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如何进行项目进度跟踪?跟踪项目进度的3个关键性活动

项目的控制进度过程主要有三个关键性的活动:一是如何有效地获得项目进度状态信息;二是怎样可以避免进度拖延;三是采取什么样的措施可以纠正进度偏差。

项目的控制进度过程就是通过对比基准进度计划监控项目的进度,如果出现偏差就采取措施进行纠正。

和所有其他的控制过程类似,项目的控制进度过程主要有三个关键性的活动:

一是如何有效地获得项目进度状态信息;

二是怎样可以避免进度拖延;

三是采取什么样的措施可以纠正进度偏差。

一、获得进度状态 

相对于其他信息而言,项目的进度状态信息比较容易获得(比如使用 PingCode 等研发项目管理软件、开会)。进度状态主要是检查其活动是否按照预期进行。不同规模的项目对活动进度的关注也不同。

对大型项目来说,没有必要关注所有活动的进度状态,而应该重点跟踪影响项目整体进度的那些在关键路径上的活动的执行情况。根据检查的方式和目的不同,存在着对过程和结果的检查。 

对过程的检查主要是指周期性的项目进展汇报。项目中的很多活动都需要持续一段时间,需要在其实施过程中不断监控其进展是否按照预期进行,是否会影响最后的完成期限。

一般来说,对过程的检查大多依赖于实施者的主观估计和汇报,存在着一定程度的不准确,汇报的方式可以是会议或者 Worktile、PingCode 等一些专业化的项目进度可视化工具。即使这样,也必须周期性地检查活动的进展状态,尽可能在偏差出现的早期采取纠正措施。

大多数项目都采用定期例会的形式来对项目的进展情况进行汇报和跟踪。对结果的检查主要依赖里程碑评审。

与主观性较强的项目进展情况汇报不同,里程碑评审是通过一个客观而明确的结果鉴定标准来判断项目是否按照进度要求完成了工作,里程碑评审给出的信息要准确得多。

不过,这种方法依赖于项目里程碑的选取和设定,大多数项目只在关键的阶段点上具备设定里程碑的条件。一般来说,一个项目会综合应用两种跟踪进度状态的方法。 

二、进度纠正

如果发现项目进度确实和基准计划产生了偏差(一般来说是滞后),那么需要分析产生偏差的根源,然后进行两种处理方法的选择:要么进行计划的变更以反映偏差产生的结果;要么采取纠正措施,努力消除偏差。 

经过对原因的分析,如果已经确认产生偏差的因素不会继续影响项目,项目干系人同意对进度进行变更的,就可以进行进度计划的变更。进度计划的变更过程和其他变更过程是一样的。 

如果必须纠正和消除这种偏差,就不得不采取一些措施来缩短项目后续工作的历时。我们知道,影响项目整体最终进度的活动是那些处于关键路径上的活动。

有两种方法可以进行历时压缩(Duration Compression):

一种叫“赶工”(Crashing),另一种叫“快速跟进”(Fast Tracking)。

所谓“赶工”,就是向项目关键路径上的活动增加资源,以缩短其活动历时。

事实上,很多领域的项目活动时间和成本之间并不是一个线性的换算关系。

例如,一个1人需要10天完成的工作,并不能保证10个人在1天内完成。否则,缩短历时只是调整了单位时间内资源投入的数量,并不增加项目总成本。

但在很多的技术领域,存在一个生产效率和投入资源优异的匹配点。在该平衡点下的资源投入数量,会产生较高的单位生产效率,单位资源生产效率和资源投入数量关系图 如下图所示

如果假设最初的项目计划就是在优异点上的资源投入数量,则任何增加资源的活动虽然缩短了活动历时,但会导致单位生产效率的下降,从而导致项目总成本的提高。 缩短历时的另外一种方法是“快速跟进”,这是通过改变关键路径上的活动之间的依赖关系,尽量提高活动的并行性来缩短历时。

我们知道,各个活动之间存在着依赖关系,有些是强制性依赖关系,有些是自由依赖关系。这些依赖关系使得活动之间存在着先后次序。我们可以打破这种先后次序,使得某些活动重叠进行。当然,应该首先去调整那些自由依赖关系的活动,然后去考虑强制性依赖关系的活动。

改变强制性依赖关系的活动会对项目带来什么影响呢?

事实上,活动之间存在某种强制性依赖关系,就说明这些活动在完成项目产品目标的过程中,存在着一定的先后顺序要求。如果打破这些顺序,大多数情况下会对项目产品的质量带来风险,但是自由依赖关系则不存在这个问题。可以看到,缩短项目进度的两种方法都会带来某种负面的影响。这个结论也是可以理解的,因为原来的进度计划就是项目在各个要素之间进行平衡的优异结果,打破这种平衡就会偏离优异。

最后把项目进度状态跟踪报告表分享给大家,供大家参考:

三、常用的一些项目进度跟踪软件

项目管理工具对于确保团队能够在整个项目生命周期中进行沟通和协作至关重要。其中许多工具使项目经理能够共享想法;分配、计划并跟踪任务和里程碑进度;制定和跟踪预算;维护项目细节;跟踪质量;识别风险和问题。常用的项目进度管理工具是甘特图或者说是路线图,除了用Excel制作外,下面一些工具可以大幅提升效率和效果。

1、软件项目跟踪管理:PingCode

这是国内国内的一款知名研发项目管理软件,曾在2021年,被知名媒体36氪评为:2021年国内研发项目管理榜单名列前茅的研发项目管理系统。

PingCode的优势在于:它是一款覆盖研发全生命周期的项目管理系统,被广泛用于需求收集、需求管理、需求优先级、产品路线图、项目管理(含敏捷/kanban/瀑布)、测试管理、缺陷追踪、文档管理、效能度量等领域。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具,也就是说我们能在需求下面关联代码,关联集成信息,在飞书查看通知等。

对比其他产品它具有简单易上手、开箱即用的特点,避免了Jira、禅道等使用上的辅助配置流程。

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针对25人以下团队推出了免费版本,除此以外 PingCode 支持私有部署、定制开发、SAAS等版本;价格仅是Jira的30%-40%。

PingCode 官网

2、通用项目跟踪管理:Worktile

这款项目软件在国内拥有50万企业用户,可能是国内使用较为广泛的项目管理系统,多年频繁入选国内各大项目管理工具榜单前三。

在功能上,Worktile 具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。

Worktile 为10人以下的小型团队提供了基础的免费版本。其最大优点就在于具备强大的自定义能力,能够配置出符合各种项目团队的流程、表单、字段、数据报表,以及丰富的模板市场。

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Worktile 同样支持私有部署、定制开发、SAAS等版本。

Worktile官网

3、小型团队项目跟踪管理:Asana

Asana是小型团队的理想项目管理软件。它有三种不同版本Free、Premium和Enterprise。

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特征:

  • 免费工具允许管理多达15个团队成员。它还提供基本的仪表板和搜索
  • 高级版提供无限制的仪表板,自定义字段,高级搜索和报告
  • 企业版允许使用服务帐户和SAML等高级管理控制来管理团队成员

下载链接: https://asana.com/

以上就是关于项目进度跟踪的内容,希望可以帮助大家解决问题。

来源:部分内容整理自公众号 PMO前沿