项目管理档案怎么收集

项目管理档案的收集需要系统化、规范化、全面性、及时性、电子化管理。在项目管理过程中，档案的收集和整理是至关重要的一环。项目管理档案不仅是项目经验的积累，也是项目管理过程中各类信息的存储和传递。下面将对“系统化”、“规范化”进行详细描述。

系统化是指项目管理档案的收集必须有一个完整的系统和流程。这个系统需要涵盖项目的各个阶段，从项目启动、规划、执行、监控到收尾，每一个阶段都需要进行详细的档案记录。系统化的档案收集能够确保项目的每一个细节都被记录和保存下来，为项目的后期分析和总结提供丰富的数据支持。

一、系统化

系统化的档案收集包括对项目各个阶段的详细记录，确保每一个环节的信息都能够被完整保存。以下是几个关键的步骤：

1、项目启动阶段

项目启动阶段是整个项目管理的开端，主要涉及项目的立项、需求分析、项目计划等内容。在这一阶段，档案的收集主要包括项目立项报告、需求分析报告、项目计划书等。这些文件是项目开展的基础，记录了项目的基本信息和初步规划。

在项目立项报告中，需要详细记录项目的背景、目标、范围、预算、时间计划等内容。这些信息是项目启动的基础，为后续的项目管理提供指导。

需求分析报告则是对项目需求的详细描述，包括用户需求、功能需求、性能需求等。通过需求分析报告，可以明确项目的目标和范围，为项目的规划和执行提供依据。

项目计划书是对项目的详细规划，包括项目的时间计划、资源分配、风险管理等内容。通过项目计划书，可以确保项目按计划进行，并对可能的风险进行预防和控制。

2、项目规划阶段

项目规划阶段是对项目的详细规划和设计，主要涉及项目的时间计划、资源分配、风险管理等内容。在这一阶段，档案的收集主要包括项目时间计划表、资源分配表、风险管理计划等。

项目时间计划表是对项目各个阶段的详细计划，包括每个阶段的开始和结束时间、关键里程碑等内容。通过项目时间计划表，可以确保项目按计划进行，避免延误。

资源分配表是对项目资源的详细分配，包括人力资源、物资资源、财务资源等。通过资源分配表，可以确保项目资源的合理利用，避免资源浪费。

风险管理计划是对项目可能风险的识别、评估和应对措施的详细计划。通过风险管理计划，可以对项目可能的风险进行预防和控制，确保项目顺利进行。

3、项目执行阶段

项目执行阶段是项目的实际操作阶段，主要涉及项目的实施、监控和控制等内容。在这一阶段，档案的收集主要包括项目实施记录、项目监控报告、项目控制报告等。

项目实施记录是对项目实际操作过程的详细记录，包括项目的进展情况、问题和解决措施等。通过项目实施记录，可以了解项目的实际进展情况，及时发现和解决问题。

项目监控报告是对项目进展情况的定期监控和报告，包括项目的进度、质量、成本等方面的监控情况。通过项目监控报告，可以及时发现和解决项目中的问题，确保项目按计划进行。

项目控制报告是对项目的控制措施和效果的详细记录，包括项目的变更管理、风险控制等内容。通过项目控制报告，可以了解项目的控制情况，确保项目按计划进行。

4、项目收尾阶段

项目收尾阶段是项目的结束阶段，主要涉及项目的验收、总结和评估等内容。在这一阶段，档案的收集主要包括项目验收报告、项目总结报告、项目评估报告等。

项目验收报告是对项目完成情况的详细记录，包括项目的完成情况、验收标准、验收结果等。通过项目验收报告，可以了解项目的完成情况，确保项目达到预期目标。

项目总结报告是对项目全过程的总结和分析，包括项目的成功经验和失败教训等。通过项目总结报告，可以积累项目经验，提高项目管理水平。

项目评估报告是对项目的评估和评价，包括项目的效果评估、成本效益分析等。通过项目评估报告，可以了解项目的效果和效益，为今后的项目管理提供参考。

二、规范化

规范化是指项目管理档案的收集必须符合一定的标准和规范，确保档案的完整性、准确性和一致性。以下是几个关键的步骤：

1、档案格式规范

档案格式规范是指档案的格式必须符合一定的标准和规范，确保档案的格式统一、内容完整。档案格式规范可以包括档案的标题、目录、正文、附录等部分的格式要求。

档案的标题应简明扼要，能够准确反映档案的内容。目录应详细列出档案的各个部分，便于查找和阅读。正文应包括档案的主要内容，附录则可以包括相关的图表、数据等。

2、档案内容规范

档案内容规范是指档案的内容必须符合一定的标准和规范，确保档案的内容完整、准确、一致。档案内容规范可以包括档案的编写要求、审核要求、存储要求等。

档案的编写要求包括对档案编写人员的要求、编写时间的要求、编写内容的要求等。档案的审核要求包括对档案审核人员的要求、审核时间的要求、审核内容的要求等。档案的存储要求包括对档案存储地点的要求、存储方式的要求、存储时间的要求等。

