企业内部主流使用的10款知识库管理软件

本文分享了10款好用的知识库管理软件，包括：PingCode、亿方云、蓝凌项目管理平台、Confluence、Zoho Projects、Notion、简道云、Airtable、Freedcamp、OpenProject

进入 2025 年，企业面临的信息量激增与远程协作常态化，使得“知识沉淀—共享—复用”闭环成为核心竞争力。优秀的知识库管理软件不仅要支持精准全文检索、版本回溯与细粒度权限，还需与即时通讯、办公套件及流程系统无缝联动，确保知识在正确的场景中被及时调用。本文聚焦十款在企业内部广泛使用的知识库管理平台，以检索效率、协作流畅度、结构化输出能力、权限安全与生态扩展五大维度为坐标，帮助信息技术负责人与团队管理者快速勾勒出适配自身业务节奏的选型路径。

一、推荐10款主流知识库管理软件

1. PingCode

PingCode 国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单。长城汽车、小红书、华夏基金都是其用户。

PingCode 被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具核心功能包括多人在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面。支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；AI助手等。

这款产品在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。

但其缺点在于：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。

【官方地址：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是网盘类的知识文档管理系统，曾一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。

【官方地址：https://sc.pingcode.com/az69d】

3、蓝凌项目管理平台

蓝凌项目管理平台在企业内部常被用于制度文件、业务资料和经验知识的集中管理，是不少组织构建内部知识库的重要工具之一。它通常以组织架构和业务流程为基础，对知识内容进行分层管理，使文档能够与部门、角色和流程形成清晰对应关系。
在知识管理过程中，蓝凌强调规范性和统一性。文档从创建、审核到发布和归档，能够形成较为完整的管理路径，有助于企业对重要知识进行集中沉淀。通过权限体系，不同岗位的员工可以在合适范围内访问和维护知识内容。
整体来看，蓝凌项目管理平台适合重视组织治理和制度沉淀的企业。它不仅关注知识的存储，也强调知识在企业内部长期使用和传承中的价值。

4、Confluence

Confluence 是一款以团队协作和知识沉淀为核心的知识库管理工具，在企业内部常被用于项目文档、技术资料和内部规范的集中管理。它通过页面化结构，让知识内容能够围绕主题不断补充和完善。
在实际使用中，Confluence 支持多人协作编辑、评论和版本记录，使知识内容在讨论中逐步优化。不同团队可以建立各自的知识空间，在保持独立性的同时也便于统一检索。
总体而言，Confluence 适合知识密集型团队和跨部门协作场景。它通过持续协作机制，帮助企业将分散的信息转化为可复用的知识资产。

5、Zoho Projects

Zoho Projects 在企业内部不仅被用于项目管理，也常作为知识文档和过程资料的集中管理平台。它通过项目和任务结构，将相关文档、说明和经验内容统一存放，使知识与具体工作场景紧密结合。
在知识库使用场景中，Zoho Projects 支持将文件与任务、阶段进行关联，方便成员在执行过程中随时查阅相关资料。这种方式有助于将知识从“静态存储”转变为“过程支持”，提升知识的实际使用频率。
综合来看，Zoho Projects 适合希望在项目推进过程中同步沉淀知识的企业。它通过项目视角，为知识管理提供清晰的上下文。

6、Notion

Notion 是一款以灵活结构和多用途著称的知识库管理工具，常被企业用于内部知识整理、项目文档和团队协作空间建设。它通过页面与数据库组合方式，让知识内容可以按多种维度进行组织。
在企业内部使用中，Notion 支持多人协作编辑和权限管理，使团队能够围绕同一知识库持续补充内容。知识可以与任务、项目或数据表关联，提升信息的可理解性和可查找性。
总体来看，Notion 适合追求灵活性和高度定制化知识结构的团队。它为企业构建内部知识库提供了较大的设计空间。

7、简道云

简道云是一款以灵活配置能力见长的管理平台，在企业内部常被用于知识文档、业务资料和经验内容的统一管理。它通过表单、流程和数据视图，将知识管理与业务场景结合。
在知识库建设中，简道云 支持对内容进行结构化管理，使知识不仅以文档形式存在，也可以作为业务数据被持续使用。流程和权限设置有助于保障知识内容的规范性。
整体而言，简道云 适合需要将知识管理与业务流程深度结合的企业。它通过可配置方式，为不同部门构建贴合实际的知识库体系。

8、Airtable

Airtable 是一款结合数据库与文档管理特点的工具，在企业内部常被用于构建结构化知识库。它通过表格形式组织内容，并支持多种视图展示。
在知识管理场景中，Airtable 可以将文档、分类字段和关联信息整合在一起，使知识内容不仅可阅读，也便于筛选和整理。多人协作能力支持团队共同维护知识体系。
总体而言，Airtable 适合重视结构化和数据化管理的企业。它为知识库建设提供了清晰且灵活的组织方式。

