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如何为项目设置有效的KPI指标?8大常见项目管理指标分享

你怎么知道一个项目什么时候成功,或者你正在管理的项目是否朝着正确的方向发展?在本文中,我们将介绍 KPI 对项目管理的重要性,并深入探讨如何选择良好的 KPI 来准确衡量和推动团队取得成功。我们还将了解如何跟踪和管理 KPI 以提高效率,无论是管理一个项目还是监督六个项目。让我们从为什么项目经理需要 KPI 来管理工作流开始。

一、关键绩效指标的作用

在 GPS 和其他现代导航方法出现之前,水手和探险家们只能通过星星找到正确的方向。特别是在北半球,他们利用北极星找出真正的北方方位。然后,他们可以在北极星和相关星座以及地平线之间进行测量,从而进行更为精准的导航。

那么这与项目管理是如何关联起来的?我们在进行任何类型的项目工作时,团队成员就可以像那些探险家一样探索未知的新领域,这时,就需要利用“北极星”来进行业务导航。

合适的 KPI 是项目团队的北极星指标,指导团队取得成功。

当然,前几个世纪的水手和探险家们并不只依靠一颗星星确定方向,他们会利用好几个星座来进行对比参照。项目经理也必须了解如何选择几个合适的 KPI 指标,来帮助团队成功完成项目。

二、如何选择合适的 KPI

项目类型和最终的业务目标决定了哪些 KPI 指标更适合团队。总体来说,协助团队有效跟踪项目目标、预算和资源的使用情况,以及工作进度和交付质量的 KPI 指标才是适合团队的。

好的 KPI 一定是与你的项目和目标结果息息相关的。例如,你制定的关键绩效指标已经完成,但项目目标并没有完成或客户满意度并没有提高,这种情况下则该 KPI 可能不够相关。

好的 KPI 往往是那些衡量或跟踪项目目标进度、预算和资源使用情况以及工作任务结果质量的 KPI。

1、确定有效 KPI 的原则

  • 公司业务关键要素的提炼和归纳
  • 将公司目标、战略与部门和个人的工作相连接
  • 与内外部客户的价值相连接
  • 具有长远的意义
  • 少而精,可控制
  • 基于战略与流程而非功能

2、一些常见的项目管理 KPI

任何一个指标都不可能适合所有项目,一个有效的 KPI 指标也不会在项目的所有关键节点都产生价值。团队应该根据实际情况进行选择使用。查看以下项目管理常见的 KPI 指标,看看有哪些适合您的项目:

  • 周期时间:是指团队或团队成员完成任务所需的时间。如果项目中包含大量重复性的任务,那么可以使用周期时间进行统计分析。例如,在给定月份写100篇文章的项目中,统计出每篇文章平均需要6个小时,这样项目团队可以规划完成工作所需的资源投入。
  • 实际时间与计划时间:另一方面,在实际工作中,如果写这些文章的平均时间为8小时,则实际工作时间与计划时间就会不一致。跟踪这些差异可以让项目经理及时的进行调整,以便整个项目能够按时完成。
  • 完成的任务数量:如果团队使用甘特图或其他项目管理工具,就应该知道项目共包含多少个任务。同时团队也需要了解当前已经完成了多少任务,这样可以判断项目是否正在按计划进行。
  • 按时完成的任务数量:如果项目的时间安排得比较紧,团队就需要知道有多少任务是按时完成的。数字越高越可以表明项目总体进展正常。
  • 项目完成的百分比:在某些情况下,任务的数量并不重要。如果一个项目有12个任务,其中一个任务完成时间需要三周,而其他11个任务每个只需要一天,那么按完成的任务数量进行分析可能会产生误导性。这时,团队可以用已完成工作内容的百分比来进行分析。
  • 问题率:涉及到有形产出的项目,团队就应该重视遇到的问题的数量。在一个月内写100篇文章的例子中,如果90%的文章有重大错误,即使团队完成了全部100篇,也不能认为项目是完成的。
  • 预算差异:这是衡量项目团队实际与预算相比,所投入资源的差异的指标。实际投入资源是预算的两倍,这样的项目可能不会被认为是成功的。
  • 盈利能力或投资回报率:项目团队也可能关注的是实际盈利能力。也许项目确实超出了预算,但如果产生的收益也是最初预测的两倍,管理层可能会认为项目是成功的。

这里只列举了一些通用的 KPI 指标,实际上还有很多其他的指标可以参考。需要注意的是,KPI 指标不在于全面,而在于聚焦、有效。

三、使用项目管理软件跟踪和管理 KPI

不同的项目类型有不同的KPI,以及管理方式,所以对应的项目管理软件也存在一定的差异。比如在软件项目中,我们常用到 PingCode 这类专业的软件研发项目管理软件进行指标数据的采集、跟踪、管理。

1、软件研发项目指标的跟踪管理工具:PingCode

PingCode 跟踪 KPI 的工具是仪表盘部件和效能度量产品。无论团队跟踪的是什么业务数据,都可以创建报表、视图和其他视觉效果,来帮助整个团队了解项目的北极星指标,它包含了从需求到发布全生产流程的指标数据采集跟踪。以下是一些可以在 PingCode 中快速创建的数据指标展示部件:

图表:选择柱状图、饼图或折线图添加到仪表盘中,以便于实时跟踪 KPI 指标的情况。团队可以设置访问权限,以便团队成员、项目负责人、利益相关者甚至外部客户都可以进行查看。

数值:非常简单的指标部件。设置一个指标的确切目标数值,例如成功上线80个功能或达成50万元的销售合同。

使用 PingCode效能度量产品,可以选择更多图表部件跟踪 KPI 指标,也可以从更多的项目维度准确地评估和提升效能。

PingCode全功能体验通道

而如果是非软件类的项目,你通常都可以通过 Worktile这类的项目管理软件进行项目KPI指标的跟踪管理。

四、项目管理 KPI 的常见问题

1、创建项目 KPI

通过为项目设定业务目标来选择合适的 KPI。按照 SMART 的目标设定方法,KPI 的定义应该是具体的、可衡量、可实现、与业务相关且有时间限制的。

2、在 Excel 中创建 KPI

团队可以使用数据透视表在 Excel 中创建 KPI 仪表盘。您还可以使用 Excel 模板,可以更快速的跟踪 KPI 指标。Excel 的缺点是,所有这些报告、图表和设置功能都是手动编辑的,而且并不能及时准确地同步给所有团队成员。使用 PingCode 效能度量产品跟踪关键 KPI 指标可以帮助团队增强沟通和信息传递。

最后

希望你找到合适的KPI跟踪管理工具,并开始确定适合各个项目的优异 KPI 指标。然后,团队可以自定义工作台和仪表盘,在实施项目的工作过程中,所有成员都能关注这些重要的方向性指标,引导项目获得成功。