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怎么做好团队文档版本管理?7个流程步骤和10大辅助工具

企业文档版本管理流程:1.统一的文件命名规则;2.文件夹层次结构;3.版本号标准化;4.善用版本控制工具;5.权限控制;6.文档审查;7.备份文档。

文档及文档的版本管理的重要性,个人和企业其实衍生了不少的实践方法,比如借鉴代码变化管理的方式——SVN、Git进行管理(需要开发者辅助),又或者是使用一些专业的工具软件进行管理,以保证文件管理过程中不会因为人为因素造成版本混乱和丢失。

并且实际场景中,文件的版本管理也有比较宽泛的管理要求和极为精细的管理需求,适用于不同的企业和业务。这就需要选用的工具能够适用于不同场景的不同文件版本管理需求。所以在这里我们将分享一些比较通用的企业文档版本管理流程。除此以外,我们还将分享不同企业、项目所适合的文档版本管理工具。

一、企业文档版本管理的通用流程

企业文档版本管理是确保企业文档在其生命周期中进行有效管理和保护的关键过程。以下是一些关于如何进行企业文档版本管理的实践建议:

  1. 统一的文件命名规则:在创建文档时,为每个文档选择具有描述性的名称,并使用统一的命名规则。这将有助于确保文件易于查找和识别。
  2. 文件夹层次结构:使用一个一致的文件夹层次结构来存储企业文档,并确保所有员工都知道在哪里可以找到这些文件。在创建文件夹时,确保它们具有清晰的描述性名称,并且按照一定的逻辑顺序排列。
  3. 版本号:使用版本号来标识文档的不同版本。这将有助于区分旧版本和新版本,并确保所有人都知道当前版本是哪个版本。
  4. 版本控制工具:使用专业的版本控制工具来管理企业文档的版本。例如,使用 Git,Subversion 等工具可以方便地跟踪文件的更改历史记录,同时确保多个人可以同时进行编辑而不会出现冲突。
  5. 权限控制:确保只有经过授权的人员才能访问和编辑文件。使用密码、权限、访问控制列表等措施来确保只有具有必要权限的人员才能访问和编辑文件。
  6. 文档审查:在创建新版本之前,进行文档审查以确保文件的正确性和质量。这将有助于减少错误和冲突,并确保最终的版本具有高质量。
  7. 备份文档:最后,您需要定期备份文档。这样,如果您不小心删除了一个版本,或者您的版本库出现故障,您仍然可以找到您的文档。

以上是一些关于如何进行企业文档版本管理的实践建议。通过遵循这些建议,您可以更好地管理和保护企业文档,确保其在其生命周期内始终处于最新和较高质量的状态。

二、企业文档版本管理工具

1.PingCode

知识库类型的文档管理工具,国内很多团队非常推荐的知识库工具之一,产品口碑极好

主要用于搭建团队知识库、文档版本管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队,广泛用于产研文档管理销售/客服支持文档管理、教育/培训资料管理、建立内部问答社区等。且因为能关联需求、测试、缺陷等环节,所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队

PingCode 知识库工具功能包括但不限于:

  • 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯;
  • 文档支持共享、关注、评论、批注,可在消息/飞书等第三方账号收到提醒;
  • 支持富文本编辑,支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等,支持模板创建、复用;
  • 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联,形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环;
  • 页面与工作项相互关联,页面支持插入工作项及工作状态,具体工作项可直接关联知识库或页面;
  • 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力;

PingCode功能体验通道

2.Worktile

多合一的文档管理工具:企业网盘+项目管理+审批+IM等。

Worktile 是国内市场占有率较高的项目管理软件,针对企业文档、图像、音频、视频等文件的储存打造了企业网盘模块。Worktile 网盘的优势是提供无存储上限的网盘,以及安全高速的上传、下载及预览体验。

优缺点:作为企业网盘满足文档管理需求,同时也能满足企业大部分管理需求,所以非常适合中小企业,避免买多个工具。缺点就是不纯粹,对只找企业网盘的企业来说多很多没用的功能。

Worktile功能体验通道

3.Gitbook

海外热门知识库工具,非常适合软件开发者作为个人知识库使用,所以知乎上才有非常多人评价这个工具适合程序员用来写博客和书。除了具备大量的技术文档所需的功能外,该知识库还能将文档发布到github博客。

当然,它也具备团队协作功能,但如果是用来作为团队文档的管理工具,还是不如PingCode来的好用。

网址: https://www.gitbook.com/ 

4.腾讯文档

类似的产品还有石墨文档、金山文档等等。这类的工具核心能力优势是在文档高效便捷的协作与分享,以及版本管理。在构建知识库、帮助中心、电子书等方面虽然能做,但在结构化、页面级别的权限管控等方面都不及PingCode、Gitbook等专业的知识库产品。相信大家也能观察到,身边非常多人用腾讯文档做表格协作分享,但基本很少人用它做笔记/文档的管理工具。

网址: https://docs.qq.com/ 

5.Confluence

也是一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品,由澳大利亚 Atlassiana 公司打造,在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件,与国内的PingCode知识管理子产品类似,可以用于构建企业wiki,具有成熟的功能,能够直接关联研发管理的各环节。

Confluence 优势在于集成了非常多的知名插件,几乎能够将工作需要的软件与其打通。但比较遗憾的是,很贵,而且针对大陆用户停售本地版。

网址: https://www.atlassian.com/software/confluence 

6.Notion

这也是一款多合一的文档管理工具:知识库+日程+项目管理等,与Worktile不同的是,Notion主要是针对个人和小团队打造。最近它又增加了一个新的神器AI,程度堪比Chatgpt。

和传统的文档管理软件不同,Notion采用了模块化的设计,每个段落都是一个独立的区块,可以自由拖拽和布局,而且区块还可以设置为各种类型,包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等,甚至还提供了第三方嵌入功能,你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块,创建内容丰富的文档。

网址: https://www.notion.so/ 

更多知识库/文档管理系统的介绍对比大家可以通过以下文章查看,以上工具介绍均出自以下内容:《分享国内外主流的10大企业文档管理工具