需求管理软件能够帮助开发团队减少手动的合规工作，显著降低产品的延迟、返工和成本超支。像Jama Connect®这样的一些平台，还提供了与行业标准相符的框架和模板，并能够在孤立的开发、测试和风险活动中实现实时的需求可追溯性，从而提供端到端的合规性、风险缓解和流程改进。
本文将分享八种需求管理平台如何为公司节省大量资金的方式，这在任何时候，特别是在经济困难的时期，都是一项明智的投资。
需求管理软件能够帮助组织节省资金的方法包括：
1、恢复生产工作时间
像Jama Connect®这样的现代需求管理解决方案可以帮助团队节省数小时的非生产工作时间，从而为整个组织节省资金。没有这样的现代需求管理解决方案，技能高、薪酬通常也较高的员工可能会浪费多达40%的时间在繁琐的、非生产性的活动上，比如：
- 在静态文档或断开连接的工具中搜索孤立的信息
- 手动或重复输入数据以更新多个系统的状态
- 使用旧数据和过时的文档版本工作
- 在不同工具之间来回重新格式化和迁移数据
- 调和不同数据来源之间的差异
- 尝试理解“发生了什么变化？”并评估其影响
在实施Jama Connect之后，客户平均每天能够节省一到两个小时的生产工作时间，有些甚至能节省更多时间。例如，Monolithic Power Systems的工程师现在可以快速轻松地产生所需的文档，而不再需要在多个耗时的会议和冲刺中花费时间来了解他们产品的情况。通过使用Jama Connect，他们可以自动生成70到80页的文档（一次性正确输入，在同一个地方），并且高效地生成任何额外需要的文档，为工程师节省了大量的文档制作时间。
另一个客户RBC Medical Innovations分享了他们在一个先进的资本设备开发项目中，使用Jama Connect节省了123个团队成员的工作日，平均每个项目节省了150,000美元的成本。在医疗行业创新领域和等离子科学领域的先锋公司Grifols报告说，实施Jama Connect后，每个项目节省了80小时或更多时间。
想要了解具体的数字吗？
让我们来做一个简单的计算示例。
如果有10名团队成员参与核心需求管理活动，每人每周大约花费四个小时在上述非生产性任务上，那么使用Jama Connect可以回收的年度预算将是94,118美元。
注意：这个计算是基于每年有237个实际工作日（假设平均薪资为10万美元），每位在Jama Connect中工作的人员每天至少能节省一个小时的时间。
2、减少返工
返工可能导致财务损失，了解通过减少以下因素可以节省多少资金：
- 需求定义不当
- 分解不完整和缺失覆盖
- 审查不足和利益相关者不一致
- 管理变更时缺乏严格性和影响分析
- 后期需求变更频繁
再次假设，如果一个组织的平均产品开发投资成本是10,000,000美元，典型的返工成本大约是开发成本的30%，即3,000,000美元。而由于需求管理不善导致的返工成本通常占返工成本的60%，在这种情况下，就是1,800,000美元。
客户数据表明，Jama Connect通常可以减少40-60%的需求管理返工。因此，根据这些计算，组织可以预期通过使用Jama Connect，每年回收900,000美元的预算，这是一笔相当可观的金额。
例如，客户Arteris IP不仅将复用率提高了100%，审核时间减少了30%，而且自从使用Jama Connect以来，返工量显著减少了50%。
3、精简审核流程
审查是产品开发和工程工作中的一个核心环节。想想看，低效的需求审查会议到底让组织付出了多少代价？如果审查流程繁琐、手动操作多、信息散布在不同文档中，且难以协调不同地点的利益相关者，那么现在可能是重新审视和改进审查流程的时候了。例如，医疗保健领袖Grifols分享了通过使用Jama Connect，他们将审查周期从三个月缩短到不到30天的经验。
传统的、难以使用的解决方案可能让审查流程异常繁重，导致团队成员沮丧地转向效率低、易过时的分散文档。这是从转向现代工具和流程的客户那里经常听到的情况。
如果组织也面临类似的挑战，那么可能是时候考虑通过优化审查流程来节省预算了，具体方法包括：
- 将审查会议虚拟化以支持异步合作
- 让关键利益相关者集中注意力于最相关的信息
- 采用更加迭代的方法
- 增加前期工作的严格性和版本控制
- 跟踪每个人的参与情况和项目进度
为了进行这个节省预算的计算，需要考虑三个变量：
- 每月进行的需求审查会议总数
- 每次审查会议的大致持续时间
- 每次会议平均参与的人数
假设每月有六次审查会议，每次会议持续三个小时，并且每次会议平均有10人参与。如果每位参与者的平均薪资是150K美元，那么根据这些参数，一年下来，审查会议的成本将是162,000美元。总共，参与者将在这些会议中花费180个小时。
仅通过减少会议时间，就可以节省出81,000美元。
Jama Connect通常能减少40-60%的会议时间。值得注意的是，芬兰红十字会估计，实施Jama Connect后，他们的审查周期缩短了80%。想象一下，如果能够收回所有这些时间，可以做更多的事情。
使用Jama Connect，可以通过集中利益相关者的反馈、进行优先级投票和电子签名审批等方式，简化审查和批准流程。此外，Jama Connect中的审查中心还可以帮助团队减少风险，并节省时间和金钱，通过：
- 增加对审查流程的参与
- 保存所有决策的历史记录及其决策者
