excel怎么把文件容量变小

通过压缩图片、删除不必要的数据、减少使用复杂公式、清理隐藏和无用的工作表等方法可以有效减小Excel文件的容量。压缩图片是其中一个常见且有效的方式，具体操作包括将嵌入的高分辨率图片转换为更低分辨率格式，或者使用Excel内置的图片压缩功能，这样可以显著减少文件的大小而不显著影响图片的质量。接下来，我会详细介绍这些方法及其操作步骤。

一、压缩图片

Excel文件中的图片往往是导致文件体积过大的主要原因之一。通过压缩图片可以有效减小文件体积。

1. 使用Excel内置的图片压缩功能

1. 选择要压缩的图片。
2. 在“图片工具”下的“格式”选项卡中，点击“压缩图片”。
3. 在弹出的对话框中，选择“应用于所选图片”或“应用于所有图片”，并选择适当的分辨率（如电子邮件或网页）。
4. 点击“确定”完成压缩。

2. 使用第三方工具压缩图片

如果需要进一步减小图片的体积，可以使用第三方图片压缩工具，如TinyPNG、JPEGmini等。这些工具通常能够在保持图片质量的同时显著减少文件大小。

二、删除不必要的数据

1. 清理未使用的单元格

有时我们会不小心将数据输入到远处的单元格中，这些未使用的单元格也会占据文件空间。可以通过以下步骤清理未使用的单元格：

1. 选择整个工作表（点击左上角的全选按钮）。
2. 按下“Ctrl + End”键，定位到最后一个非空单元格。
3. 删除未使用的行和列（选择这些行或列，右键点击，选择“删除”）。

2. 删除隐藏的行和列

隐藏的行和列虽然不可见，但仍然占据文件空间。可以通过以下步骤删除隐藏的行和列：

1. 在“开始”选项卡中，选择“查找和选择”。
2. 选择“定位条件”，在弹出的对话框中选择“隐藏行和列”。
3. 右键点击选中的隐藏行或列，选择“删除”。

三、减少使用复杂公式

复杂的公式和大量的计算会增加Excel文件的体积。可以通过以下方法减少公式的使用：

1. 替换公式为数值

在完成计算后，可以将公式替换为数值，从而减小文件体积：

1. 选择包含公式的单元格范围。
2. 右键点击，选择“复制”。
3. 右键点击目标单元格，选择“选择性粘贴”。
4. 在弹出的对话框中选择“数值”，点击“确定”。

2. 使用简单的公式替代复杂的公式

有时可以通过简单的公式替代复杂的公式，从而减少计算量。例如，可以使用SUMIFS函数替代SUMPRODUCT函数，这样可以显著减小文件体积。

四、清理隐藏和无用的工作表

1. 删除隐藏的工作表

隐藏的工作表虽然不可见，但仍然占据文件空间。可以通过以下步骤删除隐藏的工作表：

1. 在工作表标签上右键点击，选择“取消隐藏”。
2. 在弹出的对话框中选择要取消隐藏的工作表，点击“确定”。
3. 右键点击取消隐藏的工作表标签，选择“删除”。

2. 删除无用的工作表

有些工作表可能是临时使用的，已经不再需要，可以通过以下步骤删除这些无用的工作表：

1. 右键点击要删除的工作表标签，选择“删除”。
2. 在弹出的对话框中确认删除。

五、使用二进制格式保存文件

Excel文件可以保存为多种格式，其中Excel二进制工作簿格式（.xlsb）通常能够显著减小文件体积。通过以下步骤可以将文件保存为二进制格式：

1. 点击“文件”菜单，选择“另存为”。
2. 在弹出的对话框中选择保存位置。
3. 在“保存类型”下拉菜单中选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”。
4. 点击“保存”。

