Kanban项目管理是一种灵活的、可视化的、以流程为中心的方法，可以帮助团队提高效率和质量。专业的管理工具可以为Kanban项目管理提供强大的支持，例如：
- 创建和维护Kanban看板，清晰地展示项目的进度、优先级和瓶颈，以及各个阶段的工作负载和限制
- 收集和分析数据，监控和改进项目的性能，如交付时间、生产率、客户满意度等
- 提供协作和沟通功能，促进团队成员之间的信息共享和反馈，以及与客户和利益相关者的沟通
- 提供定制和扩展功能，适应不同的项目需求和场景，如敏捷、精益、混合等
专业的管理工具在Kanban项目管理中具有重要的价值，可以帮助团队实现更高的效率和质量，以及更好的客户满意度。
如果您也正遭遇过以下问题：
- 当前项目面临的瓶颈和阻碍点不能快速识别；
- 无法在不牺牲生产力的情况下最大限度地减少浪费活动；
- 无法在不产生更多成本的情况下交付更多价值；
- ……
那么 Kanban 方法便是您的不二之选。与大多数敏捷方法不同，由于没有时间箱的概念，Kanban 方法能够有效确保工作流和价值交付的持续性，在开始实施时的破坏性也较小，能广泛应用于各种场景。下面我们将介绍如果如何利用专业的工具解决看板管理中的各种问题，以及具体操作步骤。
一、9步开启 Kanban 项目管理
PingCode 项目管理支持标准且完善的 Kanban 开发流程，帮助产研团队：
- 可视化整个链条的价值流动，并识别价值流动中的风险点；
- 度量价值流动中的各种浪费，并加以消除；
- 保障业务目标和执行之间的一致性；
- 提高整个开发周期的效率和可预测性。
那么，到底是如何通过 Kanban方法管理项目的呢？在本文中，我们将通过以下9步，帮助您更快地识别团队工作流程中的低效环节，使团队能够专注于当前工作，持续提高工作效率和质量。
名列前茅步：掌握kanban核心实践
Kanban 来源于丰田，它是一个体系化的内容，并经历丰田制造的经验沉淀出来的一套适用于软件行业或硬件制造行业的一种方法论，Kanban 领域的先驱 David J. Anderson 将 Kanban 方法定义为 “为知识工作组织提供价值增量、过程进化和体系变更的方法”，包含6大核心实践：
- 工作流程可视化
- 限制在制品数量
- 显示化规则
- 管理工作流动
- 建立反馈环路
- 在协作及实验中改进
Kanban管理实践之所以能在软件开发团队的敏捷实践中效果显著，是因为软件团队一旦了解了Kanban基本原则，就可以快速上手使用，下面我们学习如何在 PingCode 中推动 Kanban 项目、确定工作优先级、可视化工作流程。
第二步：创建您的Kanban项目
在 PingCode 中，一旦拥有相应的管理权限，就可以着手创建您的名列前茅个Kanban项目了，未来您的团队将在这里持续跟进和改善他们的工作：
- 进入 PingCode「项目管理」模块；
- 在主界面中，选择「+ 新建项目」；
- 填写项目名称、项目标识和项目描述；
- 为您的项目选择成员；
- 完成创建。
第三步：项目个性化配置
在正式进行 Kanban 项目管理之前，为您的项目进行个性化配置来帮助您更好的适配业务流程。PingCode 为您提供高度的自定义能力，包括自定义工作项的工作流、属性与视图、提醒与通知，自定义项目的组件和项目属性等来配置适合您的工作流程。
1. 开启本地配置
在项目管理过程中，由于不同项目内容可能各不相同，工作项类型的配置需求也各不相同。通过「开启本地配置」，便于您根据项目的业务场景配置工作项类型，让工作项自定义配置更灵活。您「开启本地配置」后支持项目内工作项自定义配置，当前项目将不再受全局配置的变更影响。
2. 自定义工作流配置
Scrum 项目管理为项目提供史诗、特性、用户故事、任务和缺陷不同的工作项类型。您可以为每个工作项类型都可以配置独有的状态和流转关系，实现工作流的自定义配置。您选择需要配置的工作项，如「任务」类型工作项，选择工作流配置，系统为您提供的状态有打开、进行中、开发完成、测试阶段、已完成和关闭，您可以根据实际的状态流转情况来新增、修改、删除和排序工作项状态，并且通过勾选复选框的方式，对该工作项类型的状态流转进行配置。
3. 自定义工作项属性
您可以为每个项目自定义不同工作项属性，通过配置工作项的新建和显示视图，帮助您记录工作项的详细信息。您选择需要配置的工作项，如「任务」类型工作项，选择属性与视图配置，您可以在工作项详情视图和新建视图中添加/创建各个类型的属性，包括单行文本、多行文本、数字、日期、下拉单选、下拉多选、单个成员和多个成员。您也可以编辑、移动位置和删除已有的属性。
