excel表格打印格式怎么弄

要确保Excel表格的打印格式正确，可以采取以下几种措施：调整页面布局、设置打印区域、使用分页预览、调整列宽和行高、在页眉和页脚添加信息、启用网格线打印。其中，调整页面布局是最基础且最重要的一步，通过选择合适的纸张大小、方向和页边距，可以确保表格在打印时不被截断，并且布局清晰美观。

一、调整页面布局

调整页面布局是Excel表格打印的第一步，确保表格内容在打印页面上合理分布。可以通过以下步骤进行：

1.1 选择纸张大小和方向

在“页面布局”选项卡中，可以选择适合的纸张大小（如A4、Letter等）和方向（纵向或横向）。通常，宽度较大的表格可以选择横向打印，以避免内容被截断。

1.2 设置页边距

页边距的设置也很重要。点击“页面布局”选项卡中的“页边距”按钮，可以选择默认的页边距设置，或者通过“自定义边距”进行手动调整。合理的页边距可以确保打印内容不会紧贴纸张边缘，提高打印效果。

二、设置打印区域

设置打印区域可以确保只打印需要的表格部分，避免不必要的空白页。以下是具体步骤：

2.1 选择打印区域

在Excel表格中，选中需要打印的单元格区域，然后在“页面布局”选项卡中点击“打印区域”按钮，选择“设置打印区域”。这样，可以确保打印时只输出选定的部分。

2.2 清除打印区域

如果需要修改或取消打印区域，可以在“页面布局”选项卡中点击“打印区域”按钮，选择“清除打印区域”。

三、使用分页预览

分页预览功能可以直观地看到打印页面的分布情况，帮助进行调整：

3.1 进入分页预览

在“视图”选项卡中，点击“分页预览”按钮，可以看到表格内容在打印页面上的分布情况。通过分页预览，可以调整表格内容的位置，确保打印时不会出现内容被截断的情况。

3.2 调整分页符

在分页预览模式下，可以拖动蓝色的分页符，调整打印页面的分布。这样，可以手动控制表格内容在不同页面上的位置，避免不必要的分页。

四、调整列宽和行高

调整列宽和行高可以确保表格内容在打印时不被截断，并且布局美观：

4.1 手动调整列宽和行高

选中需要调整的列或行，然后在列标或行标上右键点击，选择“列宽”或“行高”，输入合适的数值进行调整。合理的列宽和行高可以确保表格内容在打印时不会被截断。

4.2 自动调整列宽和行高

选中需要调整的列或行，然后在列标或行标上双击，可以自动调整列宽或行高，使其适应表格内容的长度或高度。

五、在页眉和页脚添加信息

在页眉和页脚添加信息可以提高表格的专业性和可读性：

5.1 添加页眉和页脚

在“插入”选项卡中，点击“页眉和页脚”按钮，可以选择预设的页眉和页脚样式，或者手动输入需要的信息。常见的信息包括表格标题、日期、页码等。

5.2 自定义页眉和页脚

在“设计”选项卡中，可以对页眉和页脚进行自定义设置。例如，可以添加公司标志、联系人信息等，使表格更加专业。

六、启用网格线打印

网格线可以提高表格的可读性，特别是在打印较大的表格时：

6.1 启用网格线打印

在“页面布局”选项卡中，勾选“打印”选项下的“网格线”复选框，可以在打印时显示网格线。网格线可以帮助读者更清晰地查看表格内容。

6.2 禁用网格线打印

如果不需要打印网格线，可以在“页面布局”选项卡中取消勾选“网格线”复选框。这样，打印时不会显示网格线，适用于一些需要简洁布局的表格。

七、使用打印预览

打印预览可以帮助检查打印效果，确保没有遗漏或错误：

7.1 进入打印预览

点击“文件”选项卡中的“打印”按钮，可以进入打印预览界面。在这里，可以看到表格的打印效果，并进行最后的检查和调整。

7.2 调整打印设置

在打印预览界面，可以调整打印设置，如纸张大小、页边距、打印份数等。确保所有设置正确后，再进行打印操作。

八、合并单元格和调整对齐方式

合并单元格和调整对齐方式可以提高表格的美观度和可读性：

8.1 合并单元格

选中需要合并的单元格区域，在“开始”选项卡中点击“合并后居中”按钮，可以将多个单元格合并为一个。合并单元格适用于标题栏或需要突出显示的区域。

8.2 调整对齐方式

选中需要调整的单元格，在“开始”选项卡中可以选择水平和垂直对齐方式，如居中、左对齐、右对齐等。合理的对齐方式可以提高表格的可读性。

九、使用条件格式

条件格式可以根据单元格内容自动应用格式，提高表格的可读性和美观度：

9.1 设置条件格式

选中需要应用条件格式的单元格区域，在“开始”选项卡中点击“条件格式”按钮，选择“新建规则”或“管理规则”。可以根据需要设置不同的条件和格式，如根据数值大小设置不同的背景色。

