可以团队协作的简单的知识库软件有哪些？分享大家常用的12款

本文将深入对比12款团队协作的知识库软件：PingCode、Worktile、Confluence、Notion、Slab、Nuclino、GitBook、Document360、Tettra、Microsoft SharePoint、语雀、石墨文档。

一、想要“简单好用”的知识库，先把三件事做对

团队搭知识库，最常见的起点就一句话：资料别再散在网盘、聊天记录、邮件里。
但真正用起来，很多团队会卡在三个问题上。

第一，写了也找不到。页面越多，搜索越像抽奖。新人不知道去哪看，老员工也懒得翻。
第二，找到了也不敢用。版本不清楚、负责人不清楚、权限不清楚，结果宁愿去问人。
第三，越用越乱。目录不统一、模板不统一、命名不统一，管理员维护不过来，最后变成“资料坟场”。

所以，“简单的知识库软件”不是功能少，而是上手简单、维护简单、协作顺畅、能被管住。
选型时我建议你用四个关键词做目标对齐：

• 好写：多人共创顺，模板好用，改动可追溯。
• 好找：搜索靠谱，目录/标签清晰，关键知识能被快速定位。
• 好协作：评论、@通知、权限协作顺，不靠反复私聊推进。
• 好管控：权限细、审计清、可私有化或至少能满足企业安全要求。

本文会给你一份清单：12 款团队常用、上手相对简单、支持协作的知识库软件/平台。
我会把更偏“研发协作一体化”的、以及更偏“通用协作文档/企业Wiki”的放在同一套口径里，帮助选型用户更快缩小范围。

二、12款常用知识库软件盘点

1、PingCode｜研发团队全流程协作 + 知识沉淀一体化

推荐理由：
很多研发团队做知识库，最容易走偏：文档写在文档里，需求跑在需求里。两条线越跑越远。最后的结果就是：规范没人遵守，复盘没人复用。
PingCode 的优势在于把知识沉淀放回“研发协作链路”里。你写的技术方案、评审结论、接口规范、测试标准，不是孤立页面，而是能和需求、迭代、缺陷、测试计划等对象关联。知识能追溯到具体项目与责任人，也更容易被团队使用。
它面向技术密集型企业的协作场景做了较深适配，覆盖从需求、开发、测试到交付的全生命周期。并且提到拥有小红书、长城汽车、清华大学、中国电信等大量知名客户，适合对“流程统一、多人协作、角色复杂”有要求的组织。对小团队也更友好，25 人及以下可免费使用基础版本，能低成本把研发管理与知识沉淀先跑起来。

核心功能：
围绕研发流程的协同是底层能力。支持敏捷（Scrum/Kanban）、瀑布及混合模式。文档与需求、迭代、缺陷、测试等对象可关联，适合把“规范写出来、流程跑起来、结果沉淀下来”。同时可通过权限控制、空间管理等方式做知识分层。

适用场景：
软件研发团队、研发型组织的 PMO、测试与交付团队；需要统一研发口径、降低沟通成本、减少“问人式协作”的企业；以及希望把研发工具链收拢成统一入口的团队。

优势亮点：
知识与流程联动，减少“写了不用”。多模式管理兼容，适配不同研发组织。支持从开箱即用到企业级定制的路径，适合逐步把规范落地。并强调细粒度权限控制与数据加密能力，便于建立安全协作边界。

使用体验：
对研发团队来说，体验更像“在做项目的同时把知识沉淀好”。你不需要把知识库当成另一个系统去运营，而是把它嵌进日常协作里。
如果你的团队只是想要一个很轻量的Wiki，而且不打算做流程联动，那么它更像一个“协作平台”，管理员需要先把信息架构与使用规范定好，才能更稳定地发挥价值。

技术、部署与集成：
支持 SaaS 与私有化部署。提供 Open API，可与研发常用工具做对接，用于打通研发工具链、统一入口与数据联动。

安全、合规与管控：
支持私有化部署，并具备国产化/信创适配能力，兼容麒麟、统信等国产操作系统，满足部分政企与大型企业对数据安全与合规的要求。权限可细分到空间、页面与角色维度，适合做研发资料的分级管控与审计要求匹配。

