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如何做好项目范围管理?方法+工具

范围管理是项目管理中的一个专用词汇,它的主要任务是界定项目包含且只包含所有需要完成的工作,并对项目其他管理工作起到指导作用,以保证顺利完成项目的所有过程。

确定了项目范围,也就确定了项目的工作边界,明确了项目目标和项目主要可交付成果。对于信息系统集成项目,如果不能明确地定义和有效地控制项目范围,将会产生非常严重的后果。

一、范围管理出现问题的常见问题根源

项目经理作为项目的承担者,在规定时间内利用有限资源保质保量地完成项目,让客户和公司都满意是最终目标。但是,让客户满意不等于不断满足客户无穷无尽的需求,我们应该分析范围变更出现问题的根源。

(1)签订合同时缺少对信息系统集成项目熟悉的人员参加,导致项目目标描述不清,为后期的实施工作带来困惑。

(2)客户对信息系统项目缺乏全面了解,项目组对客户需求细节的了解也不充分,并且双方对实现需求的方式的理解也存在差异。而双方在项目初期又均未意识到这种沟通上的不畅,会导致移交系统时才使问题暴露出来。

(3)项目组人员不能区分客户真正需求和镀金需求,全盘接受客户的变更请求。范围的概念包含两方面,一个是产品范围,即产品或服务所包含的特征或功能,另一个是项目范围,即为交付具有规定特征和功能的产品或服务所必须完成的工作。在确定范围时首先要确定最终产生的是什么,清晰界定其特性,以认可的形式表达出来,比如文字、图表或某种标准,能被项目参与人理解;在此基础上进一步明确需要做什么工作才能产生所需要的产品,即产品范围决定项目范围。

二、项目范围管理的过程

范围管理保证项目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作,它主要涉及定义并控制哪些是项目范畴内的,哪些不是。范围管理的基本内容包括:项目启动、范围计划编制、范围核实、范围变更控制等。

以下所讨论的是其中比较重要的部分:

1.制定项目范围计划

工欲善其事,必先利其器”。一个项目经理要想真正管理好项目范围,没有必要的技术和方法是肯定不行的。国外曾经有人对项目失败原因进行调查,其中计划被放到了首位,可见它在项目管理中的重要性。

范围计划编制是将产生项目产品所需进行的项目工作(项目范围)渐进明细和归档的过程。不同的计划详尽程度不一样,其中范围说明和范围管理计划必须包含在内。

范围说明在项目参与人之间确认或建立了一个项目范围的共识,作为未来项目决策的文档基准。范围说明中至少要说明项目论证、项目产品、项目可交付成果和项目目标。

范围管理计划描述项目范围如何进行管理,项目范围怎样变化才能与项目要求相一致等问题。它应该包括一个对项目范围预期的稳定而进行的评估(比如:怎样变化、变化频率如何及变化了多少),以及对变化范围怎样确定,变化应归为哪一类(当产品特征仍在被详细描述的时候,做到这点特别困难,但绝对必要)等问题的清楚描述。

2.项目分解

完成项目本身是一个复杂的过程,必须采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的单元,最终得出项目的工作分解结构(WBS)。

比较常用的方式是以项目进度为依据划分WBS,名列前茅层是大的项目成果框架,每层下面再把工作分解,这种方式的优点是结合进度划分直观,时间感强,评审中容易发现遗漏或多出的部分,也更容易被大多数人理解。

3.项目范围变更

一个项目的范围计划可能制订的非常好,但是想不出现任何改变几乎是不可能的,因此,对计划变更的管理是项目经理必备的素质之一。范围变更并不糟糕,糟糕的是缺乏规范的变更管理过程。范围变更的原因是多方面的,比如用户要求增加产品功能、环保问题导致设计方案修改而增加施工内容。项目经理在管理过程中必须通过监督绩效报告、当前进展情况等来分析和预测可能出现的范围变更,在发生范围变更时遵循规范的变更程序来管理变更。

建议企业的项目管理体系中包含一套严格、高效、实用的变更程序,它对管好项目至关重要。

三、项目变更控制

项目经理和项目小组必须意识到范围变更本身并没有什么不对,事实上很多时候这会让你的系统更健壮、更实用。客户通常不能一开始就确定所有需求,而且情况会随时间而变化,如果不能包容变更,那么最终解决方案可能就达不到应有的价值。

如果变更失控,后果也非常严重,甚至导致整个项目的失败。根据数据统计,最可能引起信息系统集成项目失败的前三个因素分别为:缺乏用户参与、不完整的要求和说明、易变的要求和说明,这几个因素都直接或间接与范围变更管理有关。

因此,必须进行范围变更控制。变更控制的目的不是控制变更的发生,而是对变更进行管理,确保变更有序进行。

为执行变更控制,必须建立有效的范围变更流程。这个流程应该包括确认变更、评估变更的商业价值、分析变更对项目的影响,以及提交给项目发起人进行评价以确定是否执行变更。但是仅有范围变更流程尚不足以真正控制变更,这是因为项目组的外部有许多压力,同时与缺乏行之有效的变更控制手段密切相关。

