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企业项目管理都在用什么软件?选择优异项目管理工具的9个步骤(附工具)

一个好的项目管理工具可有效提高组织团队项目规划、执行和进度管理的能力。

项目管理工具为团队创建了一个公开透明的信息渠道,让每个成员都可以互相了解谁在做什么工作,什么时候能够完成。项目管理工具具有一系列强大的功能,包括:

  • 灵活的项目视图,如甘特图、表格和项目任务视图;
  • 也包括数据分析、项目进度跟踪和资源分配;

这些是许多业务流程管理工作的关键点。当组织团队开始进行项目规划时,很多团队都会为项目寻找一个适合的项目管理软件以降低项目管理风险。其实这有很多数据用来参考,根据调研情况估算,约有77%的优异企业会使用项目管理工具。此外,使用项目管理工具的组织团队相比从不尝试管理工具的组织团队,所投入的资金会少很多倍。这些数据都从一定程度上证明了项目管理工具的重要性。

一、项目管理工具的定义

从基本定义来看,项目管理工具是帮助团队规划、管理和优化整个组织资源的软件。项目管理工具的业务和功能各有差异,但会包含一些共同点,如下:

  • 任务跟踪和分配:项目管理工具都能够支持在整个项目生命周期中分配和跟踪任务。
  • 父项目和子项目:以上这些任务从业务上进行拆分,属于不同的特定项目,因此大多数项目管理工具既有父项目(业务体量较大的项目)和子项目(属于父项目的较小项目)。
  • 协同工作:所有项目管理工具都支持某些协作功能,无论是在单个任务上协作、聊天或是支持同步更新信息,或是支持更为强大的协作能力。
  • 文档共享:要成功完成任务和项目,团队需要能够共享并同步使用文档和资源。所以大多数项目管理工具都支持文档共享和协同编辑功能。

二、项目工具的重要性

项目管理工具对组织或团队来说至关重要。

首先,使用工具有助于保持团队工作井然有序,并确保工作流程遵循既定的规则。

其次,利用工具可以清楚地分配和了解项目或任务相关的所有活动信息。项目管理工具还允许团队通过评论、聊天等方式清晰快速地进行沟通。

三、如何选择项目管理工具

市场上有数千种管理工具,为团队找到优异的项目管理工具可能是比较困难的。很多时候,团队负责人购买项目管理工具,却在几个月后才发现只有他们自己是使用工具的人。在进行管理工具之间的比较时,需要注意,有效的项目管理工具应该满足两个关键点:首先,项目管理工具应该具有项目经理所需的所有功能。其次,该工具应该是整个团队成员都愿意使用的东西。

满足这两个关键点说起来容易做起来难,因此本篇文章列举了9个关键步骤,以确保能够找到非常适合团队需求的项目管理工具:

1.明确项目管理的需求

选择工具的名列前茅步是需要识别团队当前工作方式中遇到的问题。将这些问题分类整理并以列表的形式记录下来,在之后进行分析参考。团队可能遇到的问题包括:

  • 各部门之间缺乏沟通
  • 项目规划杂乱无章,错过截止日期
  • 无法准确理解客户反馈
  • 团队成员之间的工作量不均匀
  • 接收通知消息过多
  • 开展太多浪费时间的会议

当对比项目管理工具的所有业务和功能时,需要进行参考分析:这个工具能解决团队遇到的这些问题吗?如果答案是否定的,那么就将该工具从待选列表中删除,防止让不重要的东西(如销售的演示、精美的界面、可有可无的功能)影响决策。同时还可以使用这个问题列表作为关键参考点,来定义团队在项目管理工具中想要的功能。将每个功能按优先级进行标记,以快速了解项目管理工具与团队的匹配程度。

2.研究适合的项目管理工具

确定团队的需求后,就可以初步选择有哪些适合的项目管理工具。以下是一些简单的方法:

  • 问问同事他们过去喜欢用什么工具
  • 与您所在行业的其他项目经理进行交流
  • 在行业网站上查看建议
  • 阅读专业的项目管理工具评测文章

首先,优先考虑团队成员的反馈,了解他们以前的喜欢使用什么工具,这样公司会更容易采用。然后将每个管理工具的功能列表和定价与团队的需求列表进行比较,需要多花一点时间寻找更适配团队的工具。比如,团队需要甘特图吗?需要看板吗?这样一步步对比所有功能,评估完待选工具之后,留下五个以内的最终选项,并让团队成员也对这几个最终选项进行投票,挑选出一个大多数人选择的项目管理工具。

3.试用项目管理工具

接下来需要团队成员测试一下这个工具,目前市面上几乎所有的项目管理工具都支持免费试用,即使不支持,许多公司也很乐意在客户提出要求时提供试用服务。首先,需要召集一些团队成员一起试用该工具,确保选择具有不同职能和工作风格的成员,这样可以提供不同的意见,防止未来遇到各种各样的问题。

