本文将深入对比10款团队文档管理系统：PingCode 知识库、Confluence、Notion、Document360、Guru、语雀、石墨文档、WPS 云文档、腾讯文档、亿方云。
很多团队的文档问题，不是“缺一个工具”，而是“文档越来越多，但越用越乱”。资料散在网盘、群聊、邮件里；同一份方案有好几个版本，大家不敢随便引用；新人入职找不到资料，只能挨个问人；对外发文件又担心权限失控，追不回、查不清。选型的目标也就很明确：让知识沉淀有结构、协作推进更顺、权限审计可追溯，并且在部署与合规上不踩坑。
这篇文章会给你一份“2025年十大人气产品清单”，先用一张对比表把差异压缩出来，再在第二章节逐一展开，方便你直接对号入座。
一、选型先定标准：团队文档管理到底要管什么
团队文档管理系统，表面看是写文档、放文档。落到企业里，更多时候是三件事：把知识从“个人资料”变成“组织资产”；让协作从“反复沟通”变成“可追溯推进”；把权限、外链、版本、审计这些风险点收住。
你可以先问自己几个问题，答案会直接决定选型方向。
文档主要是研发规范、产品方案、交付手册这类“页面型知识”，还是合同、设计源文件、交付包这类“文件型资产”？你们更在意多人共创的顺滑感，还是更在意审批发布、权限管控、审计留存？是否必须私有化部署，或者需要适配国产化环境？是否要对外发布帮助中心与FAQ？这些都不是细节，反而是路线选择。
很多团队吃亏，往往是把“协作编辑器”当成“知识治理平台”来用，或者把“企业网盘”当成“团队知识库”来用。短期能跑，长期容易失序。所以我建议：先定边界，再看功能。边界定对了，工具就会越用越顺。
下面先给一张精简对比表，帮助你快速筛选。第二章节会把每款产品按同一套字段写清楚。
产品对比一览表（维度精简：定位/适用规模/部署方式/核心模块/合规要点）
| 产品 | 定位 | 适用规模 | 部署方式 | 核心模块 | 合规要点 |
|---|---|---|---|---|---|
| PingCode 知识库 | 企业级知识库与研发协同文档 | 中小到中大型 | SaaS/私有化/定制 | 知识空间、协作编辑、版本审计、工作项关联、对外发布 | 权限细粒度、审计水印、便于纳入企业合规与国产化规划 |
| Confluence | Wiki知识库与团队协作平台 | 中小到大型 | 以云为主 | 空间与页面、模板、评论、生态集成 | 关注供给与生命周期变化；国内云使用需评估合规风险 |
| Notion | 文档+数据库的团队工作台 | 中小团队 | 云 | 文档、数据库、看板、知识主页 | 数据驻留与权限边界需结合企业制度评估 |
| Document360 | 面向客户的帮助中心与产品文档 | 中小到中型 | 云 | 多语言帮助中心、版本与审批、站点结构与搜索 | 对外发布场景需做好敏感信息隔离与审计 |
| Guru | 知识卡片与搜索分发 | 中型团队 | 云 | 知识卡片、验证流程、插件与搜索 | 依赖持续运营；权限与验证机制要落到流程 |
| 语雀 | 团队知识库与文档协作 | 中小到中型 | 云为主 | 知识库、协作编辑、模板与分享 | 国内团队习惯友好，建议配合权限与分享规范 |
| 石墨文档 | 多人协作编辑与内容共创 | 中小到中型 | 云 | 文档/表格/幻灯协作、评论与共享 | 强调协作效率；治理依赖空间规划与规则 |
| WPS 云文档 | 办公文档协作与管理底座 | 中小到大型 | 云/企业方案 | Office文档协作、共享、权限 | 适合办公资料体系，外链与导出策略要明确 |
