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文档版本管理重要吗?版本管理对团队至关重要的五个原因及构建方法、工具

版本管理对团队至关重要的五个原因:1. 保留文件的每个不同版本;2. 安全文件处理和编辑;4. 在整个组织中创建真实信息源;5. 自动化和简化企业流程。

一、版本管理到底是什么?

如今,组织内的团队可以跨部门、办事处、边界和时区开展协作,而协作过程中他们使用的仍是同一组文档。尽管这种场景非常普遍,但这些团队在管理他们的工作文件的众多不同版本时往往困难重重。有多少标有“FINAL”的文档很快又被标注了“FINAL V2”?

如果您的团队正在花费时间查找最新文件和跟踪更改,那么是时候建立版本管理系统了。

版本管理系统最初出现在软件开发中,用于管理代码的变化。现在它们并不像听起来那么复杂。版本管理系统可能只是可跟踪更改并允许您随时访问文件的所有旧版本的软件。版本管理系统也可能是用于处理文件的一组规则,例如用于存储不同版本的文件夹架构。

版本管理的用途远远超过创建代码。例如,文档版本管理可以帮助作者管理一本书的不同草稿。它还可以帮助平面设计师跟踪客户的最终设计。

二、版本管理对团队至关重要的五个原因

在处理协作文档时,具有某种形式的版本管理对于保持一致至关重要。要签发某个已完成的文档,您总得知道哪个文件是最终版本,但知道最终版本还远远不够。正确使用恰当的软件和版本管理文件可以避免浪费时间,并可以加快各种规模组织内的流程。

1. 保留文件的每个不同版本

版本管理的最主要优势是能够在整个项目工作流程中始终保留文档或文件的每一个版本。您可以检查版本之间的差异,并确保所有更改均得到批准。一个组织良好的版本管理系统可以让您确定最终版本的内容是最终版本,而不是在所有协作者都不知情的情况下添加。

项目完成后,在审查团队的工作时,版本历史也有着举足轻重的作用。在这种情况下,文档版本管理可以用作项目期间团队工作的审核跟踪,详细阐述他们在每个阶段的修订历史。借助这些信息,您可以更好地诊断流程中的问题,这在涉及将来如何简化工作时尤其有用。

2. 安全文件处理和编辑

没有什么比有人未经许可覆盖文件或意外删除文件更耽误团队工作了。在这种情况下,除了翻阅大量聊天记录、邮件等以期找到原始文件的副本,您对此毫无它法。而版本管理系统在每个阶段都会保留文件版本,因此您可以随时使用备份。比如利用 PingCode 文档的恢复功能,如果团队成员更改或删除了某个文件,任何旧版本始终可用。

3. 监控团队成员所做的更改

如果是规模庞大的团队协作项目,文档版本管理系统可以了解是谁做出了更改,以及更改的时间和内容至关重要。共享文档通常包含有关详细信息,例如最近编辑这些文档的人员是谁,但是这类文档可能不会在文件中包含任何其他团队成员。在这种情况下,不久您就得发电子邮件询问谁查看了文件以及他们进行了哪些编辑,这很浪费时间。

准确识别团队成员所做的文件更改和生成的不同文档版本正是版本管理软件的用武之地。比如使用 PingCode 中的版本管理功能,所有文件更改都将可见并且直接与团队成员的电子邮件和帐户相关联。每当有人编辑文件(显示更改详情)或移动或删除共享文件夹中的文件时,您均会收到通知。

这种级别的版本管理可提高管理文件和为这些文件建立问责制流程的透明度。您可以看到团队成员开始处理文件的时间,或者他们是否错误或意外更改了某些内容。您可以就任何文件更改立即联系相关人员,而不用发送任何尴尬的电子邮件,也不用在微信中通知整个团队。

4. 在整个组织中创建真实信息源

当您与分散在不同区域或在严格监管空间中运作的团队合作时,保持一致至关重要。如果信息没有实现集中化、无法访问,很快团队就会变得不同步,不久就会形成孤岛。辅之以正确的信息架构,版本管理可帮助您在组织的各个部门创建和保留共享信息源。

版本管理使您可以保留一个集中增量备份文档,您组织中的每个人都可以参考这个文档,而不是不断发送更新的指南。例如,使用 PingCode,您可以将人力资源指南存储在单个共享文件夹中,并且不同的团队成员具有特定的 访问权限 。更新这些文件时,团队成员可在同一个源位置找到最新信息。任何编辑者都会记录所有已弃用的信息。通过这种简单方法可确保安全地存储、备份所有信息,并且每个人在需要时都可以访问信息。

5. 自动化和简化企业流程

任何流程优化的最终目标都应该是简化经理和团队成员的工作,为他们节约时间。文档版本管理从一开始就可以助力您的团队变得更加敏捷。它使每个人都可以获得最新文档,并在处理文档时保持协同一致,同时提供防止文件处理错误的安全措施。

版本管理系统具有监督功能、透明性和安全性等额外优势,不仅可以确保您获得文件的最新版本,更有多重功能加持。利用版本管理系统,您可以深入了解您团队的流程,帮助您进一步优化这些流程,以便在整个组织中使这些流程更加一致。

三、如何搭建文档管理系统

您可以采取多种方法来执行版本管理,具体取决于您的团队需求和组织规模。大多数人都会给他们发送的文件提供版本号,或者只是用名字的首字母缩写或“已审阅”来标注文档。由于每个人标注文档的方式都不同,这种方法也会很快变得混乱不堪,尤其是在一个大型组织中有很多协作者的情况下。就这一点来说,需要采用一种明确规定的方法来管理团队的文件。

