怎么查excel更改前的记录

查找Excel更改前的记录可以通过启用文件版本控制、使用Excel内置的“追踪修订”功能、借助第三方软件以及利用备份和恢复功能等方式来实现。启用文件版本控制、使用Excel内置的“追踪修订”功能、借助第三方软件是其中几个常见的方法。本文将详细介绍这些方法及其使用步骤。

一、启用文件版本控制

文件版本控制是一种非常有效的方法，用来记录和查看Excel文件的修改历史。Excel本身在其商业版本中提供了版本控制功能。这项功能允许用户在每次保存文件时创建一个新版本，并在需要时恢复到任意一个旧版本。

1.1 Office 365中的版本历史记录

Office 365用户可以使用版本历史记录功能来查看和恢复以前的文件版本。这是一个非常便捷的方法，因为它会自动保存文件的多个版本。

步骤：

打开需要查看历史记录的Excel文件。
点击“文件”选项卡。
在“信息”页面中，选择“版本历史记录”。
在弹出的版本历史记录窗口中，您可以看到所有保存的版本。
选择一个版本查看详细信息，并决定是否恢复到该版本。

1.2 SharePoint和OneDrive中的版本历史记录

如果您将Excel文件存储在SharePoint或OneDrive中，这些平台也会自动保存文件的多个版本。您可以通过以下步骤查看这些版本：

步骤：

登录到您的SharePoint或OneDrive账户。
找到并右键点击需要查看历史记录的Excel文件。
选择“版本历史记录”。
在弹出的窗口中，您可以查看所有版本，并恢复到所需版本。

二、使用Excel内置的“追踪修订”功能

Excel提供了一个内置的“追踪修订”功能，可以记录对工作表的所有更改。这个功能对于多人协作编辑一个文件特别有用。

2.1 启用追踪修订

步骤：

打开需要追踪修订的Excel文件。
点击“审阅”选项卡。
在“修订”组中，点击“追踪修订”按钮。
Excel将开始记录所有对工作表的更改，并以高亮显示。

2.2 查看和接受/拒绝修订

步骤：

在“审阅”选项卡中，点击“显示修订”按钮，可以查看所有的更改。
使用“接受”和“拒绝”按钮来逐一处理每一个修订。

三、借助第三方软件

除了Excel内置功能，市场上还有许多第三方软件工具可以帮助记录和恢复Excel文件的更改。这些工具通常提供更高级的功能，例如详细的更改日志、自动备份和恢复等。

3.1 推荐的第三方软件

Excel Compare：这款软件可以比较两个Excel文件并生成详细的差异报告。
Spreadsheet Compare：这是一个免费的工具，专门用于比较和合并Excel文件。
VersionXL：一个Excel插件，帮助用户管理和恢复文件版本。

3.2 使用第三方软件的步骤

步骤：

下载并安装所需的第三方软件。
打开软件并加载需要比较的Excel文件。
按照软件的提示，生成更改报告或恢复到旧版本。

四、利用备份和恢复功能

定期备份是确保数据安全的重要手段。通过备份和恢复功能，您可以轻松找到和恢复Excel文件的旧版本。

4.1 手动备份

步骤：

每次编辑Excel文件之前，手动保存一个副本。可以使用日期命名文件，例如“文件名_YYYYMMDD.xlsx”。
保存副本到一个安全的位置，例如外部硬盘或云存储。

4.2 自动备份

许多云存储服务和备份软件提供了自动备份功能，可以设置定期备份Excel文件。

步骤：

注册并登录云存储服务（如Google Drive、Dropbox等）。
设置自动同步文件夹，将Excel文件保存到该文件夹中。
云存储服务将自动备份和同步文件的每次更改。

4.3 恢复备份

步骤：

登录到您的云存储或备份服务。
找到需要恢复的Excel文件版本。
下载并恢复到本地。

五、Excel的“撤销”和“恢复”功能

Excel提供了基本的“撤销”和“恢复”功能，可以在短时间内撤销或恢复某些操作。这些功能在处理简单的编辑错误时非常有用。

5.1 使用撤销功能

步骤：

编辑Excel文件时，如果发现错误，立即按Ctrl+Z键撤销操作。
您也可以点击快速访问工具栏上的“撤销”按钮。

5.2 使用恢复功能

步骤：

如果您撤销了一些操作后发现需要恢复，可以按Ctrl+Y键恢复操作。
同样，您可以点击快速访问工具栏上的“恢复”按钮。

六、Excel的“审阅者”功能

当多人协作编辑一个Excel文件时，Excel的“审阅者”功能可以记录每个编辑者的更改。

6.1 启用审阅者功能

步骤：

打开需要记录更改的Excel文件。
点击“审阅”选项卡。
在“修订”组中，点击“审阅者”按钮。

6.2 查看审阅者的更改

步骤：

在“审阅”选项卡中，点击“显示修订”按钮。
Excel将按不同颜色高亮显示每个审阅者的更改。

通过以上各种方法，您可以有效地查找Excel更改前的记录。无论是通过Excel内置功能、第三方软件，还是通过备份和恢复功能，都可以帮助您找到所需的历史记录并恢复到理想的版本。希望本文对您有所帮助，并能在您的工作中提高效率。