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有哪些是比较好的开源知识管理系统?10大主流知识管理系统对比

知识管理系统并没有一个统一的定义,不同的知识库工具适合的人群也不一致,所以本文将对比以下10大知识库工具(含开源、免费等):1.PingCode;2.Confluence;3.MediaWiki;4.Gitbook;5.语雀;6.wiki.js;7.DokuWiki;8.Notion;9.docsify;10.坚果云。除此以外我们还将分享使用开源知识管理系统的好处和风险。

知识管理系统并没有一个统一的定义。根据组织状况的不同,以及出于文档沉淀、知识库对外分享、多人协作、个人笔记、文档快速检索等需求的不同,每个组织都需要的知识管理系统可能都不一样。

但在大部分时候,我们讨论知识管理系统时,我们集中在那些能够有效存储信息,同时能够实现高效的知识流转、共享、发现的系统。所以,这里我们将重点盘点此类知识库,进行功能介绍,优缺点分析,对比。

一、使用开源知识管理系统的好处和风险

虽然开源知识管理系统有不少优点,也有相当大的局限性。比如说最显而易见的好处是:

  • 源码开放,使用者可以进行二次开发,满足一些个性化的需求;
  • 节约购买软件的成本;

但开源项目管理系统的缺点也同样明显:

  • 成本更高:开源软件虽然可以节约一定的开发成本,但却会带来非常高的开发维护成本。我们曾算过一笔账:购买一个在线项目管理系统的成本是约是15万/年(100人团队);开源项目管理系统二开最少需要一个专门的程序员来开发+长期维护,而一个程序员的薪资至少在20W/年,但二开前期人员投入一定不止1个人。
  • 严重依赖技术:开源项目管理软件的另一层意思就是技术支持转移,你购买了源码,你在此基础上开发,那么自然就是你自己维护,而有限的人员的离职将带来巨大的影响。
  • 功能有限,系统一直处于“能用”的状态:一个不挣钱的辅助性系统能投入多少资源?
  • 安全性可能更低:当软件应用程序的源代码公开可用时,其安全性得更加脆弱。因为黑客总是在寻找开源软件中的安全漏洞。由于许多开发人员和企业在许多系统上使用许多开源软件,因此所有这些连接的项目也容易受到恶意攻击。

所以综合来说,如果你在意成本、安全性、服务、系统可靠性,那我并不建议选择开源项目管理系统,因为现在的企业管理软件有非常多的购买方案,比如:

  • 公有云按年付费
  • 私有部署按年付费
  • 私有部署买断
  • 二次定制开发

但也不排除您的需求非常特殊,或者是政治性的强制要求,那无可避免,这种情况下使用开源或自研是必须的。在有了一些必要的认知之后,下面我们将来盘点国内外好用的10大知识库系统。

二、国内外拔尖的10知识库管理系统(含开源、免费)

1.PingCode

国内非常推荐的一款企业级知识管理系统,简单易用,功能成熟,服务口碑好,2022年入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单 TOP 36

在软件开发团队的使用体验远超其他团队,但同样被非常多的市场、销售、项目经理等各种部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具主要功能包括但不限于:

  • 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯;
  • 文档支持共享、关注、评论、批注,可在消息/飞书等第三方账号收到提醒;
  • 支持富文本编辑,支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等,支持模板创建、复用;
  • 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联,形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环;
  • 页面与工作项相互关联,页面支持插入工作项及工作状态,具体工作项可直接关联知识库或页面;
  • 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力;
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之所以说 PingCode 在软件开发团队使用体验更佳是因为:PingCode 除了有知识管理子产品外,产品矩阵覆盖了研发全生命周期,具备目标管理、产品管理、项目管理(敏捷/kanban/瀑布)、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品,客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

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软件优点:

  • 产品开箱即用,简单易上手,产品服务口碑好;
  • 为25人以下团队免费提供基础版本;
  • 国产化,支持信创、麒麟等;
  • 支持私有部署、定制化以及Saas等购买方式;
  • 国际信息安全体系认证和精细权限管控,安全有保障;

软件缺点:

  • 不支持多语言;
  • 无法满足百度百科这类知识库的搭建;

PingCode 官网

2.Confluence

与 PingCode 一样是一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品。澳大利亚 Atlassiana 公司的产品,在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件,可以用于构建企业wiki,具有成熟的功能,与 PingCode 知识库一样,能够直接关联研发管理的各环节。它强大的编辑和站点管理特征能够帮助团队成员之间共享信息、文档协作、集体讨论,信息推送。

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工具优点:

  • 文档的组织:在左侧目录栏,所见即所得地一次操作完成目录结构与页面创建;
  • 丰富的文档模板:专门针对技术团队的文档系统,所以具有各种丰富的模板;
  • 关联研发过程:技术团队认为Confluence好用,确实是因为它针对技术团队特点,细致地解决了场景化问题;
  • 非常丰富的插件:Confluence 集成了国外几乎所有主流的工具。

