在一天的工作结束后，当你看到待办事项清单上只完成了大约一半的任务时，你可能会感到沮丧。保持高效并不容易，但有一些方法可以帮我们集中精力，尽可能的完成待办事项清单。
管理你的精力，而不仅是你的时间
在工作流程或集中注意力的能力上，人们天生会有波动。这种在专注力和动力上的高涨和低落是由人体内的超日节律（Ultradian Cycles）自然引起的。面对这一点，比起增加咖啡因摄入，更好的方法是关注自己一天中精力最旺盛的时段。建议至少记录一周或两周（短时间的记录不足以辨识出趋势），并注记下个人的感受。这将有助于更容易地找出个人的生物钟高峰期，即最能“投入状态”的时刻。
掌握了这些信息后，就能更高效地分配工作任务。比如，在生物钟高峰期进行需要深度思考、复杂或需要创造性的工作，而将那些较为简单的任务留到感觉较为疲惫的时刻去完成。
打造一个更有效的待办事项清单
建议不要在新的一天还没开始就设定一个难以完成的目标，这样只会让自己失望。尝试减少你的优先事项，建议挑选出当天想要完成的五到九项任务。这样做是基于一个心理学原理——“神奇数字七，加或减二”。
7±2 法则正式提出于美国心理学家 George A. Miller 1956年发布的论文《神奇的数字7加减2：我们加工信息能力的某些限制》。1956年乔治米勒对短时记忆能力进行了定量研究，他发现人类头脑最好的状态能记忆含有7(±2)项信息块，在记忆了5-9项信息后人类的头脑就开始出错。当然，也有人使用类似的1-3-5规则来制定待办事项清单，让自己更有动力。挑选出当天必须完成的一项大任务，三项中等任务和五项小任务。如果你难以决定哪些任务值得列入清单，可以使用艾森豪威尔矩阵来帮助筛选任务，确定哪些最重要，哪些可以委托给别人或不做。
减少干扰
干扰和打断对工作效率的影响是非常大的。这些干扰主要有两种类型：一种是我们能控制的，比如可以关掉的设备通知。另一种是我们控制不了的，比如同事突然有事找你面对面沟通。不仅干扰占用时间，重新集中精神还需要时间，有研究表明，深度专注状态被打断后要重新进入这个过程可能需要 23 分钟以上。尽管完全避免干扰不可能，但可以通过一些方法来减少，比如：
- 在特定的时间段关闭手机、电脑等一些应用的通知，或者设置为免打扰模式
- 使用网站广告屏蔽插件防止浏览无关网页
- 戴耳机隔绝噪音
一次专注于一件事
经常有人说自己擅长多任务处理，但实际上，人脑并不能同时处理多项任务，只是在不同任务间快速切换，而这种自我中断会损害工作效率。那么如何让你的大脑只专注一件事呢？你可以大声说出自己将要做的事情。这种方法叫做外部自我对话，有研究表明它能有效影响行为。
任务归类批量处理
即使一次只专注于一个任务，频繁在不同类型工作间切换也会让人感到疲惫。因为不同的任务使用大脑的不同部分，所以没有系统的工作方法会使大脑过度劳累。可以尝试将相似的任务分组，一次性完成。还可以尝试为不同类型的任务设置特定时间段，例如，在上午 9 点到上午 10 点回复消息、批复文件。虽然有时候可能需要在设定时间外处理一些事务，但相关任务的集中处理会让大脑得到休息。
培养健康习惯
工作中的行为不是唯一影响效率的因素，业余时间的活动也很关键。虽然保持健康听起来简单，实际上却不容易，但哪怕是很小的改变也能在能量、注意力集中和心情上带来显著的好处。以下是一些可以立即尝试的简单方法：
- 早上喝咖啡前先喝一大杯水
- 每小时设定闹钟，离开工作桌做伸展运动
- 尽量早睡半小时，保持充足的休息时间
定时休息
很多人可能会觉得坐在办公桌前的时间越长，就能完成更多工作，但实际上，定时休息能有更高的工作效率。如果你容易忘记休息，可以试试番茄工作法，这样可以确保每工作25分钟后休息5分钟。
有研究表明，接触自然可以减轻精神疲劳，所以有条件的话可以到室外，从而实现在短时间快速恢复的效果。
改善工作环境
都知道不太理想的环境会影响我们的生产力。所以打造一个能让人专注和充满动力的工作空间非常重要。具体做法因人而异，这里有一些建议：
- 购买一些符合人体工程学的办公设备（如椅子、靠垫或手腕托）来支持身体，避免身体容易疲惫或不舒适
- 把办公桌放在靠窗的地方，因为有研究表明自然光能提高工作效率
- 在工作区域放置一盆植物，有测试显示，人附近有植物时反应速度要快 12%
还有其他方法，比如使用密码管理器、创建模板和使用 PingCode 这种一站式的项目管理平台，减少寻找所需资料的时间，让你有更多时间专注于实际工作。
切换工作环境
当你发现环境对你的注意力和生产力会产生很大的影响时，时不时地尝试切换工作环境也是值得的。比如，可以从办公桌到沙发上回复邮件，或者带笔记本到露台上，或者去最爱的咖啡店工作几小时。这样做不仅相当于额外休息，还有助于集中精力。因为大脑对新鲜事物反应积极，面对新奇和兴奋的事物时会释放多巴胺，这不仅让人感觉好，还是一种强大的动力来源。
放下完美主义
完美主义是制约生产力的一个大敌。它可能导致人们因为不能完美完成而不愿开始，或者因为不完美而不断修改，最终难以完成任务。虽然追求完美的工作值得赞赏，但这也可能严重阻碍进步和效率。怎样才能不纠结于完美，而是专注于进步？对于任何任务或项目，设定一个时间限制（比如15分钟或一个小时），来决定你要在这个特定项目上花多少时间和目标。时间一到，这项任务就结束了。这种方法不仅能增加紧迫感，激励你开始行动，还能减少压力，让你更专注于在限定时间内能取得的进展，而不是非得完全完成不可。
小结
大多数人都有很多事情要做。但即使有很高的期望和最好的意图，要激发动力并充分利用工作时间也很难。我们必须接受的现实是，人不可能每时每刻都运转得非常高效。不过，还是有很多方法可以尝试来提高效率，让你在一天结束后面对待办事项列表时，从感到沮丧变为感到满意。