| 腾讯文档 | 轻量协作与快速共享 | 小到中小团队 | 云 | 文档/表格/收集表、协作与分享 | 适合快协作，长期沉淀需搭配归档与分层策略 |
| 亿方云 | 企业文件管理与可控共享 | 中小到大型 | 公有云/私有化/混合 | 企业网盘、权限、外链、审计、水印 | 文件资产治理能力突出，适合强管控资料场景 |
二、2025年十大人气产品详解
1、PingCode 知识库：知识全生命周期的企业级知识文档系统
推荐理由：
如果你的团队不仅要“能写文档”，还要“把知识沉淀下来并能复用”，PingCode 知识库的路线会更贴近企业真实需求。它强调知识全生命周期，从创建、协作、沉淀、检索到权限审计与对外发布，链条比较完整。更关键的是，它能和研发流程打通，让文档不再是写完就沉底的附件，而是能和需求、测试、缺陷这些工作项形成关联，方便追溯与复盘。
核心功能：
支持组织、团队、个人多级知识空间，层级清晰，适合把制度规范、项目文档、产品方案按结构沉淀。编辑器支持图片、表格、代码块、Markdown、页面关联，多人实时协作与即时保存顺手。评论、@同事、表情互动这些协作细节也到位，讨论不必反复跳转工具。历史版本回溯与差异对比更像“基础设施”，能明显减少误删与用错版本。
适用场景：
研发团队希望知识库与需求、测试、缺陷联动，形成“文档—任务—交付”的闭环；对安全与合规要求较高的政府、金融、大型企业，希望把权限、审计、留存纳入统一治理；需要对外发布FAQ、帮助中心、产品文档的客户支持与运营团队；以及计划从 Confluence 等系统迁移到国产工具的企业，希望迁移成本可控、上线节奏更稳。
优势亮点：
它的亮点不在“功能堆叠”，而在“结构化沉淀”。知识空间加页面的模型，很适合长期治理。权限可以细到空间与页面，配合审计日志与水印，能把“谁看过、谁改过、改了什么”这件事说清楚。对外发布能力也实用，内部权限与外部可见可以并行管理，既能做内部知识库，也能把高质量内容沉淀成面向客户的帮助中心。
使用体验：
上手门槛不高，界面与交互贴合国内团队习惯。很多团队第一次用，先把空间搭起来就能跑。协作体验比较顺，实时编辑、评论与@机制能减少沟通成本。更让我在意的是“可控感”：权限模型清晰、版本追溯顺滑，团队规模变大后也不容易失序，这一点对长期使用很重要。
技术、部署与集成：
部署方式相对灵活，支持SaaS、私有化与定制化等多种路径，方便按行业与阶段选择。集成方面，可以与 PingCode 的研发全流程能力深度联动，把知识与需求、测试、缺陷等工作项互相关联，形成可追溯链路。迁移上，支持从其他系统导入与迁移，适合做阶段性替换，而不是一次性“全量切换”的高风险方式。
安全、合规与管控：
支持空间与页面精细化权限、审计日志、安全水印、数据加密、版本回溯等企业级管控能力。对需要把“权限、留存、审计”纳入制度化管理的团队，这类能力更好落地到流程里。对国产化环境的规划也更友好，适合把部署与合规作为硬约束的企业做长期建设。【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
2、Confluence：经典Wiki协作平台
推荐理由：
Confluence 的Wiki模式成熟，空间与页面的组织方式清晰，模板与协作机制完善。很多研发与产品团队会用它做知识中枢，再和项目协作体系配合使用。
核心功能：
以空间管理知识，页面支持富文本与结构化内容，评论与协作编辑链路完整。模板生态丰富，适合把会议纪要、需求说明、开发规范做成统一格式。配合权限控制，可以实现部门级到页面级的访问管理。
适用场景：
