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如何做好项目进度控制?项目进度管理常见问题及解法

项目进度推进一直都不是一件容易的事,无论是新人项目经理,还是老人。

所以在这篇指南中,我们除了分享一些项目进度的概念和重要性,还将重点讨论如何管理进度,以及有效项目进度安排的不同方法。除了项目进度管理的方法论,还将向你展示一些如何管理项目团队的方法,来最大化生产力并减少错误风险。

做好进度管理通常都遵循以下6个关键步骤:

  1. 定义所需活动
  2. 活动排序
  3. 估算活动资源
  4. 估算活动持续时间
  5. 制定进度计划表
  6. 控制进度

一、项目管理中的进度管理是什么?

项目是临时性的工作,项目进度管理旨在保证在规定的时间内完成项目。

项目进度管理可概述为:在工作分解结构的基础上,针对交付工作包的需要,列出为完成项目而必须进行的全部活动,然后分析这些活动之间的逻辑关系,估算各活动所需要的持续时间(工期),制订项目进度计划,并随同项目执行对进度绩效进行监控。在开展这些工作之前,须先行编制项目进度管理计划。

进度管理的主要工具是项目进度表。

项目进度表是一个详细的时间表,概述了完成项目所需的任务、活动和里程碑。它可以帮助我们计划、跟踪和管理项目资源和活动,以确保按时完成项目。项目进度表通常以甘特图的形式呈现,但我们也可以找到许多其他格式的项目进度表。

如何创建项目进度表?

1.定义项目范围:项目范围是一个详细的列表,准确地说明了项目包括(和不包括)什么——所有的交付成果、任务、技术要求和客户期望。在你准确了解项目涉及什么之前,你不能开始创建项目进度表,因为你这时候无法算出它需要多长时间。

2.创建任务列表:在你深入了解项目滞后,接下来,你需要将项目细分为可以分配给项目团队的较小任务。你可以在你的项目管理软件中进行此操作,以使这个过程尽可能简单。

3.确定任务依赖性:任务依赖性是任务之间的逻辑关系。例如,假设你正在规划一个建筑项目。在你可以浇筑地基之前,你需要先挖掘你想要建设的场地。因此,“浇筑地基”的任务取决于“场地挖掘”的任务完成。这就是一个任务依赖性——在创建项目进度时,我们需要考虑到它。

4.设置项目里程碑:对于大多数项目,在项目过程中添加额外的检查点(称为里程碑)是非常有意义的。这不仅帮助我们及时发现并解决延误,还将激励项目团队。

5.分配任务:将任务列表中的工作分配给项目团队,考虑到每个团队成员的个人能力和能力是最好的做法。使用PingCode这类的项目管理工具,你可以使用“工作量视图”来关注你的团队的工作量,确保没有人负担过重。

6.监控和评估进度

现在你已经创建了一个进度表,但关键是要密切关注进度。毕竟,在项目管理中,我们最好能把所有的意外情况都考虑在内。

二、有效的进度管理的重要性是什么?

据海外知名机构调查:近40%的项目没有完成健全的规划流程,但规划是最有价值的三大项目管理流程之一。

项目进度管理至关重要,因为:

  • 它确保按时交付项目并实现整个过程中的每个里程碑;
  • 它可以帮助利益相关者了解任务何时完成,并使客户满意;
  • 它可以让管理者有效地分配资源;
  • 它可以帮助您提前阻止潜在的延误;
  • 它有助于及时做出决策——例如,如果你需要为了按时上线而放弃一个交付成果。

有效的进度管理可以实现项目的按时交付、成本控制和整体项目的成功。

三、项目进度管理步骤是什么?

尽管每个项目都是不同的,但通常来说进度管理流程主要有以下6步骤:

1.定义所需活动

在这一步中,项目经理需要明确哪些任务是项目成功所必需的。这通常涉及到对与项目范围(即项目要完成什么)有关的文档进行深入的分析,以便找出哪些具体的任务是必须完成的。

这个步骤的结果通常是一个明确列出所有必要任务的列表,这个列表会用于后续的项目管理活动。

2.活动排序

在这一步,不仅要明确项目需要完成哪些任务,还要确定这些任务最好按照什么顺序来执行(推荐阅读:优先级排序的7大模型)。这样做的目的是为了了解各个任务之间是如何相互依赖或连接的。

