新任经理如何提高工作效率？

我在与新任经理交流时，经常听到他们抱怨：

“我每天忙得不可开交，却总觉得自己什么都没做成。”

需要处理的事情太多，任务从四面八方不断涌来，几乎找不到一段可以集中精力工作的时间。这种感受，在那些曾经担任开发人员、后来转向管理岗位的人身上尤其常见。

那么，新任经理应该如何提高工作效率？又该如何在会议、沟通和临时任务不断出现的情况下，清楚地感受到工作的进展？

关于如何提高开发人员的工作效率，已经有大量文章进行了讨论。这些文章通常都在强调同一件事：如何进入心流状态，并尽可能长时间地保持这种状态。

为了做到这一点，开发人员往往会有意识地安排自己的工作时间，为自己留出一段不受打扰的连续时间。这样做确实能够带来明显的收益。进入心流状态后，开发人员的工作效率通常会显著提升。

无论是设计复杂算法，还是搭建底层基础设施，开发人员都需要先在脑海中建立一套完整的问题模型，才能逐步推进工作。频繁的上下文切换和外界干扰会破坏这套模型，使他们不得不重新梳理思路，才能回到原来的工作状态。

除了个人主动安排时间，软件开发中的许多常见流程也在帮助开发人员减少干扰。例如，Scrum 中的“冲刺”机制，会在相对固定的一段时间内控制需求变动和外部中断，让团队能够集中精力交付已经承诺的工作。

对于研发团队来说，使用 PingCode 这类研发管理工具，还可以将目标、需求、任务、测试、发布和知识沉淀连接起来，减少团队成员在多个系统之间反复切换，让研发过程中的信息和工作进展更加集中、透明。

然而，当你成为管理者之后，这些保护机制似乎一下子全部消失了。

源源不断的电子邮件、即时消息、临时沟通和会议，会把你的一天切割成无数零散的时间片段。到了每天结束时，你可能忙了一整天，却仍然觉得自己什么也没有完成。

如果你过去习惯通过一些可以量化的指标衡量每天的成果，例如写了多少行代码、修复了多少个缺陷，那么成为管理者后，这种衡量方式很容易让你产生一种挫败感：自己似乎一直在原地打转。