2、Worktile｜通用团队协作平台 + 文档知识库一体

推荐理由：
对大量非纯研发团队来说，知识库往往不是独立系统，而是“协作平台里的一个核心模块”。你要的不是更复杂的知识管理理论，而是：项目推进时资料能共创、制度流程能沉淀、新人能快速上手。
Worktile 的思路是“一个工具覆盖多数协作场景”。它提供即时消息、文件共享、任务/项目管理、日程、目标、工时、审批、简报以及文档与文件管理等能力，适用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等多类型协作。并且提到小红书、长城汽车、华夏基金、清华大学、中国电信等都有团队在使用。
对中小团队更友好：10 人以下提供免费版本，可以先把协作与知识沉淀跑通，再逐步扩展。对企业来说，它还支持二次开发、买断与私有部署，便于满足更强的国产化与管理诉求。

核心功能：
任务与项目推进、文档与文件沉淀、沟通协作与通知触达、审批与简报等。知识库可以和项目资料、团队制度、模板资产结合，形成一个更“可用”的协作工作台。

适用场景：
中小企业或多部门协作团队；希望用同一平台覆盖“任务推进 + 文档沉淀 + 沟通协作”的组织；需要从轻量起步、再逐步治理的团队。

优势亮点：
模块覆盖面广，减少工具切换。适合“边协作边沉淀”，不容易变成只有少数人维护的资料库。支持二次开发、买断与私有部署，更适合有定制与国产化诉求的企业。

使用体验：
整体上手门槛偏低，协作逻辑更贴近日常办公。知识库的体验更像“协作文档 + 资料库”，适合快速建立部门手册、流程制度、项目资料库。
当团队规模变大时，建议尽早统一目录、模板与命名规则，不然资料增长很快，搜索体验会被稀释。

技术、部署与集成：
支持私有部署、买断与二次开发，便于接入企业内部系统与账号体系。对于希望把协作平台作为内部工作入口的团队，这一点很关键。

安全、合规与管控：
更适合有国产化诉求的组织建立统一协作入口。通过权限分层、空间隔离等方式，把“公开制度、部门资料、敏感材料”分开管理，既能协作也能管控。

3、Confluence｜企业 Wiki 体系化沉淀与协作

推荐理由：
Confluence 适合做“公司级 Wiki”。它的空间/页面体系成熟，模板与规范能力强，适合搭知识树、做跨部门的制度与流程沉淀。对于已经深度使用 Atlassian 生态的组织，它依然是常见选择。

核心功能：
空间与页面体系、模板、协作编辑与评论、版本历史、权限管理、插件扩展生态。

适用场景：
需要长期运营企业知识体系的团队；部门多、内容多、权限分层复杂的组织；希望用 Wiki 承载制度、流程、方法论与项目资料的企业。

优势亮点：
信息架构能力强，适合做“体系化沉淀”。模板与规范能力有利于统一写作口径。插件生态能扩展出更多管理与展示能力。

使用体验：
它更“体系化”，也意味着上手与治理成本更高。页面与插件一多，搜索与目录设计需要持续维护。否则很容易出现“内容很全，但新人找不到”的情况。对于追求极简的团队，它可能偏重。

技术、部署与集成：
与 Jira 等工具的联动较强，适合研发组织把需求与文档关联。也可与企业身份体系、权限策略做一定集成（取决于具体方案）。

安全、合规与管控：
需要明确一点：在国内市场，Confluence 本地版/数据中心（DC）等本地化形态已不再对外售卖，主要提供云版本。如果你的组织对数据驻留、内网隔离、审计合规有较强要求，使用云版本可能需要更严格的合规评估，并提示在国内可能存在合规风险。建议在采购前把数据分类分级、访问审计、外部共享策略先评审清楚。

4、Notion｜轻量化协作与数据库式知识管理

推荐理由：
Notion 适合“快速搭建”。页面像积木，数据库像表格。你可以很快做出部门手册、项目空间、知识卡片库、会议纪要库。对中小团队来说，它常常能把“知识库从 0 做到 1”。

