弄好的excel表怎么保存发送

弄好的Excel表格保存和发送的方法有多种，包括保存为不同格式、使用电子邮件发送、通过云存储分享等。具体方法包括：点击“文件”菜单、选择“保存为”或“另存为”、选择适当的文件格式、使用电子邮件附件发送、通过云存储分享。在本文中，我将详细介绍这些方法，并提供一些有用的提示和技巧。

一、保存Excel表格

1、保存为默认格式（.xlsx）

Excel表格默认保存为.xlsx格式。这种格式兼容性好，支持大多数Excel功能。以下是保存为默认格式的步骤：

1. 打开Excel表格，点击左上角的“文件”菜单。
2. 选择“保存”或“另存为”。
3. 选择文件保存位置（如本地硬盘、网络位置等）。
4. 输入文件名，确保文件格式为.xlsx。
5. 点击“保存”按钮。

2、保存为其他格式

有时候，我们可能需要将Excel表格保存为其他格式，如PDF、CSV等。以下是常见的保存格式及其步骤：

• PDF格式：适用于需要发送不可编辑的文件。
  1. 打开Excel表格，点击“文件”菜单。
  2. 选择“另存为”。
  3. 选择保存位置，输入文件名。
  4. 在“保存类型”下拉菜单中选择PDF格式。
  5. 点击“保存”按钮。
• CSV格式：适用于导入数据库或其他数据处理软件。
  1. 打开Excel表格，点击“文件”菜单。
  2. 选择“另存为”。
  3. 选择保存位置，输入文件名。
  4. 在“保存类型”下拉菜单中选择CSV格式。
  5. 点击“保存”按钮。

二、发送Excel表格

1、通过电子邮件发送

电子邮件是发送Excel表格的常用方法，尤其适用于小型文件。以下是具体步骤：

1. 确保Excel表格已保存。
2. 打开电子邮件客户端（如Outlook、Gmail等）。
3. 创建新邮件，输入收件人邮箱地址、主题和正文内容。
4. 点击“附件”按钮，选择已保存的Excel文件。
5. 点击“发送”按钮。

2、通过云存储分享

使用云存储（如Google Drive、Dropbox、OneDrive等）分享文件，可以避免邮件附件大小限制，并且方便多人协作。以下是具体步骤：

1. 确保Excel表格已保存。
2. 打开云存储服务，登录账号。
3. 上传Excel文件到云存储。
4. 生成分享链接。
5. 将分享链接通过电子邮件、即时通讯工具等发送给接收方。

3、通过共享网络位置

对于企业内部用户，使用共享网络位置是一种方便的方法。以下是具体步骤：

1. 确保Excel表格已保存。
2. 打开文件资源管理器，找到共享网络位置。
3. 将Excel文件复制或移动到共享网络位置。
4. 通知接收方文件已上传，并提供访问路径。

三、确保文件安全性

1、设置文件密码

为了保护Excel表格中的敏感信息，可以设置文件密码。以下是具体步骤：

1. 打开Excel表格，点击“文件”菜单。
2. 选择“信息”。
3. 点击“保护工作簿”，选择“用密码进行加密”。
4. 输入密码并确认。

2、使用云存储的安全设置

许多云存储服务提供额外的安全设置，如文件权限管理、到期日期等。以下是常见的安全设置：

• 文件权限管理：设置文件的查看、编辑权限，确保只有授权用户可以访问。
• 到期日期：设置分享链接的到期日期，防止长期暴露文件。

四、提高文件的可访问性

1、添加描述和注释

为了帮助接收方理解Excel表格中的内容，可以添加描述和注释。以下是具体步骤：

1. 选择需要添加注释的单元格。
2. 右键点击单元格，选择“插入批注”。
3. 输入注释内容，点击“确定”。

2、使用条件格式

条件格式可以帮助突出显示重要数据，使表格更易读。以下是具体步骤：

1. 选择需要应用条件格式的单元格范围。
2. 点击“开始”菜单，选择“条件格式”。
3. 选择预定义的条件格式或创建自定义规则。

五、优化文件大小

1、删除多余数据

删除不必要的数据和空白行，可以减小文件大小。以下是具体步骤：

1. 选择不需要的数据行或列。
2. 右键点击，选择“删除”。

2、压缩图片

如果Excel表格中包含大量图片，压缩图片可以显著减小文件大小。以下是具体步骤：

1. 选择需要压缩的图片。
2. 点击“图片工具”菜单，选择“压缩图片”。
3. 选择合适的压缩选项，点击“确定”。

3、使用数据透视表

数据透视表可以帮助简化和汇总数据，减少文件复杂度。以下是具体步骤：

1. 选择数据范围。
2. 点击“插入”菜单，选择“数据透视表”。
3. 根据需要设置数据透视表字段。

六、常见问题及解决方法

1、文件过大无法发送

如果文件过大，可以尝试以下方法：

• 压缩文件：使用压缩软件（如WinRAR、7-Zip）将文件压缩成.zip格式。
• 使用云存储：将文件上传至云存储，并生成分享链接。

2、接收方无法打开文件

如果接收方无法打开文件，可以尝试以下方法：

• 确认文件格式：确保文件格式为通用格式（如.xlsx、.csv）。
• 提供查看权限：如果使用云存储，确保已为接收方设置合适的查看权限。

3、文件内容显示错误

如果文件内容显示错误，可以尝试以下方法：

• 检查文件完整性：确保文件在传输过程中未损坏。
• 使用兼容软件：确保接收方使用兼容的Excel版本。

七、总结

保存和发送Excel表格是日常办公中常见的操作，掌握多种方法可以提高工作效率。通过本文介绍的保存方法、发送方式、安全设置和优化技巧，用户可以更好地管理和分享Excel文件。希望这些方法和技巧对大家有所帮助。

相关问答FAQs：

1. 如何将Excel表格保存为PDF文件并发送？

• 打开Excel表格，点击"文件"选项卡。
• 选择"另存为"，在弹出的对话框中选择"PDF"格式。
• 确定保存路径和文件名后，点击"保存"按钮。
• 在电子邮件中，附加保存的PDF文件并发送给收件人。

2. 如何将Excel表格保存为可编辑的Word文档并发送？

• 打开Excel表格，点击"文件"选项卡。
• 选择"另存为"，在弹出的对话框中选择"Word文档"格式。
• 确定保存路径和文件名后，点击"保存"按钮。
• 在电子邮件中，附加保存的Word文档并发送给收件人。

3. 如何将Excel表格保存为图片并发送？

• 打开Excel表格，点击"文件"选项卡。
• 选择"另存为"，在弹出的对话框中选择"图片"格式。
• 确定保存路径和文件名后，点击"保存"按钮。
• 在电子邮件中，附加保存的图片文件并发送给收件人。