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Word 文档版本怎么管理?方法+工具

如何管理 Word 文档的版本?下面介绍两种方法:Git & Pandoc 和 Simul。除此以外,我们还可以借助一些便捷的工具软件进行,本文将推荐10种,比如PingCode、Confluence、gitbook等。

一、什么是版本控制?

Git 官网 对版本控制是这样解释的:“版本控制是一种记录一个或若干文件内容变化,以便将来查阅特定版本修订情况的系统。

这个解释可能不是太直白,事实上,我们可以把一个版本控制系统(VCS)理解为一个「数据库」,它可以完整地保存一个项目的快照。当需要查看一个之前的快照(称之为「版本」)时,版本控制系统可以显示出当前版本与上一个版本之间所有的改动细节。

image.png



二、为什么要做好版本控制?至关重要的5点原因

很多同学可能都会疑惑:版本控制好麻烦,我真的需要吗?相信大家都经历过Word文档编辑未保存的经历,所以是否需要纯看个人承受能力。版本控制有非常多的好处,对于写作来说,主要体现在下面这几个方面。

1.方便版本回退

一般来说,写文章尤其是写毕业论文,不是一蹴而就的,会经过一段时间,期间产生多个版本。而我们有时不仅仅需要当前版本,历史版本也是具有价值的。例如,由于操作不当,错误地删除了当前版本的内容,想要回退到上一个版本;写作过程中,觉得之前的版本更好,想要从删除的内容中找回一点灵感,不如从之前的版本开始写。

2.保障文件安全

相信不少同学或多或少都遇到过文件损坏或丢失的情况:

  • 自己误操作或软件崩溃导致文件丢失
  • 突然停电,台式机中正在编辑的 Word 文件未保存
  • 设备故障或 被盗,其中未备份的文件全部丢失
  • 设备被 勒索病毒 攻击,必须付款才能打开
  • 洪水、龙卷风或野兽来袭,存储文件的设备被损坏
  • ……

大约一个月前,一位同学由于毕业论文开题报告保存的版本不对,给我发了下方截图中的消息。虽然我给她发了找回历史版本的 Office 官方文档,她自己也尝试了网上的各种「偏方」,但最终还是以失败告终,没能找回上次保存的开题报告,不得不「擦干眼泪,从头再来」。

虽然遇到这种情况很糟心,但在最后,我还是苦口婆心地向她强调版本控制的重要性。这也是我写这篇文章的原因之一,希望你能未雨绸缪、防患于未然,不再有我的同学这样的遭遇。

3. 监控团队成员所做的更改

如果是规模庞大的团队协作项目,文档版本管理系统可以了解是谁做出了更改,以及更改的时间和内容至关重要。共享文档通常包含有关详细信息,例如最近编辑这些文档的人员是谁,但是这类文档可能不会在文件中包含任何其他团队成员。在这种情况下,不久您就得发电子邮件询问谁查看了文件以及他们进行了哪些编辑,这很浪费时间。

4. 在整个组织中创建真实信息源

当您与分散在不同区域或在严格监管空间中运作的团队合作时,保持一致至关重要。如果信息没有实现集中化、无法访问,很快团队就会变得不同步,不久就会形成孤岛。辅之以正确的信息架构,版本管理可帮助您在组织的各个部门创建和保留共享信息源。

版本管理使您可以保留一个集中增量备份文档,您组织中的每个人都可以参考这个文档,而不是不断发送更新的指南。例如,使用 PingCode,您可以将人力资源指南存储在单个共享文件夹中,并且不同的团队成员具有特定的 访问权限 。更新这些文件时,团队成员可在同一个源位置找到最新信息。任何编辑者都会记录所有已弃用的信息。通过这种简单方法可确保安全地存储、备份所有信息,并且每个人在需要时都可以访问信息。

5. 自动化和简化企业流程

任何流程优化的最终目标都应该是简化经理和团队成员的工作,为他们节约时间。文档版本管理从一开始就可以助力您的团队变得更加敏捷。它使每个人都可以获得最新文档,并在处理文档时保持协同一致,同时提供防止文件处理错误的安全措施。

