指导委员会——定义、角色和会议技巧

您被指派负责一个项目，需要创建项目计划，然后得知这个计划会由一个称为“指导委员会”的组织进行审查。或许您的公司目前没有这样的委员会，但您可能对建立一个委员会感兴趣。如果您对于指导委员会是什么以及它的功能感到困惑，不必担心。

让我们一起探讨指导委员会是什么、它与项目管理的关系，以及指导委员会的作用。您还将了解指导委员会的角色以及如何召开指导委员会会议。

什么是指导委员会？

指导委员会是一种顾问委员会，拥有对公司、运动或其他任何事物的治理权。委员会的成员是由其负责指导的内容所决定的，通常由专家、权威人物和高级利益相关者组成。

指导委员会的主要关注焦点是组织所采用的方向、范围、预算、时间表和方法。他们会不时召开会议，讨论这些关键议题，审查当前的情况和未来的目标。如果有需要，他们还可以对某些主题进行重新调整，以确保所有事物都按照计划顺利进行。

项目指导委员会与普通指导委员会相似，但它由管理人员组成，这些人员的职责是从更高的管理层面监督和支持项目，而不是从项目的日常运作角度。

委员会成员的选择通常基于他们在项目中的利益。这可能包括与项目有密切关系的各方，如客户、承包商，或者将受项目最大影响的组织内部部门。

虽然指导委员会的成员可能与项目有关，但他们通常不直接参与项目的日常工作。项目经理及其团队负责这一部分。指导委员会主要由C级高管组成，由于他们可能对项目的具体细节不太了解，所以他们需要清晰的沟通来履行其职责。

顾名思义，指导委员会的核心任务就是引导项目。就像驾驶汽车一样，指导委员会作为一个工具，确保项目保持在正确的方向上。他们负责做出有关公司运营流程或团队协作方式的重大决策。

让我们思考一下指导委员会的职能，它有什么权限，并如何对项目实施治理？这将引导我们定义指导委员会的目的。

管理团队本身就不容易，跨功能项目团队的管理就更为困难了。项目经理负责团队的日常管理，但在需要协助时，指导委员会会出现提供支持。指导委员会的成员通常来自与项目有关的各部门的负责人，这些人可能对团队有更大的影响力或有更好的沟通能力。

我们简要谈谈指导委员会是如何帮助引导项目和做出重大决策的。指导委员会有时需解决与项目相关的冲突或问题，并做出重大决策。这些决策可能涉及项目的范围之外的事务，例如新的商业模式或商业流程的处理。这些并不属于项目经理的职责范畴，而是由指导委员会来更适当地处理和响应。

当项目中出现冲突或瓶颈时，项目经理通常会介入，尽量调和分歧或重新分配资源以解决问题。然而，有时候项目经理和他们的团队可能遇到无法自行解决的问题。在这种情况下，指导委员会将介入，提供支持并帮助解决这些问题。

项目经理负责创建项目预算，并与相关的专家和团队讨论，以确保预算涵盖了完成所有任务所需的资金。完成预算后，项目经理需要将其提交给指导委员会，该委员会具有最终的审批权。如果项目执行期间，项目经理想要增加预算，指导委员会也负责审批。

指导委员会需要定期了解项目的进展情况，以便履行其职责，但这并不意味着他们必须深入了解项目的每一个细节。项目经理通常是项目团队中负责向指导委员会或其他利益相关者提供项目状态更新的人。

项目经理是团队中与指导委员会互动非常多的成员，他们之间的良好关系对项目的成功至关重要。有时，项目经理可能会感到沮丧或需要鼓励，指导委员会在这种情况下会提供支持，甚至扮演倾听者的角色。

指导委员会的存亡取决于其成员是否积极参与——每个人都很重要，都需要参与。角色可能会根据指导委员会、组织和项目的不同而有所不同，但总的来说，在所有指导委员会中都有一些共同的角色。

业务经理：业务经理对项目经理和业务案例负责人负责。他们从商业的角度审查项目，判断项目是否满足商业目标和利益，以及成本是否与项目的收益相匹配。
高级用户：这些人代表项目的目标受众或受益人。他们可以被视为产品或服务的最终用户，确保项目的交付成果符合用户需求。
高级供应商：高级供应商角色为项目提供必要的人力、预算和服务。他们负责确保项目满足设计、产品和其他标准的要求。他们还负责确保产品或服务在预算和项目计划限制内的可行性。这个角色可能由IT部门的人员担任，或者甚至是外部的利益相关者。