怎么把excel的表格压缩

要将Excel表格压缩，可以采用以下方法：删除不必要的数据、使用内置压缩功能、保存为不同格式、删除未使用的工作表、减少公式和格式化。 其中，使用内置的压缩功能是最直接的方法，这样可以在不丢失数据的情况下，显著减小文件大小。具体操作是将Excel文件保存为压缩格式（如.xlsx），而不是未压缩的格式（如.xls）。

一、删除不必要的数据

在许多情况下，Excel文件过大的原因是由于包含了不必要的数据和空白单元格。通过删除这些数据，您可以显著减小文件的大小。

删除空白单元格和行

空白单元格和行会占用存储空间，特别是当这些空白区域被不必要地格式化时。以下是一些步骤，可以帮助您删除这些空白单元格和行：

1. 选择包含空白单元格的区域。
2. 按住 Ctrl 键，然后按 - 键，选择“删除单元格”。
3. 选择“向上移动单元格”或“向左移动单元格”，然后单击“确定”。

删除不必要的工作表

每个工作表都会增加文件大小，因此删除不必要的工作表可以帮助减小文件大小：

1. 右键单击要删除的工作表标签。
2. 选择“删除”选项。

二、使用内置压缩功能

Excel提供了内置的压缩功能，可以通过将文件保存为压缩格式来实现。这是最简单和最有效的方法之一。

保存为压缩格式

将Excel文件保存为.xlsx格式，而不是旧的.xls格式，因为.xlsx文件是压缩文件格式：

1. 单击“文件”菜单。
2. 选择“另存为”选项。
3. 在文件类型下拉菜单中选择“Excel工作簿（*.xlsx）”。
4. 单击“保存”。

三、保存为不同格式

有时，将文件保存为不同的格式（如CSV、文本文件等），然后重新导入到新的Excel文件中，可以有效地减小文件大小。

将文件保存为CSV格式

CSV文件格式是文本格式，不包含任何格式化信息，因此文件大小通常较小：

1. 单击“文件”菜单。
2. 选择“另存为”选项。
3. 在文件类型下拉菜单中选择“CSV（逗号分隔）（*.csv）”。
4. 单击“保存”。

四、删除未使用的工作表

很多时候，Excel文件中包含一些未使用的工作表，这些工作表会占用额外的存储空间。通过删除这些未使用的工作表，可以显著减小文件的大小。

删除未使用的工作表

1. 右键单击要删除的工作表标签。
2. 选择“删除”选项。

五、减少公式和格式化

大量的公式和复杂的格式化会增加文件的大小。通过减少公式的数量和简化格式化，可以有效地减小文件大小。

减少公式的数量

将公式转换为值可以显著减小文件大小：

1. 选择包含公式的单元格。
2. 右键单击并选择“复制”。
3. 右键单击并选择“选择性粘贴”，然后选择“值”。

简化格式化

过多的格式化（如字体颜色、单元格边框等）会增加文件大小。通过简化格式化，可以减小文件大小：

1. 选择包含复杂格式化的单元格。
2. 单击“开始”菜单中的“清除格式”选项。

六、压缩图片

图片是Excel文件中常见的“大头”，通过压缩图片，可以显著减小文件大小。

压缩图片

1. 选择要压缩的图片。
2. 单击“图片工具”选项卡中的“格式”。
3. 单击“压缩图片”选项。
4. 选择适当的分辨率并单击“确定”。

七、使用第三方工具

有一些第三方工具可以帮助您压缩Excel文件，这些工具通常可以提供更高级的压缩选项和功能。

常用的第三方工具

• 7-Zip：一个免费的开源文件压缩和解压工具，可以将Excel文件压缩成ZIP格式。
• WinRAR：一个流行的文件压缩工具，支持多种压缩格式。
• NXPowerLite：专门用于压缩Office文件的工具，支持Excel文件。

八、定期清理和维护

定期清理和维护Excel文件可以帮助您保持文件的紧凑和高效。

定期清理

1. 删除不必要的数据、工作表和格式化。
2. 压缩图片和减少公式的数量。

维护文件的紧凑性

1. 定期保存文件为压缩格式。
2. 使用第三方工具进行压缩。

九、使用Excel插件

有一些Excel插件可以帮助您优化和压缩Excel文件，这些插件通常可以提供更高级的功能和选项。

常用的Excel插件

• Kutools for Excel：一个功能强大的Excel插件，提供了多种数据处理和优化功能。
• Excel File Optimizer：专门用于优化和压缩Excel文件的插件，支持多种压缩选项。

十、检查和修复文件损坏

有时，文件损坏也会导致文件大小增加，通过检查和修复文件损坏，可以减小文件大小。

检查和修复文件损坏

1. 单击“文件”菜单。
2. 选择“信息”选项。
3. 单击“检查问题”并选择“检查文件”。
4. 修复发现的问题。

总之，通过以上方法，可以显著减小Excel文件的大小，提高文件的传输和处理效率。定期维护和优化Excel文件，可以帮助您保持文件的紧凑和高效。

相关问答FAQs：

1. 如何压缩Excel表格的文件大小？

• 为了压缩Excel表格的文件大小，你可以尝试以下几种方法：
  • 优化表格格式：删除空白行和列，合并单元格，删除不必要的样式和格式等。
  • 压缩图片：如果表格中包含大量的图片，你可以使用压缩图片工具来减小图片的文件大小。
  • 删除不需要的工作表：如果你的Excel文件中包含多个工作表，可以删除不需要的工作表来减小文件的大小。
  • 删除隐藏的内容：检查是否有隐藏的行、列或工作表，如果有，可以将其删除以减小文件大小。
  • 保存为二进制格式：将Excel文件保存为二进制格式（例如.xlsm、.xlsb），这种格式通常比传统的.xlsx格式更小。

2. Excel表格压缩后会丢失数据吗？

• 不会的。Excel表格压缩只是减小了文件的大小，不会导致数据丢失。你可以放心地压缩Excel表格，而不用担心数据的完整性。

3. 如何解压缩Excel表格？

• 如果你想恢复压缩的Excel表格到原始大小，只需打开压缩文件即可。Excel会自动解压缩文件，并恢复表格到原始大小和格式。你可以像往常一样编辑和保存表格。