4. 自定义工作项提醒与通知
您可以为每个项目自定义工作项提醒与通知：
- 通过设置工作项的提醒时间规则，自动发送消息提醒如设置所有进行中的「任务」类型工作项在截止时间前一天发送通知提醒对应的负责人。
- 通过设置工作项发生操作时，自动发送消息通知，如所有「任务」类型工作项在被删除时发送通知给该工作项的创建人。
- 通过设置工作项属性发生变更时，自动发送消息通知，如所有「任务」类型工作项的预估工时发生变更时发送通知给该工作项的关注人。
5. 项目组件配置
在完成上述配置内容后，进入您创建的 Kanban 项目中可进行更多设置，选择项目组件，来配置适合您业务流程的组件，系统为您提供以下组件，您可以根据实际需要进行开启/关闭。
6. 自定义项目属性
您可以在项目属性设置中，自定义项目的扩展属性，如隶属团队、项目描述等，帮助您来记录项目的详细信息并展示在项目概览中。
7. 配置项目模版
根据您的实际业务流程，您可以通过配置通用 Kanban 项目的管理模版，当您有新的 Kanban 项目时就可以复制该模版直接应用，避免多次重复配置操作，并且也方便您建立统一的标准来管理 Kanban 项目。当您配置好一个 Kanban 项目作为模版时，选择「复制项目」，该模版下的所有配置及工作项内容都会复制到新创建的Kanban项目中。
第四步：管理您的项目角色及成员
在您的 Kanban 项目创建之初，已经添加了本次项目的成员，现在是时候为他们设置不同的角色权限了。PingCode 项目管理提供多维度成员和角色管理，项目信息顺畅流转的同时保障您的数据安全，使团队更有序地进行软件开发。
1. 项目成员管理
若项目中有新成员加入，您可以在项目成员管理界面添加新成员，新加入的成员系统默认配置权限为「普通成员」，当然您也可以在管理后台「设置默认角色」，同时支持批量进行成员角色设置。
2. 项目角色管理
如您需要为当前项目添加更多角色，可在 PingCode 管理后台进行角色维护，如添加产品经理、UI设计师、开发工程师等。在完成角色设置之后，就可以进入项目管理后台「权限配置」进一步完成角色权限的配置，目前已支持91项项目管理权限。
第五步： 可视化您的工作流程
所有使用 Kanban 方法的团队的工作都将围绕着“看板”进行，它是一种用于可视化工作并优化团队之间工作流程的工具，虽然实体看板在某些团队中很受欢迎，但虚拟看板相较于实体看板更具有可追溯性，也更容易协作。无论团队的看板是实体板还是虚拟板，它们的核心都是确保团队的工作是可视化的，工作流程是标准化的，并且所有的工作阻碍和依赖都能够被立即识别和解决。
1. 工作流程配置
基本的看板一般具有三个状态：“待办事项“、”进行中“和”已完成“。但是，根据团队的规模、结构和目标，可以自定义工作流转以满足任何团队的特定流程。PingCode Kanban项目提供了开箱即用的默认工作流，包含需求池、设计、研发、测试、发布。产品负责人可以将待办事项添加到“需求池”，等“用户故事”开始细化时将它们拖动至“设计”栏，达到进入研发的标准后移进“研发”栏，以此类推。
如果目前您所在团队的协作流程和默认的工作流程有出入，可以根据需要自行配置看板栏/泳道，以便从不同维度（如成员、级别等）的管理要求，配置完成后，点击「保存」即可生效。
2. 多看板管理
当然，随着业务的扩展，团队可能需要从一个板到多个板，所有这些看板都具有不同的工作流程，需要在一个 Kanban 项目中实现多看板管理。您只需通过「看板管理」来添加团队当前需要的看板即可，可以是多版本并行开发看板、业务需求研发看板、技术支持看板等等，看板之间支持快速切换。
第六步： 形成您的待办事项列表
当团队根据不同的工作领域拆分成多个看板之后，就会通过每日站会和每周计划会议来梳理他们杂乱无序的计划内容，但他们真正需要的是待办事项列表而不是更多的会议。
“Backlog 待办事项列表”指的是那些可以进入准备状态的未处理的问题。通常，产品经理、开发经理和团队负责人会使用看板的名列前茅栏作为就绪栏进行待办事项计划。通过这种方式，Kanban团队只需关注名列前茅栏最顶层的工作即可，产品负责人也可以在不干扰团队的情况下自由地重新确定待办事项列表中的工作项的优先级，而不需要像 Scrum 中那样执行固定长度的迭代，规划也更为灵活。
1. 项目整体规划
在形成产品待办列表前，需要先进行项目的整体规划，确保项目团队持续关注战略方向和目标。规划的频率基于产品特征、产品规模和复杂度以及产品推向市场的频率来决定。市场变化较快、响应要求高的产品，可以按照月度进行规划，对于企业级大型产品或解决方案可以按照季度进行规划。