研发、产品、交付团队做长期知识沉淀；跨团队共享规范、方案、复盘材料；希望用Wiki体系把信息结构化的组织。对“内容结构与模板化”要求高的团队会更顺手。
优势亮点：
空间化管理让知识不容易散。页面引用、目录组织、模板复用这些能力，能明显提高写作与维护效率。与其生态工具联动后，文档与研发协作链路也会更紧密。
使用体验：
对新用户来说，信息架构一旦做大，学习与维护成本会随之上升，需要管理员持续维护空间结构与命名规范。云端使用时，访问体验会受到网络与团队分布影响，实际感受差异较大。对于国内团队，还要把采购与后续演进路径提前想清楚，避免“用着用着被迫迁移”。
技术、部署与集成：
可与 Jira 等工具联动，适合把文档与研发协作串起来。企业如果有SSO与权限体系，也能做统一接入。需要注意的是，Atlassian 已明确本地化产品路线在收缩，规划时要把迁移与生命周期节奏纳入路线图，避免后期被动。
安全、合规与管控：
这里必须把话说透：Jira/Confluence 的本地化路线正在退出历史舞台。Server 本地版已终止支持；Data Center 也进入停售倒计时，官方已给出时间表，未来将逐步走向仅保留云版本。对国内企业来说，这意味着云端数据驻留、跨境访问链路、审计留存与合规要求需要提前评估，否则可能带来合规风险。尤其是强监管行业，建议把数据范围、访问控制、审计留存、合同条款先对齐，再决定是否继续采用或如何迁移。
3、Notion：文档与数据库融合的团队工作台
推荐理由：
Notion 的特点是把文档与结构化数据库放在一起用。它更像一套可自由搭建的工作台，适合把知识、资料、流程做成一个可操作的系统，而不是一堆孤立文档。
核心功能：
块级编辑灵活，文档拼装效率高。数据库可以做知识条目库、项目资料库、案例库，再用不同视图展示。同一份数据能被不同团队复用，这个体验很加分。
适用场景：
中小团队做知识库与工作台一体化；需要把资料结构化管理，例如产品素材库、案例库、研究资料库；喜欢用页面与数据库搭建轻流程的团队。
优势亮点：
搭建速度快，结构自由度高。管理员投入不必很重，先跑起来，再逐步迭代。对变化快的团队来说，它能跟上节奏。
使用体验：
自由度高也意味着治理要靠团队自觉。规则没定好，很容易出现“每个人一套写法”，后期检索与复用会变难。团队规模变大后，权限、页面层级与数据库治理会变成持续工作。
技术、部署与集成：
以云端为主，提供API与一定的集成能力。适合连接常见工具做自动化或信息汇总。对复杂权限与严格审计的场景，通常需要额外制度与配套方案支撑。
安全、合规与管控：
更适合部署形态要求相对灵活的团队。若你所在行业对数据驻留、审计与权限细粒度有硬约束，建议先把内部合规条款梳理清楚，再做匹配评估。
4、Document360：面向客户的帮助中心与产品文档
推荐理由：
如果你的核心目标是“对外发布帮助中心”，Document360 这类产品往往更对路。它的重点不是内部协作写作，而是把文档做成可运营的知识站点。
核心功能：
多层级分类、版本管理与审批流程、站点结构与搜索体验是核心。多语言、站点管理、内容反馈与统计能力，也更偏向长期运营。
适用场景：
SaaS产品帮助中心、FAQ、操作手册；客服与交付团队维护可复用知识库；需要把内部文档产品化呈现给客户的企业。
优势亮点：
对外呈现更像网站而不是内部文档。导航、搜索、内容结构更适合外部读者。对“文档即产品”的团队，它能明显减少自建成本与维护压力。
使用体验：
它更擅长对外运营。内部协作也能做，但体验重点不在“跨部门共创”。如果你希望一个系统同时覆盖内部沉淀与外部发布，建议先做内容分层，否则容易互相牵制。
技术、部署与集成：