通过了解这些任务之间的关系,项目团队可以更有效地分配和使用资源,从而提高项目的整体效率。

3.估算活动资源

在这一步,项目经理在明确了项目需要完成哪些任务之后,需要进一步确定为了达到这些目标所需的各种资源。这些资源可能包括所需的材料、设备,以及需要参与项目的人员。

简言之,这个步骤就是在明确了项目要做什么之后,进一步列出为了完成这些任务所需要的所有资源,包括物质和人力。这样做是为了确保项目能够顺利进行,并最终成功完成。

4.估算活动持续时间

在这一阶段,项目经理需要确定每一个必要任务具体需要多长时间来完成(推荐阅读:估算开发时间的常见方法)。这个步骤是在“估算活动资源”之后进行的,因为只有在明确了所需的资源(如材料、设备和人员)之后,才能准确地估算完成每个任务所需的时间。

简单来说,这个步骤就是为了找出,在已知所需资源的情况下,每个任务需要多少时间来完成。这样做有助于更准确地规划项目时间表,并确保项目能够按时完成。

5.制定进度计划表

在这一步,项目经理会根据前面各个步骤中收集到的信息,如任务列表、任务持续时间和所需资源等,来编制一个完整的项目时间表或进度计划。这通常是项目时间管理中最具挑战性的部分之一,因为它需要综合考虑多个因素并做出准确的规划。

如果这个项目进度被正确地编制和执行,它将成为一个非常有价值的工具,不仅能有效地管理项目,还能确保项目能够成功完成。

6.控制进度

在这一步,项目经理使用特定的工具和方法来跟踪和更新项目的时间表或进度。这样做是为了确保项目能够按照计划进行,并及时调整任何可能出现的偏差。

虽然制定一个合适的项目进度本身就可能是一个非常耗时的任务,但这个阶段强调的是,即使进度计划已经制定好了,跟踪和更新这个进度也是一个同样需要投入大量时间和精力的活动。

四、如何创建有效的项目进度管理计划?

建立一个项目进度管理计划将涉及将所有项目活动按顺序排列,并估算每个活动需要多长时间。特别是在项目复杂并有很多依赖关系的情况下,弄清楚一个稳固的项目进度可能会很棘手。

实际上,你可以使用几种不同的方法。以下是几种最常见的方法:

1.关键路径法

关键路径法是一种用于项目管理的调度或时间管理方法。关键路径法主要用于确定项目中最有效、最快完成的路径,也就是一系列任务和活动。这不仅有助于理解各个任务是如何逻辑上连接的,还能帮助你计算出每个任务需要多长时间来完成。

要使用关键路径法,你首先需要列出项目中涉及的所有活动或任务。接着需要考虑这些任务之间的依赖关系,就是哪个任务必须在另一个任务完成后才能开始。

基于这些信息会创建一个“网络图”。这是一个图形表示,用于展示项目中所有任务和活动,以及它们之间的关系和依赖。网络图能让你更清晰地看到整个项目的工作流程,从而更有效地进行项目管理。

完成这个图后,你应该估算每个单独活动的持续时间。最后找到你的关键路径——完成项目的最佳路径。

2.PERT

PERT是一种用于项目时间管理的方法。与“关键路径法(CPM)”不同,PERT 在时间估算方面采用了一种更复杂、更全面的方法。

具体来说,PERT 使用三点估算来预测每个任务或活动的持续时间:

  1. 最可能的持续时间:这是在所有其他条件都相等的情况下,任务或项目最有可能需要的时间。
  2. 悲观估算:这是你认为任务可能需要的最长时间。
  3. 乐观估算:这是你认为任务可能需要的最短时间。

通过这三点估算,PERT 能够计算出整个项目的平均预期持续时间。这种方法特别适用于那些具有高度不确定性和风险的项目,因为它考虑了多种可能的情况和结果。

3.甘特图

甘特图是一种非常流行的项目管理和调度工具。甘特图通常用条形图的形式来表示项目中的各个任务和活动,以及它们的开始和结束时间。

在甘特图中,每个条形的长度代表了相应任务的持续时间或范围。这些条形在图表上的位置则表示任务是如何按时间被安排的。这样一来,你可以非常直观地看到各个任务之间的时间安排和依赖关系。

甘特图还允许你并行地展示和管理不同的工作流程,这意味着你可以同时跟踪多个任务或活动。

此外,图表上的小钻石形状通常用于表示项目的重要里程碑,这些是项目中的关键时间点或事件。甘特图还会用一条垂直线来标示当前的日期,这样你就可以随时了解项目是否按计划进行,并根据需要进行调整。(如下:PingCode甘特图

五、如何估计项目工期?

