excel打印怎么打成pdf

在Excel中将文件打印成PDF的步骤包括：选择正确的打印机设置、调整页面布局、使用内置的导出功能。 其中，使用内置的导出功能是最方便和高效的方法。接下来，我们将详细探讨这些步骤，并提供一些实用技巧，以确保你的Excel文件能够完美转换成PDF格式。

一、选择正确的打印机设置

在将Excel文件转换成PDF之前，首先需要确保打印机设置正确。这里的打印机设置是指虚拟打印机或PDF打印机，而不是实际的物理打印机。

1.1 安装PDF打印机

大多数现代操作系统都自带PDF打印机，但如果没有，可以从网上下载并安装一个免费的PDF打印机，比如CutePDF或PDFCreator。一旦安装完成，这些PDF打印机会出现在你的打印机列表中。

1.2 选择PDF打印机

在Excel中打开你需要转换的文件，点击“文件”菜单，然后选择“打印”。在打印机列表中，选择你安装的PDF打印机或系统自带的“Microsoft Print to PDF”。

二、调整页面布局

为了确保PDF文件的内容显示正确，在打印之前需要调整页面布局。页面布局的调整主要包括页面大小、方向、页边距等。

2.1 设置页面大小和方向

在Excel中，点击“页面布局”选项卡，然后选择“纸张大小”。一般情况下，默认的A4大小已经足够，但如果你的文件有特殊要求，可以选择其他合适的纸张大小。接着，选择“方向”选项，决定页面是纵向还是横向。

2.2 调整页边距

点击“页边距”选项，选择合适的页边距设置。如果需要自定义页边距，可以选择“自定义页边距”，然后输入具体的数值。

三、使用内置的导出功能

使用Excel内置的导出功能是将文件转换成PDF的最简单方法。这种方法不仅快捷，而且能确保文件格式和内容的完整性。

3.1 导出为PDF

在Excel中，点击“文件”菜单，然后选择“导出”。接着，选择“创建PDF/XPS文档”选项，然后点击“创建PDF/XPS”按钮。在弹出的对话框中，选择保存位置和文件名，然后点击“发布”。

3.2 设置导出选项

在导出为PDF时，Excel会提供一些选项供你选择。你可以选择导出整个工作簿、当前工作表或选定的区域。如果你的文件包含多个工作表，可以选择“选项”，然后在弹出的对话框中选择导出哪些内容。

四、优化PDF文件

将Excel文件转换成PDF之后，可以进行一些优化操作，以确保PDF文件的质量和可读性。

4.1 压缩PDF文件

如果PDF文件的大小较大，可以使用一些工具来压缩PDF文件。网上有许多免费的PDF压缩工具，比如Smallpdf和ILovePDF。这些工具可以帮助你减小PDF文件的大小，同时保持其质量。

4.2 添加书签和链接

在PDF文件中添加书签和链接可以提高文件的可读性。使用Adobe Acrobat或其他PDF编辑工具，可以轻松添加书签和链接，使读者能够快速导航到文件中的特定部分。

五、常见问题及解决方法

在将Excel文件转换成PDF的过程中，可能会遇到一些问题。以下是一些常见问题及其解决方法。

5.1 表格内容被截断

如果在转换后的PDF文件中，表格内容被截断，可以尝试调整页面布局和打印区域。在Excel中，点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印区域”→“设置打印区域”。确保所有需要打印的内容都在打印区域内。

5.2 图片或图表显示不正确

如果PDF文件中的图片或图表显示不正确，可以尝试更新Excel和PDF打印机驱动程序。如果问题仍然存在，可以将图片或图表单独复制到其他文档中，然后再进行转换。

5.3 文件大小过大

如果转换后的PDF文件大小过大，可以尝试调整Excel文件中的图片和图表的分辨率。点击“文件”→“选项”→“高级”，在“图像大小和质量”部分，选择“压缩图片”选项。

六、进阶技巧

在将Excel文件转换成PDF的过程中，还有一些进阶技巧可以帮助你提高效率和文件质量。

6.1 使用宏自动化

如果你需要频繁将Excel文件转换成PDF，可以使用VBA宏来自动化这个过程。创建一个简单的宏，可以在几秒钟内完成转换操作。以下是一个示例代码：

Sub SaveAsPDF()
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ActiveSheet
    ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
        "C:YourPathYourFile.pdf", Quality:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
End Sub

将这个代码复制到VBA编辑器中，然后运行宏即可。

6.2 使用第三方工具

除了Excel内置的导出功能，还有许多第三方工具可以帮助你将Excel文件转换成PDF。这些工具通常提供更多的选项和功能，比如批量转换、添加水印等。常见的第三方工具包括Adobe Acrobat、Nitro PDF和Wondershare PDFelement。

七、总结

将Excel文件转换成PDF是一个简单但非常实用的操作。通过选择正确的打印机设置、调整页面布局、使用内置的导出功能，你可以轻松将Excel文件转换成高质量的PDF文件。同时，使用一些优化技巧和进阶方法，可以进一步提高PDF文件的质量和可读性。无论你是为了分享、存档还是打印，掌握这些技巧都会让你的工作更加高效。