那么，管理者究竟应该如何衡量自己的工作效率？又该如何让自己清楚地感受到，事情确实在不断向前推进？

为管理工作建立一套效率系统

作为开发人员时，你可能已经拥有一个能够帮助自己发挥最佳水平的工作环境。

但成为管理者之后，这样的环境通常不会自动出现，而是需要由你亲手建立。

你需要设计一套适合自己的时间管理、任务管理和信息管理系统，让自己即使身处混乱、零散和不断变化的工作环境中，也能清楚地看到工作的进展。

下面，我会分享一些对我有效的方法。

当然，每个人所处的环境和工作习惯都不一样，这套方法未必完全适合你。但我希望，它至少能够给你一些启发，帮助你逐渐建立一套真正适合自己的管理系统。

对我来说，保持高效的关键，并不是努力记住更多事情，而是尽量减少那些必须依靠大脑记住的事情。

当所有需要记住的信息都已经被可靠地记录下来，我就不必再担心自己遗漏了什么，也能更平静地专注于眼前的工作。

我可以在合适的时间有条不紊地处理任务，并在完成它们之后，清楚地感受到自己正在取得进展。

管理者需要哪些效率工具？

我会使用几套系统来管理自己的工作。

这些工具本身并没有什么特别之处，但我对信息如何被收集、整理和处理，有一套相对严格的规则。

用日历管理时间和会议

我的全部日程安排都依赖日历。

所有会议都必须出现在日历上，否则我很可能不会参加。

我经常告诉同事，如果他们想和我约时间，不必先来询问，只要在我的日历里找到一个空闲时段并发出邀请，我就会准时赴约。

也正因为如此，我每天都会在日历中专门预留一个小时吃午饭。

大多数时候，我会主动鼓励别人直接预约我的空闲时间，而不是先来问我什么时候方便。

由于所有关于“什么时间应该去什么地方”的信息都已经记录在日历里，我不需要再依靠大脑记住它们，也可以放心地把注意力放在其他事情上。

我的电脑和手机都会在下一场会议开始前十分钟提醒我。

除此之外，我通常还会在每天早上快速浏览一遍日历，提前了解当天的安排，并确认有哪些会议需要准备。

所有准备工作，都会进入我的待办事项清单。

用待办事项清单管理任务

每天开始工作时，我都会先整理一份按照优先级排序的待办事项清单，然后逐项推进。

通常，这是我早上到办公室后做的第一件事。

这个时间段一般不会有人打扰我。如果你的工作环境很难留出这样的时间，也可以考虑提前十分钟到办公室，或者在前一天结束工作前，花几分钟整理第二天的任务。

当然，我知道利用下班后的私人时间安排工作并不是一种值得鼓励的习惯。但在建立工作系统的初期，偶尔这样做，可能比每天一开始就陷入混乱更有帮助。

每天早上，我会先查看日历，确认当天有哪些会议，以及这些会议需要提前完成哪些准备。然后，我会把相应的准备事项加入待办清单。

我并不打算推荐某一款特定的软件。对于需要同时管理个人任务和团队协作的管理者，也可以使用 Worktile 这样的项目协作系统，将任务、项目、文档、日历和沟通信息集中到同一平台中，减少在不同工具之间来回切换的成本。