除了前一节中提到的PERT方法外,还有其他几种方式可以用来估算每个任务需要多长时间:

  • 专家判断:最常见的估算持续时间的方式就是咨询专家。例如,如果你正在开发一个软件应用,那么一名资深软件开发人员通常会对完成项目需要多长时间有一个相当准确的概念。
  • 类比估算:你可以使用以前项目的历史数据作为参考。例如,如果你正在进行一个新的建设项目,你可以根据以前每个任务所需的时间来进行估算。
  • 参数估算:你可以使用数学模型,基于特定的项目参数来估算持续时间。例如,如果你知道你的团队创建一行代码需要多长时间,那么你可以使用这个数字作为参数,来计算编写一个新功能的代码需要多长时间。
  • 自下而上的估算:如果你将大任务分解成小的组成任务,然后将这些时间相加,通常更容易做出准确的估算。例如,估算建造一面墙需要多长时间通常比估算建造四面墙要简单得多。
  • 储备分析:通常,弄清楚你需要多少储备时间作为意外延误的缓冲是个好主意。这种技术称为储备分析。一个例子可能是分析通常需要多长时间才能收到一批组件零件(而不是依赖供应商给你的估算),然后使用该分析来计算你在项目进度管理计划中应允许的储备时间。
  • 德尔菲技术:如果你想获得非常准确的结果,你可能想尝试使用德尔菲技术。这是从多个专家那里匿名收集独立估算,然后讨论他们的回应,直到达成共识的过程。一个例子可能是询问你的团队和利益相关者他们认为项目需要多长时间,然后使用平均结果作为你的持续时间估算

六、如何建立项目里程碑和截止日期

大多数项目需要不止一个最终截止日期。过程中设置多个里程碑和截止日期是很不错的方法,因为这样可以确保你正按照计划进行,而不偏离太多。

设置里程碑有助于将复杂的项目分解成可管理的部分。另一方面,截止日期是必须完成某些任务或里程碑的特定日期。能够帮助团队创建紧迫感和责任心。

所以应该在项目进度表中记录这些里程碑和截止日期,以便可以轻松地监控当前的项目速率是否正常。

七、如何监控和控制项目进度

进度管理不是一劳永逸的事情。如果想让团队保持在正确的轨道上,就需要不断地跟踪项目的实际进度,并与基准进行比较,以识别任何偏差。

定期更新状态报告可以帮助整个团队了解项目的健康状况,尽早发现潜在的风险或延误,并做出明智的决策以保持项目的正常进行。

密切关注进度表不仅可以帮助你确保项目按时完成,还可以让你有机会优化资源分配。例如,如果注意到一个团队成员落后了,重新分配一些他们的任务给另一个同事,以便他们能赶上进度。

使用一些专业的工具可以轻松跟踪项目、里程碑和截止日期。通过在你的项目看板中创建基于日期的列来监控你的里程碑和截止日期。利用视觉提示,如颜色编码或进度条,轻松监控它们的状态,并设置自动通知或提醒以确保及时完成。

以上就是关于进度管理的一些方法和工具。

常见问答(FAQ):

问:什么是Earned Value Management(EVM),它如何帮助项目进度控制?

Earned Value Management(EVM)是一种项目管理和进度跟踪方法,它结合了项目的范围、时间和成本数据。通过EVM,项目经理可以更准确地了解项目的实际进度,从而做出更好的决策和调整。

问:如何管理项目中的“范围蔓延”?

范围蔓延是项目管理中一个常见的问题,它发生在项目范围在没有经过适当审查和批准的情况下发生变化。管理范围蔓延的方法包括明确定义项目范围、使用变更控制流程以及与团队和利益相关者保持良好的沟通。

问:项目延期了怎么办?

当项目延期时,首先需要识别导致延期的原因。然后,与团队和利益相关者沟通,重新评估项目计划,并考虑如何重新分配资源或调整时间表。在某些情况下,可能需要与客户或赞助人重新协商项目目标和期限。

问:如何确保团队成员与项目进度保持一致?

确保团队成员与项目进度保持一致的方法包括定期的进度更新会议、使用项目管理软件来实时更新任务状态,以及通过电子邮件或其他沟通工具发送进度报告。这样可以确保所有团队成员都了解项目的当前状态和即将到来的重要任务。

问:有没有针对小型项目的进度控制技巧?

对于小型项目,进度控制也是非常重要的。使用简化的工具和方法,如简单的甘特图或To-Do列表,可以帮助小团队更有效地管理进度。同时,保持与团队和客户的紧密沟通也是确保小型项目成功的关键。

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