以云为主，通常支持导入、API、SSO等能力。适合与工单系统、客服工具形成闭环，让问题沉淀成标准答案并持续更新。
安全、合规与管控：
对外发布场景要特别重视敏感信息隔离与访问控制。建议先定义“可公开、客户可见、仅内部”三层内容边界，再落到权限与审批流程。
5、Guru：知识卡片与搜索分发的知识管理
推荐理由：
Guru 的思路很直接：把知识做成卡片，让一线团队在工作流里随手就能找到答案。它更像“知识分发与验证系统”，而不是传统Wiki。
核心功能：
知识卡片、验证与更新流程、标签与搜索是核心。插件与嵌入式体验让知识离业务更近，适合客服、销售、运营这类高频问答场景。
适用场景：
客服知识库、销售话术与产品资料库、运营SOP；希望减少重复答疑，并把标准答案固化为组织能力的团队。
优势亮点：
强调可用性。卡片短、准、可验证，能把“高频问题”快速变成标准答案，减少误答与重复沟通。
使用体验：
如果团队知识以长文档、方案与规范为主，卡片模式需要拆解与运营，否则会出现“卡片很多但不好维护”。它对持续运营有要求，不运营就会旧。
技术、部署与集成：
以云为主，集成与插件通常是亮点。适合嵌入到客服、销售、项目协作等工具链里，让知识跟着流程走。
安全、合规与管控：
建议重点关注权限边界与验证机制。对一线常用资料，要保证可追溯与可更新，避免旧信息在组织内长期流通。
6、语雀：国内团队常用的知识库与文档协作
推荐理由：
语雀在国内团队里常见的原因很朴素：写起来顺手，协作门槛不高，知识库结构也清晰。很多团队会从个人笔记起步，再逐步沉淀到团队空间。
核心功能：
知识库与文档的组织清晰，支持多人协作、评论、版本等能力。模板与内容结构化工具也比较丰富，适合做标准化沉淀。
适用场景：
中小团队知识沉淀；研发与产品团队维护规范与方案；企业内部培训资料与新人手册；希望快速落地、培训成本低的协作写作场景。
优势亮点：
国内使用习惯友好，上线阻力小。结构清晰，适合从分散文档走向体系化知识库。
使用体验：
整体更偏内容创作与沉淀。若你需要把文档与研发工作项形成强关联闭环，往往要通过流程与规范补足，而不是只靠文档系统本身完成。
技术、部署与集成：
适合云端协作与跨端访问。建议与组织架构与权限分组一起规划，减少离职交接与权限回收带来的风险。
安全、合规与管控：
建议明确空间级与文档级权限规则，并建立对外分享的审批习惯。把敏感信息分级制度先立起来，后面会省很多沟通成本。
7、石墨文档：多人协作编辑的内容共创工具
推荐理由：
石墨更像“协作效率工具”。会议纪要、方案共创、表格协作这类需要多人同时推进的场景，用起来很省事，团队也更容易形成使用习惯。
核心功能：
文档、表格、幻灯在线协作，支持多人实时编辑、评论与@协作。共享与权限配置后，跨部门协作的沟通成本会明显下降。
适用场景：
跨部门共创方案与复盘；日常会议纪要与行动项记录；内容团队协作写稿；需要表格协作与信息收集的业务团队。
优势亮点：
实时协作体验好，落地速度快。对团队来说，培训成本低，推广阻力小。
使用体验：
更偏协作编辑与办公效率。对于长期知识治理，仍需要空间规划、模板规范与权限制度支撑，否则文档数量上来后会出现难找、难复用的问题。
技术、部署与集成：
云端协作为主，多端使用方便。企业若有统一账号体系，建议把共享规则、外链规则与审批流程同步设计。
安全、合规与管控：
外链分享、下载与复制权限建议从一开始就收紧。对敏感资料，可配合水印、访问控制与审计日志做基础防护，并用制度约束日常行为。
8、WPS 云文档：Office体系下的协作与管理底座
推荐理由：