版本管理系统具有监督功能、透明性和安全性等额外优势,不仅可以确保您获得文件的最新版本,更有多重功能加持。利用版本管理系统,您可以深入了解您团队的流程,帮助您进一步优化这些流程,以便在整个组织中使这些流程更加一致。

那么,如何对 Word 文件进行「纯文本式」版本控制呢?下面介绍两种方法:Git & Pandoc 和 Simul。

二、管理 Word 文档版本的两种办法:Git & Pandoc 和 Simul

Git & Pandoc 的组合与 Simul 各有优劣:

1.Git & Pandoc

Git 最初是被用来对软件源代码进行版本控制,对  .docx  这样的二进制文件的支持不太友好。但是借助 Pandoc,我们可以实现「曲线救国」,通过将  .docx  文件转换为  .md  文件,来实现 Git 对  .docx  进行「纯文本式」版本控制。

安装 Git 与 Pandoc

如果你的操作系统是 macOS,推荐使用  Homebrew  来安装 Git 和 Pandoc:

brew install git pandoc



配置 Git

在用户文件夹下找到文件  .gitconfig ,使用文本编辑器打开它,加入下面的内容,然后保存。

[diff "pandoc"]  textconv=pandoc --to=markdown  prompt = false[alias]  wdiff = diff --word-diff=color --unified=1



新建一个文件夹,这里命名为  git-word-demo 。

# 进入 git-word-demo 文件夹cd git-word-demo•# 创建 Git 仓库git init



在  git-word-demo  目录下,新建一个文件  .gitattributes ,写入下面的内容,然后保存。

*.docx diff=pandoc



编辑 Word 文件

 git-word-demo  文件夹下,新建一个 Word 文件,这里命名为  example.docx ,然后按照平常一样进行编辑,完成之后保存并提交,进入该目录,在终端中输入:

git wdiff example.docx



就可以像纯文本一样,看到增加或删除的内容。当然,使用 Git 的 GUI 客户端会更加直观,比如  GitHub Desk较好 ,如下图所示,绿色表示增加的部分,红色表示减少的部分。

image.png



2.Simul

简介

 Simul  是一个为 Microsoft Word 设计的版本控制和协作工具,使用 Simul 可以轻松地与他人进行协作,对 Word 文件进行「纯文本式」版本控制,Simul 的推特 称它是「Microsoft Word 中的 Git」。

image.png



Simul 集成了 Dropbox、OneDrive、Google Drive 等常见网盘,具有自动记录版本、版本比较、分支、合并、回退等功能。免费版本拥有 1 GB 存储空间、1 个文档创建者、1 个文件2 以及不限数量的协作者,如果需要更多的创建者、文件数量和使用 Simul 的 API,需要升级到 Individual 或更高级的套餐,详情可参考下表。

FreeIndividualSquadTeam
$0$15 / 月$35 / 月$75 / 月
1 个创建者1 个创建者5 个创建者7 个创建者
1 个文件文件数量无限制文件数量无限制文件数量无限制
不限数量的协作者不限数量的协作者不限数量的协作者不限数量的协作者



此外,对于学生、教师和非营利性组织,Simul 的所有套餐享有 50% 的优惠,可以前往  这里  填写邮箱和申请请求,之后就会收到 5 折兑换码。

使用

  • 创建文件

Simul 支持三种创建 Word 文件的方式:

  1. 上传文件
  2. 创建空白文件
  3. 从 SharePoint、OneDrive、Dropbox、Google Drive、Box 导入文件



image.png



  • 编辑文件

创建或导入文件之后,点击右上角的「OPEN IN WORD」或「Open in Word Online」,就会打开桌面版或在线版 Word,在其中编辑保存之后,会自动存储到 Simul 中,默认生成  0.0.x  这样的版本号,也可以点击「Name this version」,手动为每个版本重命名。对于编辑过的部分,Simul 会在左侧用竖线进行标记,用蓝色表示增加的部分,红色表示减少的部分,并且可以在下方下载各个版本的 PDF 文件。



  • 创建副本

点击右上角的更多按钮,再点击「Push to copy」就可以创建文件的副本。副本是基于当前版本的一个新文档,类似于 Git 中的分支(branch)。在需要的时候,可以在副本中编辑,然后合并到主文档,点击「MERGE」,就可以将副本合并到主文档中。

image.png



最后,我们建议,如果你有一定的 Git 使用经验,推荐使用 Git & Pandoc 来对 Word 文件进行「纯文本式」版本控制;如果你不熟悉 Git,可以考虑使用 Simul。当然,如果你认为,自己确确实实不需要这种「纯文本式」版本控制,也可以考虑一些现成的工具软件!