您可以在 Kanban 项目管理「规划」组件中按照不同的工作层级和关联关系规划各项工作，通过规划视图可以直观看到工作的开始和截止时间、优先级，当然也可以自定义设置表头显示字段。
2.在看板中添加工作卡片
一旦完成工作规划，就可以将拆解好的用户故事或任务以卡片的形式添加至您的工作看板。 点击「新建」即可添加工作卡片，PingCode 提供常用的工作项类型，即史诗、特性、用户故事、任务、事务、缺陷这六种，团队可以通过「看板设置」选择当前看板中所需要的工作项类型，更多关于工作项的配置内容可跳转「第三步 项目个性化配置」查看。当您的工作项需要大量创建的时候，发现手动创建效率低下，PingCode 为您提供了Excel文件批量导入能力。
Tips：
产品经理、开发经理或团队负责人可以按照史诗-特性-用户故事的层级来分级管理和规划您的工作内容。
3. 确定待办事项的优先级
对于 Kanban 团队来说，只需要关注眼下正在进行的工作即可。团队在完成一个工作项后便会提取下一个工作项，因此排定待办事项的优先顺序尤为重要。在 PingCode 中，产品经理、开发经理或团队负责人只需要在工作项卡片中进行优先级设置，并在最左侧那一栏拖动卡片或筛选排序，便可以将优先级较高的工作项放置于顶层，确保不会干扰到团队成员正在进行中的工作。
第七步：管理工作流动并建立反馈环路
在 Kanban 项目中，通过明确的流转规则和最小化正在进行的工作，可以改善团队在整个过程中的交付效率，使团队更容易地识别工作流程中的低效环节，保证过程的持续性，以及价值增量的快速交付。
1. 明确价值流转规则
团队无法改进他们不理解的东西，这就是为什么团队需要明确价值流转规则及团队间的协作规则，当团队中的每个人都熟悉共同目标时，他们将能够实现自我组织，并对现有工作做出优异决定。在 PingCode 中，通过定义工作完成的标准（DoD）保障工作项的完成质量，便于更好的协作。
2. 限制正在进行的工作数量
在制品限制（WIP limits）并不意味着限制您的工作进度，而是指限制工作流的每个阶段中可以存在的最大工作数量，通过让团队聚焦于正在进行中的任务，来减少“ 接近完成” 的工作项的数量。在 PingCode 中，通过「看板设置」实现在制品限制，对于超出数量的状态栏将会被标红显示。
Tips：
在使用 WIP 限制几周后，需要进行适当调整，以提高开发过程中某些环节的效率。您可以按照统一的规则调整各个工作项的大小。比如，在分解用户故事时，将单个任务的工作时间控制在 8 h以内，这样做可以提高团队估算的能力 ，并有助于防止出现瓶颈。
3. 团队交付待办事项
团队成员从最左侧的「待办事项」中取出工作项，开始进行处理：
- 拆解子任务、指派人员
在Kanban项目执行过程中，可以将用户故事拆分成任务子工作项，来帮助研发工程师更好的进行代码编写。Kanban团队根据已分发到的项目需求进行研发任务分解，将需求进行拆分成具体的研发任务，分配给相关负责人并完善任务的详细信息。
- 对任务进行预估和登记工时
在任务开始执行之前，可以先对其所需工作时长进行预估。在任务交付时候，您可以根据预估的工时，进行阶段性监督，促使工作稳步进行。 您可以通过PingCode的「登记工时」为不同类型工作填写预估工时、登记工时，实际工时，能够在任务和缺陷层进行工时汇总统计，形成项目/团队工时统计视图可视化度量工作量。这样一来可以帮助团队更为有效地管理时间，掌握工作时间内的效率、效能和成果，从而提高项目成员的工作效率。
- 持续集成/持续交付
Kanban 方法和 CI/CD 能够完美地互补，这两种技术都专注于及时交付价值，团队越快将创新推向市场，产品在市场上的竞争力就越大。在代码编写过程中，您可以将工作项集成代码托管工具，如：GitHub、GitLab、Gitee等，在工作项详情页中可视化呈现代码分支数据、代码提交状态及代码拉取记录，帮助您获取上下游编码的进展情况，更全面的进行代码编写工作。
同时，您也可以将工作项集成 Jenkins 等持续集成工具，在工作项详情页中可视化呈现每个任务的进展状态，跟踪构建、部署进度，帮助您将构建、部署与项目和工作项整合到一起，打通项目管理和代码构建及部署。
如果您想了解如何与CI/CD工具集成对接，详见「 PingCode 集成对接 GitHub 」、「 PingCode 集成对接 GitLab 」、「 PingCode 集成对接 Gitee 」、「 PingCode 集成对接 Git 」、「 PingCode 集成对接 Jenkins 」。
