如何规范产品需求提交流程

要规范产品需求的提交流程，核心在于构建一个从“分散、随意”走向“集中、有序”的结构化体系，旨在确保每一个需求的提出，都能携带足够的、高质量的信息，并能进入一个可被有效管理的轨道。这套规范化的流程设计，必须涵盖五大关键环节：建立唯一的、集中的提交“入口”、设计结构化的、信息完备的“需求模板”、明确流程中各环节的“角色与职责”、定义清晰的“初步处理与分流”机制、以及建立自动化的“状态反馈与沟通”闭环。

其中，建立唯一的、集中的提交“入口”，是整个规范化工作的基石。这意味着组织必须下定决心，彻底告别那种需求从即时消息、电子邮件、会议纪要甚至“走廊交谈”中随意冒出的混乱局面。通过指定一个唯一的、官方的提交渠道（例如一个在线表单或一个专门的项目管理系统），我们能够确保任何一个有价值的想法，都不会在信息的洪流中丢失，并为后续所有需求的去重、分析和优先级排序，提供了一个干净、有序、可信赖的“单一数据源”。

一、为何要“规范”：从“耳语”到“工单”

在一个缺乏规范化提交流程的组织中，需求管理往往是一场混乱的“游击战”。产品经理每天都在被动地应对来自四面八方的“耳语”和“想法”，其工作状态充满了低效和挫败感。规范化提交流程，就是要将这场混乱的“游击战”，转变为一场有序的、可控的“阵地战”。

1. 混乱的巨大代价

一个不规范的提交流程，会直接导致一系列高昂的、侵蚀项目健康的“并发症”：

需求的“蒸发”与“遗忘”：有多少绝妙的想法，仅仅因为是在一次非正式的午餐交谈中被提出，而从未被记录下来，最终彻底“蒸发”？有多少客户的痛点，被记录在某个销售人员的私人笔记本上，随着他的离职而永远“石沉大海”？

信息的不完整与高昂的“翻译”成本：产品经理常常会收到一些内容仅为“我想要一个导出功能”的单行请求。为了理解这个“导出功能”背后的真实场景、用户和价值，产品经理可能需要花费数小时甚至数天的时间，去反复地沟通、澄清和“破案”。

期望管理的“失控”：当一个部门领导在会议上随口提出了一个想法，而产品经理礼貌性地回应“听起来不错，我们会考虑”时，这位领导可能已经将此理解为一个“承诺”。这种因非正式沟通而产生的期望错位，是项目后期大量冲突和矛盾的根源。

优先级决策的“瘫痪”：当需求以邮件、聊天记录、Word文档等多种不同的格式，散落在组织的各个角落时，要将它们放在同一个天平上，进行公平、客观的优先级比较，几乎是一件不可能完成的任务。

丰田生产方式的创造者大野耐一曾强调：“没有标准，就谈不上改善。”（Without standards, there can be no improvement.）对于需求管理这一项目成功的“源头活水”而言，建立一套清晰、统一的提交标准，正是所有后续优化和改善工作的起点。

二、第一步：统一“入口”

流程规范化的第一步，是进行“物理”上的统一，即建立一个唯一的、官方的、所有人都必须遵守的需求提交“入口”。

1. 从“多点开花”到“单点汇入”

组织必须通过正式的宣讲和制度规定，明确告知所有员工和干系人：“从今天起，所有关于某某产品的新需求、优化建议或想法，都必须通过XX渠道提交。任何通过其他非正式渠道（如直接联系开发人员）提出的需求，将不被视为有效的需求，也不会进入我们的规划流程。”

2. 选择合适的“入口”工具

这个“唯一入口”，可以根据组织的规模和成熟度，选择不同的技术载体：

在线表单：对于初创团队，使用一个简单的在线表单（如金数据、腾讯问卷等），并将所有提交结果自动同步到一个共享的在线表格中，是一种低成本、易于上手的入门级方案。

项目管理/协作平台：这是最理想、最专业的选择。通过利用专业的项目管理平台，我们可以将需求的提交，与后续的管理流程，无缝地衔接起来。

3. 实践案例

一个优秀的实践是，在像 Worktile 这样的通用协作平台中，创建一个名为“产品需求池”或“产品创新中心”的公开项目。然后，利用其“表单”功能，设计一份标准的需求提交表，并将这个表单的链接，广泛地发布到公司内部的各个渠道（如企业微信群、内部知识库等）。

