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如何组建 ERP 实施团队

组建 ERP 实施团队需要:1、认识到 ERP 实施不仅是 IT 项目;2、得到高管的承诺;3、选择合适的项目团队负责人;4、组建合适的 ERP 实施团队;5、遵循有序、包容的实施计划流程;6、跟踪项目计划;7、确保用户“拥有” ERP 系统;8、衡量 ERP 项目团队的成功。成功实施的秘诀是选择合适的人员,配备合适的技能,遵循正确的步骤。

一、如何组建 ERP 实施团队

实施新的 ERP 软件时,公司通常会花费大量时间来确定自身需求,而用于组建实施团队的时间则相对很少。然而,ERP 项目团队无疑才是最大的成功因素,关系到实施项目能否按计划完成。

成功实施的秘诀其实很简单:选择合适的人员,配备合适的技能,遵循正确的步骤。你需要确保 ERP 计划制定与团队选择流程同时启动。这八个步骤将帮助你组建项目团队、制定计划并采取正确的措施。

1、认识到 ERP 实施不仅是 IT 项目

因为 ERP 系统是以信息技术为基础,所以人们常常认为 ERP 实施是 IT 项目,实则不然。ERP 系统是整个企业运营的支柱,因此,需要各个部门的参与和支持。如果没有各部门的大力支持,由 IT 部门主导的实施工作可能会出现代价高昂的延期、引发用户抵制和不满,甚至遭遇彻底失败。

IT 部门将负责软硬件安装(如果新系统在本地安装)。此外,IT 部门还将负责确保 ERP 与其他数据相关系统和设备的兼容和集成,包括企业内部和连接到企业的系统和设备。但是,定义驱动系统配置的新业务流程则由系统用户来负责。

2、得到高管的承诺

毋庸置疑,首席信息官或首席技术官将赞同实施项目,但他们的参与并不止于此;同意投资 ERP 仅仅只是开始。高管必须了解大型 ERP 实施项目带来的影响,愿意做出必要的权衡取舍,让员工将时间和精力投入到项目中,并用实际行动进行支持。

高管应该从项目启动会开始,就表明他们的承诺。他们应该持续参与其中,关注团队的项目进展,并适时给予团队鼓励。此外,如果出现必须由高管出面解决的冲突或问题,他们还必须充当最终的裁决者。

在任何项目中,难免会遇到其他优先事项干扰项目承诺的情况。客户需求、培训课程或竞争项目很容易让团队成员顾此失彼。如果没有高管的明确承诺,“准许”其专注于一个项目,员工很容易精力分散。

3、选择合适的项目团队负责人

要想推动 ERP 项目在预算内按时圆满完成,就必须组建一支高效的项目团队,并由精明能干的专职项目负责人领导。团队负责人应该来自业务运营部门,能够帮助大多数人解决疑问或问题,并且了解公司业务、内部政策以及组织运作方式。项目负责人可以是部门主管,但在很多情况下不会由部门主管来担任。条件允许时,应尽早敲定这一角色的人选,让其能够参与到软件选择流程。

团队负责人必须能够熟练使用项目管理软件来跟踪任务、计划和成本。以往的项目管理经验虽然有帮助,但并非必不可少;在项目管理技术和工具方面,有大量资源可用于培训指定的个人。

4、组建合适的 ERP 实施团队

实施团队的结构应反映企业的组织架构。项目团队成员应从各个主要职能部门抽调,尤其是系统的主要用户和受益者。这些部门可能包括工程、销售和客户现场服务、采购、财务和会计、IT、工厂和维护、人力资源等,具体取决于你的企业组织架构以及 ERP 系统的覆盖范围。

团队负责项目的计划和组织,应定期开会,检查项目进度并解决出现的任何问题。每个团队成员将负责协调各自职能范围内的活动,通常是建立并领导各个任务团队完成各种各样的任务。随着各项任务的开展和完成,成员将向项目团队汇报工作情况。

大多数情况下,项目团队每周都会举行碰头会,而在关键时期或重要活动期间会面的频率会更高。虽然首席级高管无需参加团队会议,但是团队负责人应定期向他们汇报情况,确保他们持续了解所有实施活动和决策。此外,强烈建议向全公司通报项目进展,帮助维持项目的热度和关注度。

