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作为一个项目管理成员,怎样才能有效监控项目执行?

有效监控项目执行的6个关键点:1.做好计划控制;2. 完善资源控制;3. 风险控制;4. 建立沟通管理制度;5.设定关键绩效指标(KPIs);6.使用项目管理工具。

进度、成本、范围是项目成功的基本要素,对项目的成败起着至关重要的作用。如果时间增加,势必会增加项目的成本;时间不够,可能导致项目范围的减少。另外,根据当前项目管理专家对失败项目的研究,我们可以发现:工期超出计划,几乎是每个失败项目都存在的问题。因此,有效实施项目进度控制,是项目成功的重要保障,是每一位项目经理非常重视的工作。

一、项目进度如何才能更有效的管控?

作为项目管理成员,监控项目执行是非常重要的一项任务,它涉及到项目整个生命周期中的每个阶段和环节。有效监控项目执行可以帮助项目管理人员及时识别并解决问题,保证项目按时按质完成。下面是一些可以帮助项目管理成员有效监控项目执行的建议:

1.做好计划控制

计划是行动的指导,是行动成功的关键所在。能100%按照计划执行,是每一个项目经理的理想,而实际情况是项目往往受各种因素的干扰,计划在不断地根据实际情况发生变化。项目经理要对计划进行控制,落脚点在监督各分项计划的实施上。

分项计划的策划:项目经理在进行任务分工时,必须明确工作的阶段性目标,这个目标以项目基准计划为依据,以阶段性交付物为导向,并且明确各分项关键点。

分项计划的制订:各分项项目负责人在滚动制订分项计划时,必须执行项目经理的阶段性目标要求,同时将工作细化到分项项目可测量的交付物,形成一份具有操作性的计划。计划可以不限固定形式,根据各部门业务工作流程即可。

分项计划检查:

  • 检查交付物:项目经理定期检查各分项项目负责人交付物的完成情况,必要时,检查其分项计划及执行情况。
  • 检查关键路径工作:关注关键路径上的事项是否按照计划进行,它关系到项目是否如期完成。
  • 检查关键人物工作:对于任务较重、能力较弱、执行力较差的人物,他们的工作可加大检查频次,对其协助、指导、督促,避免出现到期任务完不成的风险。
  • 对标基准计划:项目经理汇总分项计划完成情况后,与基准计划对标,评估项目绩效,并与项目组成员共同制定纠偏的措施。

计划更新 :达成共识的更新计划要及时发布,发送给项目组成员,同时发送给掌控项目进度需求的人员,必要时,发送给能够有效监督或者协助项目成员完成任务的相关方。

2. 完善资源控制

项目不能如期完成,有很大一部分原因是资源问题,采购资源未到位、人力资源不足、生产资源冲突等,再完美的计划,没有资源落地,都是空谈。因此,项目经理在项目执行过程中,需要关注各部分的资源负荷情况。

掌握各部分资源负荷情况后,才能展开资源协调,进行资源平衡的基本原则是“向关键路径要时间,向非关键路径要资源”。争取资源是一个博弈的过程,向职能部门要人,向生产单位要资源等,没有资源不能成为项目进度延后的理由。

3. 风险控制

制定一套项目风险防范的体系,具体包含:风险识别、风险确认、风险应对等方面的完整内容。这部分工作一般由公司级项目管理体系来进行定义和规范。

在项目启动初期,要充分识别影响项目进度的风险,在项目执行过程中,不断对风险进行监控和更新,及时采取风险应对措施。强调各分项负责人要主动识别与汇报,预防为主,避免在风险发生时再处理。

4. 建立沟通管理制度

沟通是掌握各方信息,进行项目决策和项目协调的基础。实现有效进度控制对于沟通的要求,主要有以下几点。

(1)及时与立项部门和项目客户进行沟通,了解其对于项目的期望与特殊要求,以保证项目的各项工作都是在项目范围内开展,范围发生变化时,项目计划及时作出相应调整,项目的进度满足各方需求。

 (2)明确各方的沟通需求,使得各相关方及时得到相应的信息,例如,项目例会制度,分项计划汇报制度,项目进度汇报制度,项目组信息交流平台等。强调主动沟通,以提早准备好配合的工作,免得影响项目的进展。

充分发挥项目组成员的作用,使之参与问题解决,如项目偏差的处理,风险的预防等。

除此以外,还有一些辅助关键点,比如:

5.设定关键绩效指标(KPIs)

设定关键绩效指标可以帮助项目管理人员确定项目的成功标准,并监控项目的进展情况。这些KPIs可能包括项目的质量、时间表和预算。对于每个KPI,项目管理人员应该制定具体的目标和标准,并跟踪实际绩效与这些目标的差距。

6.使用项目管理工具

使用项目管理工具可以帮助项目管理人员更好地监控项目执行。这些工具可以帮助管理人员跟踪项目的进展情况、管理项目的资源和任务,并与项目团队成员进行沟通和协作。其中一些工具还可以提供图表和报告,帮助项目管理人员更好地了解项目的状态和进展情况。

国内外一些主流项目管理软件推荐:

1.PingCode一站式软件研发项目管理工具,覆盖软件研发项目全流程。2021年入选36氪项目管理软件金榜-研发项目管理榜单 前二;适用于十几人到千人规模的的团队。知名客户包括宁德时代、小红书、商汤科技等;支持私有部署、麒麟鲲鹏等国产系统。

2.Worktile :是国内市场占有率较高的项目管理软件之一。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。并且有许多知名客户,比如百度、招商银行、小米、旷世等等。

3.Redmine:国外的一款免费开源的基于web的项目管理和问题跟踪工具。使用MySQL, PostgreSQL或SQLite作为数据库,支持插件扩展,可以运行在Windows, Linux, Mac OS X等操作系统上。Redmine支持40多种语言,包括中文。

4.Asana:在全球也算是知名的项目管理软件,从用户数量来看,Asana绝对是一款相当受欢迎的工作管理和协作平台。并且它曾经被《财富》杂志评为优异工作软件之一,并且有许多知名的客户,如NASA, Uber, Spotify等。

5.Jira:全球较早的软件研发过程管理工具之一,被广泛应用于缺陷跟踪、客户服务、需求收集、流程审批、任务跟踪、项目跟踪和敏捷管理等工作领域。但近些年对国内用户的政策并不友好,特别是停售 Server 版,一定程度意味着对国内中小企业禁售。

项目进度的好坏,计划是基础,资源是载体,沟通是媒介,大家齐心协力才是关键!

以上就是关于项目管理如何做好项目执行和管控的全部内容,希望对大家有所帮助。

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