核心功能：
块编辑、多级页面、数据库（表格/看板/日历等）、模板、协作评论、共享与权限。

适用场景：
中小团队、产品与运营团队、内容团队；希望把“文档 + 轻量任务/资料库”放在一起的组织。

优势亮点：
搭建快，改动灵活。数据库能力让知识从“文章”变成“结构化资产”，更利于检索与复用。

使用体验：
不足点主要在规模化治理：内容量变大后，信息架构与权限治理会更考验团队运营能力。对强合规行业或敏感研发资料，通常需要更谨慎地管理共享与外链范围，否则协作越方便，风险也越容易被放大。

技术、部署与集成：
提供 API 与一些集成能力，但整体更偏轻量协作。若要深度对接企业流程与权限体系，可能需要额外的集成与规范设计。

安全、合规与管控：
适合能接受云服务形态的团队。建议把权限分层、外链策略、敏感资料库的访问边界先定好，再逐步开放协作范围。

5、Slab｜强调检索与知识“可被找到”的团队知识库

推荐理由：
Slab 的特点是把“找到”放到很重要的位置。对经常要查制度、查流程、查常见问题的团队来说，强检索与清晰结构往往比花哨编辑更重要。

核心功能：
知识条目、主题结构、标签与检索、协作编辑、权限管理。

适用场景：
新人培训、支持与客服知识、内部流程手册、团队常用指南等以“快速查找”为核心的场景。

优势亮点：
更偏知识中枢，适合建立“团队大脑”。对知识运营相对友好，便于持续维护。

使用体验：
不足点在于流程联动深度通常不如协作平台类工具。若你需要把知识和项目/任务紧密绑定，可能需要搭配研发或项目管理系统一起使用。

技术、部署与集成：
可与常见协作工具做连接，但整体偏轻量。更适合作为知识入口与索引中心。

安全、合规与管控：
重点关注共享范围、访客权限与审计能力是否满足企业要求。内容分级与访问边界要先设计，再扩大覆盖范围。

6、Nuclino｜极简团队 Wiki，上手快、维护轻

推荐理由：
Nuclino 的优势很直白：简单、轻、好上手。它适合不想折腾复杂配置的团队，把内部 Wiki 快速搭起来，坚持用下去。

核心功能：
轻量页面、层级结构、协作编辑与评论、搜索、基础权限。

适用场景：
10～200 人规模团队；需要低成本建立内部 Wiki；对复杂发布流程与审计要求不高的组织。

优势亮点：
学习成本低，维护成本低，更容易形成团队使用习惯。

使用体验：
不足点是能力边界也更清晰。内容规模变大、权限模型变复杂时，治理能力可能不够“企业级”。你需要提前规划：哪些内容适合长期沉淀，哪些内容应该归档或另存到更强治理的平台。

