV格式。CSV格式是一种纯文本格式，不包含任何格式和样式，因此文件大小会大大减小。

五、使用宏和VBA

1. 编写宏来清理数据

通过编写宏，可以自动化清理数据的过程。例如，可以编写一个宏来删除所有空白行和列，或是删除所有未使用的样式和格式。这不仅可以减少文件的大小，还可以提高工作效率。

2. 使用VBA来优化文件

VBA（Visual Basic for Applications）是一种用于编写Excel宏的编程语言。通过使用VBA，可以编写脚本来自动化文件优化的过程。例如，可以编写一个VBA脚本来压缩所有的图片，或是删除所有未使用的对象。

六、其他方法

1. 拆分大型文件

如果一个Excel文件非常大，可以考虑将其拆分为多个小文件。这样不仅可以减少每个文件的大小，还可以提高文件的加载速度和操作效率。可以通过将不同的数据表拆分到不同的文件中来实现这一点。

2. 使用更高效的数据结构

有时候，文件的大小并不是因为数据量大，而是因为数据结构不高效。例如，使用合并单元格或是复杂的公式会增加文件的大小。通过使用更高效的数据结构，可以减少文件的大小，提高操作效率。

通过以上的方法，您可以显著减少Excel文件的大小，使其更便于分享和存储。通过删除冗余数据、优化图像和对象、使用内置功能、压缩软件、编写宏和VBA以及其他方法，可以有效地减小文件的大小，提高工作效率。在日常工作中，定期对Excel文件进行优化和清理，不仅可以减少文件的大小，还可以提高工作效率和文件的可管理性。