9、Freedcamp

Freedcamp 是一款集项目协作与文档管理于一体的工具，在企业内部常被用于项目资料、流程说明和团队知识的集中整理。它通过项目空间的形式，将文档、讨论和任务信息统一管理，使知识内容具备明确的使用场景和上下文。
在知识库管理方面，Freedcamp 支持在项目或主题下集中存放文档和说明材料，团队成员可以围绕具体项目持续补充和维护相关内容。文档内容与执行过程并行沉淀，有助于企业在项目结束后保留完整的知识记录，方便后续查阅和复用。
整体来看，Freedcamp 适合希望在项目协作过程中同步构建知识库的企业。它通过项目化方式组织知识内容，使内部文档不脱离实际工作，为企业知识积累提供稳定载体。

10、OpenProject

OpenProject 是一款支持项目协作和文档管理的工具，也可用于企业内部知识库建设。它将文档与项目结构结合，使知识内容始终具备明确的业务背景。
在知识管理方面，OpenProject 支持文档集中管理和协作维护，使团队能够在项目推进过程中同步沉淀知识。结构化方式有助于长期保存和复用。
总体而言，OpenProject 适合希望将项目管理与知识库结合的企业。它通过项目视角，为知识管理提供清晰上下文。nProject 支持文档集中管理和协作维护，使团队能够在项目推进过程中同步沉淀知识。结构化管理方式有助于长期保存和复用。
总体而言，OpenProject 适合希望将项目管理与知识库结合的企业。它通过项目视角，为知识管理提供清晰上下文。

二、企业内部为什么需要专业的知识库管理软件

在信息密集型组织中，知识已经成为企业最重要的隐性资产之一。如果缺乏统一的知识库管理软件，制度文件、经验方法、业务资料往往分散在个人电脑、聊天工具或不同系统中，不仅查找困难，还容易因人员流动而流失。专业的知识库管理软件通过集中存储与结构化管理，帮助企业将零散信息转化为可持续复用的组织知识。

另一方面，企业规模扩大后，对知识沉淀和传承的需求显著提升。知识库管理软件不仅提升查找效率，还能通过权限管理、版本控制和协作编辑，确保知识内容长期有效且安全可控。这类系统已经从“文档存放工具”升级为支撑企业学习、协作和决策的重要基础设施。

三、知识库管理软件在企业中的主要应用场景

在实际应用中，知识库管理软件最常见的场景是内部资料统一管理与查询。包括公司制度、流程规范、产品文档、技术方案等内容，员工可以通过搜索或分类快速获取所需信息，大幅减少重复询问和人工传递成本，提高整体工作效率。

此外，知识库管理软件在新员工培训和经验复用方面作用尤为突出。通过沉淀标准操作流程、常见问题解答和项目经验总结，新员工能够更快熟悉业务，老员工的经验也得以持续传承。对于跨部门协作频繁的企业而言，知识库已成为连接不同岗位的重要信息枢纽。

四、企业内部常见的知识管理痛点有哪些

许多企业在知识管理过程中，普遍面临知识分散、难以检索的问题。资料存放位置不统一，命名混乱，缺乏清晰分类，即使内容存在，也很难被快速找到，导致员工重复劳动，影响工作效率和决策质量。

同时，知识更新与维护机制缺失也是常见痛点。部分内容长期无人维护，版本混乱，甚至出现信息过期却仍被使用的情况。再加上权限不清、责任不明，企业很难对知识进行有效治理。通过引入专业的知识库管理软件，企业才能系统性解决这些问题，实现知识的持续沉淀与高效利用。

总结

通过对这十款知识库管理软件在搜索精准度、协作体验、权限细腻度、结构化呈现与系统整合深度等方面的对比可以看出，功能覆盖面广且能形成全流程闭环的平台最适合追求组织级知识治理的大中型企业；界面简洁、易于上手的工具则能帮助小型团队迅速建立统一知识门户并提升信息共享效率；而支持本地部署、接口开放且可深度定制的系统，则为对数据主权和行业合规有更高要求的组织提供了持久动力。唯有结合规模、管理成熟度与行业特性进行精准匹配，知识库管理软件才能真正成为激活组织智慧、促进持续创新的关键引擎。

常见问答

1.企业为什么需要专门的知识库管理软件？

答：随着企业规模扩大，知识分散在个人电脑、聊天工具和零散文档中，极易造成重复劳动和经验流失。知识库管理软件可以集中沉淀企业经验、流程和规范，让知识可查、可复用、可传承。

2.知识库管理软件更适合哪些部门优先使用？

答：通常研发、客服、售前、运维、人力资源等部门最先受益。这些部门对文档标准化、经验复用和快速检索依赖度高，使用知识库后可以明显提升响应速度和专业度。

3.企业内部知识库是否需要严格的权限管理？

答：非常有必要。企业知识往往涉及业务机密和内部流程，主流知识库管理软件通常支持按部门、角色或成员设置查看和编辑权限，在保障信息安全的同时兼顾协作效率。

4.在对比10款主流知识库管理软件时，搜索能力重要吗？

答：搜索能力是衡量知识库“好不好用”的关键指标。优秀的知识库应支持全文检索、标签筛选和权限内精准搜索，否则即便内容再多，也难以真正被员工高频使用。

5.企业知识库内容应该如何持续维护和更新？

答：建议建立统一的内容规范和责任人机制，例如按模块指定维护人，并结合版本记录和更新时间提示，避免内容长期无人维护而失效，确保知识库始终保持可用性。