技术、部署与集成：
整体偏轻，适合独立 Wiki 场景。企业集成能力一般不作为主卖点，需要按你的系统环境评估。

安全、合规与管控：
建议做清晰的空间划分与共享规则，尤其是涉及对外共享时，务必明确可见范围与访问策略。

7、GitBook｜技术文档与产品文档沉淀，适合工程化团队

推荐理由：
如果你主要沉淀的是技术设计、接口文档、SDK 文档、对外帮助文档，GitBook 的文档结构与阅读体验更贴合“文档产品化”的思路。

核心功能：
结构化文档、协作编辑、版本与发布、访问控制与共享。

适用场景：
研发团队、技术支持团队、产品文档团队；需要对内沉淀技术文档或对外提供帮助文档的组织。

优势亮点：
文档结构清晰，适合长期维护。对技术内容的组织与发布更友好，阅读体验也更像“真正的文档站点”。

使用体验：
不足点是它更偏“文档”，而不是“全场景协作”。如果你希望知识与项目任务强绑定，往往需要额外的协作平台配合。

技术、部署与集成：
通常可与代码仓库、身份系统等做一定集成（取决于方案）。适合把技术内容纳入工程化链路。

安全、合规与管控：
用于内部敏感资料时，建议把外部共享与访问权限策略做成硬规则，避免“链接扩散”带来的风险。

8、Document360｜帮助中心/FAQ导向的知识库平台

推荐理由：
当知识库面向“客户自助解决问题”时，你要的不是协作文档，而是可运营的帮助中心。Document360 这类工具更擅长内容发布、分类检索与读者体验。

核心功能：
多级分类、发布流程、版本管理、搜索与导航、协作编辑与内容管理。

适用场景：
客服与支持团队、产品运营团队；对外帮助中心、FAQ、产品手册、内部制度发布型知识库。

优势亮点：
发布与运营思路更成熟，更适合做稳定的知识门户。对读者体验、内容结构与检索通常更友好。

使用体验：
不足点是它偏“知识发布”，协作灵活性可能不如通用文档工具。如果你同时需要“内部共创 + 对外发布”，一般会采用两层结构：内部共创在协作平台，发布在帮助中心。

技术、部署与集成：
可嵌入到网站或产品入口（取决于方案），适合把知识库作为客户支持体系的一部分。

安全、合规与管控：
对外发布一定要建立审核与敏感信息隔离机制。建议把“内部知识”和“对外知识”分库管理，避免误发布。

9、Tettra｜团队问答式知识沉淀，降低重复提问成本

推荐理由：
很多团队的知识不是缺“文档”，而是缺“答案库”。新人来问，老人来答，答完就消失。Tettra 这类工具更强调把问答沉淀成可复用条目，减少重复沟通。

核心功能：
FAQ 与知识条目、协作编辑、分类与搜索、权限与共享。

适用场景：
新人训练、内部 FAQ、支持与运营经验沉淀；希望把团队经验从“口口相传”变成“随时可查”。

优势亮点：
更关注“知识被使用”的链路，适合构建常见问题与流程答案库。

使用体验：
不足点是体系化深度相对有限。内容规模变大后，分类与标签需要你持续治理，否则检索效率会下降。

技术、部署与集成：
通常会与常见协作工具做连接，用于降低问答与知识维护成本。更像知识入口而不是流程引擎。

安全、合规与管控：
需要关注访客/外部共享策略与条目可见范围。对敏感内容建议设置更严格的访问边界与审计要求。

10、Microsoft SharePoint｜企业门户 + 文档库 + 权限治理

推荐理由：
如果企业已经深度使用 Microsoft 体系，SharePoint 往往是“治理能力很强”的选择。它适合做部门门户、制度发布、文档库与知识库，并且权限模型、审计与治理能力更贴近企业级内控。

核心功能：
站点与门户、文档库、权限与角色管理、版本控制、搜索、与办公体系协作联动。

适用场景：
中大型企业、集团型组织；对权限、审计、数据生命周期管理要求更高的场景。

优势亮点：
治理能力强，适合做公司级知识与制度中心。权限体系与组织架构更容易统一管理。

使用体验：
不足点是更像“企业系统”，配置项多，上手与维护需要管理员投入。对追求极简的团队，初期可能会觉得重。但一旦组织规模起来，它的治理优势会更明显。

技术、部署与集成：
与企业身份体系、组织架构与权限策略结合紧密，适合成为统一入口的一部分。

安全、合规与管控：
适合强内控组织。建议从一开始就做内容分级：公开制度、部门资料、敏感资料分开建站点/库，并配套审计与访问策略。

11、语雀｜结构化写作与知识库运营，适合内容沉淀型团队

推荐理由：
语雀更偏“写作与沉淀的舒适感”。对制度、方法论、培训资料、研究资料等内容型资产，写得顺、读得顺、结构清晰，往往更能推动团队持续输出。

核心功能：
多级知识库与文档、协作编辑、评论、模板、搜索、权限与共享。

适用场景：
内容沉淀型团队：产品、运营、培训、咨询、研究等；内部手册、制度流程、方法论沉淀与知识运营。

优势亮点：
写作体验友好，组织结构清晰，适合长期运营知识库。对新人阅读路径更友好。

使用体验：
更适合“内容沉淀”为主的场景。若你希望把知识深度嵌入研发交付流程，通常需要与协作平台配合使用，让知识与流程联动更紧。

技术、部署与集成：
以内容本身为中心。若需要深度对接企业系统，重点评估账号体系、权限同步与内容治理策略。

安全、合规与管控：
建议把共享策略分层：对外、跨部门、部门私域、敏感资料库分别设规则。尤其是外链与权限继承规则要提前统一。

12、石墨文档｜多人实时协作编辑 + 轻量知识沉淀

推荐理由：
很多团队知识库的第一步，其实就是“能一起写”。石墨文档在多人协作编辑、评论与共享上直观好用，适合快速把会议纪要、制度草案、项目资料共创起来，再逐步沉淀成知识目录。

