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Trello 好用吗?2024年 Trello 详细指南

Trello是一款高效的协作与工作管理应用,这里我们将详细介绍Trello的功能、特点、优劣势、价格、定价、发展历程、使用场景以及使用技巧等等。

一、Trello 是什么

Trello是一款高效的协作与工作管理应用,设计用于跟踪团队项目、凸显当前活动任务、指派责任人,并详尽追踪进度。核心功能基于看板式的项目管理方法,Trello使得管理者和团队成员能够通过直观的界面获取项目从启动到完成的全景视图。Trello的主要构成元素包括看板、列表和卡片:

  • 看板式界面:以看板的形式呈现任务,这种可视化界面有助于团队迅速了解任务的不同阶段。
  • 卡片管理: 每个任务以卡片的形式呈现,卡片包含标题、字段、附件等信息,使任务的细节一目了然。
  • 可定制化: 支持自定义看板、列表、标签等,以适应不同团队和项目的需求。
  • 实时协作: 多人可以同时在同一个看板上工作,实时添加、移动和更新任务卡片,并进行在线讨论。
  • 插件和集成:可以与其他工具和应用集成,如 Slack、Google Drive 等,提供更多功能和便利性。
  • 移动端应用:提供移动端应用,使团队可以随时随地管理任务和项目。

Trello 的团队一直专注于研发简单、直观的工具,以帮助团队更好地协作和管理项目。作为一款简单易用的项目管理工具,它以其直观的看板界面和灵活的功能受到许多团队的欢迎。

二、Trello的优势和特点

Trello区别于传统的项目管理工具,主要得益于其易用性与多功能性,使其不仅适用于专业项目管理场景,也广泛应用于个人事务规划,如假期计划或婚礼筹备。这一特点使得Trello在轻量级功能与易访问性方面优先于提供广泛功能集的复杂项目管理软件。

与专为传统项目经理设计的应用程序(例如Microsoft Project)不同,Trello为那些寻求简便而非专业复杂项目管理工具的用户提供了一种解决方案。如标准普尔全球市场情报部门451 Research的高级工程师Raúl Castañón所指出,Trello适用于整个组织中任何需要管理项目但不希望使用复杂工具的人员。

进一步增强其功能的是Atlassian通过收购Butler并集成其技术,引入了工作流自动化的能力。这一改进允许用户创建规则以自动执行重复性任务,例如当检查清单完成时,自动将卡片移动到“已完成”列表。这些自动化功能显著提升了Trello的效率和用户体验。

三、Trello在国内的不足和劣势

在国内使用Trello可能会遇到的不足和劣势主要集中在几个方面:速度问题、隐私问题和访问问题,以及适用需求问题。

由于Trello的服务器位于国外,用户在中国使用时可能会遇到网络延迟,导致访问速度变慢。同时,由于是基于云的服务,用户数据会存储在Trello的服务器上,尽管Trello承诺保护用户隐私,但数据泄露的风险无法完全排除。此外,Trello的服务器可能会受到中国网络防火墙的限制,造成访问困难。

针对Trello的这些不足,国内用户可以考虑以下几种解决方案:

1.使用VPN或代理服务器访问Trello,但这可能会影响上网速度,且需要注意安全性。

2.考虑使用国内的替代项目管理工具,这些工具能提供更快的速度,并可能更好地满足国内用户的需求。

比如:

1. PingCode :软件研发项目管理工具,覆盖软件研发项目全流程。2021年入选36氪项目管理软件金榜-研发项目管理榜单 TOP 2;适用于十几人到千人规模的的团队。知名客户包括长城汽车、小红书、北京银行、清华大学等;支持私有部署、麒麟鲲鹏等国产系统。

2. Worktile  :是国内市场占有率非常高的项目协作软件之一。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。并且有许多知名客户,比如百度、招商银行、小米、旷世等等。

3.Redmine:国外的一款免费开源的基于web的项目管理和问题跟踪工具。使用MySQL, PostgreSQL或SQLite作为数据库,支持插件扩展,可以运行在Windows, Linux, Mac OS X等操作系统上。Redmine支持40多种语言,包括中文。

4.Teambition:国内一款团队项目协作工具,针对个人推出永久免费政策。以项目和任务的可视化管理来支撑企业团队协作,含任务、文档、文件、统计、甘特图等丰富应用,适合产品、研发、设计、市场、运营、销售、HR等各类团队。

四、Trello 发展历程

Trello 由 Joel Spolsky 和 Michael Pryor 创立于 2011 年,总部位于纽约。

2014年,Trello从Index Ventures和Spark Capital融资1030万美元。在被收购之前,Trello已将其22%的股份出售给投资者,其余股份由创始人Michael Pryor和Joel Spolsky持有。截至2016年5月,Trello声称拥有超过110万日活跃用户和1400万总注册用户。

