用excel做进销存怎么做

一、用Excel做进销存怎么做

使用Excel做进销存时，我们可以创建商品信息表、进货表、销售表和库存表来跟踪库存、简化数据输入、进行库存分析。 首先，我们需要创建一个商品信息表，记录商品的基础信息，例如商品编号、名称、规格等。然后，建立进货表和销售表，分别记录进货和销售的详细数据。最后，制作库存表，通过公式自动计算库存数量。进销存系统的核心在于数据的精确管理和实时更新，下面将详细介绍如何在Excel中实现进销存系统。

二、商品信息表的创建

商品信息表是进销存系统的基础，其主要功能是记录商品的基本信息。以下是商品信息表的具体构建步骤：

1、基本字段设计

首先，需要确定商品信息表中的基本字段，包括商品编号、商品名称、规格、单位、单价等。具体字段如下：

• 商品编号：用于唯一标识每一件商品。
• 商品名称：商品的名称。
• 规格：商品的规格，如大小、颜色等。
• 单位：商品的单位，如件、箱、公斤等。
• 单价：商品的单价。

2、创建表格

在Excel中，打开一个新的工作表，将上述字段输入到表格的第一行中，即为表头。然后，从第二行开始，逐行输入各个商品的信息。

3、数据验证

为了避免输入错误，可以使用Excel的数据验证功能。选择商品编号列，点击“数据”选项卡，然后点击“数据验证”，选择“允许”中的“自定义”，输入公式=ISNUMBER(A2)，以确保输入的商品编号为数字。其他字段可以根据需要设置相应的数据验证规则。

三、进货表的创建

进货表用于记录每次进货的详细信息，其主要字段包括进货单号、进货日期、供应商、商品编号、数量、单价、总金额等。下面是具体的创建步骤：

1、基本字段设计

进货表的基本字段如下：

• 进货单号：每次进货的唯一编号。
• 进货日期：进货的日期。
• 供应商：提供商品的供应商。
• 商品编号：进货商品的编号。
• 数量：进货商品的数量。
• 单价：进货商品的单价。
• 总金额：进货商品的总金额。

2、创建表格

在Excel中，打开一个新的工作表，将上述字段输入到表格的第一行中。然后，从第二行开始，逐行输入每次进货的详细信息。

3、自动计算总金额

为了自动计算每次进货的总金额，可以在总金额列输入公式=D2*E2，表示数量乘以单价。将公式向下拖动填充到其他单元格，即可实现自动计算。

四、销售表的创建

销售表用于记录每次销售的详细信息，其主要字段包括销售单号、销售日期、客户、商品编号、数量、单价、总金额等。下面是具体的创建步骤：

1、基本字段设计

销售表的基本字段如下：

• 销售单号：每次销售的唯一编号。
• 销售日期：销售的日期。
• 客户：购买商品的客户。
• 商品编号：销售商品的编号。
• 数量：销售商品的数量。
• 单价：销售商品的单价。
• 总金额：销售商品的总金额。

2、创建表格

在Excel中，打开一个新的工作表，将上述字段输入到表格的第一行中。然后，从第二行开始，逐行输入每次销售的详细信息。

3、自动计算总金额

为了自动计算每次销售的总金额，可以在总金额列输入公式=D2*E2，表示数量乘以单价。将公式向下拖动填充到其他单元格，即可实现自动计算。

五、库存表的创建

库存表用于实时更新和显示每种商品的库存数量，其主要字段包括商品编号、商品名称、规格、单位、库存数量等。下面是具体的创建步骤：

1、基本字段设计

库存表的基本字段如下：

• 商品编号：商品的编号。
• 商品名称：商品的名称。
• 规格：商品的规格。
• 单位：商品的单位。
• 库存数量：当前的库存数量。

2、创建表格

在Excel中，打开一个新的工作表，将上述字段输入到表格的第一行中。然后，从第二行开始，逐行输入各个商品的基础信息。

3、自动计算库存数量

库存数量是由进货数量减去销售数量得到的。可以使用SUMIF函数进行计算。假设进货表在Sheet2中，销售表在Sheet3中，可以在库存数量列输入以下公式：

=SUMIF(Sheet2!B:B, A2, Sheet2!E:E) - SUMIF(Sheet3!B:B, A2, Sheet3!E:E)

这个公式表示在进货表中，找到所有商品编号与当前商品编号相同的行，并将其数量相加，然后减去在销售表中所有商品编号与当前商品编号相同的行的数量。

六、数据分析与报表生成

进销存系统不仅需要记录和管理数据，还需要进行数据分析和报表生成，以便于决策和管理。Excel提供了强大的数据分析和报表功能，可以帮助我们实现这一点。

1、数据透视表

数据透视表是Excel中一种强大的数据分析工具，可以快速汇总和分析数据。通过数据透视表，我们可以生成各种报表，如销售报表、库存报表等。

2、图表

Excel中的图表功能可以帮助我们将数据可视化，生成各种图表，如柱状图、折线图、饼图等，直观展示数据的变化和趋势。

3、条件格式

条件格式可以帮助我们突出显示数据中的异常情况，如库存不足、销售异常等。通过设置条件格式，可以快速发现问题并采取相应的措施。

七、自动化和宏的使用

Excel的自动化功能和宏可以帮助我们简化操作，提高工作效率。例如，可以使用宏来自动更新库存表、生成报表等。具体步骤如下：

1、录制宏

在Excel中，点击“开发工具”选项卡，然后点击“录制宏”，输入宏的名称和快捷键。然后，执行相应的操作，如更新库存表、生成报表等。完成操作后，点击“停止录制”。

2、运行宏

录制宏后，可以通过快捷键或在“开发工具”选项卡中点击“宏”，选择相应的宏并点击“运行”来执行宏。

八、总结

使用Excel做进销存系统，我们可以通过创建商品信息表、进货表、销售表和库存表来记录和管理数据，并通过数据分析和报表生成功能进行决策和管理。通过使用自动化和宏功能，可以进一步提高工作效率。虽然Excel在处理大规模数据时可能存在一定的性能瓶颈，但对于中小型企业来说，Excel是一种便捷且经济的进销存管理工具。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中设置进销存表格？
可以通过在Excel中创建一个新的工作表来设置进销存表格。使用Excel的行和列功能来设计表格，将产品名称、进货数量、进货单价、销售数量、销售单价等相关信息分别放在不同的列中。然后，可以使用Excel的公式功能来计算库存量、进货总额、销售总额等信息。

2. 如何在Excel中记录进货和销售数据？
要记录进货和销售数据，可以在进货和销售发生时，在相应的列中输入相关信息，如产品名称、数量、单价等。可以使用Excel的数据验证功能来确保输入的数据符合要求。还可以使用Excel的自动填充功能来快速填充连续的日期或者重复的数据。

3. 如何使用Excel计算进销存数据？
要使用Excel计算进销存数据，可以在库存量列中使用公式来计算当前库存量。可以使用SUM函数来计算进货总额和销售总额。可以使用IF函数来判断是否需要重新进货或者补货。还可以使用条件格式来根据库存量设置警示颜色，以便及时补货或者调整销售策略。