核心功能：
实时协作编辑、评论与修订、共享权限、文件夹管理、基础模板。

适用场景：
中小团队从 0 到 1 搭建知识库；需要高频协作文档的团队；希望快速落地会议纪要库、制度草案库、项目资料库的组织。

优势亮点：
协作效率高，沟通成本低，更容易推动团队参与输出。对知识库“起步阶段”非常友好。

使用体验：
适用边界在于：当内容规模变大、权限模型复杂、审计要求变强时，建议配合更体系化的平台做治理，把石墨作为协作文档层，让知识结构与权限更稳。

技术、部署与集成：
适合做协作文档基础层。企业若要纳入统一平台，重点关注账号体系与权限策略的统一方法。

安全、合规与管控：
建议提前设定外链、下载、共享范围规则。涉及合同、财务、研发资料时，权限与访问边界需要更严格的管理策略。

三、产品对比一览表（定位 / 适用规模 / 部署方式 / 核心模块 / 合规要点）

产品	定位	适用规模	部署方式	核心模块	合规要点
PingCode	研发协作 + 知识沉淀一体化	成长型到中大型研发组织	SaaS / 私有化	需求-开发-测试-交付联动、文档、权限、API	支持信创适配、私有部署、细粒度权限与加密
Worktile	通用协作平台 + 文档知识库	中小到中大型	SaaS / 私有部署 / 买断	任务/项目/文档/目标/审批/工时等	适合国产化诉求与企业管控，支持私有部署与二开
Confluence	企业 Wiki 体系化沉淀	中型到大型	云为主	空间/页面/模板/版本/插件	国内本地版/DC 仅云版本，国内可能存在合规风险
Notion	轻量协作 + 数据库式知识管理	中小团队	云	页面/数据库/模板/协作	适合云形态，强合规行业需谨慎评估共享策略
Slab	检索导向知识库	中小到中型	云	主题结构、标签、搜索、协作	关注共享边界与审计能力
Nuclino	极简团队 Wiki	小团队到中型	云	轻量页面、结构、搜索	简洁易用，但复杂治理场景需评估能力边界
GitBook	技术/产品文档沉淀	研发与文档团队	云	文档结构、版本、发布、协作	关注外部发布与敏感信息隔离
Document360	帮助中心/FAQ 知识库	支持与运营团队	云	发布流程、分类检索、读者体验	对外发布需建立审批与内容隔离
Tettra	问答式知识沉淀	小团队到中型	云	FAQ、条目、搜索	关注分类治理与共享范围
SharePoint	企业门户 + 文档库治理	中大型企业	云/本地（视方案）	站点/文档库/权限/搜索	权限审计强，适合强内控组织
语雀	写作与知识运营	中小到中型	云	知识库结构、协作、模板	需制定共享分层与敏感库策略
石墨文档	协作文档 + 轻量沉淀	中小团队	云	实时协作、评论、共享	重点关注外链/下载控制与权限规则

四、选型方法：用6个问题，把候选从12款缩到2～3款

1、知识库是“研发交付资产”还是“通用制度资料”？

如果你的文档大多是需求评审、技术设计、测试方案、上线复盘，而且希望跟项目对象强关联，那么更适合“协作平台一体化”的路线，像 PingCode 这种能把知识沉淀嵌入研发流程的，会更省力。
如果更多是制度流程、部门手册、项目资料、培训资料，那通用协作与企业 Wiki 路线会更顺，像 Worktile、Confluence、SharePoint、语雀等更贴合。

