管理者如何建立高效工作系统

管理者如何建立一套可靠的工作管理系统，在大量信息、任务和跨团队协作中保持条理，并确保重要事项持续推进？

一个有效的方法，是把日常工作拆分为三个相互衔接的环节：

收集信息、作出决策、推动执行。

自从去年 11 月发表那篇关于“注重细节”的文章后，不少人问我：你具体是怎么做到的？

我曾在第一本书中详细介绍过，自己如何管理信息、保持条理。不过现在回过头看，我的方法已经有了不少变化。因此，我觉得是时候重新讨论这个话题了。

你用来组织日常工作的系统，最终会成为你开展管理工作的思维框架。它应该符合你的工作方式，也应该适应公司的运作模式，并帮助你获得胜任当前岗位所需要的结果。

当然，这意味着适合我的方法未必适合你，适合你的方法也未必适合我。这很正常。

真正重要的是找到一套你信任、能够持续使用，并且确实可以帮助你获得理想结果的工作管理系统。

撰写本文时，我在海外某家互联网公司担任工程管理岗位。这家公司实行完全远程办公，企业文化强调尽可能减少会议，并鼓励异步沟通。

这种环境显然影响了我的工作方式和信息管理方法。与过去主要在办公室办公时相比，我现在处理信息的方式已经发生了很大变化。

例如，我不再需要随身携带记事本，在办公室里走动时随手记录事情，因为我现在主要在家办公。我也无法继续把自己偏爱的电子邮件作为主要沟通工具。电子邮件可搜索、可归档，但现在大家更多使用即时通讯工具。毕竟，你不可能让所有人都满意。

尽管我的方法在过去几年中不断演变，但背后的基本原则始终没有改变：

• 如果没有一套方法来管理需要持续跟踪的信息，管理大型组织很快就会变得混乱而繁琐。
• 人的记忆容量不足以可靠地保存所有应该掌握的信息。如果你觉得自己的记忆力足够好，很可能只是因为你没有意识到自己已经忘记了什么。
• 无论公司提供的工具多么完善，你都应该拥有一套自己真正信任、完全掌控的个人系统。这样，它才不会因为公司更换工具而突然消失。
• 系统必须足够简单，否则你不会真正使用它。
• 系统也必须足够灵活，能够适应不断变化的工作需求。如果仅仅因为忙碌了一天，整个系统就开始失效，反而拖累你的工作效率，那么它从一开始就不是一套好系统。

本文讨论的不只是我使用了什么软件工具，尽管工具确实很重要。更重要的是，我如何借助这些工具，将日常工作简化为三个紧密衔接的循环：

收集、决策和执行。

我发现，这种思维方式非常适合管理日常工作，也能帮助我和团队保持稳定、高效的工作节奏。

我采用的“收集—决策—执行”循环，与战略领域的一些经典循环存在相似之处，例如 OODA 循环。优秀的科技公司也会努力比竞争对手更快地完成“构建—衡量—学习”循环。

我尝试做的事情本质上类似，只不过我处理的对象，是有效运营一个组织所需要的信息。

一、收集信息：建立工作管理系统的输入端

我们先从持续不断的信息收集开始。

在这个阶段，有两条原则对我非常重要。

第一，信息和知识不是一回事。

信息是未经处理的原始材料，知识则是经过整理、理解和消化之后的信息。我的目标不是简单地积累信息，而是获得能够帮助自己作出决策的知识。

主动记笔记，就是将信息转化为知识的重要方式。

第二，收集信息是一项主动行为。

你不能只是被动等待信息自动出现在面前。你需要深入细节，主动寻找完成工作所必需的信息。我会仔细追踪各种线索，不断提出问题，直到真正理解自己需要知道的事情。

过去几年，我的主要工作方式发生了一些变化。现在，我主要使用 Logseq 管理笔记和任务。

如果你没有使用过 Logseq、Obsidian 或 Roam Research 这类工具，可以把它们理解为个人知识库。你可以在其中保存笔记、任务和资料，并且方便地搜索内容、建立关联。

例如，你可以在笔记中使用双方括号引用一个页面：

[[某个主题]]

