如何做好资源规划？项目资源规划简要指南

资源规划是有效进行项目管理的关键。良好的资源规划是流程、技术和自动化的丰富融合，这有助于公司更高效地工作，通过为项目分配合适的人员、时间和工具，并确保高影响力的项目能够成功。

根据 PMI 2020年的《Pulse of the Profession》报告，糟糕的资源规划可能会浪费公司资源高达11.4%。因此，在考虑项目本身之前，项目经理需要思考资源管理、资源规划、资源分配和资源利用，以最大程度地利用公司资源并管理准确的项目计划。

为了有效运营团队和项目资源，项目经理还需要使用能够帮助节省时间和金钱的软件工具。有效的资源管理可以帮助调节工作负载并解决可能由资源不足和计划不良的项目导致的许多问题。

一、什么是资源规划

资源规划是将各种类型的资源（例如人员、时间、材料、用品、工具和设备）在适当的时间和成本内整理、预测和指定给项目的过程。当资源规划得当时，您可以确保有效和高效地利用公司资源。

二、使用资源规划工具的好处

使用资源规划软件的项目经理可以提高生产力、团队绩效和盈利能力。CARS24 的运营和物流负责人 Solomon Dethe 解释说，资源规划软件“跟踪、安排和优化项目管理所需的人力和物资资源。这种类型的软件帮助用户比较资源的可用性和需求，并将这些资源分配到适时、适预算的项目中。”

麦肯锡的一项研究还发现，基于应用软件工具的数据开展决策进行资源规划的项目经理和公司，比他们的竞争对手更有可能因为能够进行情景分析而实现36%的增长。

以下是资源规划和管理软件如何指导项目成功的一些例子：

它提供了一种良好的方式来跟踪、管理和规划项目，通过提供公司使用的所有资源的统一视图。
它生成电子表格和时间表，帮助规划多种类型的任务和项目，节省时间和金钱，同时最大化利用人力资源。
它识别特定项目的优异资源，并帮助成员在多个任务之间有效地共享这些资源。
它通过跟踪可用资源和未来资源需求和能力来预测未来项目需求。

三、成功的项目从资源规划开始

没有适当的资源规划，项目的截止日期和预算可能无法达到目标。如果团队仍然使用 Excel 电子表格和白板来规划项目资源，那么很可能无法充分发挥团队的能力或资源。由于管理者无法获得动态视图，有效跟踪预算可能也更加困难。

相比之下，采用专门的资源规划工具的公司表示，他们的组织在安排团队的工作量和项目时间方面非常有效。除了帮助我们有效地安排工作量并按时交付项目之外，资源规划工具还可以确保团队的每个成员保持一致。这是因为资源安排视图可以让团队成员提前了解整个项目流程的情况。

资源规划打破孤立并改善协作

当项目经理无法与团队成员和组织中的其他人分享信息或知识时，往往会出现孤立现象。最近的一项盖洛普民意调查报告称，“仅有36％的美国员工对工作投入，剩下的50％的员工不投入，这意味着15％的员工则完全不投入。”

我们知道当团队无法投入工作时，问题就会慢慢产生。所以成功的项目经理会努力使团队的所有成员都积极参与任务并进行相互协作，他们会尝试能够实现这一目标的软件工具。通常，积极参与工作的团队在企业范围内进行协作，保持员工的积极性和项目的专注性，并减少疲劳的机会。

《TakingPoint》一书的主题演讲人和作者布伦特·格里森直言不讳地说：“孤立是一种负面现象。它阻碍了协作和团队在统一愿景下的对齐。”

资源管理软件和资源规划工具帮助项目经理打破团队的孤立，推动项目启动。资源规划工具可以创建信息视图，让团队成员在整个组织中共享信息和知识，从而促进协作和统一的机会。例如，我们可以使用资源规划工具中的注释功能与团队成员共享评论。

资源规划帮助提前和实时了解资源需求

无论我们是需要跟踪项目中的特定问题，还是作为软件开发人员需要发布代码，了解项目的需求并如何主动满足这些需求将帮助团队达到较高效率。

资源规划工具可以帮助项目经理在项目的多个生命周期阶段中可视化项目，预防性地解决问题，并保持团队的同步。一旦项目开始，资源管理软件可以通过显示哪些步骤或工作花费的时间比预期长，或者需要更多人员，从而解决瓶颈和阻塞问题。此外，对于软件设计师来说，资源规划可以帮助在问题发生之前预测问题，从而更快、更安全地发布代码。

资源规划是项目经理在项目进行过程中主动处理问题的一种方式，而不是在项目过程中被动地应对障碍。

如何利用资源规划来实现效率最大化

eResource Scheduler 的专家描述了资源规划的效率：“当您为一个项目过度分配资源时，它们很可能会浪费时间并损耗利润。另一方面，如果为一个项目分配的资源不足，就会导致关键里程碑的延迟和项目产出的下降。”

要在项目运行中找到高效运作的优异平衡点，需要进行有效的资源管理和资源规划。对于许多项目经理来说，这可能是一个挑战，因为他们可能使用了多个与现有架构集成的工具来管理项目的各个生命周期阶段。幸运的是，有一些易于集成的工具专注于资源规划，并可以帮助最大化效率，确保团队的下一个项目取得成功。

尝试一些专业的资源管理工具

如果团队使用 PingCode 工具，如 Project 或 Wiki 进行协作，那么 PingCode 中有几个功能模块可以帮助团队改进资源规划流程。

例如，如果经常遇到容量问题，像「资源」这样的组件可以帮助提前识别成员工作饱和度问题，并支持重新分配或调整计划，以避免瓶颈。

「效能度量」允许项目经理查看哪些项目所花费的时间比计划的多或少，以便为高影响力的项目请求资源，而不会给任何团队成员过大的工作量。

以及「工时管理」通过时间表和个人工作日历提供资源分配的可见性，还可以在成员和项目级别上查看哪些工作项花费了非常多的时间，并可能需要额外的资源。

另一个在项目规划和容量规划方面非常好用的工具是甘特图。像「规划」这样的甘特图组件可以直接在图表上创建和组织任务，并自定义时间线视图以跟踪进度和截止日期。项目经理们可以使用甘特图清晰地了解项目的各个组成部分和相关资源。通过工作分解结构，可以将项目活动分解为小的组成部分，并为每个部分分配资源。该图表可以显示计划安排、时间周期和应该分配的人员。甘特图还考虑了按正确顺序执行的相互依赖任务的流程，并将其与相应的资源进行匹配。