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Jira 和 Confluence 好用吗?用户在使用过程中常见的8个问题

全球超过50000家企业在使用 Atlassian Jira 来实现这一目的,并要求新员工具备使用它的基本知识。正因为如此,这个软件最终成为了毋庸置疑的 IT 行业标准,现在正在扩展到非技术团队以及个人进行使用。但是,越多的人使用这个工具,网络上对它的通用性和特定功能的看法就越多样。我们来分析一下人们在使用 Jira 时常谈到的8个问题,试着了解这些问题是从何而来的,并思考可能的解决方法。

一、Jira 的8个问题

1.项目管理能力有局限性

Jon Evans 是一位小说家,同时也是一名记者和软件工程师,他在 TechCrunch 上发表了个人简介,同时每周也会撰写专栏文章。他的文章《 Jira 之死》和《 Jira 是一个反模式》将这个软件产品描述为:不完整、缺乏大局观的产品

Evans声称,将工作分解成小任务并分配给团队成员的这个过程,会使他们的注意力过度转移到“微观”方面,而忽略了“宏观”方面。他写道,如果没有上下文的说明,每个人都只关心自己的工作,团队协作就变成了只在一个小的看板中互相处理事务,因此产生的代码不可能是优异的。

此外也有一些团队表示,将 Jira 的事务与实际完成的工作对等导致了一些“无 Jira – 无工作”的错误想法,这也是一些人拒绝帮助同事的常见借口。使用 Jira 进行管理的另一个被提到的缺点是统计报告主要由速度和事务消耗图表组成,这些图表通常不会显示给客户带来的实际价值,然而却会让管理层来比较不同团队的效能。

这些问题都来自于实际的实践,但有的人可能会说,这些问题与工具没有关系,更多的是与工具的滥用或组织文化本身有关。但是, Atlassian 开发另一个产品 Confluence 显然是有原因的,因为 Jira 本身不具备足够的项目管理能力。Confluence 允许创建产品页面、跟踪需求并将其与 Jira 事务联系起来,也可以记录项目的总体业务战略。它从另一方面弥补了 Jira 项目管理能力的不足之处。

团队也可能会遇到的一个问题是:团队拥有了合适的项目管理软件,但在与成员共享信息层面缺乏透明度。开发人员需要理解项目的背景,在基础设施层面进行工作,并将微小的代码集成到系统之中。相反,负责管理项目的人决定对需求保密,让开发人员去责怪工具而不是工作流程。统计报告的问题也有点类似,我们应该仔细地检查衡量团队效率的方式,丢弃基于 KPI 的无用的报告。

因此,正如 Jordan Janis 在 Evans 的一篇文章中评论的那样,“允许一个工具来定义我们的工作流程是真正的反模式”。实际上我们应该确保团队成员在使用软件之前就已经在做某些工作,然后可以挑选匹配这个流程的工具产品

首先定义一个适合公司业务的流程,然后选择正确的工具来支持这个流程,并使所有参与方都能访问高级别的项目数据,是软件开发项目成功的关键点。

2.不适用敏捷软件开发

《敏捷宣言》的名列前茅个原则“个体和互动高于流程和工具”可以说明这种情况。

一方面,敏捷纯粹主义者声称,“Jira在敏捷方面后退了一步,因为他将人与人分离,让事情变得过于复杂”。

另一方面,有些管理者试图在不建立工作流程的情况下直接使用工具,担心流程会让工作变得僵化,不再敏捷,这样却对团队协作带来而更多问题。一些团队也会将 Jira 与整个敏捷方法论等同起来,然后批评它使用的特定术语,比如史诗、特性等概念,也会有人抱怨说待办事项列表常常是用户故事的坟墓。

这时,我们应该再次回头看看团队的工作方式,暂时忘记用来帮助自己的工具和技术。一个敏捷的流程基本上是从白板和一堆卡片开始的,因此任何软件工具都只能在团队建立工作流程、熟悉流程并对其进行测试后才能提供帮助。

此外,虽然敏捷是过去几年中的流行的一个概念,但并不是每一个项目都需要使用敏捷流程。如果我们有一个1500人的团队来创建一个庞大而繁杂的会计系统,我们不一定需要每周发布一次版本并且重新组织整个工作流程,因为这可能会导致项目成本过高,耗时过长。主要问题是团队如何确定目标、达成一致,并让事情持续下去。