工具缺点:

  • 随着人数的增加,管理变得复杂:在cofluenence中,每增加一个人,就必须手动添加,并配置数十个或数百个页面的许可;
  • 免费版本的Confluence功能非常有限;
  • Confluence非常昂贵,例如100人的情况下,Confluence需要10万大洋/年,而国内的PingCodeWiki等同类工具只需要2-3万/年。
  • 对国内用户不友好:Atlasian在2021年宣布停止国内本地版销售,逼用户上云,而国内使用云版又要翻墙。
  • 非技术团队使用高学习成本:Confluence可以用于营销和人力资源,但许多员工可能会被软件性质所需的技术知识所阻止;
  • 国内不设公司,服务全部由代理商完成,而且价格不便宜(有的代理实施费用1万/天)。

官网: https://www.atlassian.com/software/confluence 

3.MediaWiki

MediaWiki全球比较知名的开源wiki程序之一,非常适合企业用来搭建百科、知识库查询等用途,企业内部使用可能会带来过高的成本。它运行于PHP+MySQL环境。MediaWiki从2002年2月25日被作为维基百科全书的系统软件,并有大量其他应用实例。仅从这点来看其功能的强大和成熟度毋庸置疑,所以也不过多介绍。

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工具优点:

  • 经受过重量级应用的考验,功能丰富却架设简单;
  • 全世界最大的wiki项目维基百科是使用mediawiki的成功范例,数据量、访问量都超级庞大;
  • mediawiki的功能非常丰富,支持多语言版本,充分满足知识站点的需要;
  • 运行环境要求很低,架设过程简洁,即使新手也可以迅速建立自己的站点
  • 最大的wiki程序社区;
  • mediawiki是应用最广的wiki程序,数以万计的网站在使用它,很容易找到范例站点;
  • 有大量的热心参与人员参与研究,资料多,容易找到互相交流的朋友;
  • 持续开发,程序特性功能不断完善,保证未来的支持。

工具缺点:

  • 强大的功能带来了非常高的学习成本;
  • 除此以外,作为国外工具永远存在的风险都是禁用,俄罗斯就是很好的例子;
  • 后台管理功能不是十分简单友善,仅通过简单的特殊页面完成这些功能,大部分系统设置是依靠配置文件而非直接界面设置;
  • 一般环境下,虽然内置部分缓冲机制优化运行,mediawiki的运行速度相对其他wiki程序要差很多。mediawiki的目标是为维基媒体项目服务,很多华丽的性能特征要在高端设备环境(多服务器,多数据库,反向缓冲squid服务器阵列,大量额外的PHP缓冲引擎)中才能体现;

官网: https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki 

4.Gitbook

非常适合程序员用来做个人知识库的产品:GitBook是一个基于 Node.js 的命令行工具,可使用  Github/Git 和  Markdown 来制作精美的电子书。美观、好用非常适合用来搭建官网上的知识库、帮助中心,他们自身的官网就是基于此搭建的(如图)。除此以外,也非常适合程序员用来做个人知识库,更好的一点是,gitbook支持直接发布在github博客系统上, 你可以把你的作品放在github上,别人可以来fork可以来帮你纠错,给你发pull request。除此以外GitBook 的第三方插件很丰富。

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软件缺点:

  • 虽然能制作出优美的官网文档,但在官网的SEO优化方面存在一定的问题;
  • 近几年官方这样疏于维护的情况下,在2021年的今天,你要做好遇到很多坑的心理准备;

官网: https://www.gitbook.com/ 

5.语雀

更适合做个人笔记工具的知识库(比如我自己):语雀,是蚂蚁集团旗下的在线文档编辑与协同工具,2015年内部孵化的项目,2022年发布移动端。使用了“结构化知识库管理”,形式上类似书籍的目录。与其他产品可以随意建立文档不同,语雀上的每一篇文档必须属于某一个知识库,语雀希望通过这样的产品设计,来从源头上帮助用户建立起知识管理的意识,培养良好的知识管理习惯。除此以外,它能够满足“卡片笔记”这种方法论下的笔记记录方式。同时也具备一定的团队协作能力。

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软件优点:

  • 可以全局搜索:腾讯文档无法全局搜索,就无法找到一些文档。
  • 语雀的插入功能丰富:特别是表格很好用,而印象笔记的表格真的不太好用。思维导图虽然不是很完美,但已经比很多文档笔记产品的思维导图都好用很多了,感受最深的就是可以拖动画布。
  • 语雀的画板很好用:功能丰富,满足很多要求,这是其他笔记文档工具都不具备的
  • 语雀的电脑端可以直接操作文档:很多人说飞书好,但是我作为一个办公喜欢电脑端软件的的人来说,使用飞书电脑端操作操作,要跳转到浏览器,这样真的很不舒服。

软件缺点:

  • 感觉语雀在用户体验上有一些反常识的设计,操作繁复,十分的不便利,比如:知乎文章《语雀的缺点和优点》中吐槽的;
  • 更适合个人,团队协作能力较弱;
  • 无法保持登录,经常需要重复登录;

官网: https://www.yuque.com/ 

6.wiki.js

它是一款轻量级、功能强大的 wiki 开源项目,拥有评论、Markdown 编辑器、图片上传、标签、全局搜索、协同编辑、编辑历史、用户管理、谷歌分析等功能,重点是支持中文,而且支持高度自定义。用到的技术栈也不同于老旧的 wiki 系统,它采用了 Node.js、PostgreSQL、Vue.js、Docker 等技术。

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工具缺点:

  • 访问加载速度较慢,可能是国外产品的关系;
  • 虽然 wiki.js 更新积极、提交频繁,但目前它还不支持自定义主题;
  • 对中文搜索不友好,默认不支持中文搜索,需要采用 ES 但这样就不再轻量,或者采用 pg 插件让 pg 支持中文分词;
  • 中文翻译覆盖率并不像官网展示的 100%,管理后台里还是有未翻译的地方;

项目地址: https://github.com/requarks/wiki 

7.DokuWiki

开源免费,轻量级百科系统不需要数据库即可运行,不少人搭建的wiki就是选用的这个,总的来说需要的功能都有,模板和插件很多,最大的问题是中文资料比较少,官网下载速度也有点慢。对了,下载的时候较好把“更新”插件一起下载这样后续更新就方便很多。

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官网: https://www.dokuwiki.org 

开源下载地址: https://download.dokuwiki.org 

8.Notion

Notion 是前些年在国内外都非常流行的管理工具,同时适用于个人以及团队协作使用(最近国内有个类似产品Flowus也比较火)。

由于其独特和灵活的使用方式,它很适合作为知识管理软件。和传统的笔记软件不同,Notion采用了模块化的设计,每个段落都是一个独立的区块,可以自由拖拽和布局,而且区块还可以设置为各种类型,包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等,甚至还提供了第三方嵌入功能,你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块,创建内容丰富的文档。你可以认为它是一个工具集合,能够同时满足任务管理、进度管理、文档协作、知识库、项目计划等等。

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软件缺点:

  • 网络问题,受中国各地区复杂的网络情况影响,某些地区访问Notion及其缓慢,当内容中包含大量图片时,体验将变得很糟糕,只能自己寻找合适的手段解决;
  • 丰富的功能必然的带来了较高的上手门槛,如果你只是想找一个单纯的知识库,那它可能并不适合;
  • 离线模式不支持,Notion目前所有的内容基于在线web访问的方式,当浏览器缓存内容被清除后,意味着你每次访问页面都将需要进行新的载入,当你某个页面包含大量的数据时,等候时间将会很长,长达5-15秒(受网络速度影响),不过官方承诺将在后续版本支持离线模式。
  • 中文搜索和分词及其糟糕,这个问题在2020年2月更新已得到解决,新的搜索机制对中文的兼容已非常良好,并且支持过滤。
  • 没有标签体系,无法达到Onenote的标签快速查找的功能,Onenote可以为某一行文本设置某类标记,然后通过查找标记进行快速查找,在Notion不支持标记,只能通过自己的手动编辑某类特殊的文本,然后通过搜索功能勉强实现标记功能;

9.docsify

免费开源,轻量级文档网站,界面简洁优雅,目前很多开源项目的文档都选用这个系统搭建,这里需要注意的是这个是单文档,不是那种大型wiki系统。

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官网: https://docsify.js.org/#/ 

10.坚果云

坚果云一款提供云存储服务的工具,不同于树状结构的文档管理结构,它所提供的是文件夹类型的知识库管理方式。其优点就在于除了文档内容还能够对几乎所有类型的知识成果进行管理沉淀,比如特别适合视频、音频等知识管理。

坚果云分为面向个人和企业两种,可以帮助人们随时随地用任何设备快速访问文件,功能包括文件自动同步、文件共享、文件搜索、照片视频自动备份等,可应用于汽车、能源、金融、建筑等行业。

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官网: https://www.jianguoyun.com/ 

三、用好知识管理系统所带来的价值

知识库是一个面向企业的内容管理系统。通过多人共建、集思广益的方式,提升企业知识溯源、传播和分享效率,减少人员流动的影响,降低内部知识的流转、复用的成本。其价值主要体现在三方面:

  • 打造统一的信息源:所有成员在同一平台创作和管理知识,让团队智慧都沉淀在同一空间。
  • 加速信息流通:树状的目录结构,使知识更容易被发现和找到。一键共享文档,加速组织内部信息流通。
  • 获得全局视野:团队成员可以快速而准确地获取完整信息,为业务决策提供必要的知识支持。

所以选择并用好一个知识管理系统,将会给企业带来巨大的改变。