2025年主流13款文档管理系统测评（含免费）

本文将深入对比13款主流文档管理系统：1.PingCode 知识库； 2.亿方云； 3.泛微协同； 4.致远互联； 5.蓝凌； 6.坚果云； 7.石墨文档； 8.Teambition； 9.语雀等。

在数字化办公日益加速的2025年，企业对文档管理系统的需求已不再局限于“存放资料”，而是更注重安全性、协作效率、检索智能化以及性价比。一款合适的文档管理系统，不仅能帮助企业降低运营成本，还能提升团队的协同办公效率。
本文将针对2025年主流的13款文档管理系统进行全面测评，涵盖付费与免费版本，帮助你快速筛选出最适合自己企业的解决方案。

一、主流的文档管理系统测评

1.PingCode 知识库：国产头部知识文档系统

产品简介：PingCode 知识文档管理方案是一款在国内被广泛使用与推荐的企业知识库工具，聚焦“知识全生命周期”，通过结构化沉淀与高效协作，帮助团队将分散的资料转化为可复用的知识资产。整体上产品易于上手、功能成熟，并且在用户群体中口碑表现良好。

市场地位：在国产知识管理与文档协作类产品中处于行业前列，受到大量研发型企业的采用与关注。该产品曾入选 36氪年度口碑企服产品榜单，客户包括长城汽车、小红书、华夏基金等知名企业，应用场景丰富。

推荐适用人群：适合研发团队，尤其是需要让知识库与需求、测试、缺陷等研发环节打通的组织；也适用于对安全与合规要求较高的政府、金融和大型企业；此外，还支持团队搭建统一的 FAQ/帮助中心；对于正从 Confluence 等海外系统迁移到国产工具的企业，也具备较强的替代价值。

核心功能：

• 知识创作：提供组织、团队、个人多级知识空间及分级管理，可一键迁移他系统数据（如 Confluence）。编辑器支持图片、表格、代码块、Markdown 等，支持多人实时协作、即时保存，并具备 @同事、评论与互动功能。
• 知识共享：支持 PC/移动端同步，可发布 FAQ 与帮助文档作为企业对外支持窗口；内部可灵活按组织或个人共享页面/空间，权限可控。
• 知识沉淀：采用“知识空间 + 页面”的层级结构，便于规范化整理；支持内置与自定义模板，提升复用性与一致性。
• 安全管控：支持精细化权限、历史版本回溯与差异对比；通过 ISO27001、ISO9001 等安全认证，具备数据加密、审计日志与水印保护能力。

使用体验（中立测评）：上手成本不高，界面与交互符合国内用户习惯；结构化空间与模板功能降低了搭建门槛。协作体验顺畅，多人实时编辑与评论机制能减少沟通成本，适合跨部门或远程场景。权限模型清晰，历史版本易追溯，在避免误删和文档混乱方面效果显著。

集成与扩展能力：与 PingCode 研发全流程深度整合，文档可与需求、测试、缺陷等工作项关联，实现“文档—任务—交付”的闭环管理。支持对外发布与内部权限管理并行，适配多类服务与运营场景。部署方式灵活，覆盖 SaaS、公有云/私有化及定制化，并且与国产化和信创环境兼容。

价格：为 25 人及以下团队提供基础版本免费使用，同时支持 SaaS、私有化与定制化部署，覆盖不同规模与阶段的需求。与 Confluence 等海外竞品相比，价格约为其 30%-40%，整体性价比较高。

相对优势：相比常见痛点，PingCode 知识文档管理方案能统一沉淀与复用文档，一键迁移降低成本；与研发流程紧密结合，协作体验高效；同时兼容私有化与信创环境，并具备 ISO 认证与加密审计等企业级安全能力，上手快且服务完善。