通过在 Jira 项目中加入 Scrum 和看板,并通过敏捷教练指南来说明,这个工具允许团队进行敏捷项目管理,但它并不是只为敏捷管理而存在。Jira 只是一个工具,你可以使用它进行瀑布、敏捷项目管理,也可以用它做个人计划。

3.功能配置非常复杂

项目、看板和仪表盘、事务类型和页面,系统和自定义字段,优先级和权限方案,用户组和项目角色,工作流状态和转换。以上都是在进行系统配置时,需要注意的事项,这些很容易让缺乏经验的管理员感到困惑。Jira 目前正在简化操作界面的使用流程,让那些更喜欢拖放式交互的人的操作体验更加顺畅简单。

在关于 Jira Cloud 新版本的文章中,TechCrunch 引用了 Atlassian 软件团队增长主管 Sean Regan 的话,他说:“……当 Jira 名列前茅次被使用时,它是以一个技术团队为中心来构建的。如今,许多不同部门的团队都在使用它。“传统的技术团队可能不会喜欢它,但由于科技公司目前43%的职位都是非技术性的,所以新 Jira 的目标自然是成为整个组织中所有成员使用的工具。项目规划工具试图涵盖从业务到人力资源每个角色的使用场景,而且,由具有不同技能的人员组成 Scrum 团队目前也很常见。

因此,人们迫切需要对 Jira 的交互体验进行修改,这将有助于那些新使用该工具的人快速上手,而不是仅仅执行简单的交互。实际上,Jira 是在 Trello 中发现了这个可以优化的问题,Trello 是 Atlassian 过去几年具战略意义的收购,因为 Jira 可以参考它,发现很多改进点。

对于一个拥有多达10000名或更多员工的公司来说,每个团队都需要在统一的系统工具中以不同的方式工作,这对每个人来说都是非常难的。大多数情况下是管理员在承担一切,并且不得不在很多地方做出妥协。组织成员只需要知道创建按钮在哪里,以及在字段中输入什么来创建问题,但配置一个项目或整个工作流需要更多的知识和精力。

此外,当团队需要对 Jira 项目进行编辑时,将所有配置权力集中在一起并不是一个好的选择。在大型公司或组织中,员工甚至可能不知道该去问谁。从管理员的角度来说,这种情况也不好,因为除了满足有些人不可替代的自尊心外,配置流程的复杂性并不会带来任何好处。而且这样做的缺点要严重得多,例如大型企业组织的预算损失很大,以及管理员没有时间做真正重要的工作。这个时候,如果为每个团队启用完全独立的敏捷项目,也许会在后续工作中节省更多的时间。管理员少数要做的就是进行系统培训,保证统一性以防止出现损害整体的情况。

4.重要功能的缺失

企业组织使用 Jira 的另一个问题是,对于某些应用场景来说,Jira 不提供原生的功能,因此通常需要给系统集成其它重要的功能模块。一些系统功能需要进行扩展或支持灵活地配置,还有一些系统功能可能需要改进可用性以适应一些特定环境。鉴于客户创建和维护的产品数量,Atlassian 根本没有能力实现客户提出的每个功能需求。

因此,其他公司自然而然地承担了这部分工作,开始为客户的需求进行开发扩展,其中一些功能后来也会被商业化为应用程序。因此,Jira 才能够拥有灵活和可定制的解决方案。

这里要考虑的实际情况是:应用程序可能会要求支付额外的费用,这些费用并不在购买工具产品的费用之中。而且,其中许多应用程序或功能本应该包含在该软件产品的基础版本中。

但是从另一方面,当我们进入了产品的生态系统时就会发现,社区中的一些乐于助人的成员所带来的价值,是值得我们对应用程序进行额外投资的。对于那些担心第三方应用程序可能破坏系统稳定性和安全性的人,经验丰富的社区成员也会分享如何正确评估和使用应用程序。

5.交互体验笨拙且不一致

目前的 Jira 配置所包含的大量元素,以及每个元素的大量参数都会给我们带来很多配置工作,并且这些配置项很难有序组织起来。这是最新几次更新也没有考虑解决的问题,对新老用户体验来说都有很大的影响。

