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企业文档管理系统哪个比较好?分享国内外主流的10大企业文档管理工具

在早期,文档管理软件主要是为了将企业内部海量的电子文档集中存储、管理,通过设置共享权限进行内部员工的文档分发,有些甚至可能要提供API接口,便于将ERP、OA等系统的文档纳入其中,形成企业文档管理中心。

而随着时间的发展,市场上几乎所有的文档管理软件都在此基础上整合了协作功能。希望通过增加文件评论、多人在线协作编辑、实时同步、在线分享等功能,满足团队协作需求,以做到差异化获取更多用户。

但现在有些人将其划分为纯文档管理软件和整合协作功能软件并不准确。而根据使用的人群、使用场景的差异进行细分可能更能帮助大家找到适合自己的文档管理软件,比如产研团队的文档管理软件要求与研发过程关联、营销团队更偏向于产材料的对外分享等。这就衍生出知识库软件、企业网盘、在线文档这么几类,并再基础上再细分。

所以文章在整理文档管理软件的过程中将着重介绍该软件的适合使用场景\人群、功能、优缺点等

一、国内外拔尖的10款文档管理软件对比

1.PingCode

知识库类型的文档管理工具,国内很多团队非常推荐的知识库工具之一,产品口碑极好

主要用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队,因为能关联需求、测试、缺陷等环节,所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。

PingCode 知识库工具的核心使用场景:

  • 产研文档管理,如:技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明;
  • 销售/客服支持,如:产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等;
  • 教育/培训,如:帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频,提高学习效率和质量;
  • 官网文档,如:帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上,搭建对外宣传和帮助支持窗口;
  • 建立内部问答社区,如:公告发布(新制度、公示、月报…)、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等;
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PingCode 知识库工具功能包括但不限于:

  • 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯;
  • 文档支持共享、关注、评论、批注,可在消息/飞书等第三方账号收到提醒;
  • 支持富文本编辑,支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等,支持模板创建、复用;
  • 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联,形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环;
  • 页面与工作项相互关联,页面支持插入工作项及工作状态,具体工作项可直接关联知识库或页面;
  • 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力;

软件优点:

  • 产品开箱即用,简单易上手,产品服务口碑好;
  • 为25人以下团队免费提供基础版本;
  • 国产化,支持信创、麒麟等;
  • 支持私有部署、定制化以及Saas等购买方式;
  • 国际信息安全体系认证和精细权限管控,安全有保障;

软件缺点:

  • 不支持多语言;
  • 无法满足百度百科这类知识库的搭建;

PingCode功能体验通道

2.Worktile

多合一的文档管理工具:企业网盘+项目管理+审批+IM等。

Worktile 是国内市场占有率较高的项目管理软件,针对企业文档、图像、音频、视频等文件的储存打造了企业网盘模块。Worktile 网盘的优势是提供无存储上限的网盘,以及安全高速的上传、下载及预览体验。

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在整体上,Worktile 被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。

在功能上Worktile 是一个工具集合,它具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力。并且具备强大的自定义能力,能够配置出符合各种项目团队的流程、表单、字段、数据报表,以及具备丰富的模板市场。

优缺点:作为企业网盘满足文档管理需求,同时也能满足企业大部分管理需求,所以非常适合中小企业,避免买多个工具。缺点就是不纯粹,对只找企业网盘的企业来说多很多没用的功能。

Worktile功能体验通道

3.坚果云

纯企业网盘类型的文档管理工具,不仅可以管理文档,还可以管理其他类型的信息,如图像、音频、视频、PS工程文件等。除了文件存储、共享协作能力之外,还具备OCR扫描、建立本地同步文件夹、桌面文件自动备份等优点。

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但无法像下面要讲的Gitbook、PingCode那样,结构化的文档管理,也不能像Worktile那样将云盘文件直接发送到聊天窗口,做项目管理等。更多是做企业云端存储工具使用。

网址: https://www.jianguoyun.com/ 

关于企业网盘国内知名的还有亿方云、百度企业网盘、联想企业网盘等等。不过功能大体类似,所以这里就不再一一介绍。

4.Gitbook

海外热门知识库工具,非常适合软件开发者作为个人知识库使用,所以知乎上才有非常多人评价这个工具适合程序员用来写博客和书。除了具备大量的技术文档所需的功能外,该知识库还能将文档发布到github博客。

当然,它也具备团队协作功能,但如果是用来作为团队文档的管理工具,还是不如PingCode来的好用。

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优点:

  1. 类似一本书的集中管理方式
  2. 支持多人协作写作,对于个人写作保存在github上也是极其爽的一件事情
  3. 支持本地图片插入
  4. 支持build成静态网页,自己部署方便
  5. 喜欢捣腾的可以去添加各种插件丰富自己的需求(虽然不能完全满

缺点:

1. 以一本书籍作为起点,单篇文章只能放在一个项目中才行

2. 提供的编辑器使用git来记录,每次sava 都要commit一次,commit太多记录

3. 使用git保存,有些时候会莫名其妙的丢失一小部分数据,可能是跟自己的操作速度有点快有关,或则是忘记保存

4. 对于本地build的技能对于非程序员来说还是有点难的。

5. 有时候需要翻墙才能访问他们的网站

网址: https://www.gitbook.com/ 

5.MediaWiki

MediaWiki全球比较知名的开源wiki程序之一,维基百科就是基于该工具搭建,非常适合企业用来搭建百科、知识库查询等用途。不过这是一个开箱即用的工具,它需要开发人员配置开发等才能投入使用。