总结：PingCode 知识文档管理方案在结构化沉淀、协同效率和安全合规方面具有明显优势，非常适合希望提升知识管理效率、并重视国产化与合规性的团队。

官方：https://sc.pingcode.com/0dcjk

2.亿方云：网盘型知识文档管理系统

产品简介：亿方云是一款定位于“大容量文件存储与协作”的企业级知识文档管理系统，属于网盘型知识文档方案。产品支持文档在线编辑、多端同步与安全共享，并内置 AI 文档助手与效率工具（如 PDF 转换、音频转文字），能够满足企业在海量文件处理与高效协同方面的需求。

市场地位：根据行业报告，亿方云位列“国企业云盘”第一梯队，累计服务企业用户超过 65 万家。其客户覆盖吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等超大型组织，产品性能和稳定性已经在大规模使用场景下得到验证。

推荐适用人群：更适合有大容量文件存储、跨组织同步和精细化权限治理需求的中大型企业；需要在 PC 和移动端保持高频协作的团队；对文件级安全和可追溯性要求较高的行业（如制造、地产、金融、教育等）；以及需要灵活部署方案（私有云/混合云/跨云）的组织。

核心功能：支持大容量文件存储与同步，Office/WPS 在线编辑，文件共享与外链管理，多设备访问与权限精细化管控。企业级的数据保护机制包括可审计操作日志、AI 文档助手以及效率工具（PDF 转换、音频转文字），整体提升文档流转与协作效率。

使用体验（中立测评）：在大文件与高并发场景下表现稳定，在线编辑与协作功能完善，上手门槛较低。配套的效率工具减少了文档格式处理和转化的时间，协作体验顺畅，能明显提升整体工作效率。

安全与合规：已通过 ISO 20000/27001、CSA、等保三级等多项认证。采用本地碎片化存储、三重备份与容灾机制，支持私有云、混合云、跨云等灵活部署方式。在技术实现上，使用行业级 AES-CTR-256 流式分块加密，上传即加密、存储再次加密，同时具备网银级安全和日志监控能力，确保操作可追踪、权限模型清晰。

优势：亿方云在大容量文件管理、跨端同步与在线编辑方面表现突出，结合 AI 工具与高等级安全合规能力，以及灵活的私有化与混合云部署模式，能够满足多种复杂业务场景下的企业需求。

总结：如果企业的核心诉求是“海量文件存储+在线协作+企业级安全合规”，并且需要灵活的私有化/混合云方案与完备的审计追踪机制，亿方云是值得重点考虑的网盘型知识文档管理产品。

官网：https://sc.pingcode.com/x9168

3.泛微协同：大型企业一体化协同办公平台

产品简介：泛微是一家主打“协同管理”理念的上市软件厂商，其核心产品 e-cology 平台是一个集成了知识管理、流程管理、门户管理、人事管理等模块的一体化办公系统（OA）。
推荐适用人群：对流程审批、多系统集成、组织精细化管理有复杂需求的，具备一定 IT 预算和实施能力的大中型企业、集团公司。
核心功能：强大的可视化流程引擎；自定义门户引擎；知识文档集中管理；与 SAP、用友等 ERP 系统深度集成；支持移动办公。
优点：产品成熟度高，在流程管理和系统集成方面表现强大，能够深入企业复杂的业务场景；平台化特性支持企业进行深度的二次开发和功能扩展；服务网络广泛，实施经验丰富。
总结：泛微协同的核心优势在于其强大的流程引擎和集成能力，它不仅仅是一个文档工具，更是帮助大型组织构建统一工作入口和业务流程枢纽的底层平台。它适合追求管理规范化、流程电子化和系统一体化的大型企业。

4.致远互联：主流的协同管理软件与服务提供商

产品简介：致远互联是国内协同管理软件领域的知名企业，提供从标准化的 A6、中端的 A8 到集团型 G6 等一系列协同办公（OA）产品，覆盖不同规模的企业需求。
推荐适用人群：各级政府机构、事业单位以及对组织管理、公文处理、流程审批有标准化需求的大中小型企业。
核心功能：公文管理模块完善；业务生成器（CAP）支持零代码构建应用；协同审批流程；知识社区与文档管理；支持云端和私有化部署。
优点：在政务领域市场占有率高，产品对公文处理等中国特色管理需求的理解深刻；产品线覆盖全面，能满足不同发展阶段企业的需求；开放的平台架构，支持伙伴进行业务定制。
总结：致远互联以其对国内企事业单位，特别是政府机构管理模式的深刻理解而著称。对于重视公文流转、审批合规性以及希望通过低代码平台快速构建业务应用的企业来说，致远是一个非常成熟和稳妥的选择。