一开始,Jira 是专门服务于技术受众群体的产品,但现在整体页面的交互发生了很大的变化。因此,现在当相关 IT 从业人员试图在新版 Jira Cloud 的搜索栏中输入 JQL 查询语句时,可能得不到预期的结果。技术人员已经习惯了以前的版本,他们更期望在不必重新学习工具产品的情况下完成自己的工作。有一次,相关社区上的一个用户在新版本的事务视图上找不到“创建子任务”的按钮,实际上这个按钮就在他的眼前。后来,他也接受了这实际上是一种比旧方法更快的交互,但我们仍然可以理解为什么人们会对突然出现的一个全新的页面而感到不习惯。并且,由于是云服务,产品都会自动升级,这种不适感更加强烈。

还有一些用户在使用后提出,如果比较 Jira 的私有部署产品和云产品,会发现两个用户界面是不一致的。实际上对 Jira 来说,在3种不同的产品托管选项上,要保证15个产品拥有相同的用户体验是非常困难的。有时,技术差异会影响开发者的实现。另外,客户群体的多样性以及他们对每种产品和托管的特殊需求,也会产生很大的影响。

正如 Atlassian 进行的调查所提到的,“私有部署是最容易支持可定制的,数据中心是关于优化产品可扩展性和最少停机时间的服务,而云产品一般适用于较小的团队或企业,它的业务配置更加简单”,针对不同的客户需求就要提供不同的解决方案。对于私有部署产品,在服务器上的管理工作也会多一些,不是因为 Jira 产品本身,而是因为需要有一个专门的管理员来维护自己产品软件的基础设施。Atlassian 已经迈出了优化的名列前茅步,会使私有部署版本和云产品的交互更加接近。

6.性能问题

在 Atlassian Summit Europe 2018主旨演讲中,Atlassian 服务器负责人 Cameron Deatsch 分享了一个客户的故事,他的待办事项列表中有12.4万个事务,在使用时必须要等待很久才能完成加载,以至于他们把休息时间安排在等待敏捷看板重新加载的时间之中。在某个时候,Jira 背后的团队意识到,扩大客户的业务应该与确保高性能服务挂钩。简而言之,这就是数据中心产品在2015年上线的原因,在丰富了特定功能之后,下一步就是升级整个服务器平台并解决这些性能问题。

要提高产品性能最重要的事情是升级 Lucene,这是用于 Jira 索引和搜索的库,也是页面加载耗时的主要原因。在使用过程中,没有人需要一次性浏览全部待办事项,因此无需在页面加载超过前200条数据。另外,Java 和 jQuery 的升级并不是那么重要,但也会对性能产生影响。Atlassian 报告称,使用新的 Jira Software 进行性能测试后,主要看板的速度提高了60%,待办事项列表的速度加快了87%,重新索引的速度加快了71%。这是与之前的7.12版本相比,优化大量数据加载慢的结果。

然而,Jira 的性能不仅仅取决于其代码库。它还需要以适当的方式进行管理,以确保事情不会受到影响。有时,人们很长时间都不升级自己的系统服务,然后又会抱怨产品缺乏性能改进。Jira 虽然可以自动在云服务上升级运行,但在私有部署中并不支持,所以用户必须定期观察新版本并手动进行升级。

在2018年欧洲峰会上,Jira 服务团队遇到了一个来自大公司的用户,他说他们还在使用 Jira 5.x。我们假设这样的事情还会发生在更多企业或组织中,然后人们对每天浪费在 Jira 上的等待时间就会感到失望和可惜。所以还是要及时的关注产品和服务的更新,另外,在使用时也可以通过减少自定义字段的数量或为频繁创建的事务引入模板来优化这些等待时间。

7.客户服务不达预期

在其他服务层面上,如果想要获得相关产品的更深入的知识信息,用户是很茫然的。因为 Atlassian 几乎没有销售代表,他们将全部精力放在涵盖其软件技术方面的内容上,以及围绕 IT、团队合作、领导力等更广泛的概念主题上。考虑到客户需要处理的信息量较多,以及积累了足够的信任和理解,他们当前的这种营销策略还在持续发挥着作用。

然而,随着时间的推移,这样提供产品服务的问题就出现了:在 Atlassian 社区,可以看到一些发言说,“Atlassian 产品的文档对所有用户来说都是混乱的”,还有一些人提到,“在谷歌上搜索解决方案比在 Jira 的帮助文档中查找内容更加容易”。除了庞大复杂的产品文档之外,Jira 还为用户提供了一个思维领导力博客、六个主题网站、一个应用程序开发者的独立门户,以及大量现场网络研讨会和录制视频。虽然这些资料可以给不同的用户群体提供帮助,但对很多人来说查询资料并不是一个简单的工作,或许还要付出很多时间,所以他们会对此感到不满意。