对于提交者：他们无需登录复杂的系统，只需通过一个简单的网页链接，就能随时随地、按照结构化的指引，提交自己的想法。

对于管理者：每一份通过表单提交的需求，都会自动地、即时地，在这个“产品需求池”项目中，生成一张信息完整的任务卡片。这确保了需求的捕获是100%无遗漏的、实时的，并且其初始状态就是结构化的。

三、第二步：设计“模板”

统一了“入口”，下一步就是统一进入这个入口的“内容格式”。标准化的需求模板，是提升需求初始质量、降低后续沟通成本的“加速器”。

1. 模板的价值：倒逼“深度思考”

一份设计良好的需求模板，其价值不仅在于“规范格式”，更在于它能够通过一系列结构化的问题，来“倒逼”和引导需求提出者，进行一次更深度的、更全面的思考。它要求提出者，从一个模糊的“我想要一个功能”的“解决方案思维”，转向一个更具价值的“我遇到了一个什么问题”的“问题思维”。

2. 一份优秀需求模板的核心要素

一份专业的需求提交模板，应至少引导用户回答以下几个层面的问题：

我是谁？（用户角色/画像）：清晰地描述，这个需求是为哪一类用户群体服务的？（例如：大型企业的财务总监、初次使用我们产品的新手用户等）

我遇到了什么问题？（用户场景/痛点）：在什么样的具体场景下，这类用户遇到了什么具体的、令他们感到痛苦或低效的问题？

我希望如何解决？（用户故事/解决方案初步构想）：描述用户期望的、理想的解决方案是怎样的。可以遵循用户故事的格式：“作为一个<用户角色>，我想要<完成某个目标>，以便于<获得某种价值>”。

为何这很重要？（商业价值/目标）：这个需求的实现，将如何帮助我们的业务取得成功？（例如，预计能提升15%的用户留存率、或每年能为公司节省约20万元的人力成本）。

如何算成功？（成功度量/验收标准初步构想）：我们该如何通过数据，来判断这个需求上线后，是否真的成功地解决了问题？

通过这样一个模板，我们确保了每一条进入需求池的“新生儿”需求，都自带了相对完整的“出生档案”。

四、第三步：明确“角色”

一个流程要能顺畅运转，其每一个环节都必须有明确的“责任人”。在需求提交流程中，主要涉及以下三个核心角色：

“提出者”（Requester）：任何一个干系人，都有可能成为提出者。他们的责任，是遵循官方渠道，并尽可能地、认真地，按照模板提供完整、真实的信息。

“守门人/分诊员”（Gatekeeper/Triage Owner）：这是整个流程的“枢纽”角色，通常由产品经理或产品负责人担任。他们的责任是：

唯一地、权威地，负责监控和处理“需求入口”的所有新进请求。

对新进请求，进行快速的初步处理（即下一章节将详述的“分流”）。

负责就需求的初步处理结果，向“提出者”进行及时的反馈。

“评审者”（Reviewer）：当一个需求通过了初步处理，进入到更深层次的分析阶段时，就需要由开发、测试、设计等跨职能的团队成员，作为“评审者”参与进来。

五、第四步：定义“流程”

当一个标准化的需求，通过统一的入口，到达了“守门人”的手中，就需要进入一个清晰的、标准化的“初步处理与分流”流程。

1. 需求的初级生命周期

我们可以为新提交的需求，定义一个简单的、可视化的生命周期状态机：

状态一：新提交（New）：需求刚刚被提交，尚未被处理。

状态二：评估中（Under Review）：“守门人”已经接收到该需求，并正在对其进行初步的分析。

状态三：需要更多信息（More Info Needed）：守门人发现需求描述不清或信息不完整，已将其“打回”给提出者，并附上了需要补充说明的问题。

状态四：已接纳至需求池（Accepted to Pool/Backlog）：这是一个有效的、有价值的、非重复的需求，已被正式接纳，并进入了产品的大“需求池”中，等待后续的详细分析和优先级排序。