5、遵循有序、包容的实施计划流程

首次提议或敲定项目时,就必须尽早开始制定计划。虽然项目计划会基于新信息不断进行更新,但在每个阶段开始时应处于“锁定”状态。尽管在此之后可能需要进行其他更改,但应尽量避免中途变更。“范围蔓延”是指不断增加或更改项目目标,这可能是成功完成项目的最大威胁。在项目实施过程中,好的想法可能会不断涌现,但即使看似微小的变动也会拖慢或阻碍项目进度。不如将这些想法放到第二阶段。

让(未来)用户社区参与到早期的计划流程中。为什么这一点很重要?因为他们是主要的信息来源,对于业务及其流程“现状”了如指掌。而这些信息对于确定 ERP 提案请求 (RFP) 中的“需求定义”必不可少。你需要让他们参与到软件选择流程中,这样,他们就能够告诉你系统是否真正满足其日常流程需求。最重要的是,让用户社区尽早并持续地参与到定义和选择流程中,将有助于消除他们面对新事物时对改变产生的抵触情绪。

上述以及其他 ERP 实施和计划卓越实践可以帮助你从投资中获得最大收益。

6、跟踪项目计划

使用项目管理工具计划并跟踪项目及其进度。市面上有许多相对经济实惠的项目管理软件包可供选择。此类软件可以帮助企业制定计划表、确定资源需求,并发现潜在冲突。加载整个项目计划后,软件将会帮助你按照计划跟踪各项任务以及整体进度,并确定延误带来的影响,此类延误是任务未能按时完成造成的,可能影响计划表上的其他任务。这类工具还将跟踪支出与预算情况,并帮助高管层随时了解资金和资源需求。

当发现项目计划出现偏差时,项目团队必须快速解决相关问题。小问题如果不及时解决,就会发展成为大问题。在周例会上,各个任务团队的负责人应向项目团队的其他成员通报当前项目的最新进展。然后,项目团队就可以想办法让延迟或中断的任务重新跟上计划进度。计划表至关重要,不要让任何计划的活动出现延迟,因为这会对后续活动造成影响。(对于计划中的关键任务和阶段,可以留出一些缓冲的时间。你可以考虑采用 Eli Goldratt 在其专著《关键链》(Critical Chain) 中提出的一些项目管理原则,包括如何设置更有效的缓冲时间。)

7、确保用户“拥有” ERP 系统

值得反复强调的一点是:实施的成功与否取决于用户社区是否对系统有主人翁感。如果用户从一开始就参与其中,他们会对成功实施有更强的责任感,因为这款系统是完全或至少部分按照他们的想法进行选择的,并且是根据他们的要求进行配置的。

在任何实施中,难免会遇到困难或意料之外的阻碍。如果用户认为这不是他们选择的系统,就很容易把责任推卸给他人(高管、经理、IT 部门,或者系统本身),而不是深入了解并解决问题。让用户尽早参与制定项目计划和目标,是他们产生主人翁感和责任感的关键。

在获得这种主人翁感方面,“对我有什么好处”是另一个重要因素。每个用户都必须了解新系统带来的好处,无论是易于使用、便捷、对信息准确性更有把握、能够提高工作成效,以及给企业带来更大影响,还是减少压力、加班时间和沮丧情绪。其中一些“软性”好处对于激励用户采用新系统并确保系统成功实施至关重要。教育和培训有助于用户了解系统如何改善其工作生活和提高工作绩效。

实施的成功与否取决于用户社区是否对系统有主人翁感。

8、衡量 ERP 项目团队的成功

衡量项目团队工作成效的最终标准当然是,在预算内按时圆满完成实施。然而,项目期间的衡量同样重要。项目计划是由时间表上列出的一系列相互关联的任务组成,每个任务都分配了资源。在计划获得批准后,团队的职责是确保所有任务按计划完成。

完成的各个任务被视为里程碑。每周,负责跟进各个任务的经理都应报告任务进度,包括时间和资源的使用情况,以及需要解决的任何挑战、冲突或问题,这样,整个项目团队就可以决定采取哪些纠正措施或如何进行资源再分配,确保达成任务。在项目推进过程中,圆满完成所有任务是衡量任务负责人以及整个项目团队绩效的指标之一。