2、你想要“快搭快用”，还是“体系治理”？

快搭快用时，Notion、Nuclino、石墨文档更容易把事情做起来。你要做的不是一步到位，而是先统一目录、模板与命名，再慢慢扩充。
体系治理时，Confluence、SharePoint 更能撑住“部门多、权限复杂、审计要求强”的场景，但管理员投入要跟上。

3、团队协作更依赖“评论共创”，还是“流程发布”？

评论共创强的场景（方案讨论、多人共写、频繁迭代），要关注编辑体验、版本追溯与通知机制。
流程发布强的场景（制度发布、对外帮助中心），要关注审核、发布、归档与读者体验，Document360 这类更贴合。

4、检索能力是“加分项”，还是“硬指标”？

如果你的团队每天都要查 SOP、查口径、查常见问题，那搜索就不是加分项，而是硬指标。Slab 这种检索导向的工具会更贴合。
如果检索频率不高，结构清晰、模板统一更重要。

5、有没有私有部署/国产化/内网隔离要求？

这会直接决定候选池大小。对强内控与强监管行业来说，私有部署、权限分层、审计能力通常是硬门槛。PingCode、Worktile 在部署与国产化诉求上更容易对齐。
Confluence 则要特别注意其在国内主要提供云形态，本地化形态不再对外售卖，合规评估要更谨慎。

6、管理员是否有精力做“知识库运营”？

很多团队忽略这一点。越通用、越灵活的工具，越需要运营。
如果管理员精力有限，就选更容易“约束大家写法”的体系化方案，或者直接让知识沉淀跟着流程走，减少额外维护成本。

五、落地建议：让知识库真正“简单”的4个动作

1、先做“最小知识地图”，别一上来建一堆栏目

建议从 5 类开始：公司制度、部门流程、项目资料、常见问题、模板中心。
每类指定一个负责人。负责人不是“写完就走”，而是“持续维护与归档”。

2、模板要少而精，命名要统一

模板别做太多，先做 8 个左右就够：会议纪要、复盘、方案评审、技术设计、测试方案、上线检查清单、FAQ、制度发布模板。
命名规则统一后，搜索会立刻变好，团队也更愿意用。

3、把知识沉淀绑定到协作动作上

评审结束就有结论页；上线结束就有复盘页；流程变更就更新SOP。
知识库不是“额外工作”，而是“顺手产物”。能做到这一点，知识才会持续增长且可用。

4、权限分层别纠结，先分三层就够

公开制度（全员可见）/部门私域（部门可见）/敏感资料（小范围可见+审计）。
先让边界稳定，再逐步放开协作范围。

六、常见误区：不是工具不行，是你少了“发布与归档机制”

很多知识库失败，不是功能不够，而是没有机制。
没有负责人就没人维护；没有发布与归档就版本混乱；没有模板与命名就搜索失效。
你把机制立住了，工具反而不那么挑。你只要选一个能匹配你“协作方式与管控强度”的，就能跑起来。

常见问答

Q1：什么叫“简单的知识库软件”？
A：不是功能少，而是上手快、维护轻、搜索好用、权限边界清楚，团队能持续用下去。

Q2：团队知识库选型最重要的3个指标是什么？
A：搜索与结构（能不能找得到）、权限与审计（能不能管得住）、协作与版本（能不能共创且可追溯）。

Q3：研发团队做知识库，选Wiki还是选研发协作一体化平台？
A：如果知识要和需求/迭代/缺陷/测试强绑定，优先一体化平台；如果主要是制度与手册，Wiki更合适。

Q4：中小团队从0到1搭知识库，怎么选更省力？
A：优先选上手快、模板好用、协作顺的工具；先跑通目录+模板+命名，再考虑治理与扩展。

Q5：知识库越用越乱，最常见原因是什么？
A：没有最小信息架构、没有模板与命名规则、没有发布/归档机制、没有内容负责人。

Q6：知识库要不要做“模板中心”？
A：建议做，而且要少而精。先从会议纪要、复盘、评审、SOP、FAQ等高频模板开始。

Q7：权限怎么设置比较合理？
A：先三层就够：公开制度（全员可见）/部门私域（部门可见）/敏感资料（小范围可见+审计）。

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