1. 命名标准

很明显,团队必须遵循严格的命名约定,这对于版本管理至关重要。对于新手来说,命名约定必须一致,并且对访问文件的所有人来说必须清晰易懂。它也应考虑团队与这些文件的交互方式。例如,如果文档的日期是团队组织文档的最重要因素,那么文件名应以日期开头。名称的名列前茅部分应该反映团队搜索这些文档的最常见方式。就这一方面而言,文件名应包含最重要的信息,以便快速了解文件的内容。如果您打算单独使用命名约定作为版本管理系统,那么它还必须包含一个用于识别不同文件版本的编号系统。

2. 信息架构

建立了对您的团队而言行之有效的文档标注方法之后,您需要一个易于访问的系统来安全存储您的文档。这就是信息架构,即您用于存储信息的文件夹和文件的布局。自然,命名约定在这方面也起着很大作用 — 如果文件都位于一个名为“Work”的文件夹中,那么再怎么严格组织的文件名也没用。然而,信息架构还涉及谁有权访问这些文件,因为并非每个文件都应对组织中的每个成员可用。

解决这一问题的优异方法通常是采用共享文件存储解决方案。 利用 PingCode 知识库工具中的团队文件夹,您可以创建安全的信息架构。通过在 PingCode 中分配特定的团队,您可以为他们的工作创建存储库,并且团队内部成员和团队外部成员具有这些存储库的特定访问权限。

3. 版本管理软件

命名约定和信息架构是文档管理系统取得成功的基石。但是,当它们用作版本管理的主要方法时,它们就会变得非常耗时。 版本管理软件 可自动执行许多与版本管理相关的流程,并可以提供仅仅使用命名约定而无法提供的优势。

PingCode 知识库会自动存储文件的每个旧版本。您的所有文件都可以在 180 天内被访问或还原。Sync 还会作为文件的当前版本的备份。在更新到当前版本之前,团队成员可以同时使用 PingCode处理单独的文件,这使得合并更改和解决任何文件冲突变得非常简单。

简而言之:版本管理软件可简化文件版本管理的整个过程,并为处理这些文件的团队带来更多优势。

延伸阅读:国内外主流的适合做文档版本管理的工具软件

1.PingCode

知识库类型的文档管理工具,国内很多团队非常推荐的知识库工具之一,产品口碑极好

主要用于搭建团队知识库、文档版本管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队,广泛用于产研文档管理销售/客服支持文档管理、教育/培训资料管理、建立内部问答社区等。且因为能关联需求、测试、缺陷等环节,所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队

PingCode 知识库工具功能包括但不限于:

  • 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯;
  • 文档支持共享、关注、评论、批注,可在消息/飞书等第三方账号收到提醒;
  • 支持富文本编辑,支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等,支持模板创建、复用;
  • 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联,形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环;
  • 页面与工作项相互关联,页面支持插入工作项及工作状态,具体工作项可直接关联知识库或页面;
  • 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力;

PingCode功能体验通道

2.Worktile

多合一的文档管理工具:企业网盘+项目管理+审批+IM等。

Worktile 是国内市场占有率较高的项目管理软件,针对企业文档、图像、音频、视频等文件的储存打造了企业网盘模块。Worktile 网盘的优势是提供无存储上限的网盘,以及安全高速的上传、下载及预览体验。

优缺点:作为企业网盘满足文档管理需求,同时也能满足企业大部分管理需求,所以非常适合中小企业,避免买多个工具。缺点就是不纯粹,对只找企业网盘的企业来说多很多没用的功能。

Worktile功能体验通道

3.Gitbook

海外热门知识库工具,非常适合软件开发者作为个人知识库使用,所以知乎上才有非常多人评价这个工具适合程序员用来写博客和书。除了具备大量的技术文档所需的功能外,该知识库还能将文档发布到github博客。

当然,它也具备团队协作功能,但如果是用来作为团队文档的管理工具,还是不如PingCode来的好用。

网址: https://www.gitbook.com/ 

4.腾讯文档

类似的产品还有石墨文档、金山文档等等。这类的工具核心能力优势是在文档高效便捷的协作与分享,以及版本管理。在构建知识库、帮助中心、电子书等方面虽然能做,但在结构化、页面级别的权限管控等方面都不及PingCode、Gitbook等专业的知识库产品。相信大家也能观察到,身边非常多人用腾讯文档做表格协作分享,但基本很少人用它做笔记/文档的管理工具。

网址: https://docs.qq.com/ 

5.Confluence

也是一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品,由澳大利亚 Atlassiana 公司打造,在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件,与国内的PingCode知识管理子产品类似,可以用于构建企业wiki,具有成熟的功能,能够直接关联研发管理的各环节。

Confluence 优势在于集成了非常多的知名插件,几乎能够将工作需要的软件与其打通。但比较遗憾的是,很贵,而且针对大陆用户停售本地版。

网址: https://www.atlassian.com/software/confluence 

6.Notion

这也是一款多合一的文档管理工具:知识库+日程+项目管理等,与Worktile不同的是,Notion主要是针对个人和小团队打造。最近它又增加了一个新的神器AI,程度堪比Chatgpt。

和传统的文档管理软件不同,Notion采用了模块化的设计,每个段落都是一个独立的区块,可以自由拖拽和布局,而且区块还可以设置为各种类型,包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等,甚至还提供了第三方嵌入功能,你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块,创建内容丰富的文档。

网址: https://www.notion.so/ 

更多知识库/文档管理系统的介绍对比大家可以通过以下文章查看,以上工具介绍均出自以下内容:《分享国内外主流的10大企业文档管理工具