- 在审查过程中更早地提供可见性
- 更快地生成准备好的内容进行电子签名
- 更频繁地合作，并捕获隐性知识
4、在开发过程中早期识别缺陷
如果组织正在开发复杂的软件和系统，早期识别和解决软件缺陷可以显著减少开发成本。现代需求管理软件解决方案能帮助识别和解决由于下列原因引起的软件缺陷：
- 开发生命周期早期缺乏严格性
- 利益相关者在需求定义/验证中的参与度低
- 对需求变更及其影响分析的可见性差
- 验证与质量保证/质量控制团队在整个过程中保持脱节
以一个例子来说，如果平均每年管理的需求总数是4500个，修复一个缺陷平均需要六小时。一般来说，有缺陷的需求大约占所有需求的60%。基于这些数据，缺陷的年度成本是850,000美元。使用Jama Connect，可以减少25-40%与需求相关的缺陷。早期识别和处理这些问题可以显著减少风险，并节省一大笔预算。
在这个计算中，如果假设减少了30%的缺陷，以及每年237个工作日，平均薪资100K美元，每位Jama Connect用户每天节省一个小时，那么使用Jama Connect可以节省的年度预算是255,150美元。
5、提供更佳的用户体验
如果软件难以使用，用户界面挑战性大，工程师可能就不会使用它，或者只有少数人愿意使用。大家都希望能顺利、轻松地完成工作，所选择的软件需要能满足这些需求。因此，好的需求管理软件不仅需要功能强大、稳定可靠，还应该易于使用。
一个流畅的用户体验，提供愉悦且易于识别的界面，对于任何产品开发流程的成功和效率都至关重要。Jama Connect因其易用性而获奖，客户喜欢用它来优化他们在航空航天、国防、汽车、医疗设备、生命科学、金融、半导体、保险、工业和软件技术等行业的复杂产品、系统和软件开发。
6、优化沟通与协作
现代的、易于使用的软件可以改善组织内部及外部利益相关者的沟通和协作。合适的需求管理软件能够优化沟通，节省金钱，减少挫折，节约资源和时间。例如，芬兰红十字会的测试团队使用Jama Connect后，他们的协作和沟通提高了50%。像IBM® DOORS®这样难以使用的传统系统通常需要特殊培训的人员来操作，这常常导致工程师和其他利益相关者在软件外用分散的文档来管理项目。
通过使用Jama Connect，更广泛的团队和利益相关者可以在审查、测试案例、验证和确认上进行实时协作。这种实时协作极大地减少了整个开发生命周期的风险，从而减少了延期、成本超支和昂贵召回的可能性，增加了成功的机会。
7、使用最佳工具集中管理您的需求
将所有需求管理活动集中到单一平台上，可以节省时间（即节省金钱）、加强整个团队的一致性，并确保产品质量和符合行业规范。在一个综合的解决方案中，团队可以创建、审查、验证和确认需求。使用Jama Connect，团队可以享受以下优势：
- 成为权威的信息源，确保在整个产品开发周期中信息清晰可见
- 实时进行迭代，帮助做出明智的决策和达成共识
- 支持多种产品开发方法和工程学科
- 配置需求管理软件以符合行业最佳实践
- 可视化显示测试如何追溯到需求，以证明产品的质量和合规性
- 重用经过验证的需求，快速在多个产品间复制功能
- 不探索组织如何利用软件将会造成资金损失
产品工程组织面临的最大问题之一是如何满足跨多个孤立团队和工具的可追溯性需求。许多产品工程团队依赖于存储在Microsoft Excel中的大量可追溯数据。Jama Connect Interchange™ 是专门设计来在优秀的工具中提供端到端实时可追溯性的，包括使Microsoft Excel中的数据通过点击和集成界面成为实时可追溯。
利用Jama Connect的可追溯性模型，团队现在可以持续同步来自其他最佳工具的可追溯信息，而不需要改变工程学科继续使用他们所选择的工具，以此来最大化生产力。
8、利用实时可追溯性衡量和提升开发成功
实时需求可追溯性允许任何工程师在任何时间查看任何需求的最新的、完整的上游和下游信息，不论系统开发处于哪个阶段，或是涉及多少孤立的工具和团队。这样做能够使工程过程通过数据得到管理，并且实时提升性能。
不过，无法衡量的东西无法改进。
Jama Software®是首个通过跨越航空航天、汽车、消费电子、工业、医疗设备、半导体、空间系统等领域，超过40,000个复杂产品开发项目的客户数据来衡量可追溯性的公司。
研究显示，更高的分数与产品质量的改进和更快的上市时间相关联，并探讨了衡量可追溯性及区分最高四分之一表现者与其他人的商业实践。
为了加快产品上市时间并减少负面预算影响的风险，现在是投资现代需求管理平台的时候。Jama Connect通过统一需求管理和跨V模型（或其他任何产品开发过程，如瀑布、敏捷等）的可追溯性，加快了高质量产品的交付，从而改善了系统开发过程。
该平台的强大功能和易于采用的界面将人员、流程和工具统一在一个地方，为整个产品、系统和软件开发过程提供可见性和可操作的洞察力。结果是改进了产品质量和加速了上市时间，同时降低了延期、召回和返工的昂贵风险。
现在是投资需求管理软件的合适时机吗？
可以理解的是，在可能的经济衰退边缘会促使人们极度谨慎，但现在不是躲避问题的时候。这是做出将长期为组织节省大量资金的积极决策的正确时机。如果面对吞噬预算的低效率问题，并且能看到像Jama Connect这样的现代需求管理解决方案所提供的潜在收益，这可能正是战略性思考变革以优化开发过程的正确时机，长期为组织节省资金。