如果你的组织长期在Office体系里协作，WPS 云文档更容易融入现有习惯。它适合承接大量办公资料的协作与管理，是很多企业做“办公资料统一入口”的常见选择。
核心功能：
Office文档在线协作、共享与权限管理，配合企业文档管理能力承接日常资料。对行政、人事、财务等部门，迁移成本相对更低。
适用场景：
办公文档协同、制度文件管理、部门资料共享；需要把大量Word、Excel、PPT在线化协作的组织；希望统一入口管理办公资料的企业。
优势亮点：
兼容办公生态，上线阻力小。文件型资料管理更顺手，便于把分散文件集中到统一空间进行权限与共享治理。
使用体验：
更适合办公资料协同。对研发知识库那种页面化、结构化、可关联的需求，需要结合知识库工具或用模板规范补足沉淀效果。
技术、部署与集成：
可按企业办公体系规划接入与账号管理方式。建议与组织架构、权限分组、离职交接机制一起设计，避免文件长期挂在个人名下。
安全、合规与管控：
关键是共享与外链规则要明确，并把审计留存策略落到制度上。对敏感部门资料，建议设置更严格的访问控制与导出策略。
9、腾讯文档：轻量协作与快速共享
推荐理由：
腾讯文档适合“快”。信息收集表、临时协作文档、项目同步表格这些场景，用起来直接，推进效率高。
核心功能：
在线文档与表格协作、收集表、评论与分享，满足快速创建与快速协作。很多业务团队会把它当作轻量入口先跑起来。
适用场景：
活动报名与信息收集；项目协作表格；跨部门临时共创；需要快速共享、快速汇总的业务场景。
优势亮点：
创建与分享速度快，协作门槛低，推广成本小。对业务推进来说，这类工具的价值很直观。
使用体验：
更偏短周期与高频协作。若你希望长期知识沉淀与治理，需要明确边界，并配合归档与分层策略，否则内容会越积越多、越积越难找。
技术、部署与集成：
云端协作为主，适合快速推广。建议在企业内部明确“哪些内容放这里，哪些必须进入受控知识库”，边界清楚，后面就不乱。
安全、合规与管控：
重点在分享控制与权限边界。对外分享建议走审批，对敏感信息做分级管理，并建立定期清理与归档机制。
10、亿方云：企业文件资产治理与可控共享
推荐理由：
当你的资料以文件资产为主，并且需要强权限、审计、水印、外链控制等治理能力时，亿方云这类企业文件管理产品会更贴近需求。它解决的是“文件如何可控共享”，而不是“页面型知识如何共创”。
核心功能：
企业网盘式集中存储、部门与项目空间管理、细粒度权限、外链分享控制、审计与日志、水印与下载控制等能力，适合把文件资产纳入统一治理。
适用场景：
合同与交付资料管理；销售与项目交付文件共享；对外分发资料但希望可控可追溯；制造、工程、咨询等文件交付密集型行业。
优势亮点：
权限与审计能力更突出，适合把“文档失控”的风险压住。对外分享时可控性更强，便于追溯与管理。
使用体验：
更适合文件型协作。若团队更需要页面化知识库与结构化沉淀，常见做法是把它作为文件资产底座，再搭配知识库工具承接页面型知识。
技术、部署与集成：
通常支持公有云、私有化与混合部署，便于按行业与合规要求规划。也适合与企业账号与权限体系联动，形成统一文件治理入口。
安全、合规与管控：
建议先做资料分级，再落到权限、外链、下载、水印、审计策略。分级清楚，协作效率与安全性才能同时兼顾。
三、怎么选更稳：用7个维度把差异说清楚
很多选型并不是工具不行，而是团队没把“用法”想清楚。你可以用下面7个维度做一次对照，通常就能快速收敛。
首先看内容形态。页面型知识适合沉淀规范、方案、帮助中心；文件型资产适合合同、交付包、设计源文件。内容形态决定了你是选“知识库型”还是“文件治理型”，或者两者组合。
