在项目管理中，有时会遇到意外情况，比如沟通问题、系统故障、产品性能不达标，或者传统流程无法满足当前需求。在这种情况下，如果精益项目管理中的事项没有按计划进行，就有一种简单而有效的分析技术可以帮助快速找到问题的根本原因，这种方法被称为“精益的5个为什么”。
通过使用“5个为什么”，精益团队能够：
- 超越简单地责怪他人；
- 超越问题表面，深入思考问题的具体背景；
- 识别问题的根本原因；
- 找到可持续的、逐步的解决方案来解决问题。
5个为什么的由来
“5个为什么”这个概念最初是由丰田工业公司的创始人丰田佐吉在20世纪30年代开发的。但这个概念直到1950年代后期才变得广为人知，这要归功于丰田生产系统的设计师大野耐一，他普及了这个概念。
除了在丰田的制造过程中扮演关键角色外，大野通常被认为是精益思维的早期先驱之一。他在他的书《丰田生产系统：超越大规模生产》中讨论了精益的“5个为什么”，并将其描述为“丰田科学方法的基础”。
作为一家公司，丰田的故障排除工作很大程度上基于“去看看”的理念。也就是说，其领导层努力基于对生产现场实际发生情况的详细理解来做出决策，而不是依赖于董事会成员可能认为正在发生的事情。这是“5个为什么”概念需要团队成员积极参与的主要原因之一——它不适用于单一或孤立的任务。
“5个为什么”的概念基于一个简单的前提：当出现问题时，问“为什么？”最多五次，直到找到一个可行的解决方案。这是一种旨在帮助公司发现问题根源的问题解决技术。每一个额外的“为什么”都帮助团队进一步深入，直到问题的性质以及解决方案变得清晰。
“5个为什么”在故障排除诸如产品问题、一般问题解决、质量控制或流程改进等方面通常很有帮助。这个过程适用于简单到中等难度的问题，但对于复杂或关键问题效果较差。
“5个为什么”的简单性使其非常适合需要根本原因分析的情况，这是一个专注于识别需要解决的核心问题的系统过程。
首先要明确识别需要解决的问题。如果问题一开始就看起来适合进行根本原因分析，那么应用“5个为什么”技术很可能是合适的。相反，对于那些可能需要多种解决方案的复杂情况，可能需要采用更广泛的方法。
例如，假设你的精益团队正在设计和生产一款新的15英寸笔记本电脑。在设计阶段，测试工程师在性能测试和基准测试中发现性能下降。这种性能下降是可重复且一致的：性能开始很强，但很快就减弱了。
通过使用“5个为什么”，可以明显看出性能下降是由于热量问题。当处理器长时间承受压力时，它最终会开始过热。系统工程师可以调查潜在的热解决方案，比如通过减小电池大小来为更大的风扇腾出空间，或者甚至添加第二个风扇。
如果这个问题直到笔记本电脑已经投入生产并且已经在客户手中时才被发现，那么进行硬件更改将变得更加困难和成本高昂。在这种情况下，工程师可能会选择非硬件的替代方案，例如重新审视BIOS级别的风扇速度和定时设置，以使处理器保持更长时间的冷却。
另一个适用“5个为什么”的制造场景是：假设你是一个负责在特定工厂生产轿车的生产团队的一部分。与前几个月相比，你的团队生产的汽车数量下降了超过20%。
使用“5个为什么”，你的团队可以确定生产过程中的一个特定部分不断地拖慢了团队的进度。由于零件的更改，现在安装发动机需要三个额外的手动步骤。在这种情况下，团队可以与领导层合作，自动化这些新步骤的部分内容，以提高整体生产效率。
软件开发是“5 个为什么”可以发挥作用的另一个领域。假设你是开发团队的成员，负责在接下来的四个星期内向客户交付候选版本，团队成员对按时交付表示担忧。
很明显，一项关键功能的开发需要比预期更长的时间才能完成，由于预算原因，并不能雇用更多开发人员。经过团队讨论后，项目负责人向客户通报情况，提出一种降低核心功能次要元素优先级的方法。
这种妥协使团队能够满足核心产品的原始交付时间表。然后，团队延长了时间表，在产品交付三周后将次要元素作为功能更新交付。
