工程经理如何简化工作流程？流程管理与自动化实践

作为工程经理，你会发现，很多管理工作其实具有高度重复性。只要对这些流程做一些简单设计，就能节省大量宝贵时间，并提升团队协作效率。

作为程序员，我们习惯于发现模式，并将其抽象出来，以便在应用中反复复用。幸运的是，当你转型为管理者后，同样的方法依然适用。

我同时管理多个团队，因此，能否合理安排时间、建立稳定的工作系统，往往决定了我每天是有条不紊地推进工作，还是被临时事务牵着走。为了把更多精力投入到真正重要的事情上，我为自己和团队设计了一些可复制的工作模式，确保时间尽可能用在关键事务上。

下面，我会分享一些工程经理常用的流程管理实践。这些方法帮助我和团队简化了日常流程，其中不少也适用于你，并且可以根据你的组织环境和团队需求进行调整。

模板：减少重复管理工作的基础

一对一会议模板

为会议和一对一沟通单独创建文档当然没有问题，但当团队规模扩大后，你会发现其中存在不少重复工作。这些重复工作完全可以被抽象成模板，避免每次都从零开始。

我通常会维护三类模板：

• 直属下属一对一会议模板；
• 越级沟通一对一会议模板；
• 同级协作沟通模板，也可用于跨部门上下级或同事之间的沟通。

对于直属下属，我通常会在会议开始时聊他们的职业发展、价值观、是否有希望我了解的项目背景，以及我是否能提供支持。我也会留出时间，让他们谈谈当前遇到的问题，以及最近有哪些值得分享的成果。

我发现，最后两个问题带有比较明显的美国职场文化色彩。如果你的团队比较国际化，可能需要调整提问方式。海外某位管理学者的跨文化管理研究在这方面提供了很好的参考。

随着时间推移，我也会采用 30/60/90 天的方法，与下属讨论工作安排和职业发展路径。也就是说，把他们未来 30 天、60 天和 90 天的工作重点拆解出来。随后，我会把文档进一步拆分成一些更小的文档内模板。一些文档协作工具在设置这类迷你模板方面提供了不少实用功能。

对于越级沟通，我会询问很多与直属下属模板类似的问题，也会关注他们是否遇到了瓶颈、他们的动力来源是什么，以及一些我平时未必能充分了解的团队具体情况。

每次会议开始时，我都会先问对方希望如何安排这次交流。这样一来，我们既可以围绕议程展开，也可以根据对方的需求完全偏离原定议程。制定议程并不意味着必须严格遵守，它更像是帮助我们开启对话的工具。

对于同级同事，我通常会问：是否有关于共同项目的背景信息需要我了解，我是否可以提供支持，以及我能否为改善跨部门沟通做些什么。

会议模板

现在，很多日历工具都支持快速添加会议备注，这在临时会议或紧急场景下很实用。但你还可以更进一步：根据不同会议类型和主题设置专属模板，因为不同会议的议程和产出要求并不一样。

常见会议类型包括：

• 每周团队会议；
• 专题讨论；
• 头脑风暴。

模板格式会根据会议目标而变化。比如，专题讨论通常需要记录目标、待办事项和依赖文档；而头脑风暴会议往往更加开放，不一定要求参与者在会后形成明确结论。

自动化每周站会：提升团队流程效率

每周初，我都会给所有直属下属发送一份表单。表单会询问他们上周完成的 3—5 件最重要的事情，以及本周计划完成的 3—5 件最重要的事情。同时，表单中还包含一些状态更新栏，以及一个开放填写区，用来记录其他想法。

我把这个流程做成了自动化：团队成员填写表单后，所有人都可以看到彼此的答案。这些答案还会自动导入表格，并触发一个无服务器函数，根据状态字段生成仪表盘。

然后，在每周站会上，我们就可以一起查看仪表盘，讨论最重要的事项，以及任何异常情况。

这个流程让团队工作更加有序，任务状态更加清晰，也方便大家进行复盘。同时，它也让我不必手动向团队成员收集进展，或者每周从零开始搭建仪表盘。

随着团队规模扩大，我个人的专注时间会越来越少，这类流程就变得更加重要。

坦白说，团队里有些成员很喜欢这种方式，因为它能保证工作节奏一致，促使我们提前规划每周任务，并让信息在团队成员之间流动起来。但也有一些成员并不喜欢，因为他们认为这增加了额外流程。不同团队成员的文化背景和工作习惯，可能会影响他们对这类流程的接受度。因此，持续收集反馈并根据实际情况调整非常重要。

如果团队已经使用研发管理平台，上述流程还可以进一步自动化。例如，通过 PingCode 将需求、迭代、任务、缺陷和周报数据进行统一管理，管理者无需再维护多个表格，就能够直接查看团队进展、风险和工作负载，进一步减少重复性的管理工作。