如果可以的话,直接让试用团队使用一个真正的项目来测试管理工具。如果是快速体验工具的功能只花费十几分钟就能完成,但当用它来管理真正的项目工作时,就需要详细进行使用。否则将无法真正了解工具与项目管理需求相关的优点和缺点。

同时,这些公司的客户服务体验也很重要。想要推动一个新工具的使用,即使非常匹配团队,也需要付出学习和适应成本。一个好的产品提供商可以带来不一样的体验,例如可以请求销售进行产品演示,并花30分钟到1小时了解服务商自己如何使用该工具,也可以讨论团队期望的功能;您也可以向支持团队进行提问,看看他们需要多长时间才能做出回应;查看他们的帮助中心和资源,看看是否可以帮助用户快速入门;询问您的销售代表,如果需要更多服务,他们会如何进行支持。

4.收集团队成员的反馈

在完成项目管理工具的试用后,就可以收集每个成员的使用体验,参考以下几个问题进行反馈信息收集:

  • 项目管理工具会可以提高工作流程的效率吗?
  • 最喜欢和最不喜欢工具的哪些方面?
  • 花费了多少时间熟悉工具?
  • 推荐工具给身边人的可能性有多大?

接下来,回到名列前茅步中的问题列表,查看试用的工具如何解决团队的主要问题。同时也需要考虑项目管理工具如何让团队在不同部门之间进行协作,或与其他产品集成进行协作,这样才能有效提高整体工作效率。

5.评估使用工具的成本

在选择项目管理工具时,不仅需要考虑每个用户的价格,还要考虑在团队中推行该工具所需的时间。再想一想团队当前的工作流程浪费的时间、失去的机会和造成的问题。新工具如何优化这些问题?如果可以预估到这个工具长期的价值,那么这个工具就是值得选择的。

团队还应该考虑哪种付款方式是非常适合的,是按月订阅,或者是按年付款?这是一项长期投资,我们应该找出公司资源的优异利用方式。

6.获取管理层的认同

当准备实施项目管理工具时,较好得到领导层的认同与支持,因为工具会改变团队成员的日常工作流程,我们可以通过以下几种方式获得支持:

  • 工具选择委员会中包含领导团队的成员
  • 与领导层就当前的工具问题进行沟通
  • 向领导层提供过去成功实施的数据分析

7.购买项目管理工具

一旦得到了组织团队中决策人的认可,就可以购买该工具了。由于大多数项目管理工具都是根据用户数进行购买,因此建议购买1-2个小团队,并将其作为测试,以便验证和熟悉工具之后向组织其他团队推广。

8.实施项目管理工具

这个阶段已经确定了项目管理工具,相关的研究也已经完成。但是别忘了新工具的实施计划。要改变并适应一个新的工作流程,对大多数团队来说都是比较困难的,因此需要一个尽可能顺利推行新工具的计划。可以考虑以下关键点:

  • 时间线:想在什么时候让所有团队都使用工具?是想按阶段进行还是一次性完成?是否需要其他成员参与时间线制定?
  • 培训:不同的团队需要什么样的培训?谁来提供?如何提供?
  • 用户:谁能够成为这个工具的主要用户?如何让他们习惯使用?
  • 集成:打算什么时候设置关键集成?谁来负责进行设置?

一旦让每个团队成员都加入使用新工具,主要用户就必须树立一个好榜样。确保主要用户持续使用该工具,并随时回答其他成员的任何问题。

9.进行回顾

新工具在完成实施后,回顾一下整个过程会对团队很有帮助。团队在实施的哪些方面会与之前预估的有所不同?实施过程中出现的哪些问题导致过程不顺利?当在思考这些问题时,可以向工具的销售和客户成功团队直接反馈,或许他们可以说明这个工具的某些相关使用场景,来帮助我们解决问题。

同时,与团队成员定期沟通也很重要,需要了解他们如何使用项目管理工具,可以在哪些地方进行改进,以及从长远来看如何更好地实施工具。

总体而言,让团队学习并使用新的项目管理工具,整个过程可能有点冗长和复杂,但一旦新的工具得到实施并有效进行使用,它可以使每个成员的工作变得轻松许多。

四、国内外一些拔尖项目管理软件盘点

通过其他人对工具的使用经历、评价能够帮助我们更快的判断这个工具使用体验、支持服务情况,以做到尽快排除。俗话说“好评看自己,差评看媒体”就是这个道理。

1.国产研发项目管理工具榜单前二(36Kr):PingCode

2.国外项目管理工具市场占有率前二:Atassian(如今已经对国内用户停售本地版,政策详情可通过以下文章了解:Jira最新政策及与国内工具大对比

3.国内通用项目协作工具市场占有率前二:Worktile

4.国外优异易用项目管理工具:Trello

5.优异开源项目管理软件:Redmine

6.优异个人项目管理软件:Teambition(对个人永久免费)

以上工具,以及更多工具的对比测评可以通过以下文章了解:项目管理