Logseq 会自动创建指向该页面的链接。如果页面尚不存在，系统也会自动创建它。通过这种方式，你可以逐渐形成一个彼此连接的信息网络。

每个页面还会显示所有指向它的反向链接，因此你能够看到还有哪些笔记提到了这个主题。你甚至可以通过图谱视图，了解不同页面之间是如何相互连接的。

如果你还没有尝试过这类工具，不妨体验一下。它们通常都提供免费版本。

我感觉自己几乎一直处于信息收集状态。

和许多管理岗位一样，我每天都需要接收大量来自电子邮件、即时通讯工具、项目管理软件以及少量会议的信息。

我的处理方式是，始终在屏幕右侧打开一个 Logseq 窗口，并尽可能在第一时间记下所有重要内容。我会借助窗口管理工具，将 Logseq 固定在屏幕右侧大约四分之一的位置。

这有点像备考时整理复习笔记。即使之后从未再次查阅这些内容，仅仅是用自己的语言进行总结并记录下来，也能帮助我更好地理解和记住它们。

为了整理这些笔记，我建立了几种固定的工作方式。

1. 使用每日日志记录即时信息

Logseq 默认使用每日日志页面，也就是每天自动创建一个新的页面。

我会在这里记录各种临时想法和自由笔记。这些内容可能永远不会再被查看，但我仍然希望把它们写下来。

这样做的主要目的并不是生产一份可以长期使用的文档，而是通过记录促进理解和记忆，同时保持持续记笔记的习惯。

2. 把需要完成的事情转化为任务

对于真正需要采取行动的事项，我会把它们创建为带复选框的 TODO。

Logseq 可以搜索所有笔记中的 TODO，从而临时生成一份任务清单。更方便的是，你还可以为任务安排一个未来日期，让它在指定时间重新出现。

输入 /schedule 就可以打开日期选择器，也可以借此创建重复任务。

3. 为长期信息建立独立页面

对于需要长期保存的信息，我会为团队和各个子团队建立专门页面。

这些页面通常包括：

• 关键数据看板；
• 重要文档的链接，例如产品路线图；
• 核心项目的子页面；
• 需要长期参考的团队信息；
• 重要决策及其背景资料。

我希望自己在需要时能够迅速找到这些信息，也希望可以从其他笔记中直接链接到相应页面。

对于研发团队来说，个人笔记通常还需要与团队级的项目、需求和知识体系连接起来。例如，可以使用 PingCode 统一管理目标、需求、项目、测试与发布过程，并通过 Wiki 沉淀重要决策和项目经验，避免关键信息长期分散在个人笔记和不同工具中。

4. 使用标签整理和汇总信息

我还会使用标签对笔记进行分类，以便之后统一查看和总结。

我的一位同事曾向我展示过一个很好的用法：他会给重要成果添加 #highlight 标签，然后每周汇总一次，生成一份工作成果报告发送给经理。

你也可以使用标签标记：

• 某个特定项目的相关笔记，例如 #widgetupgrade；
• 以后想阅读的文章或论文，例如 #toread；
• 希望在团队周报中分享的观察；
• 需要集中研究的问题；
• 值得长期关注的趋势。

这样既能保存信息，又不会让普通待办事项清单变得过于拥挤。

二、管理者如何有效收集信息

除了工具之外，我还养成了一些有助于信息收集的习惯。

用自己的语言复述对方的观点

当我与别人讨论一个陌生或复杂的话题时，我通常会用自己的语言复述一遍对方的观点，以确认自己是否理解正确。

例如：

“所以你的意思是，我们需要完成 X、Y 和 Z，才能实现 A、B 和 C，对吗？”

