为什么依赖文档管理复杂产品、系统和软件不可行

如果不是基于低效率的业务模式，就不该用零散的文档来管理需求。依赖Word、Excel或它们的组合整理产品需求充满风险，会逐渐减少公司利润。

以前，用零散文档管理需求问题不大，但随着产品变得越来越复杂，这种做法不再可行。现在的产品常常同时包含硬件和软件，使得开发复杂度大增。

在整个开发过程中，需要各种工程学科的团队合作，特别是在涉及安全标准和规定时。文档单独使用无法满足如今复杂产品、系统和软件开发的需求。在需求管理方面，如果需要精度、背景和责任，现代需求管理解决方案是唯一的选择。

文档的五个缺点

Microsoft Word和Excel广泛应用于各种场合，几十年来一直如此。在需求管理方面，它们对于初期阶段文档的编制和简单项目的协调依然有效。

但是，随着产品和系统开发变得更加复杂，需求也随之增加。团队需要简洁、高效的协作解决方案，而非充满混乱、很快就过时的评论和编辑建议。

团队还需要能够即刻与全球分布的同事连接，实时获取反馈，全面了解需求背景，从而做出更明智的决策。但文档处理方式在这方面显得力不从心。

基于文档的需求存储方法的局限性

1、文档维护费力

使用文档管理需求并与多人协作的人都知道这种方式很麻烦。不论是长篇的Word文档还是行数众多的Excel表格，保持更新和准确无误非常繁琐和耗时。

2、版本控制困难

多人协作编辑重要文档特别是需求众多时很困难。审查需求时，不同人可能看到的是不同版本的同一文档，而且可能意识不到这一点。即使使用云版本，也可能出现无意中修改内容并未在后续版本中更新的情况。而且，在线或基于云的文档通常不会为每个需求自动创建不同的ID和版本，或突出显示版本间的变化。

3、没有可追溯性

通过电邮链和未公告更新，容易出错。例如，可能会漏掉细小但关键的修改，这些修改可能对整个项目产生重大影响。

4、审查耗时

没有可追溯性，审查需求文档的周期会很长。可能需要安排很长的会议或者不断传递不同版本的文档，分散团队成员的注意力，这在迅速上市的过程中不理想。如果尝试异步审查，协作会变得复杂，人们日程的变化可能导致时间表推迟。

5、团队之间的协作令人疲惫

在整个开发和测试过程中，需求文件的不断变化需要在多个团队和利益相关者之间共享，这种做法风险高、令人沮丧且耗时。随着客户要求尽快交付完美的产品、系统或软件，这种低效率的工作方式已经无法承受。

使用需求管理解决方案的七大好处

虽然产品变得越来越复杂，监管要求也在增加，但大多数开发团队还没有采用复杂的需求管理系统。实际上，近期调查显示，几乎三分之一的团队没有使用任何系统，而是依赖正式流程、电子邮件、文档和共享电子表格。

还有52%的团队使用的是本不专门用于管理需求的系统，如应用生命周期管理（ALM）或产品生命周期管理（PLM）系统。只有15%的团队选择投资于专用的需求管理解决方案。

使用专门的需求管理解决方案可以让团队不再淹没于繁复的流程之中，而是开始创新。例如，MediSync报告称，投资于Jama Connect使他们在会议、整理文档和电子邮件、审查周期中的反馈汇总上节省了80%的时间。

Grifols使用Jama Connect Review Center在医疗设备开发项目中每个项目节约约80小时，而RBC Medical通过提升团队协作和工作流效率，每个项目节约约150,000美元。

投资于可靠的需求管理解决方案可以带来以下一些好处：

1、版本和变更管理

一个好的需求管理解决方案可以记录每个需求每次更改的历史，还可以记录每次更改的原因，并在需要时回溯到之前的版本。一些解决方案包含变更提议系统，将变更请求直接与需求关联起来。使用正式的需求管理解决方案，可以确保总是在看最新的需求版本。

2、需求属性

一个强大的需求管理解决方案可以记录每个需求的多个描述性属性。合适的需求管理软件会生成一些系统定义的属性，比如需求的创建日期、当前版本号等，而且团队成员应该可以查看这些属性，即使只有少数人可以更新这些属性的值。

3、促进影响分析

需求管理解决方案可以定义需求之间、需求与子系统之间以及需求与相关系统组件（比如设计、模块、测试和用户文档）之间的链接，使得追踪需求变得可能。这些链接有助于分析变更对特定需求的影响。追踪每个需求的来源也很有帮助，能确切知道每个需求的起源。某些解决方案在变更时会标记相关项目的可疑标志，确保知道变更后需要审查哪些内容。