9.2 应用条件格式

条件格式设置完成后，选中需要应用格式的单元格区域，点击“条件格式”按钮，选择已经设置好的规则。这样，可以自动对单元格应用格式，提高表格的可读性。

十、保护工作表

保护工作表可以防止表格内容被意外修改，提高数据的安全性：

10.1 设置工作表保护

在“审阅”选项卡中，点击“保护工作表”按钮，可以设置密码和保护选项。可以选择允许用户进行的操作，如选择单元格、编辑内容等。

10.2 取消工作表保护

如果需要取消保护，可以在“审阅”选项卡中点击“取消保护工作表”按钮，输入密码后即可取消保护。这样，可以对表格进行修改和调整。

十一、打印多张表格

如果需要打印多个工作表，可以通过以下步骤进行设置：

11.1 选择要打印的工作表

按住Ctrl键，点击需要打印的工作表标签，选中多个工作表。这样，可以同时打印选中的工作表。

11.2 设置打印选项

在“文件”选项卡中点击“打印”按钮，在打印预览界面中选择“打印整个工作簿”选项。这样，可以一次性打印所有选中的工作表。

十二、使用打印标题

打印标题功能可以在每页打印时重复显示表格的标题行或列，提高可读性：

12.1 设置打印标题

在“页面布局”选项卡中点击“打印标题”按钮，在弹出的对话框中选择需要重复打印的标题行或列。这样，每页打印时都会显示选定的标题。

12.2 检查打印效果

进入打印预览界面，检查打印标题的效果。如果需要调整，可以返回“打印标题”设置界面进行修改。

十三、打印彩色表格

彩色表格可以提高可读性和美观度，但需要注意打印机的设置：

13.1 确认打印机支持彩色打印

在打印前，确认打印机支持彩色打印，并确保打印机中有足够的彩色墨水或碳粉。

13.2 设置打印颜色选项

在打印预览界面中，点击“打印机属性”按钮，选择彩色打印选项。确保选择“彩色”而不是“灰度”或“黑白”打印。

十四、使用批注和评论

批注和评论可以在表格中添加额外信息，提高数据的解释性：

14.1 添加批注

选中需要添加批注的单元格，在“审阅”选项卡中点击“新建批注”按钮，输入批注内容。批注可以提供额外的信息或说明，提高数据的可读性。

14.2 显示或隐藏批注

在“审阅”选项卡中，可以选择显示或隐藏批注。这样，可以根据需要显示批注内容，避免影响表格的美观度。

十五、使用图表和数据可视化

图表和数据可视化可以帮助更直观地展示数据，提高表格的可读性：

15.1 插入图表

选中需要创建图表的数据区域，在“插入”选项卡中选择适合的图表类型，如柱状图、折线图、饼图等。图表可以帮助更直观地展示数据趋势和分布。

15.2 调整图表格式

插入图表后，可以在“设计”选项卡中调整图表的样式和格式，如添加标题、调整颜色等。合理的图表格式可以提高数据的可读性和美观度。

十六、使用公式和函数

公式和函数可以自动计算数据，提高表格的准确性和效率：

16.1 使用常用函数

Excel提供了丰富的函数，如SUM、AVERAGE、COUNT等，可以在表格中进行自动计算。使用函数可以提高数据处理的效率和准确性。

16.2 创建自定义公式

除了内置函数，还可以创建自定义公式，满足特定的计算需求。在单元格中输入公式，按Enter键即可计算结果。合理使用公式和函数可以提高表格的功能性。

十七、保存和共享表格

保存和共享表格可以确保数据的安全性和可访问性：

17.1 保存表格

在“文件”选项卡中选择“保存”或“另存为”选项，选择文件格式（如Excel工作簿、PDF等）和保存位置。定期保存表格可以防止数据丢失。

17.2 共享表格

在“文件”选项卡中选择“共享”选项，可以通过电子邮件、云存储等方式共享表格。共享表格可以提高数据的可访问性和协作效率。

十八、使用宏和自动化

宏和自动化可以提高表格操作的效率，减少重复性工作：

18.1 创建宏

在“开发工具”选项卡中点击“录制宏”按钮，执行需要自动化的操作，然后停止录制。这样，可以创建一个宏，用于自动执行特定的操作。

18.2 运行宏

在“开发工具”选项卡中点击“宏”按钮，选择需要运行的宏，然后点击“运行”按钮。通过运行宏，可以自动执行重复性操作，提高工作效率。

十九、打印设置的高级选项

Excel提供了许多高级打印设置，可以根据需要进行调整：

19.1 打印草稿质量

在打印预览界面中，点击“打印机属性”按钮，选择“草稿质量”选项。草稿质量打印速度较快，适用于需要快速打印的情况。

19.2 打印双面

如果打印机支持双面打印，可以在打印预览界面中选择“双面打印”选项。双面打印可以节省纸张，提高环保性。

二十、检查打印输出

最后一步是检查打印输出，确保打印效果符合预期：

20.1 打印测试页

在正式打印前，可以先打印一张测试页，检查打印效果和设置是否正确。如果有问题，可以进行调整后再正式打印。

20.2 检查打印质量

正式打印后，检查打印质量，如文字是否清晰、颜色是否准确等。如果有问题，可以调整打印机设置或重新打印。

通过以上步骤，可以确保Excel表格的打印格式正确，打印效果美观清晰。希望这些建议能够帮助你在打印Excel表格时取得满意的效果。