需求变更说明书怎么写

需求变更说明书是项目管理中非常重要的一部分，它详细说明了项目需求的变更情况，并记录变更的原因和影响。需求变更说明书应包括：变更原因、变更内容、变更的影响、变更的审批流程、执行计划。其中，变更的影响是最关键的一部分，需要详细描述变更对项目进度、成本、质量和资源的影响。

变更的影响通常是决定变更是否被批准的关键因素。项目经理需要详细评估变更对项目各个方面的影响，比如对项目进度的影响，可能是导致项目延期；对项目成本的影响，可能是增加预算；对项目质量的影响，可能是提高或降低产品质量；对资源的影响，可能是需要增加或重新分配资源。详细的影响分析有助于决策者全面了解变更的后果，从而做出更明智的决策。

一、变更原因

项目在实施过程中，难免会遇到需求的变化。这些变化可能源于多种原因：

客户需求变化：客户在项目实施过程中，可能会提出新的需求或修改原有需求。
市场环境变化：市场环境的变化，可能导致项目需求发生改变。
技术进步：技术的快速发展，可能促使项目需要引入新的技术。
法律法规变化：新的法律法规出台，可能要求项目进行相应的调整。

变更原因的清晰描述有助于项目团队和利益相关者理解变更的必要性。

二、变更内容

变更内容应包括具体的变更描述以及变更的范围。变更描述应详细说明变更的具体内容，包括哪些功能、模块或流程需要改变。变更范围则应说明变更涉及的项目部分和相关的工作任务。

例如，某软件项目中，客户提出新增一个报表功能，变更内容应包括新增报表功能的详细描述、功能需求、界面设计等，还应说明该变更涉及的开发、测试和部署工作。

三、变更的影响

变更的影响是需求变更说明书中最重要的部分。它需要详细评估变更对项目各个方面的影响，包括：

项目进度：变更可能导致项目进度的调整，需要重新制定项目计划。
项目成本：变更可能增加项目成本，需要重新评估预算。
项目质量：变更可能影响项目的最终交付质量，需要重新评估质量标准。
项目资源：变更可能需要增加或重新分配项目资源。

例如，新增报表功能的变更，可能导致开发时间延长、测试工作量增加，从而影响项目进度和成本。

四、变更的审批流程

变更的审批流程应包括变更申请、变更评估、变更审批和变更执行等步骤。变更申请由需求提出方提交，变更评估由项目团队进行，变更审批由项目经理或项目委员会进行，变更执行由项目团队实施。

审批流程的详细描述有助于确保变更过程的规范化和透明化。

五、执行计划

变更的执行计划应包括变更实施的详细步骤、时间安排、责任人和资源需求。执行计划需要明确每个步骤的具体工作内容和完成时间，以确保变更能够按计划顺利实施。

例如，新增报表功能的执行计划，可能包括需求分析、设计、开发、测试和部署等步骤，每个步骤的具体工作内容和时间安排应详细说明。

六、变更管理工具

在实际项目管理中，需求变更说明书的编写和管理可以借助一些专业的工具，如PingCode和Worktile。这些工具可以帮助项目团队高效管理需求变更，提高项目管理的透明度和协作效率。

PingCode：PingCode是一款国内市场占有率非常高的需求管理工具，支持需求变更的全流程管理，包括变更申请、变更评估、变更审批和变更执行等功能。【PingCode官网】
Worktile：Worktile是一款通用型的项目管理系统，支持项目需求的管理和变更，提供任务管理、时间管理和资源管理等功能。【Worktile官网】