状态五：已拒绝/归档（Rejected/Archived）：这是一个无效的、重复的、或与产品战略严重不符的需求，已被正式关闭。

2. 可视化流程

这个流程，必须是可视化的。在像 PingCode 或 Worktile 这样的工具中，可以非常容易地，将上述这些状态，配置为一个**看板（Kanban）**的列。

每一个新提交的需求，都会像一张卡片一样，自动地出现在“新提交”列。

产品经理的日常工作之一，就是定期地“清理”这一列，将卡片向右拖动到下一个状态列，或将其关闭。

整个团队和所有干系人，都可以通过访问这个看板，清晰地看到每一个想法的处理进度。

这个可视化的流程，正是产品经理工作流程中，需求管理环节的核心实践。

六、第五步：闭环“沟通”

最后，一个健康的、受人尊重的流程，必然是一个沟通闭环的流程。它不仅要高效地“处理”需求，更要人性化地“回应”提出者。

1. 自动化的状态反馈

当一个需求的状态发生变更时，其提出者，应该能够自动地、及时地，收到一条通知。现代化的协作工具，都能很好地支持这一点。例如，当产品经理将一个需求的状态，从“新提交”变更为“评估中”时，系统可以自动地向提出者，发送一封邮件或一条应用内通知：“感谢您的宝贵建议！您提出的‘XXXX’需求，产品经理已开始进行评估，我们会尽快与您同步后续结论。” 这种自动化的反馈，能够极大地提升提出者的“被尊重感”，并有效管理其后续的期望。

2. 拒绝的艺术

当一个需求，在经过评估后，被决定“拒绝”时，沟通的方式至关重要。一个冰冷的“已关闭”状态，会让提出者感到挫败和不被尊重。

一个专业的“守门人”，在关闭一个需求时，会附上一段简短、清晰、充满同理心的解释。例如：“非常感谢您提出的关于‘XX’功能的建议。经过我们团队的深入讨论，考虑到该功能与我们本年度‘聚焦核心业务、提升系统稳定性’的核心战略略有偏差，且其预估的开发成本较高，我们决定暂时不予采纳，但我们已将其归档到‘未来想法’库中。再次感谢您的思考和输入！”

这种**“有理有据、有情有义”的拒绝**，不仅不会打击提出者的积极性，反而会因为流程的透明和专业，而赢得他们更多的信任。

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常见问答 (FAQ)

Q1: 规范提交流程后，会不会打击大家提想法的积极性？

A1: 不会。恰恰相反，一个清晰、透明、有反馈的流程，会让提出者感到自己的想法被严肃、专业地对待，从而更愿意贡献有价值的、经过深思熟虑的建议。打击积极性的，是那些“石沉大海”、“毫无回音”的混乱流程。

Q2: 对于一些口头提出的、很有价值的想法，该怎么办？

A2: 听到后，应立即对提出者表示感谢，并礼貌地引导他：“这是一个非常棒的想法！为了确保它不被遗忘，并能得到我们团队的正式评估，麻烦您花两分钟时间，通过我们的需求提交通道，把它简单记录一下好吗？” 或者，征得对方同意后，由你代为录入。关键是，所有有价值的想法，都必须进入同一个“篮子”。

Q3: 谁应该拥有最终批准一个需求进入“需求池”的权力？

A3: 在提交流程的初级阶段，“进入需求池”的权力，通常由指定的“守门人”，即产品经理或产品负责人拥有。他/她负责的是“有效性”和“非重复性”的初步判断。而一个需求，是否能从“需求池”最终“晋升”到“开发待办列表”，则需要经过更复杂的、更高层级的优先级排序决策。

Q4: 这个提交流程适用于所有类型的需求吗（比如Bug）？

A4: 思想是相通的，但具体的流程和模板可以有所区别。例如，缺陷（Bug）的提交流程，通常需要一个独立的、更偏向于技术细节的模板，其中会包含“复现步骤”、“预期结果”、“实际结果”、“环境信息”等字段。但其“统一入口、标准化模板、清晰流程、闭环沟通”的核心原则，是完全一致的。