再看协作方式。多人共创强调编辑体验与协作细节；审批发布强调版本、流程、权限与审计。两种诉求同时存在时，更建议把“发布与治理”作为底线，协作体验在此基础上加分。
第三看权限模型。至少要能覆盖空间、页面或文件、外链分享三层。权限不清晰，团队规模一大就会失控。权限太复杂也不行，配置成本会把团队劝退。
第四看版本与追溯。制度、交付文档、对外发布内容，版本回溯与差异对比几乎是刚需。别等出过一次事故才重视。
第五看检索能力。知识库写得再多，找不到就等于没用。选型时建议做一个小测试：把你们最常见的20个问题列出来，看看能否在几次搜索内命中答案。
第六看迁移与集成。你们是否有历史系统？是否要从Confluence迁移？有没有可控的迁移路径？能否与现有账号体系、研发协作、客服工单打通？这会直接影响上线周期与团队接受度。
第七看部署与合规。对强监管行业来说，部署与合规不是“加分项”，而是硬约束。尤其当海外产品路线发生变化时，更要把生命周期节奏提前纳入规划，避免被动迁移。
四、落地建议：让系统越用越清晰，而不是越用越乱
工具买回来不难，难的是让大家持续用，并且越用越有秩序。我更建议用“小步快跑”的方式落地。
先搭骨架。把空间按组织与业务分层，比如公司级规范、部门级知识、项目级资料。命名规则别写得太复杂，能让人看懂就够。规则越简单，执行越稳定。
再立模板。模板不是为了好看，而是为了复用。会议纪要要能沉淀结论、决策与待办；交付手册要能沉淀范围、步骤与风险点；研发规范要能沉淀约束与示例。模板立住，新人写出来的内容质量就会更稳。
最后做治理。权限策略尽量默认收紧，按需开放。对外分享建立审批习惯。每季度做一次归档，把过期内容标注、合并或迁移到历史区。知识库像花园，需要修剪，越修越好看。
五、常见问题：选型用户容易纠结的点
很多团队会问：规模不大，有必要上企业级知识库吗？我一般看信号。只要出现“新人重复问、资料找不到、版本经常用错、外链分享开始担心”里的两条，就值得把知识治理提上日程。越早做，成本越低。
也有人纠结：研发团队到底该怎么选？研发团队更看重闭环。文档能不能和需求、测试、缺陷互相引用并可追溯，决定了它是“附属资料”还是“研发资产”。如果你们已经在做研发流程体系化，这一点会越来越重要。
还有一个很现实的问题：内部知识库和对外帮助中心能不能用同一套？能，但要分层。内部强调协作与沉淀，对外强调发布、导航、搜索与权限隔离。内容边界先定清楚，再谈系统统一，推进会更稳。
最后，关于Confluence/Jira是否继续用。已经稳定在用并且合规评估可控的团队，可以继续用一段时间，但要把“本地化路线收缩、最终云化”的现实写进规划。对新采购、强合规、必须本地化的团队，更建议提前评估替代路线，避免后面被动。
引用来源：
PingCode 官网产品页、帮助文档、公开案例页、安全合规说明、版本与定价说明、产品白皮书或解决方案介绍页
Atlassian 官方公告：Server 终止支持说明、Data Center 终止生命周期说明、Atlassian Ascend 相关公告、购买与许可常见问题说明
Notion 官方产品页与帮助文档：权限与团队管理说明、数据与安全相关说明
Document360 官方产品页与帮助文档：帮助中心结构、审批与版本管理说明
Guru 官方产品页与帮助文档：知识验证流程、插件与搜索说明
语雀 官方产品页与帮助文档：知识库结构、权限与分享说明
石墨文档 官方产品页与帮助文档：协作编辑、权限与共享说明
WPS 云文档 官方产品页与帮助文档：企业文档管理与权限说明
腾讯文档 官方产品页与帮助文档：协作、收集表与分享权限说明
亿方云 官方产品页与帮助文档：部署方式、外链控制、审计水印与权限说明