5.蓝凌：领先的知识管理与协同平台

产品简介：蓝凌是一家以知识管理研究为背景的公司，其产品在知识管理领域具备深厚积累，并发展为集知识管理、流程管理、企业社区于一体的智慧协同平台，与钉钉深度捆绑。
推荐适用人群：重视知识沉淀与复用、希望构建学习型组织、深度使用钉钉生态的大中型企业。
核心功能：知识地图与知识库构建；企业知识社区；与钉钉深度融合的协同审批；费控、合同等多场景业务应用；MK-PaaS 低代码平台。
优点：在知识管理领域有非常专业的解决方案和理论基础；与钉钉的战略合作使其在移动办公和生态融合方面具备独特优势；产品体验和用户界面在传统 OA 厂商中表现突出。
总结：如果您的企业核心诉求是“知识赋能”，希望将分散在员工脑中和电脑里的隐性知识显性化、系统化，那么蓝凌的专业性将非常匹配。它尤其适合那些希望在钉钉上构建一体化工作平台的大中型企业。

6.坚果云：稳定可靠的企业级云盘

产品简介：坚果云是一款以“稳定可靠”和“高效同步”为核心特征的企业级云存储（网盘）产品，专注于提供文件同步、备份和共享服务。
推荐适用人群：对文件同步的即时性和多版本管理有高要求的团队和个人，如律师、设计师、科研人员，以及需要建立安全共享文件库的企业。
核心功能：增量同步技术；任意文件夹同步；文件版本历史回溯；精细的权限设置；支持 WebDAV 协议；跨平台客户端覆盖。
优点：文件同步速度快、稳定性高，在用户中有较好口碑；支持任意文件夹同步，不改变用户原有工作习惯；版本控制功能强大，能有效防止文件误删或误改。
总结：坚果云精准地切入了“文件同步”这一核心场景，并在这一点上表现突出。它不是一个复杂的协同平台，而是一个纯粹、稳定、可靠的文件“保险箱”和“同步器”。对于那些视文件安全与版本管理为核心需求的专业人士和团队，坚果云是值得信赖的选择。

7.石墨文档：中国版的在线协作 Office

产品简介：石墨文档是国内领先的云端 Office 软件，提供多人实时协作的文档、表格、幻灯片、表单等套件，以其简洁的设计和流畅的协作体验著称。
推荐适用人群：追求高效、实时内容协作的互联网团队、新媒体、教育机构，以及需要多人共同撰写和编辑文档的场景。
核心功能：毫秒级多人实时协作；划词评论与历史追溯；云端文档、表格、幻灯片套件；多层级文件夹管理；支持私有化部署。
优点：多人协作体验流畅自然，几乎无延迟；界面简洁美观，上手成本低；产品专注度高，在文档编辑与协作链路上打磨成熟。
总结：石墨文档解决了传统 Office 软件在协作上的痛点，让“一起写”像“面对面沟通”一样简单。对于把团队内容创作和实时沟通作为核心工作流的团队而言，石墨文档是能显著提升效率的工具。