4.召开团队会议
实施 Kanban 方法的主要目标之一是创建顺畅、健康的工作流程，保持工作项以可预测和可持续的速度在生产过程中移动。在Kanban方法的实践中，可以选择像 Scrum 定期进行每日站会和回顾会来实现过程管理；当然，Kanban团队也可以根据实际需要决定会议的频率，持续跟踪工作流程和工作项状态，及时确定可用容量并识别项目瓶颈，确保组织充分响应潜在的变化。
- 通过就绪队列填充会议，定义需求优先级，将要做的需求拉到就绪栏；
- 依据看板举行每日站会，从左到右跟踪工作项进度，关注团队遇到的问题和阻碍；
- 通过发布评审，决定要发布的需求，修改工作项状态，确定负责人。
第八步：过程数据的度量和管理
通过对过程数据的度量和管理，来追踪进度，使Kanban系统更快地创造价值。通过 PingCode 来自动收集和统计项目团队在 Kanban 实施过程中所产生的数据，如工作项分布、成员负荷报告、WIP 周期报告等十余种可视化报表，帮助项目团队全方面度量研发效能并作出研发决策。
- 累积流图是使用 Kanban 方法时最常使用的报表之一。通过累积流图帮助团队跟踪一段时间内看板各栏工作项的累计数量，并与项目的整体进度相匹配，有助于识别潜在瓶颈，检测项目进展。
第九步：利用 PingCode 实现流程自动化
当团队开始大规模实践 Kanban 方法后，在日常的流程中，多多少少会出现一些常见的重复性工作。PingCode Kanban管理中还提供了可配置的自动化解决方案，您可以通过「看板设置」来新建自动触发器，根据团队业务流程创建自动化规则，通过自动化减少手工操作时间，实现流程自动化。
- 示例：当有新的工作项进入状态栏 “待办事项” 时，如果该工作项的类型是 “用户故事” ，那么自动添加 “易小成” 作为 关注人。
除此之外，PingCode 还提供独立的自动化模块可以实现更强大的自动化管理，您可以根据实际需要配置其他自动化规则，例如：
- 创建新工作项时，自动为该工作项创建几个团队内通用的子任务，节省每次重复创建的时间。
- 子工作项状态变为已完成后，且同级所有子工作项的状态都是已完成时，自动设置父工作项状态为已完成。
- 子工作项状态变为进行中后，如果没有设置负责人，则自动将当前操作者设置为负责人。
- ……
通过自动化管理来取代耗时耗力的重复操作，让团队更专注于高价值工作。如果您想要了解更多关于 PingCode 自动化的内容，详见「PingCode 自动化开箱指南」。
二、向团队介绍 PingCode Kanban 管理
从本质上讲，Kanban是一种适用于所有组织层的自适应方法，您可以在整个组织中应用kanban方法以实现企业敏捷性。完成以上内容，相信您对 PingCode 看板管理已经有所了解，如果你想了解它是否适用于您的团队，那么我们建议您可以在团队中开启小范围试用，听听团队的声音再进行判断。
下面将总结文章中提到的PingCode 看板管理功能特点：
- 定位：PingCode Kanban 管理为产研、PMO、业务等团队，提供灵活透明、轻量高效的工作模式，通过可视化和拉动的方式，帮助组织识别瓶颈、改进问题，加速提升协作效率和持续交付能力。
- 能力：
- 标准Kanban框架：可视化价值流动、完成定义 DoD、控制在制品数量、建立反馈和持续改进闭环。
- 灵活自定义：灵活自定义工作流、属性和自动化规则，轻松适配不同行业和规模团队需求。
- 支持多泳道：自定义不同的泳道，便于从不同维度（如成员、级别等）管理工作项。
- 拆分Doing/Done：直观呈现和管控交付进度，价值流转更顺畅，工作交接效率更高。
- 数据打通：与 PingCode 测试管理、知识管理、自动化以及第三方代码托管和 CI/CD 等数据互通。
- 安全：PingCode Kanban项目管理严格遵循数据安全相关政策，具备国际信息安全体系认证、数据加密和备份、账号保护等措施，能够全方位保障您所在组织的信息安全。
- 部署：PingCode Kanban项目管理支持多种部署方式，包括公有云、私有云及本地部署；其中SaaS版本可以按需购买账号，专业团队提供运维保障服务，两周一次的版本迭代更加轻量、低成本、易维护。
- 服务：PingCode Kanban项目管理正在服务着众多一线企业的各类团队，PingCode更是拥有服务上万成员规模企业的经验和能力，除了更懂国内产研模式之外，还拥有更加完备且及时、有效的客户服务体系。
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