excel表格另存PDF怎么设置比较好

要将Excel表格另存为PDF，建议调整页面设置、使用打印区域、选择合适的页面布局、检查打印预览、使用高质量PDF转换工具。 其中，调整页面设置是关键的一步，因为它能确保你的表格内容在PDF中显示完整且美观。你可以设置合适的页面尺寸、方向和边距，以确保所有内容都能够完整显示在PDF页面上。

一、调整页面设置

在将Excel表格另存为PDF之前，调整页面设置是必要的。通过“页面布局”选项卡中的“页面设置”功能，你可以设置纸张大小、方向（横向或纵向）、边距等参数。这样可以确保表格内容能够适应PDF页面，不会出现内容被切割或不完整的情况。

1.1 设置纸张大小和方向

根据表格内容的宽度和高度选择合适的纸张大小和方向。例如，如果你的表格比较宽，可以选择横向纸张；如果表格较长，则选择纵向纸张。常见的纸张大小如A4、A3等，可以根据实际需求进行设置。

1.2 设置页边距

合适的页边距可以确保表格内容在PDF页面上有足够的空白区域，不至于显得过于拥挤。一般来说，可以设置较小的边距，如0.5英寸，以最大化表格内容的展示区域。

1.3 调整缩放比例

如果表格内容较多，可以通过调整缩放比例将内容缩小至适应一页。通过“页面设置”对话框中的“缩放比例”选项，可以将内容缩小一定比例，以确保所有内容都能显示在PDF页面上。

二、使用打印区域

在Excel中设置打印区域可以确保只将需要的部分内容保存为PDF。这可以避免将不必要的空白区域或其他内容包含在PDF中。

2.1 设置打印区域

选中需要保存为PDF的表格区域，然后在“页面布局”选项卡中选择“打印区域”->“设置打印区域”。这样，只有选定的区域会被保存为PDF，其他内容将被忽略。

2.2 检查打印区域

在保存为PDF之前，可以通过“打印预览”功能检查打印区域是否设置正确。确保所有需要的内容都在打印区域内，并且没有遗漏或多余的部分。

三、选择合适的页面布局

选择合适的页面布局可以确保表格内容在PDF中清晰、整齐地展示。常见的页面布局包括“单页”、“多页”等，可以根据实际需求进行选择。

3.1 单页布局

对于内容较少的表格，可以选择单页布局，将所有内容都放在一页内。这样可以确保表格内容在PDF中一目了然，方便阅读。

3.2 多页布局

对于内容较多的表格，可以选择多页布局，将内容分成多个页面保存为PDF。这样可以避免将所有内容挤在一页内，导致内容过于密集，不便于阅读。

四、检查打印预览

在保存为PDF之前，通过打印预览功能检查表格内容的显示效果，可以确保最终的PDF文件符合预期。

4.1 打开打印预览

在Excel中，选择“文件”->“打印”，即可打开打印预览窗口。在这里可以看到表格内容在PDF中的显示效果。

4.2 调整设置

如果发现打印预览中的显示效果不理想，可以返回页面设置或打印区域进行调整，直到预览效果符合预期为止。

五、使用高质量PDF转换工具

选择合适的PDF转换工具可以确保生成的PDF文件质量高、内容完整。Excel自带的PDF保存功能已经足够强大，但在某些情况下，第三方工具可能提供更多高级选项。

5.1 Excel自带PDF保存功能

在Excel中，选择“文件”->“另存为”，然后选择“PDF”格式进行保存。这样可以直接将表格保存为PDF文件，操作简单方便。

5.2 第三方PDF转换工具

如果需要更多高级选项，可以选择第三方PDF转换工具，如Adobe Acrobat、Nitro PDF等。这些工具通常提供更多的设置选项，如PDF压缩、加密等，可以满足更高的需求。

六、调整表格格式

在将Excel表格另存为PDF之前，调整表格格式可以提高PDF文件的可读性和美观度。

6.1 设置字体和字号

选择合适的字体和字号可以确保表格内容在PDF中清晰可读。常用的字体如Arial、Calibri等，字号可以根据表格内容的多少进行调整，一般建议在10-12号之间。

6.2 使用边框和背景色

通过设置表格的边框和背景色，可以提高表格的视觉效果和可读性。例如，可以为表头设置加粗边框和浅色背景，以突出表格的结构和层次。

6.3 合并单元格

对于一些需要跨越多列或多行的内容，可以使用合并单元格功能，以确保内容在PDF中显示整齐。例如，可以将表头的某些单元格合并，以便于阅读和理解。

七、检查数据准确性

在保存为PDF之前，确保表格中的数据准确无误非常重要。错误的数据不仅会影响PDF文件的质量，还可能导致误解和错误决策。

7.1 检查公式和函数

在Excel表格中，使用了大量的公式和函数，因此在保存为PDF之前，需要仔细检查这些公式和函数是否正确。例如，可以使用Excel的“错误检查”功能，找出表格中的错误并进行修正。

7.2 检查数据输入

手动输入的数据也需要进行检查，确保没有输入错误。例如，可以使用Excel的“数据验证”功能，设置输入规则，避免输入错误。

八、添加页眉和页脚

在PDF文件中添加页眉和页脚可以提供更多的信息，如表格的标题、日期、页码等，方便阅读和理解。

8.1 设置页眉和页脚

在Excel中，选择“页面布局”选项卡中的“页眉和页脚”选项，可以设置页眉和页脚的内容。例如，可以在页眉中添加表格的标题，在页脚中添加页码和日期。

8.2 自定义页眉和页脚

根据实际需求，可以自定义页眉和页脚的内容和格式。例如，可以使用不同的字体和字号，设置不同的位置和对齐方式等。

九、保存和共享PDF文件

在完成所有设置和调整后，可以将Excel表格保存为PDF文件，并与他人共享。

9.1 保存为PDF文件

在Excel中，选择“文件”->“另存为”，然后选择“PDF”格式进行保存。可以选择保存整个工作簿或选定的工作表，根据实际需求进行选择。

9.2 共享PDF文件

保存为PDF文件后，可以通过电子邮件、云存储等方式与他人共享。例如，可以将PDF文件上传到云存储服务如Google Drive、Dropbox等，然后生成共享链接，发送给他人。

十、总结和注意事项

在将Excel表格另存为PDF的过程中，需要注意一些关键点，以确保最终的PDF文件质量高、内容完整。

10.1 调整页面设置

调整页面设置是确保表格内容在PDF中显示完整且美观的关键步骤。需要根据表格内容选择合适的纸张大小、方向和边距。

10.2 使用打印区域

设置打印区域可以确保只将需要的部分内容保存为PDF，避免将不必要的内容包含在PDF中。

10.3 选择合适的页面布局

选择合适的页面布局可以确保表格内容在PDF中清晰、整齐地展示。需要根据表格内容的多少选择单页或多页布局。

10.4 检查打印预览