8.Teambition：一站式项目协作与管理平台

产品简介：Teambition 是阿里巴巴旗下的一款项目协作工具，它将项目管理、任务协同、文档共享、日程安排等功能整合在一个平台，以项目为中心驱动团队协作。
推荐适用人群：需要项目化管理和任务跟踪的团队，如软件研发、市场营销、产品设计等，也适合中小企业的日常协作。
核心功能：任务看板（看板视图）；项目甘特图与路线图；文档库与在线编辑；日历与日程共享；丰富的项目模板。
优点：以“项目”和“任务”为核心，结构清晰，能有效推进落地；提供多种视图，满足不同管理风格需求；作为阿里系产品，与钉钉生态兼容度高。
总结：Teambition 的价值在于提供了以项目为导向的协作框架。它不仅仅是文档工具，更是把文档、任务、日程、讨论围绕共同目标组织起来的工作空间。对于目标明确、需要进度跟踪的团队来说，它是一个值得选择的平台。

9.语雀：专业的云端知识库
产品简介：语雀是蚂蚁集团孵化的一款“知识创作与管理工具”，以知识库为核心组织形式，提供强大的编辑器和结构化的管理方式，帮助团队和个人建立清晰有序的知识体系。
推荐适用人群：对知识沉淀、技术文档撰写、团队规范制定有高要求的团队，如产研团队、教育机构、咨询公司及专业知识工作者。
核心功能：功能强大的自研编辑器，支持插入多种内容块；结构化知识库管理；目录与大纲视图；团队空间与权限控制；画板与资源库。
优点：编辑器功能强大且体验优异，适合撰写结构化长文；知识库组织形式有助于构建系统化知识体系；产品设计优雅，阅读体验佳。
总结：与传统文档工具不同，语雀采用“知识库”逻辑，鼓励用户进行结构化、体系化创作。它不仅是记录工具，更是帮助思考、沉淀和传承知识的平台。特别适合对文档质量和结构要求较高的专业团队。

10.FlowUs：新一代块编辑器知识管理工具

产品简介：FlowUs 是一款集文档、多维表、文件夹于一体的块编辑器信息管理工具，用户可以通过拖拽内容块（Block）的方式，像搭积木一样创建个性化的笔记、知识库和数据库。
推荐适用人群：追求灵活性、希望打造个性化信息管理系统（PIM）的个人用户，以及需要定制项目看板、Wiki、数据库的中小团队。
核心功能：万物皆“块”的编辑器；多维表格功能（类数据库）；页面嵌套与双向链接；文件夹与页面混合的组织形式；丰富的模板中心。
优点：自由度高，可满足差异化的信息组织需求；多维表功能强大，将非结构化文档与结构化数据结合；产品迭代快，社区活跃。
总结：FlowUs 的魅力在于其灵活性，它突破了传统文档的线性限制。对于喜欢探索和个性化构建工作流的用户和小团队，FlowUs 提供了一个富有创造力的空间。

11.Notion：All-in-one 全能工作空间

产品简介：Notion 是一款将笔记、知识库、数据库、任务管理等功能融为一体的现象级应用。基于块编辑器与灵活的数据库功能，用户可以创建高度定制化的工作区。
推荐适用人群：适合学生、个人知识工作者，以及需要构建团队 Wiki、项目管理系统、CRM 的初创公司和大型企业部门。
核心功能：灵活的块编辑器；数据库功能（多种视图）；页面双向链接与关联；模板系统；开放的 API 生态。
优点：灵活性和集成度高，实现了“All-in-one”；数据库功能强大，能以可视化方式管理结构化数据；拥有活跃的用户社区和丰富模板资源。
总结：Notion 不只是工具，更是一个平台。它结合极简设计与高度自由，赋能用户打造个性化系统。对于注重效率和创造力的用户而言，Notion 已成为不可或缺的选择。

12.SharePoint：微软生态下的企业内容管理基石

产品简介：SharePoint 是微软出品的企业内容管理与协作平台，深度集成于 Microsoft 365 生态系统，用于构建企业内网、团队站点、文档库和自动化流程。
推荐适用人群：深度使用微软技术栈（如 Windows Server, Office 365, Teams）的大中型企业，尤其是对合规、安全和 IT 管控有严格需求的组织。
核心功能：企业门户网站；团队协作站点与文档库；与 Office 文档无缝集成；基于 Power Automate 的工作流；内容搜索；版本控制与权限管理。
优点：与 Microsoft 365 的集成是最大优势，提供无缝体验；功能广度与深度兼具，满足大型企业复杂 IT 管理；安全与合规功能完善，符合审计要求。
总结：SharePoint 的价值在于作为微软生产力生态的底层内容服务，能发挥更大作用。对于已经使用微软生态并需要一个强大、安全的中央内容平台的企业，SharePoint 依然是标杆。