目前,流行的变更管理思想认为在范围变更流程中有四个关键点必须严格控制,即:谁有权确认变更、什么样的变更需要执行、变更的影响多大、客户是否接受变更的代价。

1.明确项目变更确认权

事先明确客户方有权提出变更请求的人员和项目组有权受理变更的人员,并且变更请求必须有书面材料。用户需要向客户方项目负责人提出书面申请,由客户方项目负责人审批后移交实施方项目经理。

这样,对所有的变更双方的项目负责人都能做到心里有数。而且用户在递交书面变更申请时比较慎重,一般都在自己公司内部经过讨论后进行,减少了因用户内部看法不同导致的反复变更。

2.明确什么样的变更需要执行

不是所有的变更都需要修改,更不是所有的变更都需要立刻修改。必须对客户提出的范围变更进行审核,决定哪些变更需要修改和何时修改。

客户一般对信息系统集成项目不甚了解,他们认为很简单的事情可能解决起来会很复杂。因此项目经理和项目小组要冷静地分析:用户到底想要实现什么目的,抓住本质的需求。如果用户建议很难实现,可以和用户进行沟通,询问用户是否可以用其他方式来实现其目的。

一般来说,用户的镀金需求可以延期解决甚至不考虑,用户的新增需求如果不是影响到核心业务的实现,也可以安排在现有功能的完善之后。

3.明确变更带来的影响

项目组成员都要认识到变更是有代价的。必须评估变更的代价和对项目的影响,并且要让客户了解到变更可能会发生的问题,一起判断变更是否依然要进行。

在与客户讨论过程中,需要和客户一起判断:“修改是没有问题的,但是你能接受由此引起的进度延迟、费用增加、性能下降等吗?”

一般来说,如果客户认为该变更是必须的(变更非常有可能是其上级领导提出的),就会接受这些后果,通过与客户的协商,项目组可能会得到回报或者即使没有回报也不会招致公司和客户双方的埋怨。如果客户认为该变更虽然有必要但是可以暂缓,双方签署备忘录后留待以后解决。如果客户认为该变更可有可无,多数情况下会取消变更。

这时,比较稳妥的做法是让客户对于明显的变更做出确认,一般是签字确认。这样既可防止频繁变更,也让客户认识到变更带来的工作量加大是项目延期的原因。

最后,变更进行时必须保证最终方案的少数性和完整性。同时,要对所有变更进行跟踪和验证,确保变更按要求完成。范围管理对信息系统集成项目成败有重要影响,执行好范围管理最重要的是建立行之有效的变更控制手段。

四、利用好项目管理软件在范围变更中的价值

项目管理软件在项目范围管理中可以发挥以下作用:

  1. 制定和更新项目范围说明书:项目管理软件可以提供模板或工具,帮助项目经理制定项目范围说明书。此外,软件可以帮助团队实时更新范围说明书,确保其始终准确。
  2. 分解项目范围:软件可以帮助团队将项目范围分解成更小的组成部分和可管理的任务。这有助于确保团队全面了解项目范围,并可以有效地管理和控制各个任务。
  3. 确定项目的可交付成果:软件可以帮助团队确定项目的可交付成果,并建立与之相关的工作包。这些工作包可用于跟踪项目的进度,并帮助团队控制项目的范围。
  4. 范围变更管理:软件可以帮助团队管理范围变更请求,以确保项目不会超出原定范围。它可以跟踪变更请求的状态,记录审批历史,并向利益相关者自动发送通知。
  5. 项目进度管理:软件可以帮助团队跟踪项目进度,并确保项目在预算和时间约束下按时交付。
  6. 管理项目团队:软件可以帮助团队管理项目团队,并将任务分配给各个成员。这有助于确保团队成员知道自己的角色和职责,从而更好地协作完成项目。
  7. 报告和分析:软件可以生成各种报告和分析,帮助团队了解项目的进展情况、潜在风险和机会,并作出相应决策。

国内外比较推荐的项目管理软件包括:

1.国产研发项目管理工具榜单前二(36Kr发布):PingCode  【官网:https://datayi.cn/w/z98mjJdR】 

2.国外项目管理工具市场占有率前二:Atassian(如今已经对国内用户停售本地版,政策详情可通过以下文章了解: Jira最新政策及与国内工具大对比  https://docs.pingcode.com/blog/tool/16840.html 

3.国内通用项目协作工具市场占有率前二:Worktile【官网: https://datayi.cn/w/korbgXZo 

4.国外优异易用项目管理工具:Trello 【官网:Trello.com】

5.优异开源项目管理软件:Redmine 【官网: https://www.redmine.org/ 

6.优异个人项目管理软件:Teambition(对个人永久免费)【官网:Teambition.com】

以上工具,以及更多工具的对比测评可以通过以下文章了解:2023年排名前十的项目管理软件大盘点: https://docs.pingcode.com/blog/tool/16767.html 

关于如何做好项目范围管理,以上就是全部内容,希望对大家有所帮助。

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