部分内容整理自: https://sspai.com/post/58507 

四、10种主流的文档版本管理控制工具软件

1.PingCode

知识库类型的文档管理工具,国内很多团队非常推荐的知识库工具之一,产品口碑极好

主要用于搭建团队知识库、文档版本管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队,广泛用于产研文档管理销售/客服支持文档管理、教育/培训资料管理、建立内部问答社区等。且因为能关联需求、测试、缺陷等环节,所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队

PingCode 知识库工具功能包括但不限于:

  • 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯;
  • 文档支持共享、关注、评论、批注,可在消息/飞书等第三方账号收到提醒;
  • 支持富文本编辑,支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等,支持模板创建、复用;
  • 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联,形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环;
  • 页面与工作项相互关联,页面支持插入工作项及工作状态,具体工作项可直接关联知识库或页面;
  • 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力;

PingCode功能体验通道

2.Worktile

多合一的文档管理工具:企业网盘+项目管理+审批+IM等。

Worktile 是国内市场占有率较高的项目管理软件,针对企业文档、图像、音频、视频等文件的储存打造了企业网盘模块。Worktile 网盘的优势是提供无存储上限的网盘,以及安全高速的上传、下载及预览体验。

优缺点:作为企业网盘满足文档管理需求,同时也能满足企业大部分管理需求,所以非常适合中小企业,避免买多个工具。缺点就是不纯粹,对只找企业网盘的企业来说多很多没用的功能。

Worktile功能体验通道

3.Gitbook

海外热门知识库工具,非常适合软件开发者作为个人知识库使用,所以知乎上才有非常多人评价这个工具适合程序员用来写博客和书。除了具备大量的技术文档所需的功能外,该知识库还能将文档发布到github博客。

当然,它也具备团队协作功能,但如果是用来作为团队文档的管理工具,还是不如PingCode来的好用。

网址: https://www.gitbook.com/ 

4.腾讯文档

类似的产品还有石墨文档、金山文档等等。这类的工具核心能力优势是在文档高效便捷的协作与分享,以及版本管理。在构建知识库、帮助中心、电子书等方面虽然能做,但在结构化、页面级别的权限管控等方面都不及PingCode、Gitbook等专业的知识库产品。相信大家也能观察到,身边非常多人用腾讯文档做表格协作分享,但基本很少人用它做笔记/文档的管理工具。

网址: https://docs.qq.com/ 

5.Confluence

也是一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品,由澳大利亚 Atlassiana 公司打造,在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件,与国内的PingCode知识管理子产品类似,可以用于构建企业wiki,具有成熟的功能,能够直接关联研发管理的各环节。

Confluence 优势在于集成了非常多的知名插件,几乎能够将工作需要的软件与其打通。但比较遗憾的是,很贵,而且针对大陆用户停售本地版。

网址: https://www.atlassian.com/software/confluence 

6.Notion

这也是一款多合一的文档管理工具:知识库+日程+项目管理等,与Worktile不同的是,Notion主要是针对个人和小团队打造。最近它又增加了一个新的神器AI,程度堪比Chatgpt。

和传统的文档管理软件不同,Notion采用了模块化的设计,每个段落都是一个独立的区块,可以自由拖拽和布局,而且区块还可以设置为各种类型,包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等,甚至还提供了第三方嵌入功能,你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块,创建内容丰富的文档。

网址: https://www.notion.so/ 

更多知识库/文档管理系统的介绍对比大家可以通过以下文章查看,以上工具介绍均出自以下内容:《分享国内外主流的10大企业文档管理工具 

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