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项目管理软件选型时应注意的8大要素

项目管理软件选型时应注意什么?8大要素:1.功能是否涵盖了项目中常用的需求;2.软件是否灵活,可让用户自定义;3.软件的集成扩展性;4.是否易操作;5.便于团队沟通协作;6.实时掌控项目进度;7.价格是否合理;8.厂商是否靠谱。

企业,无论规模大小,都要处理许多项目、计划、任务。需要有一个解决方案可以帮助企业在计划和运行项目时,以准确、可预测和可盈利的方式使一切保持井井有条。项目管理软件是最有用的工具之一,通常被用于项目计划、时间管理、资源分配和变更管理,帮助公司提高竞争力,使其从行业中脱颖而出。

但是软件的采购与选型不同于其它有形产品,在软件采购过程中,常常出现与业务人员的目标冲突、供需不匹配的情况,以及在产品选型、实施应用、成本控制、后续投资等方面都存在着较大的陷阱。因此,成功购买项目管理软件必须考虑以下几个问题:

一、项目管理软件选型时应注意的8大要素

1.功能是否涵盖了项目中常用的需求

首先,企业要考虑项目管理软件能否匹配企业当前的项目模式,以及为当前的项目管理痛点提供解决方案。例如对于IT研发类型的项目,你可能会采用瀑布模型和敏捷迭代两种不同的管理模式,项目管理软件能否同时满足两种模式的应用需求?

如果你需要解决进度反复难以监控、破解90%完成是神话的难题,软件能否提供有用的监控工具为你快速定位问题来源,例如里程碑表、工作分解结构、关键路径、完成状态看板等。

另外,你是否需要项目管理办公室,帮助你从多项目角度进行进度监控,成本控制和资源协调等需求。 任何系统工具都会有自己独特的功能,无论是个人还是团队在选择一款系统时,需要看清系统的功能有哪些,哪些功能是工程项目管理必须要使用的,哪些功能是多余的。只有仔细分析这些功能信息,才可以帮助企业或团队找到合适的系统工具。比如项目预算、费用管理、任务管理、项目文档管理、bug管理、项目知识库管理等。

2.软件是否灵活,可让用户自定义

除了个别的针对细分行业的项目管理软件,大多数其实都是针对通用行业的。那可能系统默认提供的任务信息就不太符合你的行业。 系统要允许用户能够自定义一些字段。比如,审核人下拉列表,任务属性是必做还是选做,加一些公式字段自动计算任务逾期天数等等。

3.软件的集成扩展性

企业对于项目的管理要求大多是随着项目发展循序渐进的。纵向深度来说,项目管理涉及到十大知识领域,横向业务来说,项目管理跟其他销售、采购、财务、人力资源等领域其实是相辅相成的,例如结合CRM作客户交付项目管理或结合SRM作项目型采购管理。

企业既要考虑软件能否满足当前的项目管理痛点,同时还要考虑软件的应用领域是否齐全,能否满足后续拓展应用要求,企业选型的时候要结合长远考虑进行甄选。

比如,当CRM中,一个客户已经成交了,销售就可以从CRM里直接对这个客户新建一个项目,让实施团队去做交付,并且销售可以直接从CRM里看到实施到了什么程度,是否在这个节点需要进行交叉销售或者向上销售。 而实施团队,也应该能从项目管理软件里直接看到客户的联系信息等本来存储在CRM中的信息。甚至,从项目管理软件中,应该可以直接看到客户的回款情况。而这些,不是一个软件能解决的,通常是需要在三种软件之间做集成的。

4.是否易操作

我们要注意,采购了项目管理软件后,是要给谁日常用的呢?不是领导,而是普通的项目成员。他们要每天在里面执行自己负责的任务,去更新任务状态,出现了偏差要及时通知到相关人。 所以在选择工程项目管理系统时,一定要考虑到员工操作的难易程度,能够让员工很快上手的工具,可以节省大量的操作培训时间,进而加快项目进度。

否则项目成员会因为要额外花很多时间来学习如何使用软件,而不愿意使用它。离开了项目成员输入的各种任务信息,项目管理软件是没有用的。

5.便于团队沟通协作

项目管理是十分复杂的过程,需要不断与团队其他成员进行沟通来确定项目的进展。因此,良好沟通协作功能是必须的,它将有助于保证整个团队的信息畅通。

6.实时掌控项目进度

一个正常的项目流程包括启动、执行、监测控制、收尾等阶段,每个阶段都有不同的事情要处理,尤其是在执行和监测阶段,管理尤其复杂,因此项目进度的把控是比较难做处理的。

有时候项目中的任务涉及到好几个环节,需要在好几个项目成员间流转,那么软件较好是能够将这种线下流程固化到线上。在后台设计好了任务流程之后,成员完成了自己的环节,点击提交按钮,系统就会自动把任务执行人改成下一个环节的负责人,并给他发邮件,他点击了邮件中的任务链接,就可以直接做任务,完了再下一步。这样项目管理就会比较井井有条,而不需要挨个问,任务进行到哪一步了,该谁做什么了,因为系统都自动控制了。

7.价格是否合理

对于规模不同的团队,项目管理软件应该提供不同的版本和价格,供企业按需选择。

8.厂商是否靠谱

比如软件推出多少年了,在中国有没有自己的数据中心、自己的客服团队,资金方面是完全依赖风投还是靠自身稳健盈利,等等。

项目管理工具的选型,前期需要花费一定的时间从易用性、自定义、可扩展性、便于沟通、实时查看进度、价格、厂商可靠性等多方面进行对比,并深度试用。因为一旦定下来,项目数据都会运行在里面,再进行迁移的话,既浪费时间又浪费金钱。

二、国内外一些值得优先试用的项目管理软件推荐

1. PingCode :一站式软件研发项目管理工具,覆盖软件研发项目全流程。2021年入选36氪项目管理软件金榜-研发项目管理榜单 前二;适用于十几人到千人规模的的团队。知名客户包括宁德时代、小红书、商汤科技等;支持私有部署、麒麟鲲鹏等国产系统。

2. Worktile  :是国内市场占有率较高的项目管理软件之一。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。并且有许多知名客户,比如百度、招商银行、小米、旷世等等。

3.Redmine:国外的一款免费开源的基于web的项目管理和问题跟踪工具。使用MySQL, PostgreSQL或SQLite作为数据库,支持插件扩展,可以运行在Windows, Linux, Mac OS X等操作系统上。Redmine支持40多种语言,包括中文。

4.Asana:在全球也算是知名的项目管理软件,从用户数量来看,Asana绝对是一款相当受欢迎的工作管理和协作平台。并且它曾经被《财富》杂志评为优异工作软件之一,并且有许多知名的客户,如NASA, Uber, Spotify等。

5.Jira:全球较早的软件研发过程管理工具之一,被广泛应用于缺陷跟踪、客户服务、需求收集、流程审批、任务跟踪、项目跟踪和敏捷管理等工作领域。但近些年对国内用户的政策并不友好,特别是停售 Server 版,一定程度意味着对国内中小企业禁售。

更多的项目管理软件大家可通过《项目管理》了解,希望能给大家一些启发。

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