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任务管理的方法有哪些?7种常见的任务管理方法6种主流工具

这里我们将介绍 7种使用比较广泛且有效的,提升效率生活体验的、常见任务管理方法,他们包括 GTD、2 分钟法则、番茄钟、四象限法、时间块工作法、PDCA 工作法、间歇式日记法

在当今高速发展的社会中,有效的任务管理变得尤为重要。无论是在职场还是个人生活中,良好的时间管理和任务规划技巧都能显著提高工作效率和生活质量。本文将深入探讨七种广泛使用且被证明有效的任务管理方法,这些方法旨在帮助人们更好地组织任务、提升工作效率和改善生活体验。

1. GTD(Getting Things Done)

GTD,即“完成事项”的缩写,是由David Allen开发的一种自我管理方法。它鼓励人们将所有的任务和想法记录下来,并将它们组织成可行的行动计划。GTD方法的核心在于五个基本步骤:收集、处理、组织、回顾和执行。通过这五个步骤,个人可以清晰地了解自己的任务和责任,从而有效地安排时间和资源,减少焦虑感。

2. 2分钟法则

2分钟法则是一种简单而有效的时间管理技巧,它源自于GTD方法。这个法则建议,如果某项任务可以在两分钟内完成,那么就应该立即去做,而不是将其推迟。这种方法有助于减少任务列表上的小事项,让人们能够专注于更重要的任务。

3. 番茄工作法

番茄工作法,又称为Pomodoro技术,是由Francesco Cirillo在20世纪80年代末发明的。该方法将工作时间分割成25分钟的工作段,每个段落之间休息5分钟,每完成四个番茄钟后,休息更长时间(15-30分钟)。这种方法旨在通过短时间的集中工作和适时的休息,提高工作效率和注意力。

4. 四象限法

四象限法,也被称为艾森豪威尔矩阵,是一种帮助人们根据任务的紧急性和重要性进行优先级排序的方法。它将任务分为四个象限:紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。通过这种分类,个人可以更有效地分配时间和资源,专注于真正重要的任务。

5. 时间块工作法

时间块工作法是指将一天分成多个固定的时间段,每个时间段专注于完成特定的任务或活动。这种方法有助于减少任务之间的切换成本,提高工作效率。时间块工作法让人们可以更有意识地管理自己的时间,确保重要任务得到优先处理。

6. PDCA(Plan-Do-Check-Act)工作法

PDCA循环是一种持续改进的管理方法,它包括计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)和行动(Act)四个阶段。通过不断地循环这四个步骤,个人或组织可以持续地优化和改进工作流程,提高任务完成的质量和效率。

7. 间歇式日记法

间歇式日记法是一种结合了反省和计划的日记方法。它鼓励个人在

日常生活中定期停下来,反思过去的行为和成果,然后为未来的行动制定计划。这种方法有助于个人更好地理解自己的工作习惯和生活模式,从而作出有意义的改变。

通过掌握和应用这七种任务管理方法,个人可以更有效地管理自己的时间和任务,不仅能够提升工作效率,还能够改善整体的生活体验。每种方法都有其独特的优点,适合不同的个人和工作场景。关键在于找到最适合自己的方法,然后持之以恒地应用它。

二、6款主流任务管理工具

直到十多年前,大多数人还在纸上做任务管理。但不得不承认,智能设备上的软件和应用要比用纸做任务管理方便得太多了。

举个最简单的例子,我们把一天的任务列在了笔记本的一页纸上,结果没做完。怎么办?有一种以纸笔为媒介的记笔记方法叫做子弹笔记法,它会告诉你,把没完成的任务抄到下一张纸上。这个也很好理解,如果你不抄的话,你每一页都会有完成的和没完成的任务,这时候,比如说你有一个任务是半个月前记的,你就很难找到它了。

这种事在软件里就不会存在嘛,就算需要移动一个任务,我们动动手指就可以了。

软件让我们在组织任务有了很大的灵活性。还提供了基于时间和地点的提醒。最重要的是,任务系统不只是用来组织任务的,它还需要负责呈现任务。在这些方面,软件要比纸张有利得多。

1、团队任务管理软件:Worktile

Worktile 可能是国内使用团队数量非常多的任务管理软件,曾在2021年获得项目管理总榜排名名列前茅。

Worktile 被广泛用于团队的任务管理、甘特图绘制、OKR目标管理、日程管理、项目管理、网盘、任务数据报表分析等等。它的任务管理方面的核心功能包括:

  • 丰富的模板市场:因为不同的任务会涉及不同的流程和字段,特别是团队任务,而Worktile能以积木化的思维配置出的任务模板,可以灵活匹配出适用于市场、运营、采购、产研场景,以及互联网、电商、制造、建筑等不同行业不同部门的任务管理字段;
  • 自定义:自定义任务管理的流程、字段、数据等以匹配管理需求;
  • 多种任务管理视图切换:比如看板形式、表格形式等等;
  • 支持任务拆解及全流程跟踪:可以将大的任务拆解成各阶段任务,并制定负责人、时间等,还可以设置不同任务之间的依赖关系。也可以全程追踪项目从提出想法到最终交付产出的各个关键阶段。
  • 掌控任务时间进度:甘特图直观展现各项工作的日程排期,简单拖拽即可调整任务的起止时间,建立依赖关系;
  • 项目内报表和跨项目全局统计:让管理者可从人员、周期、工时、完成情况等多个维度,实时掌握项目、任务的关键数据;

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除了满足任务进度管理,Worktile 还具备项目集管理、目标管理、审批、简报、IM、网盘等模块,是一个工具的集合,能同时满足企业多种工具化管理需求,从而大幅降低成本,非常适合百人规模的中小企业使用。

具备10人以下免费使用版本(基础功能),支持saas、私有部署、二次制定开发。

Worktile官网

2、研发任务管理工具:PingCode

PingCode 是国内一款专门为软件开发团队打造的管理工具,曾获是2021年度中国企服软件金榜研发项目管理榜的评分名列前茅(36氪发布)。

在任务管理方面具备任务计划、任务创建、任务提醒、任务关联代码、任务关联CI/CD、任务进度跟踪、任务提醒、任务数据统计等等。

除了任务管理、任务进度跟踪、提醒等,PingCode 还被广泛用于:需求收集、需求优先级管理、产品路线图规划、敏捷开发/Kanban/瀑布项目管理、测试管理、缺陷跟踪、文档管理、效能度量等领域,并且能够与gitlab、github、jinkens、企微、飞书等主流工具集成打通;

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PingCode 25人以下免费,收费版价格仅为Jira的30%-40%;产品开箱即用,简单易上手,不需要像Jira 那样经过好几月的培训,以及专门的系统管理专家配置系统才可使用;提供专业的敏捷管理咨询以及客户成功服务,Jira在国内无原厂服务;

支持25人以下免费使用(基础版本),SaaS版本、私有部署、二次定制开发等。

PingCode官网

3、免费的团队任务管理软件Clickup

ClickUp是国外评价非常高的的任务管理工具,它是梦想是all-in-one(一个工具满足所有需求)。在任务管理方面,Click具备强大的自定义能力以及模板市场,能够非常便捷的与同事进行协作,并且将评论转换成任务;它也支持你将大的任务分解成一个个小任务;定义任务的优先级等。

虽然Clickup有收费版本,但免费版本其实就已经能满足非常多团队,因为它并不限制使用人数和任务数,而是限制了储存空间。

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它的缺点可能是国内用户访问需要梯子,不然访问会非常慢,而且在国内也没有服务团队。

【官网:Clickup.com】

4、个人工作任务管理软件:滴答清单

滴答清单是国内个人用户量非常多的个人任务管理软件,它支持你从记录到管理,帮你把一切打理得井井有条。在功能上具备:

  • 方便且快速地记录大小事务
  • 确保你不会错过任何提醒
  • 支持任务计划、任务优先级管理、任务标签、任务排序和搜索等;
  • 日历视图管理日程
  • 番茄时钟让你专注于当下的事情
  • 同时也具备一定的任务协作能力,比如任务的分配等

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缺点是以移动端为主,PC端的体验稍差。

官网:应用商店下载

5、国外免费的个人任务管理软件Trello

Trello 是一种简便、免费、灵活的可视化方式,可以管理你的项目并组织各种事务, 得到世界各地数百万人的信任。可以这么理解,Trello是一个围绕“看板”概念构建的任务管理器,它实际上是一个调度系统,允许您将任务从一个状态移动到另一个状态。Trello围绕“看板”的概念构建,其中包含任务可能处于的每个状态的列(例如“执行,正在进行,完成”)。 然后,工作流将任务从一列移动到下一列。

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官网:Trello.com

6、国外非常知名的任务管理软件

Todoist是一个任务管理应用程序和在线待办事项列表,可在13个平台上使用,包括iOS,Windows,Chrome等。 超过170万人使用它。 它将任务和子任务编译成简单的列表,并通过跟踪一段时间内的进展使用户与竞争对手区分开来,让用户深入了解他们的个人生产力趋势。

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官网: https://todoist.com/zh-CN 

如果你是个人使用可以使用滴答清单,团队使用可以选择Worktile,免费的可以尝试Trello或者Clickup。

好了,介绍任务管理方法论,也介绍了一些主流好用的软件,来帮助你做好任务管理。弄清楚思路之后,你的生活和工作都会变得更加清晰。学会使用这些好方法和好工具,让你的工作从混乱变到有序。

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