5 个为什么如何帮助团队
“5个为什么”方法在多种情况下都能帮助团队。它通过提供一种简单的方式来进行根本原因分析，使精益团队能够专注于找到长期的解决方案，而不是仅仅满足于暂时的快速修复措施。这些临时措施可能会导致流程碎片化、复杂性增加，并最终积累大量的技术债务。
通过使用“5个为什么”，精益团队可以把注意力从指责问题的“责任人”转移到改善流程本身上。如果你的团队已经在实践精益思维，那么“5个为什么”就提供了一个自然的方式来诊断和消除浪费的源头。团队可以超越问题的具体情境，从而发现更大的改进机会。
开始使用5 个为什么
开始使用精益的“5个为什么”方法很简单。首先，确定团队面临的问题，然后问“为什么会发生这个问题？”。记录下答案，并重复这个提问过程四次，或者直到你得到的答案不再有助于解决问题为止。
当答案不再能直接揭示与问题相关的因素时，就应该开始专注于开发解决方案。这些解决方案可以是小的改进，这与精益思维倡导的逐步改进的本质相符合。
关键在于找到直接针对问题的可持续和持续的解决方案。团队应该专注于两个方面：逐步改进流程和防止问题再次发生。
一些专家和精益实践者建议指定一个“5个为什么”的负责人。这个人的职责包括：
- 定义问题
- 问五次“为什么”（或者根据需要问更多次）
- 指导或记录随后的讨论
- 明确解决方案并分配给团队成员执行
- 负责任何事后讨论
其他团队可能会发现轮流主持“5个为什么”的讨论很有帮助。有些团队可能选择不进行正式的“5个为什么”讨论，而是将其作为日常工作对话的一部分。
可以将这个简单、易于记忆的思维工具视为一种资源，在遇到没有明确解决方案的具体问题时随时使用。定期使用“5个为什么”方法可以帮助团队节省时间、精力和减少挫折感，同时帮助找到解决持续问题的持久解决方案。
5个为什么的实际应用
现在，让我们看看如何应用“5个为什么”。以下是一个真实案例，展示了一个组织如何使用精益的“5个为什么”来解决问题。
在这个例子中，一个移动应用开发团队面临的主要问题是在交付过程中的效率。团队发现将错误修复及时交付给质量保证团队是一个耗时的过程。他们意识到，当前的交付流程中有许多手动操作，而提高这些流程的效率将极大地帮助他们。他们使用“5个为什么”方法来分析和解决这个问题，过程如下：
问题：将错误修复交付给质量保证团队是一个耗时的过程。
为什么？—— 因为生产新的应用程序发布候选版本需要很长时间。
为什么？—— 因为构建步骤需要仔细操作，一旦出错就意味着需要从头开始。
为什么？—— 因为有一个特定的构建顺序，必须遵循以确保发布候选版本的成功。
为什么？—— 因为交付发布候选版本需要额外的步骤。
通过这个“5个为什么”的分析过程，团队能够深入了解导致交付效率低下的根本原因，并寻找解决方案。
如果没有使用精益管理中的“5个为什么”分析方法，团队可能会错误地认为问题仅仅是速度慢，即负责交付错误修复的团队成员工作效率不够高。然而，运用“5个为什么”分析法揭示了通过自动化来简化交付流程的可能性。
尽管当前的手动提交流程可以重复执行，但文档处理过程既繁琐又容易出错。因此，团队决定花时间简化文档处理流程，并将错误修复的交付流程自动化到质量保证部门。
实施这些自动化步骤后，交付时间显著缩短。同时，这一流程的改进也显著提升了团队士气和工作质量。
精益管理中的“5个为什么”方法在由跨职能团队执行时效果最好，而不是仅由一个人完成。这个团队应该包括对当前流程有深入了解的成员，并且这些成员应该愿意基于事实和数据进行分析，而不是基于情感反应。
这个方法的最终目标是找出问题的根本原因并采取措施进行纠正，而不仅仅是对症下药。这种方法不仅为团队成员提供了持续改进的机会，还增强了团队通过改进流程和逐步解决方案来解决问题的信心。