每周待办事项模板：管理者的个人流程设计

到目前为止，我们讨论的主要是如何为团队建立流程，但还没有谈到如何为自己建立流程。

就我个人而言，我喜欢使用某类文档工具的每周日程模板来创建自己的每日工作表。

我不会每周都从头设置，而是使用一个包含固定事项的模板，例如：

• 每周一对一会议；
• 每周团队同步会议；
• 需要重复完成的个人工作；
• 我每天希望完成的事项，例如喝足够的水、散步、阅读、写感恩日记；
• 接送孩子等家庭事务。

当我把模板应用到当周日程后，就会再把其他会议和任务补充进去。我还用脚本自动化了这些步骤，尽可能减少手动操作。

也有一些优秀工具可以帮助你完成这类工作。如果你不像我一样喜欢自己写 Python 脚本，这类任务管理工具会是很好的选择。

最重要的原则是：留意那些你反复做的事情，或者每周都会出现的工作模式，并尽可能将它们标准化、模板化或自动化。

知识共享：让团队信息更透明

组织内部的信息流动方式，与团队健康度和生产力直接相关，也会影响关键利益相关者对团队工作的理解程度。

为了在不频繁进行一次性信息同步、也不完全依赖团队成员各自记忆的情况下保持高度透明，我们应该尽可能为团队建立便捷高效的信息系统。理想情况下，这些系统的搭建成本会随着时间推移逐渐收回，团队成员也能轻松找到所需信息。

团队手册

如果你的团队或组织还没有团队手册，那么建立一本手册是很值得做的事。团队手册是一个集中入口，团队成员可以在这里找到参与组织工作所需的关键文档。

以下是我们团队手册中包含的一些内容，即使有些只是外部文档链接：

• 设计文档位置；
• 事故管理流程；
• 入职流程和相关文档；
• 跨职能团队和合作团队联系人；
• 异步沟通规范；
• 与团队相关的人力资源政策，例如学习预算；
• 匿名反馈表。

团队日历

制定一份团队活动和重要日期日历也很有帮助，这样大家可以提前安排时间。

这类日历可以包括：

• 年度规划周期；
• 公司整体绩效考核安排，包括晋升周期；
• 团队技术分享；
• Office Hours；
• 重要节假日；
• 无会议周。

我在创建这类日历时遇到的主要问题是，工程团队日历有时依赖公司其他部门是否能及时、透明地完成年度规划。但现实中，这一点并不总能做到。因此，日历很难始终保持稳定。

我的建议是：先列出你认为合理的日期，并在尚未最终确定的事项前加上标记，例如：“[日期待定] 年度规划”。

对于需要统一管理团队文档、会议、日历和任务的组织，也可以借助 Worktile 这类项目协作平台，将团队手册、工作计划、项目任务和知识文档集中管理，避免信息分散在多个工具中。

收集更广泛的反馈：优化管理流程

创造让人们提供反馈的机会非常重要，而且反馈不应只发生在一对一沟通中。更广泛、更匿名的反馈渠道同样必要。定期开展调研来收集这类反馈非常有帮助，其中很多流程也可以自动化。

开发者脉搏调查

我大约每季度会对团队做一次开发者脉搏调查。调查问卷包含一组固定的基础问题，例如：“我们的团队是否会把故障或宕机视为改进系统的机会？”

这有助于团队持续了解故障和宕机带来的影响，观察情况是在改善还是恶化，并据此决定下一步行动。许多问题都来自海外某本关于软件交付效能的经典著作。

表单设置完成后，自动发送和收集回复都相当容易。

活动后调查

在团队活动结束后，例如团建、黑客周或内部工作坊，收集关于活动效果和改进方向的反馈也非常重要。

与开发者脉搏调查类似，这类调查中的很多问题都可以标准化。你可以先建立一个基础模板，再根据具体活动稍作调整。

进度追踪：让团队工作保持可见

单是团队进度追踪工具，就足够单独写一整篇文章。

当然，如果你有优秀的项目管理伙伴，这本应是他们工作的一部分，也是你们作为跨职能合作伙伴有效协作的重要方式。如果你所在公司没有专门的项目管理角色，那么拆解和追踪团队工作可能会是一项相当艰巨的任务。

无论使用什么工具，关键都是让团队的重点工作、负责人、时间节点、风险和依赖关系保持可见。这样一来，管理者不需要反复追问进展，团队成员也更容易理解自己的工作如何与整体目标相连接。

总结

作为工程经理，我们的工作中包含大量琐碎任务，其中不少都具有重复性。我们不得不经常中断自己的工作，去帮助团队建立更大的系统。

但如果我们有意识地设计这些流程，就能更好地利用自己的时间，把精力留给真正重要的事情：支持团队成员、陪伴他们成长，并帮助他们更好地完成工作。