13.DocuWare：强大的文档管理与工作流自动化平台

产品简介：DocuWare 是一款源自德国的、全球知名的文档管理和工作流自动化软件解决方案，旨在帮助组织实现业务流程的数字化，将纸质文档和电子文件转化为可控、可用、安全的数字资产。

推荐适用人群：希望摆脱纸质办公、优化应付账款、人事招聘等特定业务流程的中小型企业，以及大型企业中需要实现部门级流程自动化的团队（如财务、人力资源、法务部）。

核心功能：支持从扫描仪、邮件、移动设备等多渠道捕获文档；基于AI的智能索引技术（Intelligent Indexing），可自动识别和分类文档内容；符合安全合规的电子归档；强大的可视化工作流设计器；与ERP、CRM等第三方系统的集成能力。

优点：工作流自动化是其核心优势，能显著提升业务处理效率，减少人工错误；智能索引功能强大，能自动读取文档关键信息，极大减轻了数据录入工作量；提供云版本（Cloud）和本地部署（On-Premise）两种方案，满足不同企业的安全与IT策略需求；产品成熟度高，在全球市场拥有广泛的客户案例和合作伙伴网络。

总结：DocuWare 的核心价值在于将文档管理与业务流程自动化深度融合。它不仅仅是一个安全的数字文件柜，更是一个能优化和加速企业核心业务流程的引擎。对于那些希望从繁琐的、基于纸张的流程中解放出来，迈向真正数字化运营的企业而言，DocuWare 提供了一个功能全面且高度成熟的解决方案。

二、什么是文档管理系统？

文档管理系统，通常被称为DMS，远不止是一个简单的“企业网盘”。 它是一个专门用于捕获、存储、管理、追踪和检索企业所有电子文档和数字资产的软件解决方案。这个系统覆盖了文件从创建、审批、分发、修改到最终归档或销毁的整个生命周期。

一个设计精良的文档管理系统能够有效整合企业内部的非结构化数据，如合同、报告、图纸、邮件等，将它们转化为可控、可查、可用的知识资本。它更像是一个智能的中央知识库，而非杂乱无章的文件堆放处，旨在解决信息孤岛问题，让正确的人在第一时间获取到准确的信息。

三、企业为何需要文档管理系统？

在没有专业系统支持的情况下，企业往往依赖邮箱、聊天软件或网盘来传输和存储文件。这种方式短期内看似方便，但随着企业规模扩大，文件重复、版本混乱、权限失控等问题会不断加剧。员工花费大量时间寻找资料，管理者则担心敏感信息被随意泄露，这不仅影响工作效率，也给合规审计带来巨大压力。DMS的存在，就是为了从根本上解决这些痛点，让文档真正成为企业的“知识资产”。

通过引入文档管理系统，企业能够建立统一的文档库，实现跨部门、跨地区的高效协作。审批流功能可以替代线下签字流转，缩短业务周期；权限控制则能严格限制谁可以查看、修改或下载文件。对于需要符合ISO认证、金融监管、数据保护法等合规要求的企业来说，DMS不仅是效率工具，更是“合规保障”。这也是为什么越来越多的组织将它视为企业管理体系中的必备基础设施。

四、文档管理系统的核心功能

成熟的文档管理系统往往集成了多种功能模块，确保用户在日常工作中能高效地“存、管、用”文档。首先是文档集中存储，所有文件统一保存于安全的数据库或云端空间，避免了分散存放带来的混乱。其次是智能搜索与OCR识别，即使是扫描件也能通过文字识别技术实现快速定位，大幅减少了查找文件的时间成本。