对我来说，这类任务管理工具最有价值的功能之一，就是可以按照日期设置重复任务。

这使许多原本需要依靠记忆完成的工作实现了自动化。

例如，我每周都会在固定时间与直接下属进行一对一沟通。因此，我只需要创建一个重复任务，提醒自己在会议当天做好准备。

到了当天早上，这项任务就会自动出现在我的待办清单中。我不需要额外记住它，也不必每周重新创建一次任务。

我只需要按照过去的自己设计好的系统，继续完成工作。

任务管理工具的另一个实用之处，是可以隐藏那些不需要在今天完成的任务。

如果一项任务明天再处理也来得及，我会把日期设置为明天，然后将它移动到“稍后处理”的区域。这个区域通常处于折叠状态，因此任务不会一直出现在我的视线中。

到了第二天早上，它会自动重新出现在任务列表中。

这样一来，我每天真正需要看到和思考的事情就会大幅减少，也能避免被大量非紧急任务分散注意力。

随时收集零散信息

待办事项清单适合存放那些经过整理、需要认真思考和执行的任务。

但在日常工作中，你还需要一个地方，随时记录那些零散、非正式和尚未整理的信息。

如果把所有临时想法都直接塞进日历或待办事项清单，这些系统很快就会变得杂乱无章，反而增加心理压力。

因此，你最好准备一个可以随身携带的信息收集工具。

它可以是纸质笔记本，也可以是手机中的笔记应用。真正重要的并不是使用哪一种工具，而是当某个想法出现时，你能够立刻把它记录下来。

我个人会用手机上的一款笔记应用记录会议中的零散信息、临时想法，以及稍后需要处理的事项。

等回到办公桌前，我会把这些内容整理成正式任务。整理完成后，原始笔记便可以删除。

这样，临时信息不会丢失，正式的任务系统也不会被未经整理的内容淹没。

这套方法的关键在于，把“捕捉信息”和“处理信息”分开。

当某件事情突然出现时，你只需要先把它记录下来，而不必立刻决定应该如何处理。等到了专门整理任务的时间，再判断它是否需要执行、何时执行，以及应该拥有怎样的优先级。

集中处理电子邮件

我习惯每隔几个小时集中处理一次邮件，而不是一边工作，一边盯着屏幕上不断增加的未读消息。

持续关注未读邮件很容易让人分心，也会让人始终处在一种“还有事情没有处理”的紧张状态中。

我会尽量保持“收件箱清零”。

所有已经阅读或处理完成的邮件，都会立即归档。归档并不意味着删除。以后如果需要，我依然可以通过归档记录或搜索功能找到它们。

关键在于，除非一封邮件确实需要我采取行动，否则我不希望它一直停留在收件箱里，反复提醒我它的存在。

这样能够让我的思路更加清晰。

还有一条非常重要的原则：我不会把邮箱当作待办事项清单。

如果一封邮件意味着我需要完成某项工作，我会把这件事转移到正式的待办事项清单中，然后将邮件归档。

因此，我的收件箱中只会保留两类邮件：

一类是尚未阅读的邮件，另一类是需要我回复的邮件。

只要条件允许，我还会为其他即时通信工具开启邮件通知。

这样，我就可以把电子邮件作为主要的数字信息入口，而不必让多个沟通软件始终保持开启状态。

看不到不断闪烁的消息提醒，注意力自然也就不容易被打断。

管理者高效工作的一天

下面是我使用这套时间管理和任务管理系统时，一个普通工作日的大致安排。

8:45

我坐到办公桌前，打开任务管理工具。

任务列表中已经自动出现了一些重复任务，例如准备每周例会、为一对一沟通做准备，以及查看电子邮件和即时通信工具中的未读消息。

然后，我打开日历，浏览当天的安排，并把需要提前准备的事项添加到任务清单中。

接下来，我会重新排列任务顺序，确定当天的优先级。

此时，我已经清楚地知道今天需要完成什么。如果能够完成清单上的所有任务，我会感到非常有成就感。

9:00

我开始集中处理邮件。

有些邮件只是通知，不需要回复，我会阅读后直接归档。

有些邮件需要回复，我会回复后再归档。

如果某封邮件要求我采取回复之外的行动，例如找某个人沟通、准备一份材料或跟进某件事情，我会把相应任务添加到待办事项清单中，然后归档邮件。

9:15—12:00

我开始处理当天的工作，并参加几场会议。

开会时，我会用手机上的笔记应用记录简短的内容，也会记下一些稍后需要完成的事项。

回到办公桌后，我会把这些临时记录整理成正式任务，添加到任务管理工具中，再根据重要程度重新排序。

然后，我继续逐项推进工作。

12:45

我再次集中处理一轮邮件。

阅读、回复、创建必要的后续任务，然后归档。

处理结束时，收件箱重新回到清空状态。

13:00

午餐。

13:50

我回到办公桌前，准备参加每周一次的辅导会议。

由于这项任务在当前待办清单中优先级最高，我会先完成会议准备。

随后，我再次查看邮件，并回复一条来自即时通信工具的私信。这条私信已经通过邮件通知进入我的主要信息入口。

15:00

我参加另一场会议，并继续用笔记应用记录零散信息。

16:00

回到办公桌后，我会把会议笔记整理成正式任务。

由于其中一些事项并不紧急，我会把日期设置为明天，并将它们放入“稍后处理”列表。

这样，它们就会暂时从我的视线中消失，直到第二天早上重新出现。

完成整理后，我会专注处理剩余任务，争取在下班前尽可能清空当天的待办清单。

17:30

当天的任务只剩下一项没有完成，而且它本来就是优先级最低的事项。

我决定不再勉强完成，而是为它设置新的日期，并移动到“稍后处理”区域，留到第二天继续。

此时，今天的任务清单已经清空。

我关闭任务管理工具。

17:45

我最后集中处理一次邮件。

阅读、回复、归档。

收件箱再次清空。

然后，下班回家。

管理者需要重新定义工作效率

管理工作本身往往意味着处理混乱。

你的时间会被会议、沟通、决策、反馈和突发问题不断切割，很难再像开发人员那样，依靠长时间的专注工作获得明确的产出感。

因此，成为管理者之后，你需要重新定义什么叫作“有效率”。

管理者的效率，未必体现在一天完成了多少项独立任务，而可能体现在：

你帮助一名团队成员解决了问题，推动一个停滞的决策继续向前，提前识别了一项风险，澄清了团队的工作方向，或者确保重要信息没有在组织中丢失。

这些工作不像代码、设计稿或文档那样容易被看见，却可能对团队产生更大的影响。

但即便管理者的价值难以量化，我们仍然需要一套系统，让自己看见工作的进展。

我发现，建立一套稳定的时间管理、信息管理和任务管理系统，极大地改善了我每天工作的感受。

这套流程看起来或许过于刻板，但它服务于一个更重要的目标：帮助我集中注意力，重新获得对信息和工作的掌控感。

它让我不必时刻担心自己是否忘记了什么，也让我能够清楚地看到，事情正在被一项一项地推进。

这种掌控感带来的平静，以及任务持续完成带来的满足感，正是我作为管理者保持高效的重要来源。

管理者无法消除混乱，但可以建立一套适合自己的工作系统，让自己在混乱中依然知道下一步应该做什么。

你使用过哪些真正有效的时间管理或任务管理系统？