六、移除格式化和样式

1. 清除格式

有时复杂的格式和样式会增加文件体积，可以通过以下步骤清除格式：

1. 选择需要清除格式的单元格范围。
2. 在“开始”选项卡中，选择“清除”。
3. 在下拉菜单中选择“清除格式”。

2. 规范样式

使用统一的样式而不是多个自定义样式，可以有效减小文件体积：

1. 在“开始”选项卡中，选择“单元格样式”。
2. 选择需要的样式，应用到相应单元格。

七、压缩文件

1. 使用压缩软件

可以使用压缩软件（如WinRAR、7-Zip）压缩Excel文件，从而显著减小文件体积。具体步骤如下：

1. 右键点击要压缩的Excel文件，选择“添加到压缩文件”。
2. 在弹出的对话框中选择压缩格式（如ZIP或RAR），点击“确定”。

2. 使用Excel内置的压缩功能

Excel 2016及以上版本提供了内置的压缩功能，可以通过以下步骤使用：

1. 点击“文件”菜单，选择“信息”。
2. 在右侧面板中点击“压缩媒体文件”。
3. 选择适当的压缩选项，完成压缩。

八、使用外部数据源

1. 连接外部数据源

将数据存储在外部数据库中，通过连接外部数据源进行查询和分析，可以有效减小Excel文件体积：

1. 在“数据”选项卡中，选择“获取数据”。
2. 选择数据源类型（如SQL Server、Access等），按照向导完成连接。

2. 使用Power Query

Power Query是Excel中的强大工具，可以用于连接、组合和清理数据。通过将数据导入Power Query，可以减少Excel文件中的数据量：

1. 在“数据”选项卡中，选择“从表/范围”。
2. 在Power Query编辑器中进行数据清理和转换，点击“关闭并加载”将结果导入新的工作表。

九、定期维护和优化文件

1. 定期检查和优化文件

定期检查和优化Excel文件，可以保持文件体积在合理范围内：

1. 清理未使用的单元格和工作表。
2. 压缩图片和媒体文件。
3. 删除不必要的数据和格式。

2. 使用第三方优化工具

有些第三方工具可以帮助优化Excel文件，减小文件体积。例如，Excel 文件优化工具（如Kutools for Excel）提供了多种优化功能，可以自动清理和压缩文件。

通过以上方法，可以有效减小Excel文件的体积，提高文件的加载和处理速度。定期进行文件维护和优化，不仅可以节省存储空间，还可以提高工作效率。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中减小文件大小？

• 为了减小Excel文件的大小，您可以尝试以下方法：
• 压缩图片： 在Excel中插入的图片可能会占用大量空间。您可以右键点击图片，选择“压缩图片”来减小图片文件的大小。
• 删除多余的工作表： 如果您的Excel文件包含多个工作表，而您只需要其中的几个，可以删除不需要的工作表来减小文件大小。
• 删除隐藏的行和列： 隐藏的行和列虽然在显示上不可见，但仍会占用空间。您可以通过选择并删除这些隐藏的行和列来减小文件大小。
• 删除无用的格式和样式： 有时候，Excel文件中可能存在大量无用的格式和样式，您可以使用“清除格式”功能来删除这些无用的格式和样式，从而减小文件大小。
• 保存为二进制格式： 如果您不需要再对Excel文件进行编辑，您可以尝试将文件保存为二进制格式（.xlsb），这种格式通常比较小。

2. 如何压缩Excel文件的大小？

• 如果您想要压缩Excel文件的大小，您可以尝试以下方法：
• 删除冗余数据： 检查您的Excel文件，删除不必要的行、列或工作表，以减少数据量。
• 使用压缩软件： 您可以使用压缩软件（如WinRAR或7-Zip）将Excel文件打包成ZIP格式，以减小文件大小。
• 转换为其他格式： 将Excel文件转换为其他格式（如PDF或CSV），这些格式通常比较小，可以减小文件大小。
• 使用在线工具： 有一些在线工具可以帮助您压缩Excel文件的大小，您可以通过搜索引擎查找并尝试使用这些工具。

3. 如何减小Excel文件的容量？

• 如果您想要减小Excel文件的容量，可以考虑以下方法：
• 删除不必要的单元格格式： 检查您的Excel文件，删除不必要的单元格格式，例如字体、边框和背景颜色，以减小文件容量。
• 减少数据的精度： 如果您的数据不需要高精度，可以将数字格式更改为较低的精度（例如，从小数点后6位改为小数点后2位）。
• 合并单元格： 如果您的Excel文件中有大量的合并单元格，可以尝试取消合并单元格或减少合并的范围，以减小文件容量。
• 使用公式替代复制粘贴： 如果您在Excel中进行了复制粘贴操作，请尽量使用公式来代替，这样可以减小文件的容量。