然后是 Jira 相关的用户反馈问题,目前 Jira Software Server 积累了近20000个缺陷报告和功能需求,而实际缺陷报告和功能需求仅减少约2000个。如果其中很大一部分已经处于未解决状态好几年了,客户就会觉得 Atlassian 似乎忽视了他们的意见反馈。对客户来说,收到了“对不起,由于当前的产品优先级,我们不会很快修复/实施”的回复,并且不适当解释这些优先级是什么以及为什么如此排序,这样的服务体验是非常糟糕的。

Jira 最新版本的说明提到了后面会对社区中投票非常多反馈进行优化改进。此外,Atlassian 似乎刚刚将大部分帮助请求转移给各个产品本身,因此他们可以更有针对性地收集反馈和改进产品。

8.向中国大陆用户停售Server版

2021年2月,Atlassian官方宣布正式停售旗下Jira、Confluence等系列产品Server版许可证,并于2024年2月15日终止Server产品的支持,比如您所使用的 Server 版本的安全漏洞将不再有官方的修复方案,产品的 Bug 也不再被修复。在支持日期结束后,Atlassian 和Marketplace 合作伙伴将不再为任何问题、安全更新或关键漏洞的错误修复提供技术支持。

伴随着中美关系日益紧张,Atlassian“强制上云”政策发布两年来,对中国区客户并未提供足够有诚意的解决方案,Cloud/Data Center版长期存在的问题也并未得到解决:

  • 致命的数据安全问题:Jira在中国不设本地服务器,数据安全难以保障
  • 非原厂服务:Jira在中国本土不提供原厂服务,代理商服务陷入窘境
  • 高昂的价格:Jira Cloud版价格持续上涨,Data Center版价格对500人以下客户极不友好

实质上,Jira已经不再适合作为中国数字化企业的优选研发管理工具。

二、国内外主流的Jira替代产品

1.国内优异Jira替代软件PingCode

国内发展非常快的研发项目管理软件,PingCode 在2021年入选36氪-项目管理软件金榜-研发项目管理榜单 前二;2022年被选入国内年度口碑产品 TOP 36。适用于十几人到千人规模的的团队。

PingCode 是一款覆盖研发全生命周期的项目管理系统,被广泛用于需求收集、需求管理、需求优先级、产品路线图、项目管理(敏捷/kanban/瀑布)、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量、目标管理等领域。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具,也就是说我们能在需求下面关联代码,关联集成信息,在飞书查看通知等。

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软件优势:

  • 产品开箱即用,简单易上手,不需要像Jira 那样经过好几月的培训,以及专门的系统管理专家配置系统才可使用;
  • 为25人以下团队免费提供基础版本,收费版价格仅为国外产品Jira的30%-40%;
  • 国产化,支持信创、麒麟等;
  • 支持私有部署、定制化以及saas等购买方式;
  • 口碑、服务支持好;

软件缺点:

  • 暂未提供多语言版本;

PingCode官网

2.通用型项目协作工具Worktile

国内市场占有率较高的项目管理软件之一。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。

在功能上Worktile 是一个工具集合,它具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力。并且具备强大的自定义能力,能够配置出符合各种项目团队的流程、表单、字段、数据报表,以及具备丰富的模板市场。

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软件优势:

  • 能够满足绝大部分类型的项目管理需求,自定义能力非常强,可以搭建适合团队的项目模板和管理流程;
  • 开箱即用,上手简单,价格相对便宜;
  • 能够很大程度帮助团队节省成本,因为它是一个工具集合能够同时满足项目、OKR、网盘、OA等需求;
  • 支持saas、私有部署、定制等购买方案;
  • 为10人以下团队提供基础的免费版本

软件缺点:

  • 在软件项目管理的专业度上不如 PingCode 等垂直领域的产品;

Worktile官网

3.开源项目管理软件Redmine

Redmine是一款开源的项目管理软件,集成了缺陷跟踪工具,是一款基于web的项目管理工具。其特点是支持多项目和子项目,可以在上面新建多个项目,在一个平台上管理多个项目。由于这款软件是一款开源的软件所以用户可以对软件进行二次编程这样满足了不同公司和项目的发展需要,保证了差异性和扩展性。

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软件优点:

开源免费的;多语言支持(已经内置了简体中文);支持多种数据库,如MySQL、SQLite、PostgreSQL;功能丰富,如用户角色控制、问题追踪、自动日历和甘特图绘制、Wiki形式的文档撰写和文件管理,还可以集成其他版本管理系统和BUG跟踪系统,例如Git、SVN等等。