这种做法不仅能帮助我理解问题，也很容易暴露沟通中的误解、遗漏和隐含假设。

确认之后，我会把这段总结记进笔记。

有意识地保持怀疑精神

我也会努力抵抗一种随着时间推移自然出现的倾向：对现状失去怀疑。

刚进入一个新领域或刚加入一支团队时，你通常会提出很多问题，也更容易质疑那些被视为理所当然的假设。

但随着时间推移，你会逐渐习惯现状，开始默认“事情本来就是这样”，不再继续追问。

我发现，保持适度的怀疑精神，不仅能让自己保持敏锐，也能让团队保持敏锐。

如果你持续提出问题，团队成员也更有可能这样做。你甚至可以把暂时无法回答的问题直接记在笔记里，通过这种方式训练自己的提问能力。

使用大语言模型辅助理解

我经常使用大语言模型拓展自己对某个主题的理解，也会在独自分析问题时，把它当作一只“橡皮鸭”。

所谓“橡皮鸭调试法”，就是尝试向一个不会回应你的对象解释问题。在解释的过程中，你往往会主动梳理思路，并发现原本没有意识到的漏洞。

例如，在审阅项目提案或技术设计文档时，我会先通过笔记，用自己的语言描述其中的方案。这个过程本身就能帮助我加深理解。

接下来，我会把这些笔记作为上下文，让大语言模型提出问题、挑战假设，或者指出可能被忽略的风险。

大语言模型通常很擅长提醒我：某个设计方案可能存在哪些安全隐患、边界条件或异常情况。

这些反馈不能替代专业判断，但可以激发更多批判性思考，帮助我进一步完善自己的理解。

当然，在使用这类工具处理工作信息时，必须遵守公司的数据安全规范，并使用经过公司批准的内部工具或安全环境。

三、作出决策：把信息转化为行动

日常循环的下一步，是决定如何处理已经收集到的信息。

高效的管理者不能只是掌握大量信息，更重要的是利用这些信息推动改变。

从根本上说，这才是管理者真正创造价值的地方。

在一天的工作中，我会一边记录信息，一边定期回顾笔记，并决定应该如何处理它们。

面对每一条笔记，我通常会问自己几个问题。

这只是帮助我理解和记忆的笔记吗？

如果答案是肯定的，我通常可以让它留在原处，不再继续处理。

并不是所有笔记都必须变成任务，也不是所有信息都值得长期整理。有些内容的价值，仅仅在于它帮助我完成了当下的思考。

这条信息属于某个更大的项目吗？

如果它是某个项目、计划或长期主题的一部分，我会检查自己是否已经为这个主题建立了独立页面。

如果已经存在，我就会把相关信息移动或链接到对应页面中，避免信息散落在不同日期的日志里。

这里是否存在我没有理解的部分？

如果笔记中有不完整、模糊或尚未理解的地方，我就需要提出更多问题，或者开展进一步研究。

我通常会添加 #question 标签，提醒自己稍后回来处理。

对于需要查阅资料和深入阅读的内容，我会使用 #research 标签。

我是否需要根据这条信息采取行动？

如果需要，我会明确下一步应该做什么，然后把它转化为一个带有计划日期的 TODO。

这套方法不仅能帮助我制定明确的个人行动计划，也能促使我作出一些不那么显性的判断，从而改善其他人的工作。

问题在于，具体应该怎么做？

四、不要只是接受信息，要主动挑战信息

我一直在练习一项能力：尽量不要毫无保留地接受自己获得的信息，而是以批判性思维寻找其中可以改进的地方。

换句话说，我会问自己：

• 这里是否存在未经验证的假设？
• 有没有哪个问题值得继续追问？
• 是否存在可能带来更好结果的其他方案？
• 我们是否遗漏了风险、边界条件或利益相关者？
• 这项工作真正想解决的问题是什么？

衡量这套工作管理系统是否有效，一个很好的方法是观察：

你收集到的信息中，有多少最终转化成了决策和行动？

如果大部分重要信息最终都推动了某项行动，说明你关注的方向大致是正确的，而且确实在创造价值。

如果大量信息被收集之后便再也没有产生任何影响，可能存在两种问题：

第一，你收集的并不是正确的信息。

第二，你在处理信息时缺少足够的批判性，没有把它进一步转化为判断和行动。

举个例子或许更容易理解。

假设我正在阅读一份项目提案，并边读边做笔记。

这份提案计划开发一项新功能，例如在网站上增加一个新的页面组件。文档介绍了团队准备采用的技术方案，以及这个功能预计会给用户带来的影响。

面对这份提案，我可以采用两种方式。

第一种方式，是把它纯粹当成一次信息收集工作。

我只需要记录：

• 团队准备做什么；
• 他们打算怎么做；
• 他们预计会产生什么结果。

记录完成之后，我就可以继续处理下一件事。

第二种方式，是主动参与方案讨论。

我可以把阅读这份提案视为一个机会：进一步理解项目，帮助团队验证方案，并确保我们作出正确的决定。

我可能会：

• 探讨是否存在其他设计方案；
• 要求团队补充高峰流量下的扩展性分析；
• 追问关键指标和成功标准；
• 回到基本原理，质疑那些未经验证的假设；
• 检查方案是否忽略了运营、安全或维护成本。

