如何制定项目/项目集管理计划

项目管理计划涉及对多个相关的项目进行整合和协同管理，以提高整体效率。由于这些项目间具有某种程度的关联性，因此，将它们作为一个整体来管理，可以比单独对每个项目进行管理更能发挥出优势。

尽管项目管理计划涉及对一系列相关项目的统一管理，但这并不意味着它可以忽视对计划的重点关注，就像单个项目的管理一样。项目管理计划和单个项目的计划在本质上是类似的，它们都需要定义达成项目或项目组目标所需遵循的政策、程序和流程。

一、项目管理与程序管理的区别

在解释项目管理计划之前，我们需要理解项目管理和程序管理之间的差异。尽管它们在许多方面相似，但还是存在一个基本的区别。

在项目管理中，管理的关注点主要是尽快产生最终的可交付成果，同时不影响质量，并遵守约定的时间表和预算。然而，程序管理则是以创造组织效益为目标，通过管理多个相关项目来实现协同效应。

另一个区别在于，项目可以被外包。执行项目的组织为各种利益相关者工作，这些利益相关者可能是也可能不是该组织的一部分。例如，一家正在建造摩天大楼的房地产公司可能会寻求建筑承包商的投标，而不是自己来执行项目。

然而，程序几乎总是在组织内部进行管理。也就是说，程序经理不是外部的合同工人，而是更大的企业的一部分，他们的工作与企业的战略目标和目标紧密相连。

总的来说，项目是暂时的，主要提供某种服务或产品，而程序则是一组相关的项目，这些项目被集体管理，以获得单独管理无法实现的效益。

二、什么是项目管理计划

项目管理计划的目标在于管理、执行和控制多个相关的项目及其各自的目标。因此，像所有其他计划一样，项目管理计划也会概述每个项目的大体情况和策略。为了制定这样的计划，首先需要清晰定义各个项目并概述其各自的范围。

计划的制定是由了解项目策略和目标的项目经理进行的。与独立项目管理相比，项目管理计划更加关注整体效益，而不仅仅是具体的可交付成果。项目管理计划的成功标准与独立项目的成功标准并不完全相同，因为项目管理计划的目标并不一定是在预算内按时交付高质量的可交付成果。对于一个项目管理计划来说，成功意味着这个项目管理计划如何满足整个组织的需求和带来整体效益。

三、项目管理计划的关键元素

任何项目，包括一个由多个项目组成的项目管理计划，都会有依赖性和限制。项目管理计划必须识别这些因素并将其纳入计划中，以确保项目的整体效益。

由于项目管理计划实际上是许多项目的集合，因此在计划中包含一个明确的路线图会很有帮助。这个路线图通常设定为一个时间表，其中各个项目的任务是时间表上的点，具有明确的开始和结束日期。因为有多个项目同时进行，这些项目的任务在时间表上形成了一个地图，有助于实现整体的策略和协作。

项目管理计划也将包括项目的管理结构，组织结构，以及用于计划、控制和执行项目的过程。这包括制定日程表、沟通计划、采购、风险管理、项目结束的程序，以及创建项目管理计划的所有其他一般方面。

此外，你需要定义关键的可交付成果，即使对于一个由多个项目组成的项目管理计划也是如此。这些可交付成果可能并非项目的主要目标，但它们是需要理解的重要里程碑，因为它们将对项目的成功与否产生影响。

四、创建项目集管理计划的关键点

项目集管理计划与单个项目的管理计划相似，但也存在区别。项目计划主要针对的是单个项目的具体交付成果，而项目集则更注重战略性的目标。

列出目标和目的

在制定任何计划时，都需要首先明确要实现的目标和目的。这样可以确保你的计划会按照预设的目标进行。如果没有明确的目标，就无法实现目标。

沟通的重要性

像所有项目一样，沟通在项目集管理计划中也非常重要。如果没有确定的沟通渠道、频率和目标，可能会出现问题。

计划沟通

沟通的一部分包括保持利益相关者的知情。对于项目集来说，利益相关者通常是组织内部的人员，他们希望看到他们的投资在项目集报告中得到回报。项目集计划需要详细描述这些沟通的方式、频率、使用的材料，以及利益相关者的期望。

制定时间表

你需要处理项目集中所有项目的时间表和范围。这涉及到如何分配整体预算，以及如何控制项目集的范围。虽然没有一项质量交付物作为项目集的结束标志，但在项目集计划中仍需要管理每个项目的一系列较小的截止日期。

包括你的利益相关者

你不仅要与利益相关者计划，还要与你的团队计划。团队成员处在项目的前线，他们的参与和观察可以为你提供有价值的数据。你也希望他们了解项目集计划，这样在需要采取行动时他们可以做出明智的决定。

从宏观和微观角度看项目

一旦你与利益相关者和负责各个项目的团队会面后，你就能从宏观和微观两个角度看到项目。这将帮助你在完成项目集计划时做出更好的决策。

五、如何使用工具制定项目管理计划

所有这些计划都可以通过在线项目管理工具如研发项目管理系统 PingCode、通用项目管理工具Worktile、国外项目管理工具 Jira 等来便捷地实施。专业工具可以确保你拥有最新的信息，以便做出更好的、基于数据的决策。

管理一个项目集是困难的，如果你需要从一个项目跳到另一个项目收集数据，那就更难了。使用我们的“项目概览”视图，你可以看到项目集中的每一个项目。你可以看到项目的标题，谁在管理它，执行它的团队，以及项目的状态。从这个高级别的视图，你可以管理你的项目集。

用路线图跟踪你的项目

另一个强大的工具是项目集路线图，它收集了你项目集中的所有项目，并在甘特图时间线上展示它们。你可以在一个地方看到所有的项目，直到任务级别，了解它们是如何相互关联的，以及是否存在任何依赖关系。但这不是一个静态的视图。通过分配人、项目经理或客户进行筛选，查看持续时间，计划的开始和结束日期等更多信息。在展示中向利益相关者展示关键指标。