3、档案管理规范

档案管理规范是指档案的管理必须符合一定的标准和规范，确保档案的管理规范、科学、高效。档案管理规范可以包括档案的分类管理、权限管理、保密管理等。

档案的分类管理是指对档案进行分类管理，根据档案的性质、内容、用途等进行分类，便于查找和管理。档案的权限管理是指对档案的访问权限进行管理，确保档案的安全。档案的保密管理是指对档案的保密等级进行管理，确保档案的保密性。

三、全面性

全面性是指项目管理档案的收集必须覆盖项目的各个方面，确保档案的全面性和完整性。以下是几个关键的步骤：

1、全面记录项目信息

全面记录项目信息是指对项目的各个方面的信息进行详细记录，确保档案的全面性和完整性。全面记录项目信息可以包括项目的背景信息、需求信息、计划信息、实施信息、验收信息等。

项目的背景信息包括项目的立项背景、项目目标、项目范围等。项目的需求信息包括用户需求、功能需求、性能需求等。项目的计划信息包括项目的时间计划、资源分配、风险管理等。项目的实施信息包括项目的实施记录、监控报告、控制报告等。项目的验收信息包括项目的验收报告、总结报告、评估报告等。

2、全面收集项目文件

全面收集项目文件是指对项目的各类文件进行全面收集，确保档案的全面性和完整性。全面收集项目文件可以包括项目的立项文件、需求文件、计划文件、实施文件、验收文件等。

项目的立项文件包括项目立项报告、需求分析报告、项目计划书等。项目的需求文件包括用户需求说明书、功能需求说明书、性能需求说明书等。项目的计划文件包括项目时间计划表、资源分配表、风险管理计划等。项目的实施文件包括项目实施记录、项目监控报告、项目控制报告等。项目的验收文件包括项目验收报告、项目总结报告、项目评估报告等。

四、及时性

及时性是指项目管理档案的收集必须及时，确保档案的时效性和准确性。以下是几个关键的步骤：

1、及时记录项目信息

及时记录项目信息是指对项目的各个方面的信息进行及时记录，确保档案的时效性和准确性。及时记录项目信息可以包括项目的背景信息、需求信息、计划信息、实施信息、验收信息等。

项目的背景信息应在项目启动阶段进行及时记录，确保项目的基本信息和初步规划能够及时保存。项目的需求信息应在项目规划阶段进行及时记录，确保项目的需求能够及时明确和保存。项目的计划信息应在项目规划阶段进行及时记录，确保项目的计划能够及时制定和保存。项目的实施信息应在项目执行阶段进行及时记录，确保项目的实施情况能够及时了解和保存。项目的验收信息应在项目收尾阶段进行及时记录，确保项目的完成情况能够及时了解和保存。

2、及时收集项目文件

及时收集项目文件是指对项目的各类文件进行及时收集，确保档案的时效性和准确性。及时收集项目文件可以包括项目的立项文件、需求文件、计划文件、实施文件、验收文件等。

项目的立项文件应在项目启动阶段进行及时收集，确保项目的立项信息能够及时保存。项目的需求文件应在项目规划阶段进行及时收集，确保项目的需求信息能够及时保存。项目的计划文件应在项目规划阶段进行及时收集，确保项目的计划信息能够及时保存。项目的实施文件应在项目执行阶段进行及时收集，确保项目的实施情况能够及时保存。项目的验收文件应在项目收尾阶段进行及时收集，确保项目的完成情况能够及时保存。

五、电子化管理

电子化管理是指项目管理档案的收集和管理必须实现电子化，确保档案的管理科学、高效。以下是几个关键的步骤：

1、建立电子档案系统

建立电子档案系统是指通过电子化手段对项目管理档案进行收集和管理，确保档案的管理科学、高效。建立电子档案系统可以包括档案的电子化收集、电子化存储、电子化管理等。

档案的电子化收集是指通过电子化手段对项目管理档案进行收集，确保档案的收集科学、高效。档案的电子化存储是指通过电子化手段对项目管理档案进行存储，确保档案的存储安全、便捷。档案的电子化管理是指通过电子化手段对项目管理档案进行管理，确保档案的管理科学、高效。

2、实现档案共享

实现档案共享是指通过电子化手段实现项目管理档案的共享，确保档案的利用科学、高效。实现档案共享可以包括档案的网络共享、权限管理、保密管理等。

档案的网络共享是指通过网络实现项目管理档案的共享，确保档案的利用便捷、高效。档案的权限管理是指对档案的访问权限进行管理，确保档案的安全。档案的保密管理是指对档案的保密等级进行管理，确保档案的保密性。

总之，项目管理档案的收集需要系统化、规范化、全面性、及时性、电子化管理。通过系统化的档案收集，确保项目的每一个细节都被记录和保存下来；通过规范化的档案收集，确保档案的完整性、准确性和一致性；通过全面性的档案收集，确保档案的全面性和完整性；通过及时性的档案收集，确保档案的时效性和准确性；通过电子化管理，确保档案的管理科学、高效。这样才能够为项目的后期分析和总结提供丰富的数据支持，提高项目管理水平。