excel太大怎么瘦身

Excel文件太大通常是因为包含了大量数据、图片、公式或其他资源。 优化这些内容可以显著减小文件的大小。以下是一些具体方法：删除多余的数据和公式、压缩图片、移除不必要的格式。特别是删除多余的数据和公式，这不仅可以减少文件大小，还能提高Excel的运行速度。接下来，让我们详细探讨这些方法和更多技巧。

一、删除多余的数据和公式

移除未使用的行和列

在Excel文件中，如果表格数据只占用了部分区域，而其他区域依然存在空白的行和列，这些空白区域也会占用存储空间。特别是在处理大型数据集时，删除未使用的行和列可以显著减小文件大小。

选中多余的行和列：点击包含数据的最后一行，按住Shift键，然后点击最后一行的底部行号，选中所有多余的行。对于列也是同样的操作。
删除选中的行和列：右键点击选中的行号或列号，选择“删除”。

优化公式和函数

Excel的公式和函数可能占用大量内存，特别是当你使用复杂的嵌套公式时。通过优化这些公式，可以有效减少文件大小。

替换复杂公式：将复杂的嵌套公式替换为简单的公式或使用函数来简化计算。
使用数组公式：数组公式可以一次性计算多个值，减少公式的数量。
避免使用挥发性函数：像NOW()、TODAY()这样的挥发性函数会在每次表格改变时重新计算，尽量避免使用这些函数。

二、压缩和优化图片

压缩图片

在Excel文件中插入图片会显著增加文件大小。通过压缩图片，可以有效减小文件大小。

选择图片：点击需要压缩的图片。
打开图片工具：在工具栏中选择“格式”选项卡。
压缩图片：点击“压缩图片”按钮，选择“删除图片的裁剪区域”和“应用于此图片”选项，选择合适的分辨率，如“电子邮件(96ppi)”或“屏幕(150ppi)”。

使用链接图片而不是嵌入

如果需要在Excel中插入大量图片，考虑使用链接方式而不是嵌入方式。这样，图片不会被直接嵌入到Excel文件中，而是通过链接引用，极大地减少了文件大小。

插入链接图片：在插入图片时选择“链接到文件”选项。

三、移除不必要的格式

清除格式

过多的格式设置，如字体颜色、单元格边框、填充颜色等，会增加文件大小。清除不必要的格式可以有效减小文件大小。

选择单元格区域：选中包含多余格式的单元格区域。
清除格式：在工具栏中选择“开始”选项卡，点击“清除”按钮，选择“清除格式”。

使用样式而不是手动格式设置

使用Excel的样式功能可以统一格式设置，减少文件大小。

应用单元格样式：在“开始”选项卡中，选择“单元格样式”，应用预定义的样式。

四、使用表格和数据模型

使用表格

将数据转换为Excel表格可以帮助优化数据管理，并减少文件大小。

转换为表格：选中数据区域，按Ctrl+T，选择“我的表包含标题”，点击“确定”。

使用数据模型

Excel的数据模型可以有效管理大量数据，并优化文件大小。

创建数据模型：在“数据”选项卡中，选择“管理数据模型”，将数据添加到模型中。

五、移除未使用的工作表和隐藏内容

删除未使用的工作表

在Excel文件中，未使用的工作表也会占用存储空间。删除这些未使用的工作表可以显著减少文件大小。

删除工作表：右键点击未使用的工作表标签，选择“删除”。

清理隐藏内容

隐藏的行、列和工作表也会占用存储空间。确保清理所有隐藏的内容。

显示隐藏的行和列：在“开始”选项卡中，选择“格式”，点击“隐藏和取消隐藏”，选择“取消隐藏行”或“取消隐藏列”。
删除隐藏的内容：显示隐藏的行和列后，删除不必要的内容。

六、保存为不同的文件格式

使用压缩文件格式

将Excel文件保存为压缩格式可以显著减少文件大小。

保存为Excel二进制工作簿：在“文件”选项卡中，选择“另存为”，选择“Excel二进制工作簿(.xlsb)”格式。

使用其他文件格式

根据需求，考虑将Excel文件保存为其他格式，如CSV或PDF，这些格式通常会更小。

保存为CSV：在“文件”选项卡中，选择“另存为”，选择“CSV(逗号分隔)(*.csv)”格式。
保存为PDF：在“文件”选项卡中，选择“另存为”，选择“PDF(*.pdf)”格式。

七、使用第三方工具

压缩软件

使用第三方压缩软件如WinRAR或7-Zip，可以进一步压缩Excel文件。

压缩文件：右键点击Excel文件，选择“添加到压缩文件”，选择合适的压缩选项。

专用Excel优化工具

一些专用的Excel优化工具可以帮助自动化优化过程，显著减小文件大小。

下载和安装工具：例如，使用Ablebits或Kutools等工具，安装后按照指示进行优化。

八、分割文件

将数据分割到多个文件

如果Excel文件过大且包含多个独立的数据集，考虑将数据分割到多个文件中。这样不仅可以减小文件大小，还可以提高数据管理的灵活性。

分割数据：将不同的数据集复制到新的Excel文件中，分别保存。

使用共享工作簿

通过使用共享工作簿功能，可以将大型Excel文件分割到多个用户进行编辑，减少单个文件的大小。

启用共享工作簿：在“审阅”选项卡中，选择“共享工作簿”，启用共享功能。

九、定期维护和清理

定期检查文件大小

定期检查Excel文件的大小，确保没有出现不必要的膨胀。

检查文件大小：在文件资源管理器中右键点击文件，选择“属性”，查看文件大小。

定期清理和优化

定期执行上述优化和清理步骤，保持Excel文件的紧凑和高效。

定期执行优化步骤：如删除多余数据、压缩图片、清除格式等。

十、使用云服务和协作工具

使用云存储

将Excel文件存储在云端，如OneDrive或Google Drive，可以利用云服务的存储优化功能，减小文件大小。

上传到云存储：在OneDrive或Google Drive中上传Excel文件，利用其压缩和优化功能。

使用协作工具

通过使用协作工具，如Google Sheets，可以减少本地存储需求，并利用在线优化功能。

导入到Google Sheets：将Excel文件导入到Google Sheets中，利用其优化功能。

通过这些详细的方法和步骤，你可以有效地减小Excel文件的大小，提高工作效率和文件管理的灵活性。