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工具优点:

  • 经受过重量级应用的考验,功能丰富却架设简单;
  • 全世界最大的wiki项目维基百科是使用mediawiki的成功范例,数据量、访问量都超级庞大;
  • mediawiki的功能非常丰富,支持多语言版本,充分满足知识站点的需要;
  • 运行环境要求很低,架设过程简洁,即使新手也可以迅速建立自己的站点。

工具缺点:

  • 强大的功能带来了非常高的学习成本;
  • 除此以外,作为国外工具永远存在的风险都是禁用,俄罗斯就是很好的例子;
  • 需要开发人员配置开发维护才可使用;

网址: https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki 

6.腾讯文档

类似的产品还有石墨文档、金山文档等等。这类的工具核心能力优势是在文档高效便捷的协作与分享,在构建知识库、帮助中心、电子书等方面虽然能做,但在结构化、页面级别的权限管控等方面都不及PingCode、Gitbook等专业的知识库产品。

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相信大家也能观察到,身边非常多人用腾讯文档做表格协作分享,但基本很少人用它做笔记/文档的管理工具。我们可以对比以下,比如以下是Worktile使用PingCode知识库打造并发布的帮助中心文档,是不是觉得用来管理文档很舒服。

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网址: https://docs.qq.com/ 

7.Confluence

也是一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品,由澳大利亚 Atlassiana 公司打造,在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件,与国内的PingCode知识管理子产品类似,可以用于构建企业wiki,具有成熟的功能,能够直接关联研发管理的各环节。

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Confluence 优势在于集成了非常多的知名插件,几乎能够将工作需要的软件与其打通。但比较遗憾的是,很贵,而且针对大陆用户停售本地版。

工具优缺点:优点是结构化文档管理、丰富的文档模板、非常丰富的插件,Confluence 集成了国外几乎所有主流的工具。缺点是:随着人数的增加,访问速度会变得很慢,管理变得复杂;Confluence非常昂贵,例如100人的情况下,Confluence需要10万大洋/年,而国内的PingCodeWiki等同类工具只需要2-3万/年。国内不设公司,服务全部由代理商完成,而且价格不便宜(有的代理实施费用1万/天)。

网址: https://www.atlassian.com/software/confluence 

8.Notion

这也是一款多合一的文档管理工具:知识库+日程+项目管理等,与Worktile不同的是,Notion主要是针对个人和小团队打造。最近它又增加了一个新的神器AI,程度堪比Chatgpt。

和传统的文档管理软件不同,Notion采用了模块化的设计,每个段落都是一个独立的区块,可以自由拖拽和布局,而且区块还可以设置为各种类型,包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等,甚至还提供了第三方嵌入功能,你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块,创建内容丰富的文档。

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缺点就是:

  • 网络问题,受中国各地区复杂的网络情况影响;
  • 丰富的功能必然的带来了较高的上手门槛,如果你只是想找一个单纯的知识库,那它可能并不适合;
  • 离线模式不支持。
  • 中文搜索和分词及其糟糕,操作界面不支持中文;

网址: https://www.notion.so/ 

最后再来给大家介绍两款免费的文档管理工具,大家都喜欢的。

9.语雀

知识库工具,虽然也具备团队协作功能但并不强,个人觉得做人知识库或者笔记工具足够了。因为这是2015年才在蚂蚁内部孵化的项目,2022年发布移动端,所以功能并不成熟。

语雀和其他知识库工具一样,使用了“结构化知识库管理”,形式上类似书籍的目录。与其他产品可以随意建立文档不同,语雀上的每一篇文档必须属于某一个知识库,语雀希望通过这样的产品设计,来从源头上帮助用户建立起知识管理的意识,培养良好的知识管理习惯。除此以外,它能够满足“卡片笔记”这种方法论下的笔记记录方式。

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功能上具有全局搜索、插入功能丰富(比如思维导图等)、画板功能好用、操作体验不错。

但缺点也明显,移动端功能非常有限、更适合个人,团队协作能力较弱;无法保持登录,经常需要重复登录;有些用户吐槽交互设计反人类。

网址:: https://www.yuque.com/ 

10.飞书文档

飞书有非常多人夸,但这个东西完全看个人怎么用。站在中小团队管理来说,因为是多合一管理工具,功能也相对成熟,免费版功能丰富,所以很大程度可以满足中小团队管理、白嫖,节省成本的需求。

但如果是在有其他管理工具的前提下,找的是一个单纯的文档管理软件,那么它冗余的功能就成了负担,不仅增加学习成本,还会影响团队效率,效果反而不及语雀、Gitbook等单场景工具。

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再如果是要产品研发团队参与使用,那么使用效果可能又不如PingCode、Confluence来的好,因为它并不打通研发全流程,无法与研发中所有工具打通。像这样的例子还有很多,这里就不再列举。

网址: https://www.feishu.cn/ 

以上就是关于企业文档管理软件的盘点和对比,希望以上文档管理软件的介绍可以帮助大家找到合适的管理工具。

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