实现 ERP ROI(投资回报)预期也是团队工作成效的一个衡量标准,尤其是如果投资回报预期已经按实际的时间段划分,来展示进度或持续改进情况。

最后,项目团队的沟通虽然不是很直接的衡量标准,但也是评估工作成效的另一项指标。团队能否高效地向整个公司以及部门经理和公司高管汇报项目进展情况?强有力的沟通是项目取得成功的关键要素。

二、ERP 部署类型

1、云 ERP 也称为 SaaS ERP

在 ERP 云中,主要许可模式是软件即服务 (SaaS)。系统提供者将拥有自己的数据中心,或者可能在公共云上租赁空间以托管其应用程序和系统。所有硬件、系统和支持服务均通过 Internet 提供。这使用户公司能够更快、更轻松地进行实施,因为有了所有硬件和软件组件,他们就可以直接在数据传输和用户培训中开始实施。

借助这款 ERP 云部署选项,您的软件提供商还将负责所有安装、维护和支持,包括所有软件更新和升级,例如添加计算能力或存储空间等。此外,系统、应用程序和资源可以“自动缩放”,或自动增加或减少以满足不断变化的短期需求。与企业预置型 ERP 系统不同,这避免了可能大部分时间都未使用的计算资源的费用。

与典型的企业预置安装相比,基于云的 SaaS ERP 几乎没有前期成本(一项“资本费用”),但每月的成本略高(一项“运营费用”)。以一般的五到七年的成本生命周期来看,总体拥有成本 (TCO) 类似于(即使不小于),企业预置安装的成本,并提供可能更好的服务、支持和安全性。

云 ERP 还提供非常快的创新途径,是想要积极实施数字化转型战略的企业的理想之选。这种部署选项使公司能够根据需要轻松重新构思、优化和调整业务流程,并采用现代 ERP 供应商都支持的标准化优异实践。

2、企业预置型 ERP 系统

企业预置是大多数公司历来部署其 ERP 系统的方式。在此部署模型中,ERP 软件安装在您所选的数据中心。硬件和软件的安装和维护是您的员工的责任。

如今,企业纷纷采用云技术,提高灵活性、扩展能力和创新便捷性。但是,对于某些公司,尤其是高度受控行业的公司,由于法律、法规或组织方面的限制,企业预置是优选方法。

3、混合 ERP 系统

云和企业预置的ERP可以组合以创建混合云,从而提供为每个应用程序选择优异部署的灵活性。混合云 ERP 可被用作走向云的中间阶段,或为满足行业法规问题和特殊安全要求,导致在某些情况下可能需要采用本地应用程序。对于某些应用程序,可能还有其他企业限制或偏好项使企业预置方式更合理。企业业务及其当前环境的复杂性以及希望变化速度较慢都是决定采用混合云部署场景的因素。 

混合云部署允许应用程序和数据基于工作负载更改而在云或企业本地之间移动。云端的部分系统提供了云优势。但是,它需要更多当地 IT 部门参与以支持本地部署,以及两个(或更多)ERP 系统环境之间的协调。

4、双层 ERP

出于同样的原因,混合部署方式的一个变体是双层 ERP 部署方式(有时被称为中心辐射型部署),即采用一个中央系统,以小型卫星系统支持远程设施。将企业 ERP 视为中心,在子公司工厂、仓库或办公室拥有单独的 ERP 系统,都将数据反馈给中心。这不是一个新的想法;它在 20 世纪 90 年代的分布式处理阶段出现,公司选择在远程位置实施更小、更简单、成本更低的系统,同时在公司总部维护更大、更强大的公司系统。双层网络中的任何或所有系统都可以采用本地部署或基于云的方式、购买的许可或获得 SaaS 许可。

双层 ERP 部署方式,考虑到节点上的系统成本较低,而不是各地都采用相同的公司系统,在首次购买时总成本更低。但是,由于必须构建和维护接口,集成与支持可能会带来更高的总体持续成本。而且,年复一年,需要更多的 IT 支持才能与多家供应商进行协调,以及管理不协调的升级计划和界面变更。

以上就是关于如何组建 ERP 实施团队和ERP 部署类型的全部内容了,希望对你有所帮助。