软件缺点:

  • 成本更高:开源软件虽然可以节约一定的开发成本,但却会带来非常高的开发维护成本。我们曾算过一笔账:购买一个在线项目管理系统的成本是约是15万/年(100人团队);开源项目管理系统二开最少需要一个专门的程序员来开发+长期维护,而一个程序员的薪资至少在20W/年,但二开前期人员投入一定不止1个人。
  • 功能有限,系统一直处于“能用”的状态;
  • 安全性可能更低:当软件应用程序的源代码公开可用时,其安全性变得更加脆弱。

官网: https://www.redmine.org/ 

4.无代码项目管理软件Moday

这是由色列知名科技企业研发的一款项目管理软件,2020年曾在专业的软件点评网站G2排第二。Monday 可以让中小型企业可以在无代码的环境中构建自定义工作流应用程序以运行项目,流程和日常工作。它能够被用于设计、资讯科技、软件研发、销售、文档、法律、HR等众多的项目类型管理。

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软件优点:

  • 优异的界面和操作体验
  • 适用于大多数项目类型
  • 在全球有众多的知名团队客户
  • 无代码/低代码方式能够满足团队个性化管理需求

软件缺点:

  • 无法完成Scrum等一些对专业、细节要求高的项目管理;
  • 更适合10人以下的小型团队协作,无法满足中大型团队的需求;

官网: https://monday.com/lang/zh-tw/ 

5.小团队项目管理软件 Teambition

钉钉旗下的一款项目管理软件,更适用于小型团队项目协作,被广泛用于适合产品、研发、设计、市场、运营、销售、HR等各类团队。Teambition 以项目和任务的可视化管理来支撑企业团队协作,含任务、文档、文件、统计、甘特图等丰富应用。

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软件优点:

  • 承诺个人版本永不收费;
  • 优异的产品界面和操作体验;
  • 工具融合,打破信息孤岛,集成了项目管理、文档管理、资源管理、流程管理、沟通协作等工具,支持不同的业务场景;
  • 深度嵌入钉钉,对同时使用钉钉的用户来说非常友好;

软件缺点:

  • Teambition核心在任务及项目管理,为了追求的“简单易用”,牺牲了项目目标和分层分级权限管理——整体适用场景较为局限,难以实现项目的闭环管理(缺少目标、网盘管理能力)。
  • 自定义能力不强,无法很好的满足团队的个性化需求;
  • 无法与企业微信、飞书等外部工具打通;

官网: https://www.teambition.com/ 

6.适用于跨国团队的项目管理软件Clickup

ClickUp 是近些年一个从国外火到国内的产品,是一个 All-In-One 的项目管理应用。和其他产品从单一功能切入不同,ClickUp 拥有强大的功能组合和易用性,包含文档、即时通讯、OKRs、销售自动化、图形设计、视频、白板等几乎所有东西。与国内的飞书、Worktile其实有些类似。

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软件优点:

  • 一个软件满足大部分企业管理需求,避免使用多个工具增加成本和造成数据割裂;
  • 功能丰富的免费版本
  • 支持自定义仪表盘(仪表盘在国外使用比较广泛)

软件缺点:

  • 强大、丰富的功能也为团队带来了较高的学习成本;
  • 国内不设团队,访问速度慢,不提供原厂服务支持;

官网: https://www.clickup.com/ 

以上就是关于Jira的一些国内外替代方案。

总而言之,我们可以看到很多模棱两可的问题。一部分人认为产品功能人是灵活的,对另一部分人来说却是僵化的。有些人不想为其他功能付费,另一些人又喜欢通过定制解决方案满足需求。商业和非技术人员希望保持一切简单和直观,而技术人员喜欢通过查询文档来想出解决方法。基本上,观点和头一样多,但双方都可以互相学习并获取一些经验。

对于 Atlassian 来说,既然如此关心业务和用户,也许应该想办法让各个企业组织中负责维护产品的人员轻松一些。社区中已经有近300万用户,他们大多是 Jira 的深度用户或是管理员,而且这个数字还在快速增长,面临的问题将会越来越多。

对于用户来说,请记住:没有任何产品或工具可以完全替代团队的工作流程和沟通协作。在日常使用中,可以尝试在社区中寻求帮助,参加 Atlassian 用户小组,参加产品活动,或联系当地解决方案合作伙伴进行咨询。