七、变更管理案例分析

为了更好地理解需求变更说明书的编写和管理，我们可以通过一个实际案例进行分析。

假设某公司正在开发一款电商平台，在项目进行过程中，客户提出新增一个优惠券功能。项目团队需要编写需求变更说明书，详细说明新增优惠券功能的变更情况。

1. 变更原因

客户在使用现有平台时，发现缺乏优惠券功能，无法满足促销活动的需求，因此提出新增优惠券功能的需求。

2. 变更内容

新增优惠券功能的变更内容包括优惠券的类型、使用规则、生成和管理方式等。具体内容如下：

优惠券类型：满减券、折扣券、现金券等。
使用规则：使用时间、适用范围、优惠条件等。
生成和管理方式：优惠券生成、发放和使用记录等。

3. 变更的影响

新增优惠券功能可能对项目产生以下影响：

项目进度：开发优惠券功能可能需要额外的时间，项目进度可能延迟1个月。
项目成本：开发优惠券功能可能增加开发和测试成本，预算可能增加10万元。
项目质量：新增功能可能增加系统复杂度，需要加强测试，确保系统稳定性。
项目资源：开发和测试优惠券功能可能需要增加2名开发人员和1名测试人员。

4. 变更的审批流程

变更审批流程包括以下步骤：

变更申请：客户提出新增优惠券功能的需求，由项目经理提交变更申请。
变更评估：项目团队评估变更的可行性和影响，编写需求变更说明书。
变更审批：项目经理和项目委员会审批变更，确定变更是否通过。
变更执行：项目团队按照执行计划实施变更，开发和测试优惠券功能。

5. 执行计划

新增优惠券功能的执行计划如下：

需求分析（1周）：分析客户需求，确定功能需求和设计方案。
功能设计（1周）：设计优惠券功能的详细方案，包括界面设计和数据库设计。
功能开发（2周）：开发优惠券功能，包括前端和后端开发。
功能测试（2周）：测试优惠券功能，确保功能正常，系统稳定。
功能部署（1周）：部署优惠券功能到生产环境，确保功能上线。

通过这个案例分析，我们可以清晰地看到需求变更说明书的编写和管理过程。需求变更说明书不仅详细记录了变更的原因、内容和影响，还规范了变更的审批流程和执行计划，确保变更过程的透明和高效。

八、需求变更管理的最佳实践

为了更好地管理需求变更，项目团队可以参考以下最佳实践：

1. 建立健全的变更管理流程

建立健全的变更管理流程，确保变更过程的规范化和透明化。变更管理流程应包括变更申请、变更评估、变更审批和变更执行等步骤，每个步骤应有明确的责任人和工作流程。

2. 及时记录和沟通变更信息

及时记录和沟通变更信息，确保项目团队和利益相关者及时了解变更情况。可以使用PingCode或Worktile等工具，记录变更信息，跟踪变更进展，提高变更管理的效率和透明度。

3. 严格控制变更范围

严格控制变更范围，确保变更不会导致项目范围的无限扩展。变更范围应明确界定，避免因为变更导致项目失控。

4. 充分评估变更影响

充分评估变更对项目进度、成本、质量和资源的影响，确保变更不会对项目产生重大负面影响。变更评估应由项目团队进行，评估结果应详细记录在需求变更说明书中。

5. 确保变更的可行性

确保变更的可行性，避免因为变更导致项目无法按时交付或质量降低。变更的可行性评估应包括技术可行性、资源可行性和时间可行性等方面。

6. 定期审查变更管理过程

定期审查变更管理过程，总结变更管理经验和教训，持续改进变更管理流程。变更管理过程的审查应包括变更申请、变更评估、变更审批和变更执行等方面，审查结果应记录在变更管理报告中。

九、总结

需求变更说明书是项目管理中的重要文件，详细记录了项目需求的变更情况，并评估变更对项目的影响。编写需求变更说明书需要详细描述变更原因、变更内容、变更的影响、变更的审批流程和执行计划。借助PingCode和Worktile等需求管理工具，可以提高需求变更说明书的编写和管理效率，确保变更过程的规范化和透明化。通过建立健全的变更管理流程，及时记录和沟通变更信息，严格控制变更范围，充分评估变更影响，确保变更的可行性，并定期审查变更管理过程，项目团队可以有效管理需求变更，确保项目按计划顺利实施。