另一个核心功能是版本控制与权限管理。在多人协作环境中，系统会自动保留每一次修改记录，确保文件的历史版本随时可查。权限分配则让不同角色的人拥有差异化的访问和操作权利，最大限度降低信息泄露风险。审批流与消息提醒功能更是实现了业务流程与文档流的结合，帮助企业真正打破信息孤岛。

五、如何选择合适的文档管理系统？

市场上的DMS产品种类繁多，从轻量级的云端服务到高度定制化的本地部署方案，应有尽有。企业在选择时，需要结合自身业务需求、预算和技术环境进行评估。对于中小企业而言，通常更注重上手快、价格合理、支持移动端访问等特性；而大型企业则更强调可扩展性、安全性、与现有ERP或CRM系统的集成能力。

除了功能需求，还应关注服务商的可靠性与后续支持。一个合适的系统不仅要满足当下的文件管理需求，还要能随着企业规模扩大而平稳升级。在制定“文档管理系统选型指南”时，建议企业至少从安全性、兼容性、可扩展性和服务能力四个维度进行深入比较，以避免系统在未来成为发展的瓶颈。

六、文档管理系统的收费模式

目前主流的DMS收费模式包括按用户数订阅、按存储容量计费、一次性买断授权等。订阅制（SaaS模式）因前期投入低、升级维护方便而受到中小企业青睐，用户可以根据实际规模灵活增加或减少账户数。存储容量计费模式则更适合文件量大、访问频繁的企业，因为它能让成本和使用量成比例匹配。

对于大型集团或涉及敏感数据的组织，通常会选择私有化部署和一次性授权购买。这种方式虽然初期投入较高，但后期使用不受限制，安全性和自主性也更有保障。在“DMS收费模式对比”中，企业应当不仅考虑单一价格，还要计算长期总成本，包括升级、扩展和培训的隐性费用。

七、 成功实施文档管理系统的步骤

实施文档管理系统并非一蹴而就，而是一个需要战略规划和分阶段落地的过程。企业应先进行需求调研，梳理现有文档类型和管理流程，明确哪些场景最迫切需要系统支持。随后，要合理设计权限体系和业务流程，将系统功能与企业日常操作紧密结合，避免“有系统但没人用”的尴尬局面。

在落地阶段，通常建议采取试点-优化-推广的方式。先在某个部门小范围试点，收集用户反馈并不断调整，再逐步推广到全公司范围。同时，必须重视员工培训与使用习惯的培养。只有当DMS真正融入日常工作，形成依赖与习惯时，它才能发挥出“企业文档数字化管理平台”的最大价值。

总结

在挑选文档管理系统时，没有绝对的“最好”，只有最契合企业现状与发展阶段的工具。如果你是中小企业，可以优先考虑免费或轻量级方案；而对于大型企业，则更需要功能全面、权限管理严格、并能与现有系统深度集成的平台。希望本文的测评能为你的决策提供参考，让企业在2025年数字化管理的道路上走得更高效、更安全。

常见问题解答 (FAQ)

Q1：文档管理系统和网盘有什么区别？
A：网盘主要提供文件的存储与分享，而DMS更强调权限控制、流程审批、版本追踪与合规性管理。它是为企业设计的系统化工具，而不是单纯的文件仓库。

Q2：部署一套DMS系统需要多久？
A：时间因规模而异。中小企业一般只需几周即可完成上线，而大型企业涉及系统集成、数据迁移和权限梳理，可能需要数月才能全面落地。

Q3：文档管理系统能否与ERP或CRM集成？
A：多数专业DMS都支持API接口或插件，能够无缝对接ERP、CRM、OA等系统，实现业务流与文档流的一体化管理。

Q4：文档管理系统的数据安全吗？
A：主流厂商通常具备多重安全措施，如数据加密、访问权限分级、日志追踪与异地备份。企业还可以根据自身行业特点选择云端部署或本地化部署，以满足不同的合规与安全需求。