我们真正应该努力采用的是第二种方式。

事实上，我在审阅直接下属提交的项目提案时，经常会这样做。我会把自己的思考过程和疑问写进笔记，并尽可能识别和挑战其中的假设。

这几乎总能引发进一步讨论，而这些讨论往往会带来更好的项目结果。

即使你没有直接作出某项决策，只要能够利用信息收集阶段，提高信息的质量、简洁度和清晰度，你就会成为一个更高效的管理者。

坦率地说，这也会让工作变得更有趣。

当你更深入地参与问题时，与你合作的人也会作出更好的决策，因为他们知道你会认真理解他们的工作，也会对方案提出更高的要求。

五、推动执行：确保重要工作持续推进

循环的最后一个阶段，是执行已经作出的决定。

执行可以分为两个部分：

1. 完成你为自己作出的决定和安排的任务；
2. 确保由其他人负责的事项也在持续取得进展。

第一部分相对简单。

如果我有一项具体任务需要完成，就会把它记录为 TODO，并安排在某个日期。

接下来，我只需要按照待办事项清单逐项处理即可。这部分没有太多复杂之处。

第二部分则更加困难，而且很难通过普通的待办事项清单解决。

作为一名高级管理者，我需要同时掌握大量对话、决策、依赖关系和行动进展。

这些事情通常无法被概括成一个简单的、只有“完成”或“未完成”两种状态的任务。

为了避免遗漏，我会继续使用前面提到的标签系统。

我建立了一个 #chase 标签，用来标记那些需要持续保留在工作记忆中、定期检查进展的事项。

通过搜索所有带有 #chase 标签的笔记，我可以生成一份不同于普通待办事项的清单。

这份清单关注的不是“有哪些任务需要由我亲自完成”，而是：

有哪些事情需要我持续跟踪、提醒、观察或推动。

我的 #chase 清单中通常会出现以下内容：

• 我要求其他人采取的行动，例如收集信息、开展沟通或推动团队达成共识；
• 需要每天查看的数据，例如新功能上线后的指标，或者某项线上事件的发展情况；
• 正在等待回复的升级事项，例如其他团队尚未确定的优先级，或利益相关者尚未作出的决定；
• 需要持续观察但暂时无法关闭的问题；
• 存在依赖关系、需要跨团队推动的工作。

在团队协作中，这类事项也可以放进 Worktile 等项目协作系统，通过任务、项目、文档、日历和甘特图统一记录负责人、截止时间与当前进展，减少管理者依靠个人记忆反复追问的成本。

这些都不是简单的布尔型任务。

它们更像是一个需要定期刷新的“工作记忆缓存”。

这份清单永远不会彻底清空，也不应该彻底清空。随着工作推进，它会自然地增加、减少和变化。

通过把具体的 TODO 与需要持续跟踪的 #chase 事项分开，我可以同时实现两个目标：

一方面，努力清空自己的待办事项收件箱，完成那些有明确终点的任务；

另一方面，持续关注那些更复杂、更细微，也更需要管理者保持注意力的事项。

管理者如何建立适合自己的工作系统

我的日常工作系统并不复杂。

它的核心只有三个步骤：

收集信息，作出决策，推动执行。

我首先通过主动记录，把分散的信息转化为自己可以理解和使用的知识。

然后，我会持续审视这些信息，判断哪些内容需要归档、研究、质疑或转化为行动。

最后，我会区分两种不同的执行工作：一种是自己需要完成的具体任务，另一种是需要持续跟踪和推动的复杂事项。

工具并不是这套方法中最重要的部分。

真正重要的是，你是否拥有一套自己信任、能够持续使用，并且可以在忙碌和变化中保持稳定的工作管理系统。

一套好的系统，不应该只是帮助你记住更多事情。

它还应该帮助你更快地理解问题，作出更好的决定，并确保重要的事情真正向前推进。