2016年,Trello推出了Power-Up平台,允许第三方开发人员构建和分发称为Power-Ups的扩展。初始集成包括Zendesk、SurveyMonkey和Giphy。截至2022年1月,Power-Up目录中列出了247个扩展。

2017年1月9日,Atlassian宣布以4.25亿美元收购Trello,其中包括3.6亿美元的现金和6500万美元的股票和期权。

2018年12月,Trello Enterprise宣布收购Butler,该公司开发了一种在Trello板内自动执行任务的领先Power-Up。

2019年3月,Trello宣布拥有3500万用户,2019年10月达到5000万用户。

五、Trello 定价

Trello于 8 月 24 日修改了定价结构,现在提供四个等级:免费、标准、高级和企业。

免费版:需要用户注册,并提供无限加电集成、无限存储(每个文件最多 10MB)、250 个管家自动化和其他功能的访问权限。但可访问板的数量限制为 10 个。

标准版:增加了高级清单和自定义字段、额外的 Butler 自动化和更高的文件大小存储(每个文件高达 250MB。按年支付时,每位用户每月收费 5 美元。

高级版:(每月 10 美元)具有无限的 Butler 自动化、添加的仪表板、时间线和日历视图以及管理和安全工具。  

企业版:包括为大型企业部署而设计的进一步安全措施。这些措施包括组织范围的权限、移动设备管理集成以及其他以管理员为中心的功能。企业版根据用户数量提供一系列定价计划。每位用户每月 17.50 美元起。

六、Trello的使用场景

Trello的用途非常广泛,可以用于个人任务管理、团队项目管理、日程安排等。下面是一些常见的使用场景:

个人任务管理:个人可以使用Trello来记录和管理自己的任务。创建不同的卡片,可以将任务按照不同的分类或优先级进行组织,设置截止日期和标签,方便自己进行任务的追踪和完成。

团队协作:Trello可以帮助团队成员共享任务和信息,实现协作和沟通。团队成员可以在Trello上创建卡片,分配给不同的成员,并设置截止日期和标签。通过卡片的移动和评论功能,团队成员可以实时了解任务的进展和讨论相关问题。

项目管理:Trello可以用于项目管理,帮助团队规划、跟踪和控制项目进度。团队可以创建多个面板来代表不同的项目,每个面板包含多个列表和卡片,用于表示任务的不同阶段和状态。通过卡片的移动和标签的设置,可以清晰地了解项目的进展和任务的分配情况。

日程安排:Trello还可以用于日程安排,帮助用户管理个人或团队的时间安排。在创建的卡片上设置截止日期,可以记录和提醒重要的事件和会议。同时,可以通过设置标签和过滤功能,方便查看和筛选不同时间段的任务和日程。

七、Trello的使用技巧

使用Trello进行项目管理和组织任务时,采用有效的技巧可以显著提高你的生产力和团队的效率。以下是五个实用的Trello使用技巧:

使用标签进行分类:Trello允许你通过颜色编码的标签对卡片进行分类。这使得追踪不同项目的任务、优先级和状态变得简单。你可以根据任务的紧急程度、所属项目或者任务类型来设置不同的标签,从而快速识别任务的相关信息。

创建模板板块:如果你的项目或任务类型经常重复,创建模板板块可以节省大量时间。一旦你定义了一个项目或流程的标准结构,就可以复制这个板块来启动新的项目,而无需每次都从头开始设置。

利用自动化规则:Trello提供了“自动化”功能(通过Butler),可以让你自动执行重复的任务。例如,你可以设置规则来自动将任务从一个列表移动到另一个列表、在特定时间发送提醒、或者在任务分配给特定成员时自动添加标签。这些自动化操作可以大大减少手动管理的需要。

集成外部应用:Trello允许通过Power-Ups集成外部应用和服务,如Google Drive、Slack和Evernote等。这种集成可以提高工作流的效率,使你能够直接在Trello卡片中访问文件、通讯记录或重要笔记,而无需离开Trello界面。

使用键盘快捷键:Trello支持多种键盘快捷键,使用这些快捷键可以让你更快地导航和管理板块、列表和卡片。例如,n可以创建新卡片,f可以快速搜索,而<>可以在列表之间移动卡片。熟练掌握这些快捷键可以提高你的工作效率。

将这些技巧应用到你的Trello使用习惯中,可以帮助你更有效地管理任务和项目,从而提高个人和团队的生产力。

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